Eventos Virtuales

19 May

Posted at 12:52h in Consejos, Eventos Virtuales by

¿Estás buscando el mejor software de eventos virtuales que existe? Aquí están las preguntas que te ayudarán a encontrar y comprar la solución perfecta para tus necesidades virtuales.

El impacto del novedoso coronavirus ha sido de gran alcance, acelerando la necesidad de muchos profesionales de eventos de pasar de los eventos presenciales a los eventos virtuales y a las experiencias híbridas.

A medida que la mayor parte del mundo continúa practicando el distanciamiento social o alguna forma de refugio en el lugar, los profesionales de eventos resistentes están abriendo su programación de eventos para incluir eventos virtuales o WEBINARS más interactivos.

Con tantas soluciones que surgen para reunir a la gente virtualmente, ¿cómo pueden los profesionales de eventos encontrar las mejores herramientas que se adapten a sus necesidades?

Para ayudar a guiarle a través de este proceso, hemos creado una lista de preguntas que puede hacer a los proveedores de plataformas de eventos virtuales a lo largo de su viaje de compras.

El crecimiento de las soluciones para eventos virtuales

En primer lugar, echemos un vistazo al contexto que ha dado forma al mercado de soluciones de eventos virtuales tal y como lo conocemos hoy en día.

Los líderes del marketing entienden el poder de tener un punto de contacto de un evento, ya sea en persona o virtual, como parte de un programa de marketing más amplio. De hecho, el 85% de los profesionales de marketing en funciones de liderazgo han identificado los eventos en persona como críticos para el éxito de su empresa.

Sin embargo, en los últimos meses, los profesionales de eventos han tenido que adaptar sus estrategias a las circunstancias de emergencia que rodean al novedoso coronavirus y a COVID-19. El mundo se dio cuenta de que los eventos en todo el mundo se posponían, cancelaban o se trasladaban a una plataforma virtual a principios de 2020. Según la Encuesta de Perspectivas de Eventos, más del 90% de los comercializadores de eventos planean incorporar eventos virtuales en sus estrategias de avance.

Empresas tecnológicas de renombre lideraron la carga al trasladar sus grandes conferencias a un formato de evento virtual. Esto incluye la Cumbre de Adobe y la Cumbre Atlassian 2020, que inicialmente fueron eventos en vivo re-concebidos como eventos remotos. De manera similar, Adobe Summit 2020 adaptó su muy anticipado evento de Las Vegas a un formato virtual y proporcionó acceso gratuito a todas las actividades del evento a todos los inscritos.

En qué se diferencian los eventos virtuales de los WEBINARS

A medida que las organizaciones continúan descubriendo formas de aprovechar el poder de las experiencias virtuales, los profesionales de los eventos se están poniendo al día para comprender los entresijos de la tecnología y las herramientas virtuales. Antes de sumergirnos en los tipos de preguntas que hay que hacer al proveedor de soluciones para eventos virtuales, repasemos las principales diferencias entre los eventos virtuales y los seminarios web.

Los eventos virtuales permiten a los organizadores de eventos, oradores, asistentes y patrocinadores interactuar de forma remota a través de un entorno virtual. Mientras que los WEBINARSS y las herramientas de conferencias virtuales existen desde hace tiempo, los enfoques y herramientas innovadores están alineando más estrechamente los objetivos de los eventos presenciales con el canal virtual.

Los seminarios web son un canal valioso para conectar con una audiencia, pero difieren de los eventos virtuales en algunos aspectos clave.

Uniforme vs. Personalizadoad: Primero, los WEBINARS son uniformes. Proporcionan a los asistentes una única sesión a la que asistir. Si yo, como asistente, participo en un WEBINAR, estoy participando en una sola sesión. Los eventos virtuales, por otro lado, pueden tener agendas de una o varias sesiones que se extienden a lo largo de horas o incluso días. El resultado es que el asistente tiene la oportunidad de «diseñar» su propia experiencia y determinar a qué sesiones le gustaría asistir.

Pasivo vs. Interactivo: Los WEBINARS pueden incluir encuestas, sondeos y preguntas y respuestas, pero la mayor parte de la interacción del WEBINAR se limita a estos puntos de venta. Los eventos virtuales presentan comunidades en las que los asistentes pueden conectarse entre sí durante y entre las sesiones. Estas mismas características de la comunidad hacen posible que los asistentes se comuniquen con los oradores y los patrocinadores, así como, como parte de la mayor experiencia del evento. Esto se suma a otras herramientas de presentación como las encuestas y sondeos que se encuentran de manera similar en los seminarios web.

Experiencia similar vs. Experiencia única: Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de diseñar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, puede personalizar la experiencia del evento como nunca. Con esta misma moneda, los organizadores de eventos pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes a través del análisis de su viaje a través de un evento virtual. Los conocimientos resultantes ayudarán a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes y a adaptar mejor las experiencias tanto virtuales como presenciales a sus audiencias en el futuro.

Expansión de la experiencia del evento

En el futuro, los profesionales de los eventos invertirán más en la producción de experiencias virtuales de alta calidad y atractivas. A pesar de las incertidumbres actuales, predecimos que la programación de eventos se ampliará para incluir eventos virtuales e híbridos y que las experiencias en persona volverán en algún momento en el futuro a medida que el deseo de conectar de forma significativa reúna a las personas.

Experiencia del organizador virtual

  • ¿Puedo obtener una demostración del producto?
  • ¿Cómo es la integración con mi plataforma de gestión de eventos actual?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales interactivas entre los asistentes y los oradores?
  • ¿Puedo acceder a sesiones virtuales basadas en los tipos de entradas?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales de varias especialidades y de especialidad única?
  • ¿Puedo crear eventos virtuales de varios días y de un solo día?
  • ¿Puedo grabar las sesiones de mi evento virtual?
  • ¿Cuáles son los requisitos de A/V y del sistema necesarios para producir un evento virtual en la plataforma?
  • ¿Puedo enviar correos electrónicos personalizados programados y automatizados a través de la plataforma?
  • ¿Cuáles son las opciones de marca del cliente?
  • ¿Qué paquetes de soporte o servicios están disponibles?
  • ¿Qué analíticas puedo obtener?
  • ¿Esta solución me permitirá tener datos de eventos virtuales conectados a mi estrategia general de eventos?

