Reuniones Kick-Off Tag

Año tras año, encuesta tras encuesta, los planificadores de eventos han ganado una reputación como una de las 10 profesiones más estresantes. Cuando uno considera el hecho que las otras ocupaciones que completan esa lista envuelven situaciones de vida o muerte, es por lo tanto innecesario. ¿Por qué planificar eventos debería ser tan estresante como ser un militar, un policía, trabajar en un hospital o pilotar un avión?¿Cómo se podría reducir el estrés?

Echemos un vistazo a las razones de por qué la organización de eventos es tan estresante y veamos algunas estrategias para prevenir y recuperarse del estrés y el agotamiento.

 

Planificador de evento

Una mentalidad que produce estrés.

 

Hay una serie de factores que contribuyen a generar altos niveles de estrés para los planificadores de eventos. Para invertir esto deberá realizar un cambio drástico en su mentalidad.

  1. Falta de consideración básica.

Dado que las situaciones que enfrentan los planificadores de eventos no son peligrosas para la vida, ¿por qué casi todas las solicitudes tienen que ser “urgentes?” Las peticiones de última hora y la urgencia crean un ambiente de olla a presión. No es de extrañar que los profesionales de la industria de eventos estén bajo estrés.

La parte desafortunada sobre esto es que una vez que todo el mundo se apresura a preparar reuniones y dar información a las partes que lo han solicitado, la toma de decisiones se arrastra por semanas, a veces meses.

 

Escenario: Hace poco hablé con un profesional de la industria de eventos que recibió una solicitud urgente cuando estaba disfrutando de unas merecidas vacaciones junto a su familia. Dejó claro que estaba de vacaciones y que volvería el lunes. La respuesta fue que si la propuesta no era recibida el jueves, no se consideraría. El planificador de eventos tomó tiempo lejos de su familia para presentar la propuesta antes de la fecha límite. Seis semanas más tarde, todavía no había ninguna decisión.

Claramente, la solicitud no era realmente urgente.

 

Solución: Respete a sus colegas y no haga demandas irrazonables que hagan que aparezca la presión. Antes de etiquetar una propuesta o solicitud de información como “urgente”, aclare el calendario real para la toma de decisiones.

Cuando reciba una solicitud urgente, tómese el tiempo para determinar si es realmente urgente. Esto puede implicar una breve conversación con la persona encargada. Cuando usted hace una demanda urgente a un hotel u otros proveedores lo que estará haciendo será intensificar el nivel de tensión en una industria ya estresada.

 

  1. No establecer límites.

En el mundo de los eventos hay un fracaso para establecer los límites. Jefes y compañeros hacen peticiones poco razonables después de horas y en plazos ajustados, e incluso en fines de semana. Esto se percibe como “una parte de hacer negocio.” De hecho, los individuos que intentan fijar límites tienden a ser etiquetados como “inflexibles”.

 

Solución: Comience a establecer límites con socios, jefes y clientes. Irá poco a poco al principio pero es posible entrenar a los que te rodean para que dejen de hacer demandas irrazonables.

 

  1. El cliente siempre tiene la razón.

Esta mentalidad da como resultado intentar satisfacer las solicitudes irrazonables y no poder establecer límites. Se espera que obtengamos el mismo resultado en una fracción de tiempo más pequeña. Si dos días es realmente lo que se necesita para una agenda, la solicitud es comprimirla en un día. Si una hora es un plazo razonable para realizar un ejercicio en una conferencia, la expectativa es lograr los mismos resultados en 15 minutos. Las sesiones son cada vez más cortas y conducen al estrés a los planificadores de eventos, presentadores y participantes.

 

Solución: Si el cliente ya lo sabe todo, ¿por qué necesitan su experiencia? Lo contrataron por su experiencia, no sólo para implementar un plan fallido. No tenga miedo de compartirlo y sugerir alternativas más razonables.

 

  1. Cambiar por el bien del cambio.

Esta es una de las mayores fuentes de estrés dentro de nuestra industria. ¿Cuántas veces se tiene que cambiar un plan de viaje, cambiar los temas de una agenda o reimprimir el material porque el contenido ha cambiado? Demasiado a menudo.

