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¡Qué caos ha sido el año 2020! Desde la planificación de eventos en directo hasta la celebración de eventos completamente virtuales, ha sido una experiencia de aprendizaje para todos nosotros. Ahora podemos mirar a este año e intentar adivinar lo que nos deparará, y cómo adaptaremos nuestros eventos. Sabemos una cosa con seguridad: los eventos híbridos están al caer. Y en este artículo veremos 15 tips para eventos híbridos exitosos en 2021, y antes vamos a desglosar:

  • Que son los eventos híbridos.
  • Cuando realizar un evento híbrido frente a uno virtual.
  • Cuales son las ventajas de los eventos híbridos.

Qué es un evento híbrido

Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se configuraron como eventos en vivo con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben concebirse primero como eventos virtuales con un componente en vivo si la pandemia lo permite. Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal.

Debes planificar el contenido y otros productos del evento para dirigirte principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente en vivo del evento, los planificadores de eventos deben considerar qué aspectos digitales pueden necesitar ser añadidos para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento es híbrido si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa desde el sofá con la mantita.

Cuando hacer un evento híbrido frente a uno virtual

Considerando cómo avanzan las vacunas, hay muchas oportunidades para los eventos virtuales con un componente presencial. Así que aquí está cómo elegir entre los dos:

Elige el híbrido si:

  • Puedes acoger con seguridad un componente presencial.
  • Si el evento y su contenido se trasladan bien a una audiencia en vivo.
  • Si los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Si hay alguna duda de que no puedes realizar con seguridad el componente presencial.
  • Tu contenido se traslada mejor a través del vídeo.
  • Tu evento tiene un presupuesto reducido.

Ventajas de los eventos híbridos

Incluso antes de la pandemia, los eventos híbridos eran cada vez más populares debido a su capacidad para llegar a un público más amplio, mejorar el ROI del evento y proporcionar valiosos puntos de datos que las empresas no podían obtener con los eventos presenciales.

Mayor audiencia. El hecho de tener un componente virtual reduce las barreras financieras y los conflictos de horario para muchos asistentes. Los eventos híbridos no sólo atraerán a tu público principal, sino que también atraerán a tu público secundario y terciario con el componente virtual. Esto significa que las personas que no se habrían inscrito en el evento presencial, debido al compromiso, estarán más interesadas en “probar” tu evento con el componente virtual.

Mejora del retorno de la inversión. Un aumento de los asistentes significa más entradas vendidas y un mejor retorno de la inversión para el evento en general. El componente virtual también puede reducir los costes de marketing en el futuro al utilizar las grabaciones de los ponentes y de las sesiones como contenido promocional.

Mejores datos. Internet siempre está “pendiente”, y eso no es diferente con los eventos virtuales. Lo que queremos decir aquí es que todo se rastrea porque el componente virtual está en línea. Estos datos ayudan enormemente a la hora de planificar tu próximo evento híbrido.

15 consejos para el éxito de un evento híbrido en 2021

  1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario.
  2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño.
  3. Prioriza la seguridad para el componente presencial.
  4. Crea vías de inscripción personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos.
  5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial.
  6. Planifica primero un contenido virtual atractivo
  7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes.
  8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso.
  9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado.
  10. Da protagonismo a los patrocinadores.
  11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores.
  12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales.
  13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos.
  14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido.
  15. Haz un plan para el día del juicio final.

1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario

Ya hemos mencionado que una de las ventajas de un evento híbrido es la ampliación del público. Ya conoces bien a tu público principal, y es de esperar que sepas cómo dirigirte a él. También querrás pensar en mensajes de marketing personalizados para tu público secundario y terciario. Sí, eso significa que tendrás que revisar algunos datos, pero te prometemos que te ayudará a largo plazo.

2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño

Los eventos híbridos tienen un componente presencial, por lo que necesitarás encontrar proveedores, que históricamente te pueden pedir ser cancelados con meses de antelación para que se te devuelva el dinero. Así que es el momento de empezar a negociar para obtener periodos de cancelación más largos y penalizaciones más bajas. Pero tomemos un momento para reiterar que estamos todos juntos en esto y que no estamos tratando de rebajar a nadie. Haz un trato que sea igualmente beneficioso y justo.

También sería útil considerar la posibilidad de reducir el tamaño del local. Esto ayudará a ahorrar dinero, pero también debes tener en cuenta la menor afluencia de público a los componentes presenciales en 2021. Podría ser el momento perfecto para probar un recinto al aire libre.