Los organizadores de eventos virtuales deben buscar soluciones que cubran todos los aspectos de la experiencia del evento virtual.

Experiencia de ponente virtual

  • ¿Hay una sala de preparación para mis oradores antes de transmitir el evento virtual?
  • ¿Puedo presentar a varios presentadores?
  • ¿Pueden mis oradores preparar su contenido de antemano y organizarlo en carpetas?
  • ¿Puede un orador subir su contenido?
  • ¿Puede un orador conversar en privado con otros oradores en la solución virtual?
  • ¿Puede un orador aceptar preguntas de los asistentes?
  • ¿Puede un orador crear pruebas o encuestas?
  • ¿Puede un orador utilizar una pizarra para atraer a la audiencia?
  • ¿Puede un orador cargar videos externos?
  • ¿Existen salas para grupos donde los oradores pueden moderar un grupo más pequeño de asistentes?

Concéntrese en herramientas que ayuden a su orador virtual a brillar y a proporcionar una experiencia de orador más animada y memorable. Los eventos virtuales ofrecen una oportunidad única para que los asistentes tengan un acceso inusualmente directo a los oradores expertos. Busque herramientas que se centren en esta conexión.

Experiencia del asistente virtual

  • ¿Es necesario que los asistentes descarguen software para entrar al evento virtual?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales a través de un dispositivo móvil, una tableta o un ordenador?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales tanto en directo como a demanda?
  • ¿Pueden los asistentes chatear con otros asistentes en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes enviar preguntas a los oradores en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes buscar y filtrar las sesiones del evento virtual?
  • ¿Existen formas de que los asistentes participen a través del chat, encuestas y una pizarra?
  • ¿Existe una forma de que los asistentes puedan participar en vivo durante un evento virtual?
  • ¿Hay formas de que los asistentes se conecten entre sí?
  • ¿Pueden los asistentes proporcionar respuestas a las encuestas después del evento virtual?

04 May

Posted at 21:16h in Eventos Virtuales by

¿ Por qué un proveedor de streaming no es una herramienta de eventos virtuales?

COVID-19. Se ha apoderado de nuestras vidas, nuestros trabajos y nuestros eventos. En este punto, el polvo se ha asentado y los nuevos hábitos se están convirtiendo en la norma. Desinfectas tus comestibles, usas una mascarilla, y participas en un incontable número de reuniones virtuales al día. Has tenido que cancelar tu evento en vivo y ahora te enfrentas a averiguar cómo convertir dicho evento en virtual. No hay problema, ¿verdad? Preparemos esa reunión de Zoom y… espera. ¿No es así como se llevan a cabo las reuniones 1:1, las reuniones de equipo y las conversaciones con los clientes?

Esto no es sólo una reunión. Es un evento completo.

¿Cómo puede un evento completo tener éxito funcionando simplemente con la misma «herramienta de transmisión» que las reuniones diarias?

Reuniones vs. Eventos virtuales

Volvamos a lo básico por un minuto. ¿Cuál es la diferencia entre una reunión y un evento? Cuando la gente asiste a una reunión suele haber un único objetivo: discutir un tema que puede necesitar ciertas acciones de seguimiento. Los medios para facilitar una reunión son sencillos: montar una sala de Zoom y enviar una invitación. Mientras puedas ver, oír y hablar todo está bien.

¿Qué hay de un evento? Un evento, por otro lado, es una reunión de varias personas, ideas y metodologías que permiten el crecimiento y desarrollo de un producto, servicio o industria. Hay mucho más que una simple discusión o presentación. Un evento necesita interacción, compromiso (engagement). Entonces, ¿cómo puede ese mismo proveedor de streaming que utiliza para las reuniones semanales de equipo transformar mágicamente su reunión en un evento?

En pocas palabras, no lo hará.

Los eventos virtuales no son reuniones

Los eventos virtuales no son, y no deben ser tratados como una simple reunión. El proveedor de streaming que utiliza es simplemente el catalizador de la conexión, un medio para conseguir que la gente se vea, oiga y hable entre sí (y hay un montón de opciones ahí fuera para elegir). La experiencia del asistente, ya sea que éste sea un participante, un patrocinador o un proveedor de contenido, todos deben participar activamente desde antes del evento hasta el seguimiento después del mismo.

La experiencia y el nivel de compromiso (engagement) de sus asistentes, oradores y patrocinadores es la diferencia entre una simple reunión y un evento valioso y rico en contenido. Debe concentrarse en asegurar que la marca de su compañía esté al frente y en el centro, desde las invitaciones y las campañas de marketing previas al evento hasta la página del día del evento. Las sesiones virtuales deben ser fáciles de navegar y de acceder y las instrucciones claras son cruciales. Y a diferencia de una reunión, el seguimiento después de su evento virtual debe ser minucioso y lleno de valor añadido.

Hay mucho más en la creación de un evento virtual exitoso que sólo el proveedor de streaming. Aunque es importante, esa herramienta es simplemente el catalizador de la imagen más amplia de su evento.

Se debe usar una plataforma que sirva de extremo a extremo que destaque la imagen de marca del organizador del evento, que permita hacer una web del evento, llevar el registro, fomentar la participación, que las interacciones ocurran fácilmente sin descargas tediosas de componentes de software y que luego que termine el evento no desaparezca sin dejar rastro como las reuniones o Webinars de las plataformas de streaming sino que tengas una web, una App algo para recurrir y descargar contenido o simplemente acceder nuevamente a las sesiones que han sido grabadas.