 

Solución: Haga que los plazos sean claros para todos. . Definitivamente dé a las sedes y a las empresas de catering lo que ellos necesitan en términos de números finales. No pueden hacer su trabajo de otra manera. Trabaje con lugares que acepten cambios en las listas de habitaciones con las fechas más cercanas a la fecha del evento. Programe la impresión durante uno o dos días antes de una reunión. Esto es mucho menos estresante que cambiarlos una y otra vez.

 

Estos cambios bastante simples en la forma de pensar pueden hacer toda la diferencia en la profesión y hacer que los niveles de estrés vayan más acordes con el enfoque central de la profesión.

 

  1. Abundancia o escasez

Durante los tiempos de prosperidad, los planificadores de eventos están muy ocupados. En períodos de incertidumbre o de desaceleración económica, los planificadores de eventos suelen estar entre los primeros en ser despedidos. Esto conduce a cierta inseguridad. Contribuye a una mentalidad en la que los planificadores de eventos sienten que no pueden rechazar el trabajo o delegarlo a otros. También hay una tendencia a asumir proyectos que realmente no están en su área de especialización. Los planificadores de eventos internos sienten que no pueden negociar cuando las demandas de carga de trabajo no son razonables. El resultado es exagerarse a sí mismo y conducirse al agotamiento.

 

Solución: Estamos de nuevo en un período de incertidumbre global por lo que es importante darnos cuenta de que tratar de abarcar todo para todas las personas no sirve a nadie. Hay una necesidad de identificar las competencias básicas, establecer límites y delegar otros proyectos que no están dentro de su especialidad.

 

Planificando un evento

 

Prevención del estrés

Antes de los eventos:

  • Haga de su cuidado personal una prioridad. Preste atención a su alimentación y haga ejercicio regularmente.
  • Descanse lo suficiente, relájese, tome vacaciones y dedique tiempo a sus hobbies y a su familia.
  • En los eventos, reserve su alojamiento en zonas distintas a las de los participantes para poder relajarse cuando no esté trabajando.
  • Llegue al evento uno o dos días antes del evento si es un sitio que no conoce. Esto hará que puedas probar la logística y descansar antes del evento.
  • Contrate suficiente personal para manejar la carga de trabajo. Ahorrar dinero nunca debe ser a expensas de su salud o la salud de su personal.
  • Especialmente para conferencias y otros eventos de varios días, insista en comidas y bocadillos saludables para usted y el resto de la los trabajadores del evento.
  • Reemplace la cafeína, los refrescos y el alcohol por abundante agua y zumos frescos.

 

Durante el evento:

  • Incluso si usted es un planificador de eventos independiente, no tiene porque ser un hombre o mujer orquesta. Contrate a un miembro del personal del hotel fuera de servicio para ayudar con la configuración, gestionar el escritorio de bienvenida o hacer de enlace con los distintos departamentos cuando haya solicitudes especiales o desafíos logísticos.
  • Trabaje con márgenes. Deje un poco de hueco en las agendas para que pueda integrar lo inesperado sin ocasionar grandes problemas. Los clientes siempre tratan de compactar al máximo una agenda. Aquí es donde se establecen los límites.
  • Programe las pausas para su equipo y asegúrese de tomar las suyas. (Los salones para los equipos del evento pueden ser muy provechosos, incluso si son pequeños).

 

Después de los eventos:

Es fácil sentirse despierto y refrescado cuando la adrenalina está bombeando. Pero una vez que regrese a casa, el jet lag y el cansancio extremo aparece

  • Permítete tiempo suficiente para la recuperación. Esto puede significar pasar una noche extra en el hotel en vez de conducir a casa agotado y poder tener un accidente. Puede darse un masaje, pasar tiempo en la bañera de hidromasaje o váyase a la cama temprano.
  • Llegue a casa al día siguiente después de descansar.
  • En lugar de aceptar asignaciones consecutivas, programe los días de descanso después de los eventos importantes.
  • Permanezca en un destino por unos cuantos días más para relajarse, descansar y explorar un poco los sitios de ocio. El viaje es un beneficio que la industria ofrece. Descubrir nuevos lugares y culturas puede ser muy estimulante.