3. Prioriza la seguridad para el componente presencial

Esto debería ser obvio, pero lo vamos a decir de todos modos. Tu componente presencial será un fracaso absoluto si no te aseguras de que tus asistentes se sientan seguros. No esperes a que lleguen para averiguarlo. Asegúrales en tus correos electrónicos de marketing que estás tomando todas las precauciones: mascarillas, estaciones de desinfección, limpieza durante el evento, distanciamiento social y personal allí para ayudar a hacer cumplir estos requisitos.

4. Crea vías de registro personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos

Nada hace que un asistente se sienta tan especial como la personalización. Mantén las dos vías de registro separadas y personalizadas para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales e híbridos.

5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial

No vendas una entrada únicamente para el evento presencial (al menos por ahora). Una cosa que sabemos con certeza es que nada es seguro. No sabes si tendrás que cancelar el componente presencial, si el asistente ya no se siente seguro para asistir o si se sentirá mal. La venta de una entrada híbrida ofrece al asistente flexibilidad para asistir al componente presencial, pero le garantiza que obtendrá la información de cualquier manera.

6. Planifica primero un contenido virtual atractivo

Asegúrate de planificar contenidos que sepas que serán atractivos para una audiencia virtual y ajústalos para que también lo sean para una audiencia presencial. Esto podría significar una duración diferente de las sesiones, sesiones pregrabadas frente a transmisiones en directo, y encuestas o preguntas en directo. Aunque gran parte del contenido será el mismo, esto no significa que todo el contenido deba ser igual para los asistentes virtuales y presenciales. Los asistentes virtuales no quieren ver una sesión de networking interactivo en streaming. En lugar de ello, los asistentes virtuales podrían filtrarse en su propia pequeña sesión de breakout o asistir a una entrevista exclusiva para asistentes virtuales o a una mesa redonda con líderes de opinión. Esto se llevará a cabo sin problemas con las rutas de registro personalizadas que has creado.

Consejo: Estos líderes de opinión pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo (pendiente de la zona horaria) ya que es virtual, por lo que puedes conseguir lo mejor de lo mejor.

7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes

En este caso la concurrencia consiste por ejemplo en tener una sesión pregrabada para ambos públicos virtual y presencial y, a continuación, tener al ponente o ponentes en directo en el evento para responder a las preguntas a través del chat durante la grabación. Los moderadores también pueden seguir con una sesión de preguntas y respuestas en directo para obtener respuestas más extensas. Para el público virtual, si entra tarde en la sesión, ésta no empezará desde el principio. Será como entrar tarde en una sesión en directo para que el asistente pueda seguir en tiempo real el chat.

Bonus: este chat permite que las audiencias virtual y presencial se conecten.

8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso

El contenido a la carta es lo mejor de los dos mundos: beneficia a los asistentes virtuales, a los patrocinadores a obtener más atención y, por último, pero no menos importante, la marca/evento se mantiene en el candelero durante más tiempo. A la parte virtual del evento puede asistir cualquier persona de todo el mundo, lo que implica una gran diferencia de huso horario. El contenido a la carta permite que los asistentes de todo el mundo reciban la información a la hora que más les convenga. En general, es bueno para los asistentes virtuales, porque si los días de las sesiones son largos, la mayoría de ellos no van a estar sentados frente a su ordenador durante 10 horas seguidas viendo las sesiones. La modalidad a la carta les permite hacer descansos y no perderse ningún contenido. También beneficia a los patrocinadores y a su marca. Cuanto más tiempo pueda la gente volver a ver las sesiones, más tiempo permanecerán los patrocinadores y tu evento en la mente de los asistentes.

Consejo: Ofrece tus sesiones a la carta este año y haz un seguimiento de cuántas personas volvieron a ver las sesiones y cuánto tiempo pasaron en el sitio una vez terminado el evento. Puedes utilizar esos datos para ayudar a conseguir patrocinadores para el evento del año que viene.

9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado

Si ofreces las sesiones de tu evento a la carta durante varios meses después del evento, la emoción desaparecerá. Ofrecerlo por un tiempo limitado, ya sea de 1 a 2 semanas o un mes, da a los asistentes tiempo límite para consumir el contenido que quieran. La disponibilidad limitada genera entusiasmo y fomenta la acción inmediata.

