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05 Abr

Posted at 13:11h in Apps para eventos, Eventos Híbridos, Tecnología by

A medida que continúa el revuelo en torno a los eventos híbridos, las aplicaciones móviles para eventos vuelven a ser la clave para ofrecer una experiencia cohesiva y atractiva tanto para el público online como para el presencial. La selección de la tecnología móvil adecuada para eventos nunca ha sido tan importante, por eso vamos allá con 6 recomendaciones para comprar apps móviles para eventos en 2022.

1. Entender el coste total

El precio nunca ha sido tan importante para un profesional de los eventos. Después de luchar contra las cancelaciones y la disminución de los ingresos -en algunos casos, la ausencia de ingresos-, tendrás que centrarte en lo que una aplicación significará para el resultado final de su evento. No existe una estructura sencilla para desglosar los costes de cada aplicación en una comparación pormenorizada, por lo que resulta útil pensar en algunas preguntas clave que pueden orientar la forma de enmarcar la inversión financiera.

¿Es la primera vez que ofreces una aplicación a tus asistentes?

Si nunca has tenido una aplicación para tu evento, no sientas la necesidad de añadir todas las funciones disponibles. Cuantas más funciones añadas, más pagarás. Es aconsejable empezar poco a poco para determinar qué es lo que realmente importa a tu público en términos de funcionalidad y características.

¿Tienes una estrategia para utilizar la aplicación de forma regular?

La obligación de pagar una cuota mensual puede parecer abrumadora, pero puede merecer la pena si puedes mantener la aplicación actualizada durante todo el año con contenidos on demand y oportunidades exclusivas de establecer contactos.

¿Cuántos asistentes espera este año?

El enfoque más común para la fijación de precios es un modelo por asistente. Al iniciar tu búsqueda, asegúrate de tener una previsión actualizada del tamaño de la multitud que esperas en 2022.

¿Cómo se conectarán los asistentes?

Además del número de asistentes, querrás tener una idea concreta de la proporción de personas que se conectarán de forma remota en lugar de presencial. Muchos proveedores tienen precios distintos para eventos virtuales, presenciales e híbridos.

¿Cómo de fácil será el uso de la tecnología para tu equipo?

La tecnología no sólo cuesta dinero. También cuesta la inversión de tiempo necesaria para que tu personal aprenda a manejarla. Cuando compares productos, asegúrate de que todas las personas que vayan a participar en el trabajo pesado de poner en marcha la aplicación puedan ver una demostración y opinar sobre lo que les parece más intuitivo. Y aunque los mejores servicios de asistencia pueden tener un coste inicial más elevado, la inversión puede merecer la pena por el tiempo que le ahorrará a tu equipo.

 

2. Separa las funciones imprescindibles de las que no lo son

Algunas aplicaciones vienen con una lista de características disponibles. Piensa en qué características ofrecerán un valor real a tus asistentes. Si has ofrecido una aplicación en el pasado, analiza un desglose de las herramientas en las que tu público confió durante el evento. ¿Cuántos asistentes participaron realmente en la tabla de clasificación del juego o optaron por las oportunidades de recompensa? ¿Cuántos escanearon un código QR para obtener una tarjeta de visita?

Pide a los proveedores que estés considerando que te muestren todas las funciones que vienen de serie sin coste adicional. A continuación, examina las opciones a la carta que aumentarán tu gasto.

3. Prioriza el retorno de la inversión de patrocinadores y expositores

La aplicación móvil adecuada para un evento no debe ser simplemente un coste para tu organización, sino que debe incluir oportunidades de ingresos que compensen parte del gasto o lo cubran por completo. La mayoría de las aplicaciones incluyen los perfiles básicos de los patrocinadores y expositores, pero los patrocinadores y expositores de hoy en día buscan más retorno de la inversión que lo que puede ofrecer un simple listado. Asegúrate de que los responsables del departamento de patrocinio de tu evento examinen todas las funciones para determinar qué puede ser vendible.

Pero no pienses sólo en las funciones que puede utilizar: presta más atención a cómo el proveedor de tecnología puede ayudarte a articular lo que esas funciones hicieron con los informes posteriores al evento. Querrás ser capaz de ofrecer análisis sólidos que muestren a los patrocinadores y expositores cómo su inversión se ha visto recompensada con la participación de los asistentes y el aumento del conocimiento de la marca.

