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A principios de 2021, los planificadores y comercializadores de eventos de todo el mundo se sentían esperanzados por el año que se avecinaba. Sin embargo, 2021 ha sido un año difícil para muchos dentro de la industria. Aunque el sector ha visto el regreso de los eventos presenciales, con el descubrimiento de una nueva variante de COVID, los profesionales de los eventos han recibido un nuevo golpe de cara a 2022. Recientemente, EventMB, en colaboración con los principales expertos de la industria, revisó las 11 tendencias de los eventos que hay que analizar en 2022. Aquí te las traemos.

No todo son malas noticias. Con la aparición de tendencias innovadoras que incluyen tecnología y soluciones avanzadas para eventos, como las que ofrecemos desde Orquidea Technology Group, los planificadores pueden equiparse mejor para afrontar el nuevo año.

1. Incertidumbre continua

Nuestras esperanzas de que el año 2022 fuera un camino de rosas y marcara una vuelta a la normalidad se han visto truncadas. A pesar de que en 2021 se celebran eventos presenciales en todo el mundo, existe una incertidumbre (innegable) que ha llevado a la cancelación de eventos a gran escala para lo que queda de este año y el próximo. Omicron es la actual variante de coronavirus que preocupa, pero es probable que esta tendencia continúe hasta bien entrado 2022, si no más.

“Mientras este virus siga circulando, veremos aparecer repetidamente nuevas variantes en la comunidad”, afirmó Brian Labus, epidemiólogo y profesor adjunto de la Universidad de Nevada-Las Vegas, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. La buena noticia es que, según Labus, independientemente del perfil de las futuras variantes del coronavirus, se espera que la vacuna funcione bien, y no se espera que aumenten drásticamente las tasas de hospitalización ni las de mortalidad.

Labus alertó a la audiencia sobre los problemas relacionados con las disparidades en el acceso a las vacunas, haciendo hincapié en la posibilidad de que las zonas del mundo con bajas tasas de vacunación sean focos de nuevas variantes. Cuando se trata de eventos, Labus recomienda el uso de mascarillas: “Si puedo ponerme un trocito de tela en la cara y eso evita que otras personas mueran, me parece un trato justo“. Su consejo a los organizadores de eventos es que se aseguren de que los beneficios de la celebración de un evento son mayores que los riesgos.

Quizá lo mejor sea pensar en este periodo como el “tiempo intermedio”, expresión utilizada por Kai Hattendorf, director general de la UFI, que intervino junto a Labus en la cumbre. Los organizadores de eventos no tienen más remedio que aceptar el actual enfoque de “parada y fuga” de los negocios. Pero Hattendorf confía en que la estandarización global de las vacunas es posible y será crucial para que los eventos internacionales prosperen en el futuro.

Además, Hattendrof cree en una plena recuperación económica del sector de los eventos para 2024. A pesar de descartar que las ferias online no sean económicamente viables, confía en que la tecnología desempeñará un papel crucial en el futuro de los eventos y anima a los organizadores a adoptar una combinación de eventos presenciales y online en sus carteras.

2. Lo asíncrono está de moda. Los límites tradicionales de tiempo y lugar están fuera

Esta tendencia consiste en aprovechar al máximo la opción de distribuir los eventos en directo en diferentes momentos, a la vez que se entregan algunos contenidos bajo demanda. Los eventos presenciales, híbridos y virtuales pueden (todos) beneficiarse de la flexibilidad de la entrega de contenidos asíncronos. Las experiencias de eventos asíncronos están en su fase embrionaria, pero son el futuro, según Cathy Song Novelli, vicepresidenta senior de marketing y comunicaciones de Hubilo.

En la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Song Novelli animó a los organizadores de eventos a experimentar con modelos asíncronos. ¿Por qué no ofrecer a los asistentes de diferentes zonas horarias contenido dedicado en directo o crear contenido a la carta para los lanzamientos de ventas? “Tenemos que pensar en los eventos menos como algo “único” y más como una misión permanente y evolutiva”, dijo Song Novelli.

3. Participación en eventos durante todo el año

No sólo el contenido se beneficia de un enfoque a la carta. Según Patrick Smith, vicepresidente senior y director de marketing de Cvent, también existe una tendencia a crear una comunidad y a participar en ella fuera de los días de los eventos en directo. La información de los asistentes en línea antes de un evento no sólo es increíblemente beneficiosa para afinar el contenido del evento, sino que también ayuda a crear comunidades comprometidas.

El principal impulsor del aumento de la participación en los eventos durante todo el año es la facilidad de uso que ofrece la última tecnología para eventos. Junto a Smith, la directora de reuniones y eventos de Cvent, Rachel Andrews, intervino en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022 de EventMB. Ella animó a los organizadores de eventos a aprovechar la facilidad de uso y el impacto adicional que supone ofrecer formación de desarrollo profesional antes y después del evento.