10. Da protagonismo a los patrocinadores

Los eventos híbridos son lo mejor para los patrocinadores. Dado que los eventos híbridos atraen a un público mucho mayor, tus patrocinadores van a obtener el doble de exposición. Además, crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de contactos. Cuanto más valor puedas aportar a tus patrocinadores, más dinero estarán dispuestos a entregar. A continuación, te explicamos cómo dar protagonismo a tus patrocinadores:

  • Acoger una sesión o patrocinar una sesión.
  • Branding en las diapositivas, los correos electrónicos promocionales y/o el contenido a la carta.
  • Anuncios en banners de aplicaciones móviles.
  • Notificaciones push (menos es más con las notificaciones push, no seas molesto)
  • Stands físicos y virtuales de los patrocinadores.
  • Página de patrocinadores del sitio web del evento.
  • Anuncios patrocinados antes del contenido a la carta.

11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores

Asegúrate de que tu software facilita a los asistentes la programación de reuniones con los patrocinadores o la visita al stand virtual. Mostrar a tus patrocinadores la facilidad de uso de los stands virtuales hará que se sientan mejor y que se entusiasmen con el evento. También es importante tener en cuenta que el software de tu evento debería permitirte crear una página de patrocinador personalizada y digna de admiración. Una página de patrocinador única y perfectamente elaborada ayudará a que los asistentes se queden más tiempo.

Consejo: Nuestra plataforma de eventos es completamente personalizable mediante CSS e incrustación.

12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales

Los asistentes a tu componente en presencial tendrán a alguien que les guíe a lo largo del día; ¿por qué no deberían hacerlo tus asistentes virtuales? Imagínate en tu portal virtual a un presentador en vivo que pueda hablar de lo que sigue y de lo que ocurre en el componente presencial. Te sentirás como si estuvieras allí mismo. El presentador puede hablar a los asistentes virtuales sobre su experiencia, destacar sesiones específicas u oportunidades de establecer contactos y recordarles que se pasen por el stand del patrocinador virtual. Esto ayuda a los asistentes virtuales a sacar el máximo provecho de su experiencia y, si contratas a un buen maestro de ceremonias, tal vez consiga darle un toque cómico.

Consejo: Haz que el maestro de ceremonias utilice la gamificación y las preguntas y votaciones en directo para mantener a la audiencia comprometida.

13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos

Además del contenido, el networking es una de las principales razones por las que la gente asiste a los eventos, lo que no es diferente para los eventos híbridos. El truco de los eventos híbridos es reunir a los asistentes virtuales y presenciales.

Aquí algunas ideas de networking para eventos híbridos:

  • Sesiones simuladas. Cuando los asistentes virtuales y presenciales ven una sesión pregrabada, pueden interactuar juntos en el chat.
  • Grupo privado de networking. Piensa en vender un tipo de entrada que incluya esta función para un grupo específico, un grupo privado de una red social, por ejemplo. Estas personas estarán ansiosas por utilizar esta ventaja para charlar sobre el evento.
  • Grupo de networking abierto. La misma idea que la anterior, pero abierta a todo el mundo. Podría haber un canal para cada sesión, de modo que se pueda seguir hablando de ella incluso después de que haya terminado el evento, y habría la opción de enviar mensajes a los compañeros.
  • Encuesta en directo, preguntas y respuestas. Esto no es nuevo, pero puede ayudar a la audiencia en vivo y virtual a interactuar y mantener el engagement durante todo el evento.
  • Sesiones de trabajo. Para la audiencia virtual, tendrás que asegurarte de que tu software puede separar a las personas en pequeños grupos de sala de reuniones.

14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido

Con el mundo en pandemia y la gente averiguando cómo trabajar desde casa mientras educa a sus hijos, hay muchas incógnitas. Asistir a un evento no debería añadir estrés adicional a los asistentes. El envío de una encuesta previa al evento en la que se pregunte a los asistentes qué preguntas tienen o qué les preocupa puede ayudarte a responder a esas preguntas antes de que comience el evento.

Encuesta previa al evento = menos estrés para ti y tus asistentes.

El envío de encuestas breves durante el evento puede ayudarle a obtener un feedback inmediato sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse (si el evento dura varios días, incluso podría hacerse un ajuste rápido). Estas encuestas pueden realizarse, por ejemplo, después de una sesión en directo o en una pregrabada, cuando los asistentes tengan en mente sus comentarios, buenos o malos. Las encuestas posteriores al evento serán las más significativas y proporcionarán información general sobre todo el evento. Este feedback es muy importante para planificar futuros eventos y mantener a los asistentes contentos.