4. Habilita una experiencia híbrida

La capacidad de transmitir vídeo en directo se ha convertido rápidamente en una de las características más importantes de las aplicaciones móviles para eventos. Como la participación virtual se ha disparado en los últimos dos años, ha habido una explosión de herramientas diseñadas para los asistentes que no podían participar en persona.

Piensa en tus planes para un evento híbrido este año y en qué características podrían cambiar las reglas del juego para todos los miembros de tu audiencia: el emparejamiento entre los asistentes remotos y los presenciales, un sistema de recuperación de leads virtual, la opción de acceder a la transmisión en directo a través de todos los canales. Aunque muchos organizadores se centrarán principalmente en el componente presencial y en los mayores ingresos que conlleva, aquellos que también puedan mantener a los asistentes en casa comprometidos ganarán el futuro de los eventos.

5. Investiga la empresa que está detrás de la aplicación

Cuando se trata de averiguar cuál es la mejor decisión para comprar una aplicación para eventos, hay un componente algo intangible en el proceso que no tiene que ver con un precio o una lista de características. En su lugar, querrás hacerte una idea de la brújula ética de la empresa. El sector de los eventos se ha visto afectado por la pandemia, y no hay forma más concreta de que los socios tecnológicos muestren su apoyo que ofrecer contratos que permitan cambios rápidos y ajustes de precios que tengan en cuenta la reducción de las necesidades. Lo mismo ocurre con los numerosos proveedores que ofrecen tarifas reducidas para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Además de contratos y precios flexibles, pregunta qué puede esperar desde el punto de vista del servicio. La mayoría de las empresas indican que responden a las solicitudes de asistencia en menos de 24 horas, y algunas garantizan que la asistencia está disponible en menos de una hora. Esa rapidez es importante, pero también debes preguntar por el tipo de recursos dedicados que tendrá. ¿Tratarás con los mismos contactos durante todo el proceso de desarrollo de su aplicación? ¿Has preguntado a tus colegas del sector de los eventos sobre su experiencia con la empresa? La tecnología es tan buena como las personas que la construyen, así que asegúrate de que te sientes cómodo pensando en las personas de la empresa como una extensión de tu propio equipo.

6. Comprueba dos veces los acuerdos de nivel de servicio

Otro factor importante a tener en cuenta es el acuerdo de nivel de servicio de la empresa, o SLA por sus siglas en inglés. Se trata de acuerdos contractuales que establecen las expectativas precisas que el proveedor de tecnología para eventos se compromete a cumplir en cuanto a la fiabilidad de su tecnología. Deben incluir detalles como la garantía de disponibilidad de la red o el tiempo de funcionamiento. El acuerdo de nivel de servicio también establece las sanciones en caso de incumplimiento de estos compromisos.

En una época en la que los fallos tecnológicos pueden dañar gravemente la reputación de un organizador de eventos, es fundamental asegurarse de que tu socio de aplicaciones para eventos está dispuesto a poner por escrito su compromiso de fiabilidad y calidad.

Si quieres contar con una App profesional para eventos, con trayectoria en el mercado y con un soporte técnico que te apoyará en cada paso de tu evento, contacta con Orquidea Technology Group y te asesoraremos para lograr el éxito de tu evento.

Artículo original en EventManager.

17 May

Posted at 11:10h in Apps para eventos, Eventos Híbridos, Eventos Virtuales, Seguridad, Tecnología by

La tecnología móvil está desempeñando un papel fundamental en nuestro ansiado regreso a los eventos presenciales, pero las aplicaciones para eventos no son actualmente lo más importante. ¿Se utilizarán para ayudar a garantizar un entorno seguro? Si es así, ¿pueden los organizadores obligar a todos los asistentes a utilizarlas? Veamos qué papel desempeñarán las apps de eventos en la seguridad de estos. 

Si podemos demostrar que el uso “forzoso” puede ayudar a mantener la seguridad de los eventos, sin duda merecería la pena considerarlo. Por otro lado, plantea problemas de privacidad y seguridad de los datos que es importante abordar. 

El desafío de la “adopción” de aplicaciones para eventos 

Las tasas de “adopción” o uso de aplicaciones para eventos son constantemente un desafío para los profesionales de eventos y las empresas de tecnología por igual. Según algunos datos que hemos consultado, se puede observar que la adopción media en un evento es del 63%, mientras que su informe anterior de 2017 ofrecía una cifra mucho más baja del 48,5%. 