4. El aprendizaje automático ofrece un retorno de la inversión

La aceleración de los avances tecnológicos durante la pandemia de COVID ha hecho que la tecnología de eventos pueda utilizar ahora verdadero aprendizaje automático e inteligencia artificial, no sólo sofisticados algoritmos. Esta tecnología supone un “cambio de juego”, según el director general y cofundador de MeetingPlay, Joe Schwinger. Los eventos con más de 50 sesiones o 5.000 participantes son los que más se benefician, y el retorno de la inversión es positivo.

“El aprendizaje automático crea personas que nunca se concretan”, dijo Schwinger en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022. Esta comprensión en constante evolución del comportamiento y las necesidades de los asistentes es más importante para los eventos cada vez más grandes y con más contenido. Schwinger señaló que tener la opción de servir a los asistentes con contenido “recomendado por su red” puede funcionar bien.

5. Aumento de el “Pack” de tecnología para eventos inmejorables

Aunque muchos proveedores de tecnología para eventos destacan las ventajas de un enfoque “todo en uno”, lo contrario también es una tendencia, y cada vez mayor, según el director general de SpotMe, Pierre Metrailler. Metrailler tiene claro que los clientes no quieren sistemas “todo en uno”, sino que prefieren crear su pack tecnológico con las mejores herramientas para cada función. “Para ofrecer grandes experiencias, hay que utilizar la mejor herramienta para cada elemento de un evento”, afirma Metrailler.

La última generación de tecnología para eventos está más preparada que nunca para integrarse con herramientas de CRM y automatización del marketing. Metrailler admite que los proveedores de tecnología para eventos deberían haber estado abiertos a esto antes, pero ahora están en el camino correcto y en línea con las empresas de SaaS de todos los sectores. También recomienda a los planificadores que cambien su mentalidad y pasen de pensar en los eventos como una táctica independiente a hacerlo como un punto en un viaje de marketing más amplio.

6. Entrando en la edad de oro del contenido de eventos a la carta

Con el contenido que se crea para los eventos en línea o que resulta de ellos, es natural que los profesionales de los eventos encuentren formas cada vez mejores de atraer a las comunidades con este contenido. “Los clientes se han vuelto adictos al contenido, especialmente en el caso de las conferencias científicas y médicas, en las que la ciencia se plasma en grabaciones”, afirmó el director general y fundador de Conference Compass, Jelmer van Ast.

En su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Van Ast considera que esta tendencia es una evolución natural para los planificadores de eventos que aportan valor a los clientes internos o externos a través de una gestión cuidadosa de los contenidos a la carta. Dado que el contenido impulsa la mayor parte de la participación de la audiencia en los eventos en línea, tiene sentido invertir en habilidades y recursos en torno al contenido bajo demanda.

7. Compromiso impulsado por la información

Independientemente del formato del evento, el compromiso es la métrica que puede predecir el resultado de un evento, según el vicepresidente de estrategia de marketing y eventos de Hopin, Julius Solaris. “En última instancia, las decisiones impulsadas por el conocimiento conducen a programas más exitosos”, dijo Solaris para el Informe de la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. Al hacer un seguimiento de las métricas de los eventos que actúan como indicadores de la participación de la audiencia, ahora es posible ajustar y mejorar continuamente cualquier evento para lograr una mayor participación.

La transición de los eventos a entornos ricos en datos y la adopción de una estrategia de eventos híbridos podría revolucionar el libro de jugadas de la planificación de eventos. “A medida que la tecnología sigue innovando, especialmente en los eventos híbridos y presenciales, los datos serán el ingrediente principal para atraer con éxito a la audiencia en 2022, independientemente del tipo de evento”, afirma Solaris.

8. La mezcla de la experiencia híbrida

Gracias a los extraordinarios avances de la tecnología de eventos en los últimos 22 meses, los eventos híbridos son ahora casi tan fáciles de navegar como los eventos totalmente virtuales, al menos desde la perspectiva de la audiencia. Esta estructura conduce a la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos, cuando los miembros del público pueden moverse libremente entre la participación presencial y la virtual utilizando dispositivos, independientemente de su ubicación física.

“En última instancia, la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos significa que la celebración de eventos híbridos se convierte menos en el servicio a dos audiencias separadas y más en la fusión de dos tipos de tecnologías”, dijo el CMO de Socio, Andrew Pearson, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022.

9. Aumento de las fusiones y adquisiciones

Todavía hay muchos problemas que deben ser resueltos por la tecnología de eventos. Por ello, es poco probable que el desarrollo de la tecnología para eventos se detenga pronto, y la consolidación del mercado no hará más que aumentar con el paso del tiempo, ya que los principales actores buscan ampliar su oferta. “Los diez o veinte proveedores de tecnología para eventos que tienen o se acercan al estatus de unicornio seguirán comprando a los demás, ya que hay mucho capital disponible en este momento”, afirma Marco Giberti, fundador y director general de Vesuvio Ventures. Añade que este tipo de inversiones están impulsadas por el deseo de incorporar a personas con talento, hacerse con tecnología complementaria o acceder rápidamente a mercados específicos.

