Tecnología de eventos que necesita para organizar un evento virtual

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Tecnología de eventos que necesita para organizar un evento virtual

Los eventos virtuales se basan en la tecnología. La asistencia no sería posible sin el uso de ordenadores y dispositivos móviles. Pero hay más en la tecnología de eventos virtuales que las herramientas de videoconferencia. Al igual que un evento presencial, los eventos virtuales se benefician del uso de una plataforma tecnológica de eventos completa que le ayuda a promover, ejecutar y gestionar su evento. A continuación, se presentan las piezas más importantes de la tecnología de eventos que se pueden utilizar al ejecutar tu evento virtual.

 

Sitio web del evento

El sitio web de su evento se utiliza para la promoción de este. Sirve para el mismo propósito, sin importar si el evento es virtual o en persona. El sitio web de su evento es su principal herramienta de promoción para interesar a los posibles asistentes y atraerlos a registrarse en el evento. El sitio web de su evento debe comunicar el valor de su evento virtual, contener el programa del evento, mostrar a los ponentes, incluir las preguntas frecuentes y señalar a los posibles asistentes para que se registren.

 

Registro

El registro es su primera herramienta para la recolección de datos y es crítico para su evento. Las herramientas de registro permiten a los asistentes registrarse en los eventos virtuales, enviar preferencias e información personal, y proporcionar el pago si es necesario. Una robusta herramienta de registro en línea permite a los asistentes registrarse fácilmente y proporciona a los planificadores y comercializadores los datos que necesitan para planificar un gran evento y asegurar el éxito del mismo.

 

Email Marketing:

El marketing por correo electrónico puede impulsar la demanda de un evento y aumentar las inscripciones, mantener a los asistentes informados antes del evento y ser utilizado para captar a los asistentes antes de su evento virtual, y finalmente a través de encuestas de retroalimentación. El correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con los asistentes en todas las etapas del evento. Utilice una herramienta de marketing por correo electrónico que puede entregar correos electrónicos personalizados y de marca, automatizar cuándo se envían los correos electrónicos y a quién, basándose en los datos de los asistentes, y proporcionar tasas de apertura y métricas de correos vistos, abiertos y rebotados.

 

App del Evento

Una de las piezas más importantes de la tecnología de eventos virtuales es la aplicación móvil de eventos y es la base para la interacción de los asistentes durante el evento. Puede que te sorprenda, pero las aplicaciones móviles para eventos son tan importantes para los eventos presenciales como para los virtuales. Estas herramientas funcionan en dispositivos móviles y navegadores web y son el principal centro de información para los asistentes. Las agendas con enlaces a las sesiones ponen el contenido al alcance de los asistentes. Aquí es donde los asistentes eligen qué sesiones añadir a su agenda y donde los planificadores recopilan datos sobre la popularidad de las sesiones y la participación de los asistentes. Estas herramientas también conectan a los asistentes y proporcionan herramientas de mensajería que permiten a los asistentes conectarse en red y fomentar las conexiones de forma virtual. Adicionalmente cuentan con herramientas de interacción como Preguntas y Respuestas (Q&A), Votaciones en Vivo, Foros de Discusión, chats 1 a , muros de interacción, señalética digital y muchas características más.

 

Encuestas

La retroalimentación de los eventos es crucial para los eventos virtuales cuando los planificadores no tienen la capacidad de medir las reacciones por las expresiones o la retroalimentación verbal de los asistentes en el lugar. Utilice las herramientas de retroalimentación de eventos para recopilar las opiniones mediante encuestas posteriores al evento que pueden utilizarse para probar el éxito del evento. Además, la retroalimentación del evento puede utilizarse como una herramienta para calificar a los clientes potenciales virtuales e impulsarlos hacia las ventas.

 

Integraciones

Las integraciones aseguran que los datos vitales de registro y de los asistentes se compartan entre el sistema tecnológico de su evento y su plataforma de evento virtual.  También permite que estos datos se compartan con su automatización de marketing y sistemas CRM. Utilice las herramientas de integración para mantener los datos de los asistentes en un solo lugar y así poder aprovechar las oportunidades más rápidamente y analizar los datos clave de los eventos, como la asistencia a las sesiones y la participación.

