Redes Sociales

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humorLos oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenidoTambién sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoomy vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al eventosin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el eventoPuede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenellees tener algo personal y tangible para quien asisteOfrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo realcomo en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interésTambién se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado Paquetes de Participación que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les “moleste”, signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un “regalo” sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event