Si necesitas ayuda con tus eventos virtuales más allá de una plataforma de streaming , por favor contacta con Orquidea Technology Group y podremos ayudarte.

04 May

Posted at 21:05h in Eventos Virtuales by

 

Aunque muchos planificadores aún no han tenido la oportunidad de organizar un evento virtual o híbrido, pasar de un formato presencial a uno virtual ofrece nuevas oportunidades para atraer a los asistentes y patrocinadores, al tiempo que se amplía el alcance del evento.

Cuando elimine el lugar físico de la mezcla, el diseño de su experiencia de evento requerirá un replanteamiento. Sin embargo, puede que le facilite crear el flujo perfecto con la mezcla adecuada de contenido e interactividad.

Aunque las metas y objetivos de su evento seguirán siendo los mismos, necesitará nuevas herramientas y tácticas para lograrlos. En un formato presencial, la tecnología es a menudo periférica al ajetreo de las actividades in situ. En un formato virtual, la tecnología de su evento será el centro de atención. El flujo de su evento y la interacción entre los asistentes, oradores y patrocinadores serán dictados por las capacidades de la plataforma de evento virtual que usted elija.

Una plataforma de eventos virtuales flexible e intuitiva le dará la mayor libertad a la hora de diseñar su experiencia de eventos. También debería poder usar la misma plataforma para pivotar a un formato híbrido o en persona a medida que cambien las restricciones de viaje y de salud.

Considere cómo podrá alinear el contenido y la complejidad con el nivel de compromiso adecuado. Por ejemplo, es posible que las pequeñas reuniones internas requieran simplemente un centro para mostrar una única transmisión en vivo y contenido de vídeo pregrabado con características de participación como el chat de grupo, mientras que en las conferencias más grandes puede ser necesario realizar varias sesiones en vivo y simultáneas (contenido pregrabado con interacción en vivo) con salas de video para la participación máxima.

En las últimas semanas, el equipo de EventMobi ha mantenido cientos de conversaciones con clientes mientras los planificadores de todo el mundo exploran cómo crear eventos virtuales atractivos. Para ayudarle a entender cómo puede adaptar su reunión, conferencia o feria comercial a un formato en línea, hemos esbozado los tipos de eventos más comunes a los que ayudamos a ser virtuales, y hemos enumerado las herramientas y servicios profesionales que se utilizan para crear experiencias de eventos virtuales atractivos.

Tipo de Evento Virtual:

Reunión Interna

Usted está Planeando…
  • Una reunión corta y centrada, por ejemplo.
  • Revisión trimestral
  • Actualización de la política
  • Entrenamiento interno
Usted espera …
  • Educar, informar, reunir información
  • Crear una biblioteca de contenidos (incluyendo diapositivas y grabaciones en las sesiones) a las que se pueda acceder una vez finalizado el evento
Está buscando …
  • Una plataforma de eventos virtuales de autoservicio y fácil de configurar
  • Debe ser capaz de integrar nuestro actual seminario web con una plataforma de emisión de vídeos en vivo.
Tamaño y Alcance:
  • 50-500+ asistentes
Duración del Evento:
  • 2-4 horas en un día o una serie de pequeños eventos
Formato de la Agenda:
  • Bastante lineal – un solo flujo de vídeo de sesiones plenarias continuas, sesiones educativas y conferencias
Nivel deseado de Engagement
  • Bajo – limitado a encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las transmisiones en vivos

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Integración con nuestra plataforma preferida de vídeo o de streaming o con las plataformas de alojamiento de vídeo.
  • Enlace a los videos grabados antes y después del evento
Patrocinio
  • No necesario
Networking
  • Charla básica y discusiones en grupo sobre los temas de la sesión
Engagement
  • Incluye sesiones de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y discusiones de grupo
Plataformas que podemos integrar
  • Integración de Livestream y videoconferencias desde Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de streaming RTMP
Servicios
  • Soporte Remoto el día del Evento

¿Qué necesitas?

Paquete Básico Evento-Virtual →

Opciones de Vídeo
  • Integración con nuestra plataforma preferida de vídeo o de streaming o con las plataformas de alojamiento de vídeo.
  • Enlace a los videos grabados antes y después del evento.
Patrocinio
  • No necesario
Networking
  • Charla básica y discusiones en grupo sobre los temas de la sesión
Engagement
  • Incluye sesiones de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y discusiones de grupo
Plataformas que podemos integrar
  • Integración de Livestream y videoconferencias desde Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de streaming RTMP
Servicios
  • Soporte Remoto el día del Evento

El éxito de los eventos virtuales depende de una monetización eficaz, de la producción de vídeo de alta calidad y de las herramientas de participación adecuadas.

Tipo de Evento Virtual:

Conferencia

Usted está Planeando… Un evento de tamaño medio, con asistentes preinscritos, por ejemplo

  • Conferencia de usuarios
  • Inicio de las ventas
  • Eventos de formación de primera clase
Usted espera … Ofrecer a los asistentes y patrocinadores/expositores una variedad de oportunidades para conectarse
Está buscando …
  • Marketing de eventos y registro
  • Una plataforma virtual elegante y profesional, fácil de navegar para los asistentes
  • Instalación y día de apoyo
  • La producción de alta calidad y un flujo de contenido sin problemas es fundamental
Tamaño y Alcance:
  • 200-1000+ asistentes, más un puñado de expositores
Duración del Evento:
  • Programa de uno o varios días
Formato de la Agenda:
  • Uno o dos canales de transmisión para transmitir en vivo sesiones continuas, moderadas por un maestro de ceremonias digital.
  • Muchos break outs pregrabados o sesiones en vivo simuladas para que los asistentes puedan explorar lo que quieran, cuando quieran.
Nivel deseado de Engagement
  • Alto. La creación de oportunidades divertidas de networking es la clave.

