¡El híbrido está (casi) aquí! No podemos esperar a que lleguen los eventos híbridos en 2021, pero somos realistas, así que sabemos que tenemos que proceder con cautela. Para algunos profesionales de los eventos, los eventos híbridos serán definitivamente parte de su año. Para otros, los eventos híbridos pueden ser una cosa del año que viene; pero igualmente a todos nos interesa ver las 13 preguntas que hay que hacerse antes de planificar eventos híbridos.

Esto te ayudará a decidir si tu evento y tu público están preparados para el formato presencial o si es mejor seguir con los eventos virtuales un año más. Personalmente, esperamos que sea híbrido.

Sólo el 60% de los responsables de marketing de eventos han planificado antes un evento híbrido (Swoogo, 2021). Y queremos que tengas algo de información que te sirva de base; así que vamos a sumergirnos en las preguntas.

1. ¿Qué es un evento híbrido?

Los eventos híbridos son eventos virtuales con un componente presencial. Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se organizaron como eventos presenciales con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben configurarse primero como eventos virtuales con un componente presencial si la pandemia lo permite.

Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal. Debes planificar su contenido y otros productos del evento para dirigirse principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente presencial del evento, los planificadores del mismo deben considerar qué aspectos digitales pueden ser necesarios para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento híbrido sólo lo es si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa en ropa interior.

EL 85% DE LOS PROFESIONALES DE LOS EVENTOS COINCIDEN EN QUE LOS EVENTOS HÍBRIDOS SERÁN LA NUEVA NORMALIDAD TRAS LA PANDEMIA (SWOOGO, 2021).

2. ¿En qué se diferencian los eventos híbridos de los virtuales?

En pocas palabras, los eventos híbridos tienen un componente presencial, mientras que los eventos virtuales se celebran íntegramente en línea. Sin embargo, es importante recordar que difieren completamente en su planificación y preparación.

3. ¿Cuándo celebrar un evento híbrido frente a uno virtual?

Dejaremos de lado los eventos presenciales teniendo en cuenta las circunstancias actuales, pero volveremos a tratar este tema una vez que sea seguro dejar que nuestras mentes vaguen hacia el futuro.

Dado que el número de personas que se vacunan crece cada día, es posible que haya oportunidades para celebrar eventos híbridos más pronto que tarde. Así que a continuación se explica cómo elegir entre un evento híbrido o virtual:

Elige el híbrido si:

• Puedes organizar con seguridad un componente presencial.
• El evento y su contenido se traducen bien a una audiencia presencial.
• Los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

• Hay alguna duda de que no puedas realizar con seguridad el componente presencial.
• El contenido se traduce mejor a través del vídeo.
• El evento tiene un presupuesto reducido.

4. ¿Cuáles son las ventajas de los eventos híbridos?

Las tres mayores ventajas de los eventos híbridos son la posibilidad de conseguir más patrocinadores, una mayor audiencia y que los patrocinadores obtengan un mayor ROI. Con una audiencia virtual y presencial, patrocinar un evento híbrido es una obviedad.

5. ¿Vale la pena que mi evento tenga un componente presencial durante una pandemia mundial?

No hay que juzgar aquí; esto será diferente para todos, en función del país, las vacunas, la audiencia, etc, pero es algo que querrá considerar antes de planificar un evento híbrido. La buena noticia es que las plataformas de eventos virtuales han progresado mucho en el último año, y puedes organizar un evento virtual sólido en lugar de un evento híbrido si es necesario.

6. ¿Quién es mi público?

Piensa en quién es tu público y en sus características. No debes hacer suposiciones sobre si asistirían o no a un evento presencial, pero si tu público está compuesto por personas de más de 60 años, es posible que tengas una menor participación en persona que si tu público fuera mayoritariamente de 20 años.

7. ¿Cuál debe ser el tamaño del espacio que necesito para un evento presencial?

A la hora de pensar en un lugar de reunión, hay que tener en cuenta varias cosas: las directrices de seguridad, la asistencia y la política de cancelación.

• Pautas de seguridad: ¿Hay requisitos de distanciamiento social? ¿El local es interior o exterior? ¿Hay corriente de aire?
• Asistencia: Debido a la pandemia, es de esperar que la asistencia en persona sea menor, pero ¿sabes hasta qué punto? Te recomendamos que no te equivoques al planear una menor asistencia en persona (es decir, un lugar más pequeño) y que limites el número de entradas vendidas en persona. Esto también ayuda a tu presupuesto y a no arriesgar tanto dinero si tienes que cancelar a última hora.
• Política de cancelación: Negocia para obtener plazos de cancelación más largos y penalizaciones por cancelación más bajas. Llega a un acuerdo que sea igualmente beneficioso y justo.

