Eventos virtuales: tipos y necesidades

Eventos virtuales: tipos y necesidades

 

Aunque muchos planificadores aún no han tenido la oportunidad de organizar un evento virtual o híbrido, pasar de un formato presencial a uno virtual ofrece nuevas oportunidades para atraer a los asistentes y patrocinadores, al tiempo que se amplía el alcance del evento.

Cuando elimine el lugar físico de la mezcla, el diseño de su experiencia de evento requerirá un replanteamiento. Sin embargo, puede que le facilite crear el flujo perfecto con la mezcla adecuada de contenido e interactividad.

Aunque las metas y objetivos de su evento seguirán siendo los mismos, necesitará nuevas herramientas y tácticas para lograrlos. En un formato presencial, la tecnología es a menudo periférica al ajetreo de las actividades in situ. En un formato virtual, la tecnología de su evento será el centro de atención. El flujo de su evento y la interacción entre los asistentes, oradores y patrocinadores serán dictados por las capacidades de la plataforma de evento virtual que usted elija.

Una plataforma de eventos virtuales flexible e intuitiva le dará la mayor libertad a la hora de diseñar su experiencia de eventos. También debería poder usar la misma plataforma para pivotar a un formato híbrido o en persona a medida que cambien las restricciones de viaje y de salud.

Considere cómo podrá alinear el contenido y la complejidad con el nivel de compromiso adecuado. Por ejemplo, es posible que las pequeñas reuniones internas requieran simplemente un centro para mostrar una única transmisión en vivo y contenido de vídeo pregrabado con características de participación como el chat de grupo, mientras que en las conferencias más grandes puede ser necesario realizar varias sesiones en vivo y simultáneas (contenido pregrabado con interacción en vivo) con salas de video para la participación máxima.

En las últimas semanas, el equipo de EventMobi ha mantenido cientos de conversaciones con clientes mientras los planificadores de todo el mundo exploran cómo crear eventos virtuales atractivos. Para ayudarle a entender cómo puede adaptar su reunión, conferencia o feria comercial a un formato en línea, hemos esbozado los tipos de eventos más comunes a los que ayudamos a ser virtuales, y hemos enumerado las herramientas y servicios profesionales que se utilizan para crear experiencias de eventos virtuales atractivos.

Tipo de Evento Virtual:

Reunión Interna

Usted está Planeando…
  • Una reunión corta y centrada, por ejemplo.
  • Revisión trimestral
  • Actualización de la política
  • Entrenamiento interno
Usted espera …
  • Educar, informar, reunir información
  • Crear una biblioteca de contenidos (incluyendo diapositivas y grabaciones en las sesiones) a las que se pueda acceder una vez finalizado el evento
Está buscando …
  • Una plataforma de eventos virtuales de autoservicio y fácil de configurar
  • Debe ser capaz de integrar nuestro actual seminario web con una plataforma de emisión de vídeos en vivo.
Tamaño y Alcance:
  • 50-500+ asistentes
Duración del Evento:
  • 2-4 horas en un día o una serie de pequeños eventos
Formato de la Agenda:
  • Bastante lineal – un solo flujo de vídeo de sesiones plenarias continuas, sesiones educativas y conferencias
Nivel deseado de Engagement
  • Bajo – limitado a encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las transmisiones en vivos

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Integración con nuestra plataforma preferida de vídeo o de streaming o con las plataformas de alojamiento de vídeo.
  • Enlace a los videos grabados antes y después del evento
Patrocinio
  • No necesario
Networking
  • Charla básica y discusiones en grupo sobre los temas de la sesión
Engagement
  • Incluye sesiones de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y discusiones de grupo
Plataformas que podemos integrar
  • Integración de Livestream y videoconferencias desde Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de streaming RTMP
Servicios
  • Soporte Remoto el día del Evento
Opciones de Vídeo
  • Integración con nuestra plataforma preferida de vídeo o de streaming o con las plataformas de alojamiento de vídeo.
  • Enlace a los videos grabados antes y después del evento.
Patrocinio
  • No necesario
Networking
  • Charla básica y discusiones en grupo sobre los temas de la sesión
Engagement
  • Incluye sesiones de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y discusiones de grupo
Plataformas que podemos integrar
  • Integración de Livestream y videoconferencias desde Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de streaming RTMP
Servicios
  • Soporte Remoto el día del Evento

El éxito de los eventos virtuales depende de una monetización eficaz, de la producción de vídeo de alta calidad y de las herramientas de participación adecuadas.