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Una mezcla de video en vivo y video pregrabado, con acceso por niveles a contenido exclusivo…
  • Integrar con la plataforma de videoconferencia preferida para talleres y mesas redondas
  • Producción de alta calidad en vivo para las principales emisiones con encuestas de compromiso en vivo y preguntas y respuestas.
Patrocinio
  • Todo, desde los stands de los expositores virtuales hasta los regalos patrocinados y los anuncios publicitarios
  • Incrustar videos patrocinados en los livestreams, o superponer mensajes patrocinados en transmisiones pregrabadas o en vivo.
Networking
  • Múltiples foros para el chat de los asistentes y para conectar a los asistentes con los patrocinadores
  • Posible utilización de talleres y mesas redondas moderadas
Engagement
  • Herramientas para fomentar la participación en eventos patrocinados con la gamificación
  • Encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las sesiones en vivo
  • Sorteos de premios en vivo entre sesiones
Entretenimiento
  • La hora del cóctel virtual patrocinado
  • Música en vivo antes de la apertura de la sesión principal
  • Cestas de regalos/bolsas que serán enviadas por correo a una audiencia remota para ser abiertas durante el evento en vivo.
Métricas
  • Conteo de los asistentes y el conteo de las reproducciones de los vídeos de las sesiones.
  • Tasa de participación (porcentaje de participación)
  • Transferencia de conocimientos probados mediante encuestas previas y posteriores al evento o encuestas en vivo durante la emisión
  • Conteo de los clics a los banners de patrocinadores

¿Qué necesitas?

Sitio Web para Marketing y registro
  • Elija una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
  • Integrar videos de prueba, patrocinar anuncios de banner y perfiles de patrocinadores robustos
  • Resumen de la agenda
  • Ofrecer tipos de entradas escalonadas, permitir a los inscritos inscribirse en las sesiones, gestionar los límites de las sesiones, etc.
Social Wall
  • Incrusta un muro de medios sociales en vivo en tu sitio web de marketing de eventos y en el espacio de eventos virtuales
Servicios Avanzados Producción
  • La instalación, el diseño y la construcción de un espacio de eventos virtuales
  • Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales
  • Integración de video y livestream
  • Agregar encuestas en vivo, sondeos, preguntas y respuestas a las sesiones
  • Las mesas redondas de vídeo cerradas
  • Desafíos de gamificación
  • Banner patrocinados y logotipos
Manejo de los Expositores Completar la instalación de las cabinas de exhibición virtual:

  • Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
  • Chat uno a uno
  • Producción de una presentación de una hora de los patrocinadores
  • Estrategia de sorteos para captura de leads
Manejo de los Speakers
  • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
  • Día de apoyo para la transmisión en vivo o la captura de contenido pregrabado
Pre Producción de Sesiones La producción de sesiones pregrabadas (simuladas) incluye:

  • Tarjeta de título
  • La marca, el texto y los gráficos se superponen
  • Agregar el video del patrocinador antes y después de la sesión
Producciones en Vivo
  • Mostrar el flujo de la preparación
  • Apoyo en vivo para los anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para los Asistentes
  • Chat en vivo para ayudar con el acceso, las características y la solución de problemas generales

Tipo de Evento Virtual:

Conferencia & Exposición

Usted está Planeando… Un evento de gran escala, por ejemplo:

  • Reunión anual
  • Conferencia
  • Expo
Usted espera …
  • Ofrecer una variedad de sesiones educativas en diferentes formatos
  • Ayuda para conectar a los asistentes y los patrocinadores/expositores
  • Crear la exposición de la marca y las oportunidades de liderazgo para los patrocinadores
Está buscando …
  • Todas las campanas y silbatos y el apoyo total
  • Desde el diseño y la producción de video hasta el día de la ejecución y el soporte en vivo – este evento requerirá de todas las manos en la cubierta
Tamaño y Alcance:
  • 1.000 – 20.000+ asistentes, 100+ expositores
Duración del Evento:
  • Programa de varios días
Formato de la Agenda:
  • Abierto – múltiples streams simultáneos, breakouts y algunas sesiones programadas
  • Flexibilidad para «elegir su propia aventura» para los asistentes, con contenido grabado antes y después del evento.
Nivel deseado de Engagement
  • Medio – la participación en la sesión en línea es importante para algunas sesiones, pero no para todas las transmisiones
  • Oportunidades para conectar a los patrocinadores y asistentes a través del chat o talleres o mesas redondas patrocinadas
  • El establecimiento de contactos entre los asistentes puede facilitarse con citas programadas, chat y video llamadas.

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Amplias posibilidades, desde sesiones pregrabadas y transmisiones en vivo hasta video a demanda con preguntas y respuestas en vivo, pero la calidad debe ser de primera
  • Capacidad de simulacro (reproducir videos pregrabados) y luego traer al moderador y al orador en vivo para contestar preguntas y respuestas.
Patrocinio
  • Crítico para la generación de ingresos
  • Requerir oportunidades ilimitadas para impulsar el conocimiento de la marca y generar pistas para los socios
  • Dependiendo del precio de la entrada y el paquete de patrocinio, la oportunidad potencial de enviar una caja de regalos antes del evento…
Networking
  • Crear un ambiente para la creación de networking espontáneo y orgánico entre todos los participantes ya sean asistentes, ponentes o patrocinadores
Engagement
  • La interactividad es clave – mesas redondas virtuales, seminarios web patrocinados y sesiones de panel en vivo con preguntas y respuestas en tiempo real
Entretenimiento
  • Todo, desde espectáculos en vivo hasta mezcladores sociales virtuales
Métricas
  • El acceso de los asistentes y el conteo de las reproducciones de cualquier vídeo
  • Nivel de Engagement
  • Conteo de la reproducción de vídeos y los clics de los banners de anuncio.

¿Qué necesitas?