Si un evento pudiera tener una tasa de adopción de la app para eventos del 100%, esto abriría oportunidades no solo para utilizar la tecnología para mantener a todos a salvo, sino también para conectar entre los asistentes y ofrecer visibilidad a los patrocinadores. Es importante no desviarse abusando de la pretensión de seguridad para reforzar el potencial de ingresos de los patrocinadores; sin embargo, vale la pena explorar todos los impactos. 

Tecnología clave COVID-Safe 

El hecho de que todos los asistentes a un evento presencial utilicen una única tecnología tiene muchas ventajas de seguridad con respecto al COVID. Las más importantes son los certificados de pruebas COVID, los pasaportes de vacunas, el distanciamiento social y el rastreo de contactos, pero algunas aplicaciones pueden ser más viables que otras. Los pasaportes de vacunas se están desarrollando en todo el mundo y, aunque todavía no están listos para su adopción masiva, hay aplicaciones que ya están preparadas para verificar los resultados de las pruebas de COVID. El distanciamiento social parece ser más difícil cuando se trata de gestionar con precisión la distancia mediante dispositivos móviles, y la tecnología de balizas ofrece una alternativa costosa pero más fiable. 

El rastreo de contactos como función es más prometedor, aunque sin duda no está totalmente probado. La asociación entre Apple y Google dio lugar a un sistema de notificación de exposición de rastreo de contactos que preserva la privacidad y que los gobiernos han utilizado para crear sus soluciones nacionales o regionales con distintos grados de éxito. Un ejemplo es el último contratiempo del Reino Unido con su solución de rastreo de contactos bloqueada por Apple y Google debido a las características de localización, que ninguno de los dos permite. 

Los expertos en tecnología para eventos no están dispuestos a ello 

Hay buenas razones para que los proveedores de tecnología para eventos se abstengan de desarrollar funciones relacionadas con la salud y la seguridad en sus aplicaciones para eventos. En primer lugar, como señalan Florian Teufel, director de marketing de Meetyoo, «ya existen aplicaciones que hacen esto… donde los datos son anónimos y se integran con las autoridades sanitarias. Prefiero confiar en este enfoque». 

Jelmer van Ast, fundador y director general de Conference Compass, no es partidario de que los proveedores de tecnología para eventos desarrollen tecnología de seguridad con respecto al COVID debido a los numerosos retos técnicos, la posible responsabilidad y los problemas legales, y los considerables costes de desarrollo que son difíciles de justificar para unas funciones que, con suerte, en breve no serán necesarias. Escribe que: «las aplicaciones para eventos deben tener claro su propósito: mejorar la experiencia del evento haciendo que el descubrimiento de contenidos, la creación de redes y la comunicación sean mucho más eficaces, y tender un puente entre la experiencia in situ y la experiencia en línea/fuera del sitio.» 

James Johnson-Miller, Director de Tecnología de Eventos de IMEX, es partidario de los sistemas que no se basan en aplicaciones móviles. «Se necesita una solución que no dependa de aplicaciones nativas en caso de que la persona no tenga el dispositivo adecuado, espacio para instalar, etc. Habrá retrasos mientras se descargue la aplicación in situ (como suele ocurrir) y se necesitarán recursos adicionales para soportarlo.” 

Sin embargo, los retrasos suelen ser una molestia temporal, y una vez que la mayoría de las 2021 aplicaciones se descargan, los beneficios y la experiencia superan con creces cualquier inconveniente inicial. 

¿Qué papel pueden desempeñar las aplicaciones para eventos? 

En la actualidad, la tecnología de seguridad de COVID no está integrada en las aplicaciones para eventos, y quizás sea por una buena razón. Como señaló Thorben Grosser, Director General de EventMobi para Europa, «las aplicaciones de seguimiento de contactos ya existen. No necesitamos que las empresas las reinventen. Necesitamos usarlas». Aunque también admite que, si las aplicaciones de eventos pueden ayudar a añadir datos a las aplicaciones de rastreo de contactos existentes, esto puede ser útil. 