15. Haz un plan para el día del juicio final

Piensa en todas las cosas posibles que podrían salir mal y haz un plan de acción para saber qué hacer si eso sucede. ¿Se ha caído toda la plataforma virtual? Mantén la calma y sigue tu lista de control. ¿Tienes que cancelar el componente en vivo? Respira, sigue tu lista de control y envía un correo electrónico elaborado. Tener un plan para cuando las cosas van mal, hace que sea menos estresante en general, y además siempre tendrás a tu lado a Orquidea Technology Group para echarte una mano.

Te hemos dado muchas cosas a tener en cuenta para tu evento híbrido, pero ningún evento es perfecto a la primera. Planifica el mejor evento que puedas y aprende de él. Si quieres recibir toda la información relacionada con los eventos híbridos y cualquier otra duda sobre la tecnología de eventos, habla con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/15-hybrid-event-tips-you-must-read

¡El híbrido está (casi) aquí! No podemos esperar a que lleguen los eventos híbridos en 2021, pero somos realistas, así que sabemos que tenemos que proceder con cautela. Para algunos profesionales de los eventos, los eventos híbridos serán definitivamente parte de su año. Para otros, los eventos híbridos pueden ser una cosa del año que viene; pero igualmente a todos nos interesa ver las 13 preguntas que hay que hacerse antes de planificar eventos híbridos.

Esto te ayudará a decidir si tu evento y tu público están preparados para el formato presencial o si es mejor seguir con los eventos virtuales un año más. Personalmente, esperamos que sea híbrido.

Sólo el 60% de los responsables de marketing de eventos han planificado antes un evento híbrido (Swoogo, 2021). Y queremos que tengas algo de información que te sirva de base; así que vamos a sumergirnos en las preguntas.

1. ¿Qué es un evento híbrido?

Los eventos híbridos son eventos virtuales con un componente presencial. Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se organizaron como eventos presenciales con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben configurarse primero como eventos virtuales con un componente presencial si la pandemia lo permite.

Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal. Debes planificar su contenido y otros productos del evento para dirigirse principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente presencial del evento, los planificadores del mismo deben considerar qué aspectos digitales pueden ser necesarios para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento híbrido sólo lo es si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa en ropa interior.

EL 85% DE LOS PROFESIONALES DE LOS EVENTOS COINCIDEN EN QUE LOS EVENTOS HÍBRIDOS SERÁN LA NUEVA NORMALIDAD TRAS LA PANDEMIA (SWOOGO, 2021).

2. ¿En qué se diferencian los eventos híbridos de los virtuales?

En pocas palabras, los eventos híbridos tienen un componente presencial, mientras que los eventos virtuales se celebran íntegramente en línea. Sin embargo, es importante recordar que difieren completamente en su planificación y preparación.

3. ¿Cuándo celebrar un evento híbrido frente a uno virtual?

Dejaremos de lado los eventos presenciales teniendo en cuenta las circunstancias actuales, pero volveremos a tratar este tema una vez que sea seguro dejar que nuestras mentes vaguen hacia el futuro.

Dado que el número de personas que se vacunan crece cada día, es posible que haya oportunidades para celebrar eventos híbridos más pronto que tarde. Así que a continuación se explica cómo elegir entre un evento híbrido o virtual:

Elige el híbrido si:

  • Puedes organizar con seguridad un componente presencial.
  • El evento y su contenido se traducen bien a una audiencia presencial.
  • Los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Hay alguna duda de que no puedas realizar con seguridad el componente presencial.
  • El contenido se traduce mejor a través del vídeo.
  • El evento tiene un presupuesto reducido.

4. ¿Cuáles son las ventajas de los eventos híbridos?

Las tres mayores ventajas de los eventos híbridos son la posibilidad de conseguir más patrocinadores, una mayor audiencia y que los patrocinadores obtengan un mayor ROI. Con una audiencia virtual y presencial, patrocinar un evento híbrido es una obviedad.

5. ¿Vale la pena que mi evento tenga un componente presencial durante una pandemia mundial?