 

¿Cómo organizar un evento virtual?

Has decidido que quieres o necesitas planear un evento virtual. Entonces, ¿cómo lo haces? El proceso de planificación es muy similar al de cualquier otro evento. Al igual que te pondrías en el lugar de tus asistentes cuando planeas un evento presencial, deberías hacer lo mismo para un evento virtual. No mantendrías a los asistentes en sus asientos durante más de dos horas seguidas y lo mismo ocurre con los eventos virtuales. Mientras planifique, utilice sus consejos y trucos de planificación estándar para crear y ejecutar un gran evento.  Los eventos virtuales pueden parecer diferentes, pero cuanto más los trates como un evento presencial, mejor.

 

Preguntas para hacer al planear un evento virtual

  • ¿El contenido será en vivo, a demanda o una mezcla?
  • ¿Ha creado una guía para los asistentes antes del evento que explique cómo unirse a las presentaciones, asistir a las sesiones y utilizar las herramientas de mensajería?
  • ¿Cuáles son sus indicadores clave de desempeño para el evento? Si bien puede centrarse menos en las pistas adquiridas, puede construir objetivos en torno al registro de sesiones y las encuestas de retroalimentación.
  • ¿Qué sucede si tienes problemas de conectividad?
  • ¿Cobrará por su evento u ofrecerá acceso gratuito?
  • ¿Cuánto tiempo estarán disponibles las sesiones a demanda después del evento?
  • ¿Cuánto tiempo durarán las sesiones?
  • ¿Qué herramientas tendrán los asistentes para establecer contactos y programar citas?

 

Preparación de los asistentes a los eventos virtuales

Cuando la tecnología está involucrada, los usuarios pueden equivocarse. Los eventos virtuales no son todos iguales. Hay muchos tipos diferentes de herramientas de videoconferencia por ahí, así como opciones de tecnología de eventos. No des por sentado la destreza digital de tus asistentes (o la falta de ella). Antes del evento, es una buena práctica crear una guía para los asistentes en la que se explique cómo acceder al evento, a las sesiones y a otras cosas. Aún mejor, permita a los asistentes practicar las sesiones de conexión o el envío de mensajes antes de que comience el evento. Esto aliviará el estrés de los asistentes, reducirá el flujo de preguntas en el primer día del evento a un goteo, y proporcionará una mejor experiencia general para los asistentes. ¿Tendrá su evento algún tipo de anfitrión? Considere la posibilidad de que graben un video de introducción que los eduque mientras le infunden humor al contenido.

 

Participación de los asistentes en los eventos virtuales

Los eventos en persona se construyen para la fidelización de los asistentes. Desde la creación de redes de contactos de los asistentes en el happy hour hasta las citas individuales para preguntas y respuestas en vivo, estos eventos involucran a los asistentes en lugar de hacerlos sentarse durante horas y escuchar el contenido.

Podría pensarse que los eventos virtuales no proporcionan una oportunidad para el engagement, se equivocaría. Los keynotes, aunque se vean de forma virtual, pueden emplear encuestas en directo para captar la atención de los asistentes. Las sesiones pueden incluir preguntas y respuestas en vivo. Las herramientas de participación proporcionadas en forma de tecnología de eventos todavía están disponibles.  Con las capacidades de mensajería en una aplicación móvil, los asistentes pueden conocerse virtualmente y organizar reuniones. Como siempre, las redes sociales son una gran herramienta de participación para aprovechar. Utilizar un hashtag de evento y hacer que los asistentes publiquen fotos de sus comidas favoritas del día, configuraciones de oficina virtuales y más puede hacer que los asistentes se sientan como parte de una comunidad.

 

Establecimiento de redes y conexión durante los eventos virtuales

Con un evento virtual, sólo porque los asistentes no puedan darse la mano no significa que no haya una oportunidad de hacer contactos. Una aplicación móvil para eventos, ya sea que se use en el teléfono o en un navegador web, puede conectar a los asistentes y proporcionar un sistema de mensajería. Una vez que los asistentes se conectan a la aplicación, pueden programar citas individuales entre ellos, con los expositores o los patrocinadores. Considere la posibilidad de proporcionar tiempo dedicado a la creación de espacios de networking para animar a los asistentes a reunirse. Utilizando los datos de registro, conecte a los asistentes con intereses similares y establezca chats y grupos de discusión. Facilite el establecimiento de contactos a través de vídeo llamadas, grupos de chat y citas.