No obstante, hay un excelente argumento para las funciones que pueden agilizar las normas y regulaciones adicionales que conllevan los próximos eventos presenciales. Una opción que puede resultar muy útil es la de controlar el número de personas que se encuentran en un espacio determinado mediante el escaneo por Wi-Fi y Bluetooth. También habría un gran potencial para un sistema de reservas basado en una aplicación de eventos que proporcione informes instantáneos sobre la disponibilidad de las franjas horarias de las zonas de exposición (donde las áreas se reservan con antelación), las citas de los expositores o los espacios de reunión seguros. 

«Si los delegados reservan con antelación una sesión, cuando estén en el lugar reciben una notificación de que la sesión está a punto de comenzar (se podría proporcionar una entrada escalonada para asegurarse de que no hay una multitud en la entrada) y luego registrar a la gente a través de una baliza, un lector RFID o el buen y viejo código QR.» Dice Felix Stroud-Allen, cofundador y director de CrowdComms.  

Las características a tener en cuenta pueden ser: 

  • Entrada segura sin contacto (mediante códigos QR basados en la aplicación) 
  • Reserva de franjas horarias en las zonas de exposición. 
  • Reserva de citas con expositores específicos. 
  • Reserva de espacios de reunión seguros. 
  • Control de la entrada y salida de los asistentes. 
  • Limitar la capacidad de las salas. 
  • Solicitar comidas con antelación. 
  • Informar discretamente de cualquier condición insegura. 
  • Enviar mensajes a grupos específicos de participantes (en función de su comportamiento) 

Algunas de ellas se han inspirado en el marco de soluciones para eventos seguros COVID de fielddrive. 

¿Podemos imponer la adopción de la aplicación para eventos? 

Incluso si pudiéramos imponer el uso de la aplicación, no está claro si podemos hacerlo cumplir. Los controles manuales pueden ser un reto, dice Matt Coyne, cofundador de Twigged: «Lo sentiría por quien tenga que ser la persona que pida comprobar el teléfono/app/ Bluetooth de alguien si se sospecha que no está encendido». Para evitar estas situaciones incómodas, el escaneo pasivo de Wi-Fi y Bluetooth puede ofrecer una solución automatizada. 

Dado que los eventos empresariales se consideran espacios privados en los que los participantes deben aceptar las políticas de un evento para participar, los problemas legales podrían ser superables. «Asistir a un evento es siempre una elección. Si ésta es una de las condiciones, no veo ningún problema como solución a corto plazo para que la gente vuelva a estar en los espacios«, dijo Jason Greenman, director general de Akommo. 

¿Debemos imponer la adopción de aplicaciones para eventos? 

El hecho de que podamos no significa que debamos hacerlo. Debemos considerar cuidadosamente el GDPR y otras regulaciones de protección de datos antes de hacer de esto una condición para la participación de los asistentes. Incluso si fuera posible imponer el uso de la aplicación para eventos, la preferencia es siempre la aceptación sobre la imposición. «La forma de explicar y comunicar este requisito, y las razones para ello, antes de la inscripción y en el período previo al evento sería clave para su aceptación y adopción por parte de los asistentes. Hacerlo cumplir sería difícil, así que la aceptación es el mejor camino», dice Rob Harrison, director de Congrex Americas. 

Alternativas a los wearables 

«Los wearables, las insignias o pulseras RFID, son una alternativa para aquellos que no quieren o no pueden utilizar la aplicación del evento», propone la consultora de Reuniones y Eventos Marcia Ives. Aunque la tecnología de los wearables podría simplificar el proceso y ayudar a proteger la privacidad de los datos, no cabe duda de que limitaría el alcance, sobre todo en lo que respecta a las funciones de reserva o comunicación de los asistentes con los organizadores, que una aplicación podría gestionar mucho mejor. 

En conclusión, dado que los proveedores de aplicaciones para eventos son reacios a añadir funciones de salud y seguridad a sus sistemas, no veremos un seguimiento integrado de los contactos o del distanciamiento social. La adopción forzosa es improbable; sin embargo, las aplicaciones para eventos pueden ayudarnos de forma única a lidiar con algunas de las previsibles restricciones de salud y seguridad de los eventos presenciales. En última instancia, si son un componente esencial de la experiencia del evento, la gran mayoría de los asistentes las utilizarán para gestionar sus experiencias in situ de forma segura.  

Si te interesa tener más información sobre las aplicaciones de eventos y como aprovechar sus funcionalidades para mejorar la seguridad y la prevención sanitaria de tus eventos, contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group, y te asesoraremos para que tus eventos no corran ningún riesgo. 

Artículo original en Event MB.