Preguntas que responder para implementar un evento virtual e híbrido

7 preguntas que debes hacer en tus registros

Preguntas que responder para implementar un evento virtual e híbrido

¿Estás buscando el mejor software de eventos virtuales que existe? Aquí están las preguntas que te ayudarán a encontrar y comprar la solución perfecta para tus necesidades virtuales.

El impacto del novedoso coronavirus ha sido de gran alcance, acelerando la necesidad de muchos profesionales de eventos de pasar de los eventos presenciales a los eventos virtuales y a las experiencias híbridas.

A medida que la mayor parte del mundo continúa practicando el distanciamiento social o alguna forma de refugio en el lugar, los profesionales de eventos resistentes están abriendo su programación de eventos para incluir eventos virtuales o WEBINARS más interactivos.

Con tantas soluciones que surgen para reunir a la gente virtualmente, ¿cómo pueden los profesionales de eventos encontrar las mejores herramientas que se adapten a sus necesidades?

Para ayudar a guiarle a través de este proceso, hemos creado una lista de preguntas que puede hacer a los proveedores de plataformas de eventos virtuales a lo largo de su viaje de compras.

El crecimiento de las soluciones para eventos virtuales

En primer lugar, echemos un vistazo al contexto que ha dado forma al mercado de soluciones de eventos virtuales tal y como lo conocemos hoy en día.

Los líderes del marketing entienden el poder de tener un punto de contacto de un evento, ya sea en persona o virtual, como parte de un programa de marketing más amplio. De hecho, el 85% de los profesionales de marketing en funciones de liderazgo han identificado los eventos en persona como críticos para el éxito de su empresa.

Sin embargo, en los últimos meses, los profesionales de eventos han tenido que adaptar sus estrategias a las circunstancias de emergencia que rodean al novedoso coronavirus y a COVID-19. El mundo se dio cuenta de que los eventos en todo el mundo se posponían, cancelaban o se trasladaban a una plataforma virtual a principios de 2020. Según la Encuesta de Perspectivas de Eventos, más del 90% de los comercializadores de eventos planean incorporar eventos virtuales en sus estrategias de avance.

Empresas tecnológicas de renombre lideraron la carga al trasladar sus grandes conferencias a un formato de evento virtual. Esto incluye la Cumbre de Adobe y la Cumbre Atlassian 2020, que inicialmente fueron eventos en vivo re-concebidos como eventos remotos. De manera similar, Adobe Summit 2020 adaptó su muy anticipado evento de Las Vegas a un formato virtual y proporcionó acceso gratuito a todas las actividades del evento a todos los inscritos.

En qué se diferencian los eventos virtuales de los WEBINARS

A medida que las organizaciones continúan descubriendo formas de aprovechar el poder de las experiencias virtuales, los profesionales de los eventos se están poniendo al día para comprender los entresijos de la tecnología y las herramientas virtuales. Antes de sumergirnos en los tipos de preguntas que hay que hacer al proveedor de soluciones para eventos virtuales, repasemos las principales diferencias entre los eventos virtuales y los seminarios web.

Los eventos virtuales permiten a los organizadores de eventos, oradores, asistentes y patrocinadores interactuar de forma remota a través de un entorno virtual. Mientras que los WEBINARSS y las herramientas de conferencias virtuales existen desde hace tiempo, los enfoques y herramientas innovadores están alineando más estrechamente los objetivos de los eventos presenciales con el canal virtual.

Los seminarios web son un canal valioso para conectar con una audiencia, pero difieren de los eventos virtuales en algunos aspectos clave.

Uniforme vs. Personalizadoad: Primero, los WEBINARS son uniformes. Proporcionan a los asistentes una única sesión a la que asistir. Si yo, como asistente, participo en un WEBINAR, estoy participando en una sola sesión. Los eventos virtuales, por otro lado, pueden tener agendas de una o varias sesiones que se extienden a lo largo de horas o incluso días. El resultado es que el asistente tiene la oportunidad de “diseñar” su propia experiencia y determinar a qué sesiones le gustaría asistir.