Tipo de Evento Virtual:

Conferencia

Usted está Planeando… Un evento de tamaño medio, con asistentes preinscritos, por ejemplo

  • Conferencia de usuarios
  • Inicio de las ventas
  • Eventos de formación de primera clase
Usted espera … Ofrecer a los asistentes y patrocinadores/expositores una variedad de oportunidades para conectarse
Está buscando …
  • Marketing de eventos y registro
  • Una plataforma virtual elegante y profesional, fácil de navegar para los asistentes
  • Instalación y día de apoyo
  • La producción de alta calidad y un flujo de contenido sin problemas es fundamental
Tamaño y Alcance:
  • 200-1000+ asistentes, más un puñado de expositores
Duración del Evento:
  • Programa de uno o varios días
Formato de la Agenda:
  • Uno o dos canales de transmisión para transmitir en vivo sesiones continuas, moderadas por un maestro de ceremonias digital.
  • Muchos break outs pregrabados o sesiones en vivo simuladas para que los asistentes puedan explorar lo que quieran, cuando quieran.
Nivel deseado de Engagement
  • Alto. La creación de oportunidades divertidas de networking es la clave.

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Una mezcla de video en vivo y video pregrabado, con acceso por niveles a contenido exclusivo…
  • Integrar con la plataforma de videoconferencia preferida para talleres y mesas redondas
  • Producción de alta calidad en vivo para las principales emisiones con encuestas de compromiso en vivo y preguntas y respuestas.
Patrocinio
  • Todo, desde los stands de los expositores virtuales hasta los regalos patrocinados y los anuncios publicitarios
  • Incrustar videos patrocinados en los livestreams, o superponer mensajes patrocinados en transmisiones pregrabadas o en vivo.
Networking
  • Múltiples foros para el chat de los asistentes y para conectar a los asistentes con los patrocinadores
  • Posible utilización de talleres y mesas redondas moderadas
Engagement
  • Herramientas para fomentar la participación en eventos patrocinados con la gamificación
  • Encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las sesiones en vivo
  • Sorteos de premios en vivo entre sesiones
Entretenimiento
  • La hora del cóctel virtual patrocinado
  • Música en vivo antes de la apertura de la sesión principal
  • Cestas de regalos/bolsas que serán enviadas por correo a una audiencia remota para ser abiertas durante el evento en vivo.
Métricas
  • Conteo de los asistentes y el conteo de las reproducciones de los vídeos de las sesiones.
  • Tasa de participación (porcentaje de participación)
  • Transferencia de conocimientos probados mediante encuestas previas y posteriores al evento o encuestas en vivo durante la emisión
  • Conteo de los clics a los banners de patrocinadores

¿Qué necesitas?

Sitio Web para Marketing y registro
  • Elija una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
  • Integrar videos de prueba, patrocinar anuncios de banner y perfiles de patrocinadores robustos
  • Resumen de la agenda
  • Ofrecer tipos de entradas escalonadas, permitir a los inscritos inscribirse en las sesiones, gestionar los límites de las sesiones, etc.
Social Wall
  • Incrusta un muro de medios sociales en vivo en tu sitio web de marketing de eventos y en el espacio de eventos virtuales
Servicios Avanzados Producción
  • La instalación, el diseño y la construcción de un espacio de eventos virtuales
  • Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales
  • Integración de video y livestream
  • Agregar encuestas en vivo, sondeos, preguntas y respuestas a las sesiones
  • Las mesas redondas de vídeo cerradas
  • Desafíos de gamificación
  • Banner patrocinados y logotipos
Manejo de los Expositores Completar la instalación de las cabinas de exhibición virtual:

  • Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
  • Chat uno a uno
  • Producción de una presentación de una hora de los patrocinadores
  • Estrategia de sorteos para captura de leads
Manejo de los Speakers
  • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
  • Día de apoyo para la transmisión en vivo o la captura de contenido pregrabado
Pre Producción de Sesiones La producción de sesiones pregrabadas (simuladas) incluye:

  • Tarjeta de título
  • La marca, el texto y los gráficos se superponen
  • Agregar el video del patrocinador antes y después de la sesión
Producciones en Vivo
  • Mostrar el flujo de la preparación
  • Apoyo en vivo para los anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para los Asistentes
  • Chat en vivo para ayudar con el acceso, las características y la solución de problemas generales

Tipo de Evento Virtual:

Conferencia & Exposición

Usted está Planeando… Un evento de gran escala, por ejemplo:

  • Reunión anual
  • Conferencia
  • Expo
Usted espera …
  • Ofrecer una variedad de sesiones educativas en diferentes formatos
  • Ayuda para conectar a los asistentes y los patrocinadores/expositores
  • Crear la exposición de la marca y las oportunidades de liderazgo para los patrocinadores
Está buscando …
  • Todas las campanas y silbatos y el apoyo total
  • Desde el diseño y la producción de video hasta el día de la ejecución y el soporte en vivo – este evento requerirá de todas las manos en la cubierta
Tamaño y Alcance:
  • 1.000 – 20.000+ asistentes, 100+ expositores
Duración del Evento:
  • Programa de varios días
Formato de la Agenda:
  • Abierto – múltiples streams simultáneos, breakouts y algunas sesiones programadas
  • Flexibilidad para “elegir su propia aventura” para los asistentes, con contenido grabado antes y después del evento.
Nivel deseado de Engagement
  • Medio – la participación en la sesión en línea es importante para algunas sesiones, pero no para todas las transmisiones
  • Oportunidades para conectar a los patrocinadores y asistentes a través del chat o talleres o mesas redondas patrocinadas
  • El establecimiento de contactos entre los asistentes puede facilitarse con citas programadas, chat y video llamadas.

Aspectos importantes a considerar

Opciones de Vídeo
  • Amplias posibilidades, desde sesiones pregrabadas y transmisiones en vivo hasta video a demanda con preguntas y respuestas en vivo, pero la calidad debe ser de primera
  • Capacidad de simulacro (reproducir videos pregrabados) y luego traer al moderador y al orador en vivo para contestar preguntas y respuestas.
Patrocinio
  • Crítico para la generación de ingresos
  • Requerir oportunidades ilimitadas para impulsar el conocimiento de la marca y generar pistas para los socios
  • Dependiendo del precio de la entrada y el paquete de patrocinio, la oportunidad potencial de enviar una caja de regalos antes del evento…
Networking
  • Crear un ambiente para la creación de networking espontáneo y orgánico entre todos los participantes ya sean asistentes, ponentes o patrocinadores
Engagement
  • La interactividad es clave – mesas redondas virtuales, seminarios web patrocinados y sesiones de panel en vivo con preguntas y respuestas en tiempo real
Entretenimiento
  • Todo, desde espectáculos en vivo hasta mezcladores sociales virtuales
Métricas
  • El acceso de los asistentes y el conteo de las reproducciones de cualquier vídeo
  • Nivel de Engagement
  • Conteo de la reproducción de vídeos y los clics de los banners de anuncio.

¿Qué necesitas?

Sitio Web para Marketing y registro
  • Elija una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
  • Integrar videos de prueba, patrocinar anuncios de banner y perfiles de patrocinadores robustos
  • Adelanto de los contenidos de la Agenda
  • Ofrecer tipos de entradas escalonadas, permitir a los inscritos inscribirse en las sesiones, gestionar los límites de las sesiones, etc.
Social Wall
  • Incrusta un muro de medios sociales en vivo en tu sitio web de marketing de eventos y en el espacio de eventos virtuales
Servicios Avanzados Producción
  • La instalación, el diseño y la construcción de un espacio de eventos virtuales
  • Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales
  • Integración de video y livestream
  • Agregar encuestas en vivo, sondeos, preguntas y respuestas a las sesiones
  • Las mesas redondas de vídeo cerradas
  • Los desafíos de la gamificación
  • Patrocinar logotipos y banners
Manejo de los Expositores Completar la instalación de las cabinas de exhibición virtual:

  • Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
  • Chat uno a uno
  • Producción de una presentación de una hora de los patrocinadores
  • Estrategia de sorteos para captura de leads
Manejo de los Speakers
  • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
  • Día de apoyo para la transmisión en vivo o la captura de contenido pregrabado
Pre Producción de Sesiones La producción de sesiones pregrabadas (simuladas) incluye:

  • Tarjeta de título
  • La marca, el texto y los gráficos se superponen
  • Agregar el video del patrocinador antes y después de la sesión
Producciones en Vivo
  • Mostrar el flujo de la preparación
  • Apoyo en vivo para los anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para los Asistentes
  • Chat en vivo para ayudar con el acceso, las características y la solución de problemas generales

Estos son sólo algunos de los tipos de eventos que utilizan nuestra plataforma integral de eventos para pivotar a lo virtual. Desde la promoción del evento y el registro hasta la puesta en marcha del directo el día del evento, estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.