No hay que juzgar aquí; esto será diferente para todos, en función del país, las vacunas, la audiencia, etc, pero es algo que querrá considerar antes de planificar un evento híbrido. La buena noticia es que las plataformas de eventos virtuales han progresado mucho en el último año, y puedes organizar un evento virtual sólido en lugar de un evento híbrido si es necesario.

6. ¿Quién es mi público?

Piensa en quién es tu público y en sus características. No debes hacer suposiciones sobre si asistirían o no a un evento presencial, pero si tu público está compuesto por personas de más de 60 años, es posible que tengas una menor participación en persona que si tu público fuera mayoritariamente de 20 años.

7. ¿Cuál debe ser el tamaño del espacio que necesito para un evento presencial?

A la hora de pensar en un lugar de reunión, hay que tener en cuenta varias cosas: las directrices de seguridad, la asistencia y la política de cancelación.

  • Pautas de seguridad: ¿Hay requisitos de distanciamiento social? ¿El local es interior o exterior? ¿Hay corriente de aire?
  • Asistencia: Debido a la pandemia, es de esperar que la asistencia en persona sea menor, pero ¿sabes hasta qué punto? Te recomendamos que no te equivoques al planear una menor asistencia en persona (es decir, un lugar más pequeño) y que limites el número de entradas vendidas en persona. Esto también ayuda a tu presupuesto y a no arriesgar tanto dinero si tienes que cancelar a última hora.
  • Política de cancelación: Negocia para obtener plazos de cancelación más largos y penalizaciones por cancelación más bajas. Llega a un acuerdo que sea igualmente beneficioso y justo.

8. ¿Dispones de un software de registro de eventos que pueda gestionar con éxito el registro virtual y el presencial?

Antes de la pandemia, era difícil encontrar una plataforma de software que pudiera gestionar lo virtual a la misma escala que las necesidades de los eventos presenciales o viceversa. Hoy en día, elegir una plataforma que pueda hacer ambas cosas no es negociable.

Imagínate que un participante quiere asistir a la parte presencial durante un día, pero también le gustaría seguir las sesiones virtuales; ¿tiene que registrarse en dos plataformas? ¿Tienes un miembro del equipo dedicado a importar las listas de una plataforma a otra? ¿Le pides a ese asistente que se familiarice con ambos programas?

Podrías hacer que todo el mundo se registrara en el centro de eventos virtual, pero luego ¿qué harías cuando llegara el momento de registrarse en persona o de imprimir las tarjetas de identificación? A la inversa, podrías hacer que todo el mundo se inscribiera a través de tu software de registro de eventos en persona; pero entonces, ¿cómo les asignas los inicios de sesión para acceder a tu contenido digital?

Lo sabemos, lo sabemos; ya lo hemos dicho. Obviamente, ese no es el viaje del cliente que ninguno de nosotros prevé, así que una herramienta de doble propósito va a ser el camino a seguir.

9. ¿Se necesitará más tiempo para planificar un evento híbrido?

Según nuestra investigación sobre los eventos de 2021, no. Consulta el siguiente gráfico.

Pero si te preocupa realmente la planificación de tu evento híbrido en 2021, puedes contactar con nosotros y te guiaremos a través de lo que deberás hacer, además esto ayudará a identificar los detalles que no parecen importantes, pero son muy necesarios.

10. ¿Dispones de las herramientas necesarias para conectar con éxito a un público presencial y virtual?

No es ningún secreto que el networking virtual es difícil. De hecho, el 33% de los profesionales de los eventos consideran que el networking es su mayor problema en los eventos virtuales (Swoogo, 2021). Pero eso no significa que tengas que empezar a preocuparte por ello. La mayor ayuda para la creación de redes de contactos virtuales es el uso de herramientas especialmente dedicadas al newtorking. Algunos ejemplos son Strata, Brella y Twine.

11. ¿Es necesario ajustar mi estrategia de marketing para los eventos híbridos?

Respuesta corta: sí. Recomendamos segmentar tu audiencia por etapas del embudo y comercializarla adecuadamente. La parte presencial atrae a los contactos que se encuentran en la parte inferior del embudo, aquellos que ya te conocen y confían en ti. La parte virtual ofrece una forma fácil de convertir en usuarios interesados a los contactos de la parte superior y media del embudo. Estos contactos todavía están en la fase de aprendizaje y puede que no quieran comprometerse con el gasto y la molestia de asistir a un evento en persona (todavía). Teniendo esto en cuenta, es importante crear materiales de marketing que sean específicos para las diferentes etapas del embudo en las que se encuentran los contactos. Un gran número de contactos permite un evento híbrido más grande en general.