El auge de la tecnología de eventos también significa que los datos se están convirtiendo en un bien cada vez más valioso, por lo que las empresas deben tener claras sus políticas de datos, sobre todo porque las inversiones en este espacio también significan que grandes cantidades de datos cambian de manos. Sea cual sea el aspecto de los nuevos modelos, está claro que las comunidades están en la base de los eventos, y los inversores son muy conscientes de ello.

10. Hacia el metaverso

Actualmente, los videojuegos son lo más parecido al metaverso. Pero el hecho de que sean juegos no significa que no debamos tomarnos en serio a ellos y a la tecnología que los impulsa. La decisión de celebrar eventos en el metaverso será una cuestión de si una experiencia inmersiva en línea es un lugar adecuado para un evento específico. Aunque tiene un gran potencial para casos de uso específicos, no funcionará para todos los tipos de eventos.

Por ahora, los posibles lugares de celebración del metaverso podrían ser demasiado extravagantes para la mayoría de las necesidades empresariales, y visitarlos requiere unos engorrosos “setup” que actualmente son inaccesibles para muchos no jugadores. Brandt Krueger, propietario de Event Technology Consulting, confirma esta línea de pensamiento: “No hay prisa ni necesidad inmediata de pivotar hacia el metaverso”. Sin embargo, Krueger afirma que, mientras tanto, no debemos perder la oportunidad de explorar y aprender de nuestras propias experiencias en el metaverso.

11. Conexión y colaboración para una fuerza de trabajo híbrida

Las fuerzas de trabajo híbridas traen consigo nuevos retos en cuanto a la colaboración, la comunicación y el mantenimiento de una cultura empresarial saludable para los individuos, los equipos y toda la empresa.

Y aunque diferentes empresas están adoptando diferentes enfoques, la mayoría todavía está tratando de averiguar cómo será la próxima etapa de las plantillas híbridas. Llevará tiempo averiguar cuáles son los modelos más eficaces a largo plazo.

“Los directivos creen que sus reuniones son estupendas, pero los participantes no están de acuerdo. Ahora, las habilidades de diseño de reuniones son más valiosas que nunca. Se está produciendo un cambio sustancial del consumo de contenido a la colaboración”, dice Juraj Holub, jefe de diseño de reuniones de Slido. En el futuro, las reuniones el poder de nivelar el campo de juego, salvar cualquier diferencia geográfica y crear una experiencia valiosa sin importar desde dónde se trabaje, ya que las múltiples zonas horarias crean una mayor necesidad de comunicación asíncrona.

Adiós a 2021

A medida que nos adentramos en el nuevo año con una sensación familiar de incertidumbre, los planificadores pueden utilizar estas 11 tendencias principales para navegar en 2022 y ofrecer soluciones creativas actualizadas para diferentes formatos de eventos.

Para analizar cual de esas tendencias o de las tecnologías que cada vez se hacen más presentes en el sector, se adapta mejor a tus necesidades y a tus eventos, contacta con nosotros y desde Orquidea Technology Group te conduciremos profesionalmente al éxito.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-trends-watch-in-2022

Lo virtual sigue siendo un formato de evento desconocido para muchos, pero su importancia no disminuye, incluso cuando los eventos presenciales vuelven a aparecer en muchas ciudades. Los equipos de planificación de eventos tienen que prepararse para mezclar lo virtual con lo presencial en el contexto de un futuro híbrido que entra dentro de la nueva normalidad. ¿Ya te sientes ansioso? ¿Necesitas un experto en tecnología de eventos?

No te preocupes, ahí es donde entra el tecnólogo de eventos. Tu socio tecnológico, junto con el especialista en tecnología de tu equipo, pueden ayudarte a crear un pack tecnológico al servicio de tus nuevos objetivos en materia de eventos y, en el mejor de los casos, ayudarte a establecer los puntos de referencia del sector y la infraestructura de datos para establecer los suyos propios. Todo lo que necesitas es una persona con la perspicacia tecnológica para traducir lo que está disponible a lo que es mejor para tu organización. Vamos a analizarlo.

¿Qué es exactamente un tecnólogo de eventos y qué hace?

Se trata de una función que ha evolucionado con la creciente complejidad de los requisitos de los eventos, y que va mucho más allá de proporcionar un soporte técnico básico.