Sitio Web para Marketing y registro
  • Elija una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
  • Integrar videos de prueba, patrocinar anuncios de banner y perfiles de patrocinadores robustos
  • Adelanto de los contenidos de la Agenda
  • Ofrecer tipos de entradas escalonadas, permitir a los inscritos inscribirse en las sesiones, gestionar los límites de las sesiones, etc.
Social Wall
  • Incrusta un muro de medios sociales en vivo en tu sitio web de marketing de eventos y en el espacio de eventos virtuales
Servicios Avanzados Producción
  • La instalación, el diseño y la construcción de un espacio de eventos virtuales
  • Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales
  • Integración de video y livestream
  • Agregar encuestas en vivo, sondeos, preguntas y respuestas a las sesiones
  • Las mesas redondas de vídeo cerradas
  • Los desafíos de la gamificación
  • Patrocinar logotipos y banners
Manejo de los Expositores Completar la instalación de las cabinas de exhibición virtual:

  • Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
  • Chat uno a uno
  • Producción de una presentación de una hora de los patrocinadores
  • Estrategia de sorteos para captura de leads
Manejo de los Speakers
  • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
  • Día de apoyo para la transmisión en vivo o la captura de contenido pregrabado
Pre Producción de Sesiones La producción de sesiones pregrabadas (simuladas) incluye:

  • Tarjeta de título
  • La marca, el texto y los gráficos se superponen
  • Agregar el video del patrocinador antes y después de la sesión
Producciones en Vivo
  • Mostrar el flujo de la preparación
  • Apoyo en vivo para los anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para los Asistentes
  • Chat en vivo para ayudar con el acceso, las características y la solución de problemas generales

Estos son sólo algunos de los tipos de eventos que utilizan nuestra plataforma integral de eventos para pivotar a lo virtual. Desde la promoción del evento y el registro hasta la puesta en marcha del directo el día del evento, estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.

17 Abr

Posted at 13:17h in Eventos Virtuales by

Los eventos virtuales se basan en la tecnología. La asistencia no sería posible sin el uso de ordenadores y dispositivos móviles. Pero hay más en la tecnología de eventos virtuales que las herramientas de videoconferencia. Al igual que un evento presencial, los eventos virtuales se benefician del uso de una plataforma tecnológica de eventos completa que le ayuda a promover, ejecutar y gestionar su evento. A continuación, se presentan las piezas más importantes de la tecnología de eventos que se pueden utilizar al ejecutar tu evento virtual.

 

Sitio web del evento

El sitio web de su evento se utiliza para la promoción de este. Sirve para el mismo propósito, sin importar si el evento es virtual o en persona. El sitio web de su evento es su principal herramienta de promoción para interesar a los posibles asistentes y atraerlos a registrarse en el evento. El sitio web de su evento debe comunicar el valor de su evento virtual, contener el programa del evento, mostrar a los ponentes, incluir las preguntas frecuentes y señalar a los posibles asistentes para que se registren.

 

Registro

El registro es su primera herramienta para la recolección de datos y es crítico para su evento. Las herramientas de registro permiten a los asistentes registrarse en los eventos virtuales, enviar preferencias e información personal, y proporcionar el pago si es necesario. Una robusta herramienta de registro en línea permite a los asistentes registrarse fácilmente y proporciona a los planificadores y comercializadores los datos que necesitan para planificar un gran evento y asegurar el éxito del mismo.

 

Email Marketing:

El marketing por correo electrónico puede impulsar la demanda de un evento y aumentar las inscripciones, mantener a los asistentes informados antes del evento y ser utilizado para captar a los asistentes antes de su evento virtual, y finalmente a través de encuestas de retroalimentación. El correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con los asistentes en todas las etapas del evento. Utilice una herramienta de marketing por correo electrónico que puede entregar correos electrónicos personalizados y de marca, automatizar cuándo se envían los correos electrónicos y a quién, basándose en los datos de los asistentes, y proporcionar tasas de apertura y métricas de correos vistos, abiertos y rebotados.

 

App del Evento

Una de las piezas más importantes de la tecnología de eventos virtuales es la aplicación móvil de eventos y es la base para la interacción de los asistentes durante el evento. Puede que te sorprenda, pero las aplicaciones móviles para eventos son tan importantes para los eventos presenciales como para los virtuales. Estas herramientas funcionan en dispositivos móviles y navegadores web y son el principal centro de información para los asistentes. Las agendas con enlaces a las sesiones ponen el contenido al alcance de los asistentes. Aquí es donde los asistentes eligen qué sesiones añadir a su agenda y donde los planificadores recopilan datos sobre la popularidad de las sesiones y la participación de los asistentes. Estas herramientas también conectan a los asistentes y proporcionan herramientas de mensajería que permiten a los asistentes conectarse en red y fomentar las conexiones de forma virtual. Adicionalmente cuentan con herramientas de interacción como Preguntas y Respuestas (Q&A), Votaciones en Vivo, Foros de Discusión, chats 1 a , muros de interacción, señalética digital y muchas características más.

 

Encuestas

La retroalimentación de los eventos es crucial para los eventos virtuales cuando los planificadores no tienen la capacidad de medir las reacciones por las expresiones o la retroalimentación verbal de los asistentes en el lugar. Utilice las herramientas de retroalimentación de eventos para recopilar las opiniones mediante encuestas posteriores al evento que pueden utilizarse para probar el éxito del evento. Además, la retroalimentación del evento puede utilizarse como una herramienta para calificar a los clientes potenciales virtuales e impulsarlos hacia las ventas.

 

Integraciones

Las integraciones aseguran que los datos vitales de registro y de los asistentes se compartan entre el sistema tecnológico de su evento y su plataforma de evento virtual.  También permite que estos datos se compartan con su automatización de marketing y sistemas CRM. Utilice las herramientas de integración para mantener los datos de los asistentes en un solo lugar y así poder aprovechar las oportunidades más rápidamente y analizar los datos clave de los eventos, como la asistencia a las sesiones y la participación.

 

¿Cómo organizar un evento virtual?