12. ¿Cuáles son las consideraciones fiscales para los eventos híbridos?

Los eventos híbridos son, sin duda, los más complicados desde el punto de vista fiscal, ya que se trata de dos tipos de eventos que tributan por separado. Si está organizando un gran evento híbrido que abarca varios estados y países, puede ser un poco complicado a menos que sea un profesional de los impuestos. Te recomendamos que trates con una gestoría o asesoría fiscal todos estos asuntos, para que esta parte esté solucionada y no te lleves sorpresas financieras.

13. ¿Cuáles son algunas ideas de eventos híbridos?

Haz que tu evento sea más interesante incorporando algunas de estas ideas para eventos híbridos.

  • Sesión de improvisación patrocinada: Consigue que un patrocinador patrocine una sesión de improvisación privada o un miniconcierto. Puede tratarse de un músico famoso o de un artista local.
  • Hora feliz patrocinada: Tanto si eliges una hora feliz temática con un botín de la marca como si envías a los asistentes una bebida por correo, seguro que será memorable.
  • Juegos patrocinados: No hay nada como un poco de competencia para acelerar los corazones. Mantén a tus asistentes comprometidos con tu evento ofreciendo concursos, desafíos o juegos competitivos entre sesiones.

Esperamos que estas preguntas te ayuden a tomar una decisión informada sobre cuándo avanzar con el sistema híbrido. Los eventos híbridos van a ser espectaculares, y no podemos esperar a que lleguen con seguridad. Si quieres saber más sobre este tipo de eventos contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group te acompañaremos durante el desarrollo de tu evento para que este sea profesional y exitoso y tu te sientas seguro con durante todo el proceso.

Artículo original en Swoogo.

A pesar de la gran noticia de la Vacuna contra el coronavirus todavía pasará un tiempo para que los eventos presenciales vuelvan a tener la relevancia que siempre han tenido. Mientras eso ocurre nuestra vida en general ha cambiado tanto en el aspecto profesional como en nuestra vida personal. El teletrabajo es una realidad en todas las sociedades y la visita a nuestros mayores muchas veces es a través de medios electrónicos. En este artículo, veremos si lo virtual es sustitución o complemento a los eventos presenciales.

¿Cuándo tendremos eventos masivos y seguros cara a cara?

Pues es una incertidumbre, en el momento en que escribimos esta publicación muchos países reportan cifras récord de fallecidos y de contagios y apenas acaba de comenzar el invierno en el hemisferio norte.

Las sedes físicas de los eventos, ahí en donde están permitidos realizarlos, cada vez tienen más restricciones y la percepción misma de inseguridad de los potenciales asistentes es cada vez mayor.

Por estas razones los planificadores de eventos tienen que tomar alguna decisión con cierta antelación acerca de sustituir los eventos presenciales que tienen planificados por eventos virtuales o por eventos híbridos.

¿Qué es un evento virtual?

Es un evento en donde todos los que participan lo hacen a través de internet desde su casa, su oficina o un plató dispuesto para la ocasión y los contenidos se distribuyen mediante medios digitales.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es aquel que incorpora tanto la participación presencial como la virtual. Algunos asistentes asistirán al evento en el lugar de celebración, otros se unirán al mismo evento de forma remota. Los eventos híbridos no son nuevos, muchos planificadores de eventos los han adoptado durante años.

Lo virtual: sustitución o complemento a los eventos presenciales

Sin embargo, un evento híbrido no es simplemente un evento en persona que se transmite en vivo a una multitud remota. Los que asisten virtualmente siguen asistiendo a su evento y debe haber formas de que interactúen con otros asistentes y con los expositores, hagan preguntas a los ponentes y se involucren a fondo con el contenido del evento.

Los eventos híbridos son sin duda el futuro de la industria. En una encuesta reciente, el 62% de los planificadores de eventos dijeron que sus eventos serían híbridos en el futuro.

Las sedes tendrán que limitar su capacidad de asistencia debido a las restricciones que acompañan al distanciamiento social. Al ofrecer la asistencia virtual como una opción, los asistentes no sentirán que se están perdiendo nada por no participar físicamente.

Dado que habrá que convivir en el futuro cercano con eventos que tienen una parte virtual es necesario resaltar algunas ventajas de este tipo de eventos, transformar nuestra mentalidad y pensar que lo que se pudo considerar una tirita en un momento determinado se puede convertir en una potente oportunidad:

Veamos algunas ventajas implícitas en la realización de eventos virtuales bien como sustitutos o complementos a los eventos presenciales.