 

Via | Blog Eventmobi

¿Cómo usar la Tecnología para realizar Eventos Corporativos Inolvidables?

Uno de los errores más comunes en todo tipo de eventos corporativos es la falta de alineación que suele ocurrir entre los objetivos del evento y la solución de tecnología para eventos que usted haya adquirido.

 

Para poder realizar un evento inolvidable y que produzca los mejores resultados deberá elegir una tecnología de eventos que le permita manejar toda la información y ayudar así a conseguir el objetivo particular de su evento. Hacer uso de este tipo de tecnología le permitirá realizar un evento inolvidable.

 

La cuestión es, cuando usted realiza múltiples eventos corporativos todos los años y cada uno con diferentes objetivos, usted no tiene el tiempo o la capacidad para buscar diferentes soluciones para cada evento.

 

Por ello es mucho más sencillo escoger una plataforma de tecnología para eventos que sea altamente configurable y permita personalizar su registro, su Live Dislpay y su app para el evento de forma tal que cumpla con el propósito único y particular de cada uno de esos eventos.

 

Alinear la tecnología con los objetivos del evento

 

Desde un punto de vista práctico, por ejemplo, se puede usar la misma plataforma de generación de Apps para eventos para preparar las dos reuniones de ventas del año y las reuniones anuales, pero para cumplir sus objetivos puede usar diferentes funcionalidades.

 

Por ejemplo, para ayudar a incrementar el networking y el compromiso en su próxima reunión de kickoff de ventas se pueden utilizar juegos basados en retos durante el uso de la App. Por otro lado quizás estos juegos no encajan para su Junta General Anual, pero sin embargo, pueden utilizar funcionalidades como Votaciones en Vivo para votar sobre temas específicos en discusión durante la mencionada junta.

El punto importante que debe recordar es que usted puede y debe personalizar su solución de tecnología para eventos para alinearlos con sus objetivos.

A continuación presentamos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos con una sola plataforma de tecnología para eventos:

 

Como impactar en un Kickoff de Venta

 

Los Kickoffs de Ventas son importantes para comenzar el año fiscal con el pie derecho. Típicamente los objetivos de estos eventos son asegurar que los miembros de los equipos de ventas estén bien educados sobre los productos y energizados y concienciados para alcanzar los objetivos.

Eventos CorporativosAlgunos consejos para utilizar en su próxima reunión de Kickoff:

  • No utilice papel guardando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de entrenamiento o información de producto y haciendo está información fácilmente disponible a todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

  • Fomente las relaciones incentivando a su equipo con un juego de networking donde los asistentes sean motivados y recompensados por conocer nuevos miembros del equipo y a los ejecutivos líderes.

 

  • Incremente la participación y el entusiasmo para asegurar que su equipo esté preparado para afrontar las cuotas de venta del año que comienza. Con herramientas como los Grupos de Discusión, Votaciones en Vivo y Preguntas y Respuestas, se pueden crear conversaciones moderadas dentro de la App acerca de aspectos claves y fomentar las discusiones durante las sesiones de educación que sean importantes.

 

Revise  los Objetivos de la Compañía en la Junta General Anual

 

Las Juntas Generales Anuales son reuniones obligatorias en donde se presenta información importante acerca del estado general de las organizaciones, se revisa el año fiscal previo, los reportes financieros y se pueden tomar algunas decisiones clave. Con los accionistas, los ejecutivos de Alto nivel, los miembros del Consejo de Dirección y otros líderes claves involucrados, el branding y la seguridad cobran mayor importancia.

 

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos con una app para evento?

 

  • Garantice la Seguridad subiendo los documentos financieros en una App segura y verifique que el acceso de los asistentes está controlado mediante un login y un password, además de otras medidas de seguridad.
  • Impresione a las personas clave con un diseño elegante y asegure que tengan un acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes al alcance de la punta de sus dedos.
  • Capture la opinión de los asistentes y tome decisiones al momento mediante herramientas de respuesta de la audiencia como Preguntas y Respuestas y Votaciones en Vivo.