Has decidido que quieres o necesitas planear un evento virtual. Entonces, ¿cómo lo haces? El proceso de planificación es muy similar al de cualquier otro evento. Al igual que te pondrías en el lugar de tus asistentes cuando planeas un evento presencial, deberías hacer lo mismo para un evento virtual. No mantendrías a los asistentes en sus asientos durante más de dos horas seguidas y lo mismo ocurre con los eventos virtuales. Mientras planifique, utilice sus consejos y trucos de planificación estándar para crear y ejecutar un gran evento.  Los eventos virtuales pueden parecer diferentes, pero cuanto más los trates como un evento presencial, mejor.

 

Preguntas para hacer al planear un evento virtual

  • ¿El contenido será en vivo, a demanda o una mezcla?
  • ¿Ha creado una guía para los asistentes antes del evento que explique cómo unirse a las presentaciones, asistir a las sesiones y utilizar las herramientas de mensajería?
  • ¿Cuáles son sus indicadores clave de desempeño para el evento? Si bien puede centrarse menos en las pistas adquiridas, puede construir objetivos en torno al registro de sesiones y las encuestas de retroalimentación.
  • ¿Qué sucede si tienes problemas de conectividad?
  • ¿Cobrará por su evento u ofrecerá acceso gratuito?
  • ¿Cuánto tiempo estarán disponibles las sesiones a demanda después del evento?
  • ¿Cuánto tiempo durarán las sesiones?
  • ¿Qué herramientas tendrán los asistentes para establecer contactos y programar citas?

 

Preparación de los asistentes a los eventos virtuales

Cuando la tecnología está involucrada, los usuarios pueden equivocarse. Los eventos virtuales no son todos iguales. Hay muchos tipos diferentes de herramientas de videoconferencia por ahí, así como opciones de tecnología de eventos. No des por sentado la destreza digital de tus asistentes (o la falta de ella). Antes del evento, es una buena práctica crear una guía para los asistentes en la que se explique cómo acceder al evento, a las sesiones y a otras cosas. Aún mejor, permita a los asistentes practicar las sesiones de conexión o el envío de mensajes antes de que comience el evento. Esto aliviará el estrés de los asistentes, reducirá el flujo de preguntas en el primer día del evento a un goteo, y proporcionará una mejor experiencia general para los asistentes. ¿Tendrá su evento algún tipo de anfitrión? Considere la posibilidad de que graben un video de introducción que los eduque mientras le infunden humor al contenido.

 

Participación de los asistentes en los eventos virtuales

Los eventos en persona se construyen para la fidelización de los asistentes. Desde la creación de redes de contactos de los asistentes en el happy hour hasta las citas individuales para preguntas y respuestas en vivo, estos eventos involucran a los asistentes en lugar de hacerlos sentarse durante horas y escuchar el contenido.

Podría pensarse que los eventos virtuales no proporcionan una oportunidad para el engagement, se equivocaría. Los keynotes, aunque se vean de forma virtual, pueden emplear encuestas en directo para captar la atención de los asistentes. Las sesiones pueden incluir preguntas y respuestas en vivo. Las herramientas de participación proporcionadas en forma de tecnología de eventos todavía están disponibles.  Con las capacidades de mensajería en una aplicación móvil, los asistentes pueden conocerse virtualmente y organizar reuniones. Como siempre, las redes sociales son una gran herramienta de participación para aprovechar. Utilizar un hashtag de evento y hacer que los asistentes publiquen fotos de sus comidas favoritas del día, configuraciones de oficina virtuales y más puede hacer que los asistentes se sientan como parte de una comunidad.

 

Establecimiento de redes y conexión durante los eventos virtuales

Con un evento virtual, sólo porque los asistentes no puedan darse la mano no significa que no haya una oportunidad de hacer contactos. Una aplicación móvil para eventos, ya sea que se use en el teléfono o en un navegador web, puede conectar a los asistentes y proporcionar un sistema de mensajería. Una vez que los asistentes se conectan a la aplicación, pueden programar citas individuales entre ellos, con los expositores o los patrocinadores. Considere la posibilidad de proporcionar tiempo dedicado a la creación de espacios de networking para animar a los asistentes a reunirse. Utilizando los datos de registro, conecte a los asistentes con intereses similares y establezca chats y grupos de discusión. Facilite el establecimiento de contactos a través de vídeo llamadas, grupos de chat y citas.

 

Datos de los eventos virtuales

Los datos disponibles varían desde los eventos en persona hasta los virtuales. Los datos se siguen recopilando antes, durante y después del evento y pueden utilizarse para cualificar a los clientes potenciales, probar el éxito del evento y mejorar el evento para el próximo año.

 

Datos recopilados en los eventos virtuales

  • # de Asistentes Registrados
  • Información demográfica de los asistentes
  • Tasas de apertura y clic del correo electrónico
  • Resultados de la encuesta posterior al evento
  • Intereses de compra
  • Calificaciones de la sesión
  • Retroalimentación de la sesión
  • Compromiso y alcance de las redes sociales

 

Demostrar el éxito del evento virtual con datos reales

El éxito de los eventos virtuales depende de la alineación de los objetivos del evento y del negocio, la identificación de los indicadores clave de rendimiento para definir el éxito del evento antes del mismo, y el análisis de los datos del evento y la revisión de las percepciones después del mismo. Para demostrar el retorno de la inversión del evento se requiere un análisis de los costos y beneficios.  Los costos se expresan como costos directos, gastos indirectos y costos de oportunidad. Los beneficios se refieren a los ingresos directos, los ingresos atribuidos, las ventas atribuidas, la equidad de la marca y el intercambio de conocimientos. Al utilizar los datos recopilados durante los eventos virtuales para sopesar los costos frente a los beneficios, puede probar el éxito de su evento. Articule las métricas de éxito de su evento antes de que éste comience. Después del evento, tómese un tiempo para entender si el evento tuvo éxito en base a sus métricas y cómo mejorar en el futuro.