 

Datos de los eventos virtuales

Los datos disponibles varían desde los eventos en persona hasta los virtuales. Los datos se siguen recopilando antes, durante y después del evento y pueden utilizarse para cualificar a los clientes potenciales, probar el éxito del evento y mejorar el evento para el próximo año.

 

Datos recopilados en los eventos virtuales

  • # de Asistentes Registrados
  • Información demográfica de los asistentes
  • Tasas de apertura y clic del correo electrónico
  • Resultados de la encuesta posterior al evento
  • Intereses de compra
  • Calificaciones de la sesión
  • Retroalimentación de la sesión
  • Compromiso y alcance de las redes sociales

 

Demostrar el éxito del evento virtual con datos reales

El éxito de los eventos virtuales depende de la alineación de los objetivos del evento y del negocio, la identificación de los indicadores clave de rendimiento para definir el éxito del evento antes del mismo, y el análisis de los datos del evento y la revisión de las percepciones después del mismo. Para demostrar el retorno de la inversión del evento se requiere un análisis de los costos y beneficios.  Los costos se expresan como costos directos, gastos indirectos y costos de oportunidad. Los beneficios se refieren a los ingresos directos, los ingresos atribuidos, las ventas atribuidas, la equidad de la marca y el intercambio de conocimientos. Al utilizar los datos recopilados durante los eventos virtuales para sopesar los costos frente a los beneficios, puede probar el éxito de su evento. Articule las métricas de éxito de su evento antes de que éste comience. Después del evento, tómese un tiempo para entender si el evento tuvo éxito en base a sus métricas y cómo mejorar en el futuro.

 

Cómo convertir tu evento en vivo en un evento virtual de último minuto

Puede haber momentos en los que tengas que hacer un cambio rápido y tus opciones sean cancelar el evento o hacerlo virtual. Resulta que hacer un evento virtual no es tan difícil si tienes la infraestructura adecuada en el lugar. Planificar los viajes, el alojamiento, las comidas y otras cuestiones involucradas en un evento presencial requiere un gran esfuerzo, pero cambiar el contenido de lo presencial a lo virtual no es tan difícil como podrías pensar.

 

Preguntas para hacer antes de pasar a un evento virtual

  • ¿Puede su agenda ser traducida a un entorno virtual, o se requiere un evento en persona?
  • ¿Cómo hará el seguimiento de la asistencia?
  • ¿Tiene su organización una solución de reuniones virtuales?
  • ¿Cuenta su organización con personal que pueda apoyar y gestionar los aspectos técnicos de un evento virtual?
  • ¿Puede manejar el ancho de banda necesario?
  • ¿Tienen sus asistentes todos los materiales que necesitan para asistir virtualmente?

 

¿Cómo hacer pivotar a un evento virtual?

  • Actualizar la página web del evento y enviar un correo electrónico a los asistentes para comunicarles que el evento va a ser virtual y la razón del cambio
  • Proporcionar a los asistentes una guía sobre cómo asistir al evento virtualmente
  • En el orden del día, añadir enlaces a la grabación de la sesión o a la transmisión en directo

 

Eventos virtuales como parte de su programa de reuniones y eventos

Para terminar, añadir eventos virtuales como una estrategia digital clave en su programa de reuniones y eventos es una buena idea. Aunque sabemos que los eventos virtuales no tienen el mismo poder de las interacciones cara a cara, las circunstancias pueden hacer necesario que se vuelvan virtuales, a veces con muy poca antelación. Tener un plan, y la tecnología apropiada, en su lugar significará que un giro a lo digital puede ser una alternativa en la que usted tiene plena confianza, y una en la que puede confiar para entregar las atractivas e informativas experiencias a los asistentes que usted trabaja tan duro para hacerlas realidad.