El tecnólogo de eventos de hoy en día es una figura clave para el éxito de tu evento, ya que aporta un conocimiento profundo de las diversas herramientas y tecnologías necesarias, así como la capacidad de supervisar las tendencias, comprender el flujo de datos en un pack de herramientas tecnológicas, configurar correctamente los procesos y sistemas de back-end y solucionar los problemas tecnológicos antes, durante y después de los eventos.

Estas son las principales razones por las que un tecnólogo de eventos, junto con tu proveedor de tecnología, tienen un valioso papel que desempeñar en el apoyo a su equipo.

Lo híbrido está aquí para quedarse

Aunque los eventos presenciales se reanuden, los eventos virtuales e híbridos seguirán formando parte de la “nueva normalidad”.  Según la última encuesta realizada por EventMobi a los planificadores de eventos, más del 70% de los encuestados dijeron que planean hacer de lo híbrido parte de su estrategia en el futuro. Esto significa que muchos planificadores tienen que dominar tanto los aspectos presenciales como los virtuales de una reunión, junto con la forma en que interactúan.

La experiencia tecnológica no es una competencia básica

Aunque los planificadores de eventos se han familiarizado más con las plataformas virtuales durante el último año, ahora existen formatos tanto virtuales como híbridos que se pueden equipar con la tecnología adecuada.

No es de extrañar que la creciente complejidad de las herramientas tecnológicas para eventos y las habilidades requeridas para los eventos híbridos estén llevando al límite los conocimientos y el nivel de comodidad de muchos planificadores.

Es un entorno para el que no todos están preparados. Al mismo tiempo que las organizaciones están invirtiendo más en tecnología (según una investigación de EventMobi realizada justo antes de la pandemia, el 61% de las organizaciones tenía previsto hacerlo), sólo el 6% de los puestos de trabajo de planificación de eventos requieren explícitamente conocimientos en herramientas digitales.

Esta creciente inversión en tecnología supone un reto para los planificadores, que deben aprender a manejar nuevas y sofisticadas herramientas. También señala la necesidad de que un tecnólogo de eventos investigue las plataformas y trabaje con tus equipos de apoyo para asegurarse de que la inversión merece la pena.

Cómo superar la brecha

Dado que la brecha de competencias que suponen los nuevos requisitos tecnológicos es cada vez mayor, muchos proveedores de tecnología están interviniendo para salvar esa brecha.

Un estudio reciente de EventMobi indica que, si bien el 40,5% de los organizadores de eventos tiene acceso a un equipo de producción interno, el 60% restante subcontrata la producción virtual e híbrida, y el 24,9% afirma que confía en su proveedor de tecnología virtual. A medida que crece la necesidad de experiencia virtual, la confianza en los socios tecnológicos para gestionar más de los requisitos crecientes será más importante para los planificadores.

Mantenerse al día

A medida que las organizaciones invierten más en tecnología y los requisitos de los eventos crecen en sofisticación, el nivel de apoyo necesario va mucho más allá de asegurarse de que el Wi-Fi funciona correctamente o de crear una aplicación móvil para la reunión.  A medida que la tecnología de los eventos se ha vuelto más compleja, el papel del tecnólogo de eventos también se ha vuelto más complejo y, por lo tanto, es más valioso que nunca para las organizaciones.

Libre para delegar

Contar con un tecnólogo especializado en eventos permite a los planificadores centrarse en lo que mejor saben hacer. Al hacerlo, puede facilitar la promoción profesional, la mejora del rendimiento de la inversión y la mejora de las experiencias de las reuniones para todos los implicados.

Para los planificadores que buscan funciones estratégicas de mayor nivel dentro de sus organizaciones, existe la necesidad de delegar tareas en otros, incluida la gestión de la tecnología. Trabajar con un tecnólogo de eventos libera a los planificadores para que se centren en los aspectos estratégicos y creativos de su trabajo. Los planificadores pueden confiar en los especialistas en tecnología para que les ayuden con las estrategias a la hora de cumplir los objetivos del evento y la participación de los asistentes.

En conclusión, dado que es probable que los eventos híbridos que requieren habilidades tanto en formato virtual como presencial desempeñen un papel importante en el futuro de los eventos, el papel de un tecnólogo de eventos está adquiriendo una nueva importancia. Los planificadores ganan un valioso socio que les libera para centrarse en otras muchas facetas del trabajo. Las organizaciones también tienen mucho que ganar con esta fuente de experiencia, que garantiza que sus inversiones en tecnología se aprovechen al máximo.

La tecnología se está convirtiendo en un absoluto imprescindible en el mundo de los eventos, por lo que los tecnólogos y proveedores de tecnología son figuras muy importantes en estos momentos. Si te interesa tener las mejores herramientas tecnológicas y asesoramiento personalizado sobre ellas, contacta con nosotros, ya que en Orquidea Technology Group, con nuestra experiencia en tecnología de eventos te ayudaremos a cubrir tus necesidades y las de tu evento para que este sea un éxito.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/need-event-technologist