 

Cómo convertir tu evento en vivo en un evento virtual de último minuto

Puede haber momentos en los que tengas que hacer un cambio rápido y tus opciones sean cancelar el evento o hacerlo virtual. Resulta que hacer un evento virtual no es tan difícil si tienes la infraestructura adecuada en el lugar. Planificar los viajes, el alojamiento, las comidas y otras cuestiones involucradas en un evento presencial requiere un gran esfuerzo, pero cambiar el contenido de lo presencial a lo virtual no es tan difícil como podrías pensar.

 

Preguntas para hacer antes de pasar a un evento virtual

  • ¿Puede su agenda ser traducida a un entorno virtual, o se requiere un evento en persona?
  • ¿Cómo hará el seguimiento de la asistencia?
  • ¿Tiene su organización una solución de reuniones virtuales?
  • ¿Cuenta su organización con personal que pueda apoyar y gestionar los aspectos técnicos de un evento virtual?
  • ¿Puede manejar el ancho de banda necesario?
  • ¿Tienen sus asistentes todos los materiales que necesitan para asistir virtualmente?

 

¿Cómo hacer pivotar a un evento virtual?

  • Actualizar la página web del evento y enviar un correo electrónico a los asistentes para comunicarles que el evento va a ser virtual y la razón del cambio
  • Proporcionar a los asistentes una guía sobre cómo asistir al evento virtualmente
  • En el orden del día, añadir enlaces a la grabación de la sesión o a la transmisión en directo

 

Eventos virtuales como parte de su programa de reuniones y eventos

Para terminar, añadir eventos virtuales como una estrategia digital clave en su programa de reuniones y eventos es una buena idea. Aunque sabemos que los eventos virtuales no tienen el mismo poder de las interacciones cara a cara, las circunstancias pueden hacer necesario que se vuelvan virtuales, a veces con muy poca antelación. Tener un plan, y la tecnología apropiada, en su lugar significará que un giro a lo digital puede ser una alternativa en la que usted tiene plena confianza, y una en la que puede confiar para entregar las atractivas e informativas experiencias a los asistentes que usted trabaja tan duro para hacerlas realidad.

17 Abr

Posted at 12:33h in Eventos Virtuales by

El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay veces en las que ser virtual es una parte necesaria de su programa de eventos. ¿Pero cómo convertir una conferencia de varios días, llena de oportunidades para establecer contactos, sesiones educativas, y captar las diferentes percepciones de los asistentes en una virtual?  Y una vez que lo haces, ¿cómo te aseguras de que los asistentes están comprometidos durante todo el evento?

Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial. En ambos eventos, es necesario promocionar el evento de forma efectiva, involucrar a los asistentes, crear momentos memorables para los asistentes y demostrar el éxito del evento. Lo único que falta es el lugar y los asistentes en el sitio. Pero, al pensar en los eventos virtuales no como pequeñas presentaciones puntuales, sino como experiencias de valor añadido y orientadas al compromiso, se puede crear un evento impactante que se extienda más allá de la pantalla de un ordenador.

 

¿Qué es un evento virtual?

Lo más probable es que haya asistido a un seminario web en línea, haya visto una clase de ejercicios a pedido o se haya unido a una reunión mediante una herramienta de videoconferencia. Incluso puede que hayas asistido a una conferencia desde la comodidad de tu escritorio. Todos estos son ejemplos de eventos virtuales. Un evento virtual es aquel en el que los individuos experimentan el evento y su contenido en línea en lugar de reunirse en persona.

 

4 tipos principales de eventos virtuales

Cuando se trata de su programa total de eventos, los eventos virtuales pueden ser añadidos a la mezcla de eventos que usted organiza, eventos a los que asiste y sus eventos internos. Los eventos virtuales no son un sustituto de otros tipos de eventos, sino un nuevo tipo para añadir y mejorar tu programa completo. A continuación, se presentan los cuatro tipos principales de eventos virtuales:

Webinars

Los webinars suelen durar entre 45 y 80 minutos. La celebración de los seminarios virtuales permite a los asistentes de todo el mundo unirse y escuchar mientras uno o más oradores presentan el contenido. Las empresas pueden cobrar a los asistentes para que se unan a los webinars usando servicios de pago en línea o se pueden ofrecer de forma gratuita. Los seminarios web suelen utilizar herramientas de videoconferencia que permiten hacer preguntas y respuestas, la posibilidad de presentar un vídeo en directo o pregrabado, y se ofrecen a posteriori a petición. Debido a su naturaleza educativa única, los webinars han prosperado con un 100% de asistencia virtual. Estos también pueden incluir entrenamientos internos y externos.

Conferencias virtuales

Al igual que las conferencias presenciales, las conferencias virtuales se construyen en torno a una agenda compleja y en vivo que incluye discursos, sesiones, sesiones de trabajo y más. Las conferencias virtuales incluyen contenido de varias sesiones y pueden incluir herramientas de participación de la comunidad. Aunque no son tan eficaces en términos de captación de participantes y creación de redes como un evento presencial, las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver las ponencias en tiempo real, construir su propia agenda a partir de contenido relevante y a la carta, e interactuar con otros asistentes.

Eventos Híbridos Internos

Estos son kickoff de ventas, eventos de toda la compañía, entrenamientos, reuniones de departamento, y más. En el caso de las organizaciones que abarcan países, incluso continentes, los eventos híbridos internos se utilizan para compartir un mensaje a toda la empresa cuando los empleados no están todos reunidos en el mismo lugar. Aunque sería estupendo que cada empleado volara a la sede de su organización, sería increíblemente costoso, y la programación necesaria llevaría mucho tiempo. La siguiente mejor opción es organizar eventos que son parte en persona, parte virtuales.

Eventos híbridos externos

Estos eventos se celebran para aquellos que están fuera de su organización. Pueden ser conferencias de usuarios o conferencias de la industria. Estos eventos requieren niveles más altos de producción de video para que los asistentes virtuales reciban una calidad similar a la de los asistentes en persona. Estos eventos permiten que los asistentes que no pueden viajar al evento participen y aprendan. Es un reto proporcionar el mismo valor en los eventos híbridos externos, ya que los asistentes presenciales pueden conectarse a la red con mayor libertad y participar fácilmente con el contenido que los asistentes virtuales.