Pasivo vs. Interactivo: Los WEBINARS pueden incluir encuestas, sondeos y preguntas y respuestas, pero la mayor parte de la interacción del WEBINAR se limita a estos puntos de venta. Los eventos virtuales presentan comunidades en las que los asistentes pueden conectarse entre sí durante y entre las sesiones. Estas mismas características de la comunidad hacen posible que los asistentes se comuniquen con los oradores y los patrocinadores, así como, como parte de la mayor experiencia del evento. Esto se suma a otras herramientas de presentación como las encuestas y sondeos que se encuentran de manera similar en los seminarios web.

Experiencia similar vs. Experiencia única: Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de diseñar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, puede personalizar la experiencia del evento como nunca. Con esta misma moneda, los organizadores de eventos pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes a través del análisis de su viaje a través de un evento virtual. Los conocimientos resultantes ayudarán a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes y a adaptar mejor las experiencias tanto virtuales como presenciales a sus audiencias en el futuro.

Expansión de la experiencia del evento

En el futuro, los profesionales de los eventos invertirán más en la producción de experiencias virtuales de alta calidad y atractivas. A pesar de las incertidumbres actuales, predecimos que la programación de eventos se ampliará para incluir eventos virtuales e híbridos y que las experiencias en persona volverán en algún momento en el futuro a medida que el deseo de conectar de forma significativa reúna a las personas.

Experiencia del organizador virtual

  • ¿Puedo obtener una demostración del producto?
  • ¿Cómo es la integración con mi plataforma de gestión de eventos actual?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales interactivas entre los asistentes y los oradores?
  • ¿Puedo acceder a sesiones virtuales basadas en los tipos de entradas?
  • ¿Puedo crear experiencias virtuales de varias especialidades y de especialidad única?
  • ¿Puedo crear eventos virtuales de varios días y de un solo día?
  • ¿Puedo grabar las sesiones de mi evento virtual?
  • ¿Cuáles son los requisitos de A/V y del sistema necesarios para producir un evento virtual en la plataforma?
  • ¿Puedo enviar correos electrónicos personalizados programados y automatizados a través de la plataforma?
  • ¿Cuáles son las opciones de marca del cliente?
  • ¿Qué paquetes de soporte o servicios están disponibles?
  • ¿Qué analíticas puedo obtener?
  • ¿Esta solución me permitirá tener datos de eventos virtuales conectados a mi estrategia general de eventos?

Los organizadores de eventos virtuales deben buscar soluciones que cubran todos los aspectos de la experiencia del evento virtual.

Experiencia de ponente virtual

  • ¿Hay una sala de preparación para mis oradores antes de transmitir el evento virtual?
  • ¿Puedo presentar a varios presentadores?
  • ¿Pueden mis oradores preparar su contenido de antemano y organizarlo en carpetas?
  • ¿Puede un orador subir su contenido?
  • ¿Puede un orador conversar en privado con otros oradores en la solución virtual?
  • ¿Puede un orador aceptar preguntas de los asistentes?
  • ¿Puede un orador crear pruebas o encuestas?
  • ¿Puede un orador utilizar una pizarra para atraer a la audiencia?
  • ¿Puede un orador cargar videos externos?
  • ¿Existen salas para grupos donde los oradores pueden moderar un grupo más pequeño de asistentes?

Concéntrese en herramientas que ayuden a su orador virtual a brillar y a proporcionar una experiencia de orador más animada y memorable. Los eventos virtuales ofrecen una oportunidad única para que los asistentes tengan un acceso inusualmente directo a los oradores expertos. Busque herramientas que se centren en esta conexión.

Experiencia del asistente virtual

  • ¿Es necesario que los asistentes descarguen software para entrar al evento virtual?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales a través de un dispositivo móvil, una tableta o un ordenador?
  • ¿Pueden los asistentes acceder a los eventos virtuales tanto en directo como a demanda?
  • ¿Pueden los asistentes chatear con otros asistentes en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes enviar preguntas a los oradores en la solución virtual?
  • ¿Pueden los asistentes buscar y filtrar las sesiones del evento virtual?
  • ¿Existen formas de que los asistentes participen a través del chat, encuestas y una pizarra?
  • ¿Existe una forma de que los asistentes puedan participar en vivo durante un evento virtual?
  • ¿Hay formas de que los asistentes se conecten entre sí?
  • ¿Pueden los asistentes proporcionar respuestas a las encuestas después del evento virtual?