 

Cree el Debut Perfecto en su Próximo Lanzamiento de Producto
Los Lanzamientos de Productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa e impulsar las ventas. Para asegurar el éxito, un lanzamiento de producto debe alcanzar con éxito varios tipos de público y garantizar que se transmita emoción y positividad sobre lo que están viendo.

 

¿Cómo puede ayudar en esto la Tecnología para Evento?

 

  • Educando los Asistentes haciendo fácil el aprender más acerca de su producto. Suba información de producto, vídeos y folletos electrónicos a una App personalizada con su marca de forma tal que los asistentes pueden acceder a la información en cualquier sitio donde se encuentren.

 

  • Cree ruido en las redes sociales integrando la App con su plataforma de redes sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias acerca de su producto. Se puede escoger un hashtag asegurando que todos están usando el mismo e incorporando un Live Display con un muro de tweets en vivo.

 

  • Elimine las molestias e inconvenientes en las sesiones de Preguntas y Respuestas, no utilice micrófono, deje que los asistentes realicen las preguntas utilizando una App.

 

 

 Eventos corporativos

 

Provea de valor a las Conferencias de Usuarios o de Clientes

 

Las Conferencias de Usuarios o de importantes para una organización para construir relaciones sólidas con sus clientes actuales y potenciales conectándolos con la información y las personas correctas.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

  • Cree una excelente experiencia de registro implementando un sistema integrado de registro. Será fácil para los asistentes un registro efectivo para manejar y simplificar la captura de esas preguntas importantes pre-evento acerca de restricciones médicas o de alimentación, preferencias acerca de las sesiones y otros detalles importantes.
  • Alentar el intercambio de conocimientos in-situ, permitiendo a los asistentes a interactuar tanto con el contenido de la sesión y otros clientes a través de las herramientas de participación como votación en directo, Preguntas y Respuestas y debates en grupo.
  • Demuestre el ROI del Evento creando informes personalizados con una plataforma con analíticas integradas. Profundice en los detallas de forma tal que pueda entender que es lo que a los asistentes les gustó más y en dónde hay espacio para la mejora en el futuro.

 

 

Maximice el ROI de los Expositores en
las Ferias

 

Las ferias dan a los clientes actuales y a los clientes potenciales la oportunidad de reunirse con las organizaciones para aprender más acerca de sus productos o servicios. La clave es asegurarse que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno sobre su inversión por estar ahí y que los asistentes  salgan con la información que ellos estaban buscando.

 

Esto puede ser alcanzado fácilmente con lo siguiente:Eventos corporativos

 

 

  • Destaca a los patrocinadores, exhibidores y asociados asegurando que cada uno tenga un espacio digital suficiente para compartir la información de su compañía, las noticias sobre sus productos y más. Incremente la exposición de sus patrocinadores claves utilizando la pantalla principal de su App para evento, creando banners y usando distintivos que destaquen a los patrocinadores.
  • Guíe sin esfuerzo a los asistentes utilizando mapas interactivos para demostrar donde están ubicados cada uno de los expositores. No más búsquedas página tras página en una guía impresa para ubicar a un expositor.
  • Incremente el tráfico hacia los expositores utilizando técnicas de Gamificación para trazar el camino que usted desea, es fácil motivar a los asistentes a que visiten espacios específicos de un grupo de expositores por lo cual se asegurará que estarán con ustedes al año siguiente.

 

Cree un viaje de Incentivo Inspirador

 

Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten de la recompensa a un trabajo duro. Ellos quieren que sea libre de estrés, pero también quieren asegurarse de que es transparente y fácil de ponerse en contacto con todo el mundo, incluso cuando no están todos juntos.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

 

Las aplicaciones de eventos hacen que sea fácil mantenerse en contacto con los asistentes:

Eventos corporativos

 

  • Proporcione todo lo que necesitan conocer antes de ir, subiendo los contactos claves, detalles del hotel, los horarios de transporte y toda la información sobre la actividad.
  • Mantenga a los asistentes informados (aun si ellos se han escapado a la piscina durante el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
  • Fomente nuevas relaciones permitiendo a los asistentes ver los perfiles de la gente con la que compartirán su tiempo y permitirles enviar mensajes a través de la App para hacer nuevos amigos durante ese tiempo.