 

¿Por qué organizar un evento virtual?

Los eventos virtuales se celebran por las mismas razones que los eventos presenciales: para transmitir el mensaje de su empresa con el fin de impulsar a los clientes potenciales y a los ingresos, impulsar la adopción y crear valor de por vida de la lealtad. Los planificadores de reuniones y eventos han estado eligiendo entre eventos presenciales, virtuales e híbridos durante años y cada tipo de evento viene con sus propios pros y contras. Por ejemplo, un seminario web se beneficia de ser virtual, ya que está construido con el propósito de lanzar una amplia red para ofrecer liderazgo de pensamiento, capacitación o algún otro contenido, mientras que una conferencia de usuarios o un programa de capacitación regional está construido con el propósito de crear interacciones 1:1 en persona que mejora la entrega cara a cara. Al decidir si hacer o no su evento virtual, considere lo que espera obtener del evento y lo bien que se pueden alcanzar esos objetivos de forma virtual frente a los de forma presencial.

A continuación, se presentan algunas razones para organizar un evento virtual:

Accesibilidad: Mientras el evento se realiza en persona, las opciones virtuales le permiten acomodar a los asistentes que no pueden asistir en persona.

Presupuesto: Su organización necesita reducir los costos y hacer que los eventos más pequeños y los webinars sean virtuales puede ayudar a mover el dinero al evento más grande del año que traiga el mayor número de clientes potenciales. También ayuda tener una opción virtual o híbrida cuando los presupuestos de los asistentes para viajar son una preocupación.

No hay otra opción: Ya sea debido al clima extremo, a prohibiciones de viaje o a un acto de Dios, te ves obligado a hacer tu evento en persona virtual o cancelarlo por completo.

 

En persona o virtual – Los fundamentos importan.

La planificación de eventos se reduce a lo fundamental. Todos los eventos, en persona o virtuales, son probablemente ya parte de su mezcla de marketing integrado.  ¿Está pensando en sus eventos presenciales y virtuales de forma holística? Piénselo. Sus clientes y prospectos asistirán tanto a sus eventos presenciales como a los virtuales.

Todos ellos trabajan conjuntamente con el resto de su mezcla de marketing para llegar e involucrar a sus audiencias y darle el cuadro completo de interés.  Por lo tanto, los eventos virtuales no deben ser aislados del resto de sus eventos.  Necesitan ser integrados en su programa de reuniones y eventos.

 

Fundamentos de la planificación de eventos

Los eventos virtuales, como los eventos en persona, necesitan un buen marketing. Sin una promoción dirigida y efectiva, la asistencia sufre.

  • El contenido es el rey. En un entorno virtual, su contenido es su evento. Los discursos de fondo poderosos y las sesiones atractivas adaptadas a sus asistentes son fundamentales.
  • La soledad no tiene por qué significar soledad. Mantenga a los asistentes virtuales comprometidos. Ofrezca opciones que sean relevantes para cada tipo de asistente y utilice guías de eventos en línea para los eventos virtuales.
  • Los datos son la única forma de demostrar el éxito del evento. Medir el compromiso y capturar los datos de los asistentes es la única manera de demostrar el retorno de la inversión del evento y activar el viaje del comprador.

Pero los eventos presenciales y los eventos virtuales no son exactamente lo mismo

Los eventos virtuales tienen limitaciones que los eventos en persona no tienen. Donde los eventos presenciales pueden atraer a los asistentes con un destino único y la promesa de la creación de redes, los eventos virtuales deben basarse en el contenido.

Los mercadotécnicos y planificadores necesitan comercializar el contenido a los segmentos que obtengan la mejor respuesta. Y, para los eventos virtuales, los planificadores deben decidir cómo proporcionar el contenido.

En los eventos presenciales, se celebran al mismo tiempo sesiones de análisis y múltiples opciones de contenido. ¿Está planeando un evento virtual que también necesita ofrecer múltiples opciones de contenido de forma simultánea o está ofreciendo una experiencia de contenido único múltiple? Es una decisión que debe tomarse. No sólo eso, involucrar a los asistentes a través de reuniones virtuales es más difícil y requiere de creatividad y tecnología de eventos como las aplicaciones móviles para eventos para causar un impacto.

Otra realidad es que, con los eventos virtuales, el compromiso cara a cara sufre. No hay manera de evitarlo. El networking entre asistentes no es tan viable y las reuniones de ventas deben tener lugar después del hecho, utilizando los datos recogidos virtualmente en lugar de los contactos recogidos in situ. Si está tomando su conferencia virtual, ¿puede crear esa reunión 1:1 con su representante de ventas para hablar de los detalles de la cuenta en los días siguientes? Después del evento, el seguimiento posterior al evento debe ser más rápido. Los datos son críticos y el seguimiento tiene que ser rápido y puntual. Los eventos virtuales nunca podrán ofrecer el mismo nivel de interacción cara a cara que los eventos en persona. Dicho esto, hay maneras de hacer que los eventos virtuales sean exitosos, pero se necesita una planificación cuidadosa, grandes datos y agilidad.

 

Elementos del evento virtual

Un evento virtual se construye alrededor del contenido, la participación de los asistentes y los datos. Mientras que los eventos virtuales no requieren sede, están hechos de muchos de los mismos elementos que cualquier otro tipo de evento. La calidad de la producción de video y la conectividad serán importantes, así como la App que alberga la agenda y el contenido. Aquí están los elementos que componen una plataforma para realizar un evento virtual:

Sitio web del evento

Registro del evento

Contenido de la presentación en vivo

  • Live Streaming
  • Q&A
  • Preguntas en Vivo a los Asistentes
  • Toma de notas/ diapositivas favoritas
  • Contenido grabado
  • Encuestas de retroalimentación
  • Analíticas de Participación