1. Más asistentes

Sin restricciones de espacio o límites geográficos implica que mucha más gente puede atender al evento.

Hace poco realizamos un evento en donde la asistencia se incrementó en un 80% en relación con el evento presencial y 30% de los asistentes no habían asistido al evento presencial en los últimos 5 años.

Los costos de viaje asociados en términos de dinero y tiempo pueden ser una barrera para los posibles asistentes (especialmente dada la actual agitación mundial en torno a la pandemia de COVID).  Darle acceso al evento virtual hace que la asistencia sea mucho más viable.

2. Mayores beneficios

Más gente, por supuesto, significa más venta de entradas.

Su precio puede no ser tan alto como su evento físico, pero el mayor volumen de asistentes puede compensar esto.

3. Rentabilidad

La reducción de los costos de preparación también va a contribuir a el resultado final.

Un evento virtual no necesitará un lugar caro como sede, un catering costoso,  impresión extensiva, personal de soporte y consumo general de energía. Un evento virtual reducirá drásticamente los costos de preparación.

4. Una huella ecológica más pequeña

Un evento virtual reduce la necesidad de volar, conducir o incluso utilizar el transporte público para llegar al evento.  El desperdicio estándar de los eventos físicos y el consumo de energía se reduce o erradica.

5. Más inclusivo

Aunque muchos organizadores de eventos aseguran que sus eventos y lugares de celebración son accesibles para las personas con una discapacidad, muchas personas afectadas todavía tienen dificultades para asistir a un evento físico. Especialmente cuando se trata de viajes y la gente depende de cuidadores para acompañarlos.

Otros factores también pueden influir en la capacidad de una persona para asistir. Las enfermedades crónicas, los compromisos familiares (por ejemplo, las familias monoparentales) y los bajos ingresos pueden ser obstáculos importantes para los posibles asistentes.

Las conferencias y los eventos virtuales pueden hacer que los eventos sean más inclusivos y garantizar que se escuche una gama diversa de voces a través de características interactivas, como preguntas y respuestas y encuestas en vivo.

6. Longevidad del contenido

La tecnología adecuada apoyará la grabación de contenidos en su evento virtual. Esto extiende la vida de las sesiones de los ponentes y permite a los asistentes volver a visitar el contenido bajo demanda después del evento.

Los organizadores también pueden monetizar el contenido vendiendo el acceso posterior al evento a los no asistentes.

7. Mantener las conexiones 1 a 1

Las reuniones y discusiones individuales son vitales para los patrocinadores, los expositores y las redes de contactos. Por lo tanto, un evento virtual debe mantener intacto ese contacto tan importante.

Las reuniones privadas por vídeo (muy parecidas a los mensajes privados de chat) permiten a los asistentes al evento establecer conexiones significativas y personalizadas, incluso si los participantes están en países distintos.

Las herramientas esenciales

Maximizar la experiencia del evento virtual requiere más que un flujo de video o un programa de Webinar.

Nuestra solución de eventos virtuales utiliza una plataforma de eventos, de probada eficacia, para gestionar con éxito las complejidades de un verdadero evento virtual.

Las funciones adicionales de la plataforma hacen que la experiencia de la conferencia virtual sea inmersiva, interactiva y atractiva.

A pesar de replicar la complejidad de un evento físico, los asistentes estarán encantados de no tener que lidiar con una nueva tecnología.  Las características adicionales son fáciles de usar para cualquier asistente que esté familiarizado con una aplicación para eventos.

Y qué pasará con los eventos presenciales….

¿Significa esto que los eventos cara a cara están muertos?

Hay poderosas y convincentes razones por las que las conferencias y eventos virtuales están aquí para quedarse un buen tiempo.

Pero eso no significa que el evento físico esté muerto, ni mucho menos.

Cuando por fin consigan el visto bueno completo para que se vuelvan a realizar eventos presenciales, los eventos en vivo todavía tienen un papel vital que desempeñar.  Por muy buenos que sean los eventos virtuales, la gente seguirá queriendo la experiencia única que sólo se puede obtener en un evento físico, mientras esto ocurre no hay que cerrar los ojos y esperar, sino convivir y aprovechar las oportunidades que están delante de nosotros.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.