8. ¿Dispones de un software de registro de eventos que pueda gestionar con éxito el registro virtual y el presencial?

Antes de la pandemia, era difícil encontrar una plataforma de software que pudiera gestionar lo virtual a la misma escala que las necesidades de los eventos presenciales o viceversa. Hoy en día, elegir una plataforma que pueda hacer ambas cosas no es negociable.

Imagínate que un participante quiere asistir a la parte presencial durante un día, pero también le gustaría seguir las sesiones virtuales; ¿tiene que registrarse en dos plataformas? ¿Tienes un miembro del equipo dedicado a importar las listas de una plataforma a otra? ¿Le pides a ese asistente que se familiarice con ambos programas?

Podrías hacer que todo el mundo se registrara en el centro de eventos virtual, pero luego ¿qué harías cuando llegara el momento de registrarse en persona o de imprimir las tarjetas de identificación? A la inversa, podrías hacer que todo el mundo se inscribiera a través de tu software de registro de eventos en persona; pero entonces, ¿cómo les asignas los inicios de sesión para acceder a tu contenido digital?

Lo sabemos, lo sabemos; ya lo hemos dicho. Obviamente, ese no es el viaje del cliente que ninguno de nosotros prevé, así que una herramienta de doble propósito va a ser el camino a seguir.

9. ¿Se necesitará más tiempo para planificar un evento híbrido?

Según nuestra investigación sobre los eventos de 2021, no. Consulta el siguiente gráfico.

Pero si te preocupa realmente la planificación de tu evento híbrido en 2021, puedes contactar con nosotros y te guiaremos a través de lo que deberás hacer, además esto ayudará a identificar los detalles que no parecen importantes, pero son muy necesarios.

10. ¿Dispones de las herramientas necesarias para conectar con éxito a un público presencial y virtual?

No es ningún secreto que el networking virtual es difícil. De hecho, el 33% de los profesionales de los eventos consideran que el networking es su mayor problema en los eventos virtuales (Swoogo, 2021). Pero eso no significa que tengas que empezar a preocuparte por ello. La mayor ayuda para la creación de redes de contactos virtuales es el uso de herramientas especialmente dedicadas al newtorking. Algunos ejemplos son Strata, Brella y Twine.

11. ¿Es necesario ajustar mi estrategia de marketing para los eventos híbridos?

Respuesta corta: sí. Recomendamos segmentar tu audiencia por etapas del embudo y comercializarla adecuadamente. La parte presencial atrae a los contactos que se encuentran en la parte inferior del embudo, aquellos que ya te conocen y confían en ti. La parte virtual ofrece una forma fácil de convertir en usuarios interesados a los contactos de la parte superior y media del embudo. Estos contactos todavía están en la fase de aprendizaje y puede que no quieran comprometerse con el gasto y la molestia de asistir a un evento en persona (todavía). Teniendo esto en cuenta, es importante crear materiales de marketing que sean específicos para las diferentes etapas del embudo en las que se encuentran los contactos. Un gran número de contactos permite un evento híbrido más grande en general.

12. ¿Cuáles son las consideraciones fiscales para los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son, sin duda, los más complicados desde el punto de vista fiscal, ya que se trata de dos tipos de eventos que tributan por separado. Si está organizando un gran evento híbrido que abarca varios estados y países, puede ser un poco complicado a menos que sea un profesional de los impuestos. Te recomendamos que trates con una gestoría o asesoría fiscal todos estos asuntos, para que esta parte esté solucionada y no te lleves sorpresas financieras.

13. ¿Cuáles son algunas ideas de eventos híbridos?

Haz que tu evento sea más interesante incorporando algunas de estas ideas para eventos híbridos.

• Sesión de improvisación patrocinada: Consigue que un patrocinador patrocine una sesión de improvisación privada o un miniconcierto. Puede tratarse de un músico famoso o de un artista local.
• Hora feliz patrocinada: Tanto si eliges una hora feliz temática con un botín de la marca como si envías a los asistentes una bebida por correo, seguro que será memorable.
• Juegos patrocinados: No hay nada como un poco de competencia para acelerar los corazones. Mantén a tus asistentes comprometidos con tu evento ofreciendo concursos, desafíos o juegos competitivos entre sesiones.

Esperamos que estas preguntas te ayuden a tomar una decisión informada sobre cuándo avanzar con el sistema híbrido. Los eventos híbridos van a ser espectaculares, y no podemos esperar a que lleguen con seguridad. Si quieres saber más sobre este tipo de eventos contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group te acompañaremos durante el desarrollo de tu evento para que este sea profesional y exitoso y tu te sientas seguro con durante todo el proceso.

Artículo original en Swoogo.