 

La tecnología para eventos está apareciendo poco a poco en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar el ROI, hacer cambios sobre la marcha y garantizar los asistentes que tienen todo lo que necesitan en la palma de la mano; sin embargo, es importante recordar que no existe  una talla única para todos los eventos. La solución de tecnología de eventos adecuada puede ser personalizada para garantizar que  sus eventos puedan alcanzar sus objetivos principales.

 

 

Via | Blog Eventmobi

Las reuniones Kick-off deberían ser excitantes e inspiradoras, no sosas y aburridas. Esta es su oportunidad para reunir a todos en una sala para reflexionar acerca de ideas, obtener una valiosa retroalimentación, y realmente establecer el tono para el resto del año.

 

Aparte de reunir a todo el equipo y transmitir el entusiasmo acerca de lo que está por venir, las reuniones KICK-OFF le permiten ganar perspectiva para el nuevo año con una reflexión sobre el año anterior. Usted puede celebrar los éxitos, pero también admitir importantes fracasos y usar estos como experiencias de aprendizaje en su movimiento hacia adelante. Estas reuniones también proveen una oportunidad para una valiosa planificación en equipo, iniciativas de entrenamiento y construcción de equipos.

 

Si bien es posible que usted desee tratar estas reuniones como cualquier otra reunión, es importante darles a los asistentes la atención extra que ellos desean. ¡Usted está presentando y planeando su año entero! Es crucial construir el impulso adecuado con su equipo y sólo tiene poco tiempo para hacerlo. Si usted está perplejo, tenemos algunos consejos que le agregarán algo de entusiasmo a su reunión KICK-OFF.

 

1. Cambie el nombre

Considere no llamarle “Reunión KICK-OFF”. Cuando usted le llama una reunión “KICK-OFF”, esto implica que una serie de decisiones han sido ya tomadas sin ninguna participación, y esto pudiera hacer que algunos miembros se sientan excluidos. También “Reunión KICK-OFF” suena congestionado, a cliché y aburrido ¿no te parece? Un enfoque más positivo sería colocar un nombre a la reunión que sugiera que aún hay trabajo por hacer (lo cual es cierto). ¿Por qué no llamar a su reunión inicial: El camino por recorrer en 2016 o 2016:Preparándonos para el crecimiento? Usted podrá crear diapositivas con la información que ya ha sido decidida para el año nuevo, pero dándole un nombre diferente implica que hay espacio para las ideas, cambios y participación – tal cual como debería ser. Si los miembros del equipo sienten que serán capaces de impacto en la reunión, ellos estarán más propensos a escuchar activamente y a participar, en vez de sólo recostarse, oír y disfrutar de su café.

 

2. Hágalo Interactivo

Reuniones Kick-off

 

Todo el mundo se apunta a la reunión esperando tener que sentarse el tiempo que dure la reunión y oír al presentador como todos los años. Es probable, que la mayoría de la gente haya realizado un check-out mental incluso antes que la reunión haya comenzado. ¡Cambie su reunión! Comience la reunión preguntando a todos algunas ideas para la conferencia o evento que justo va a comenzar.

 

El  Crowdsourcing de contenidos e ideas se simplifica utilizando tecnología para eventos como una App con un sistema de respuesta de la audiencia. Permitiendo a los asistentes hacer sus preguntas o comentarios usando funcionalidades como “Haga Una Pregunta” que les dará a ellos la oportunidad de plantear preguntas o apoyar preguntas que otros ya hayan realizado.

 

Alternativamente puede abrir una sesión de preguntas en vivo con preguntas tales como: ¿Qué sesiones piensa que deben ser incluidas? ¿Qué actividades para romper el hielo funcionaron mejor?  ¿A qué presentadores quieren ver de nuevo? ¿Qué tipo de comida quieren ver en el próximo evento? Aunque ya usted tenga pensado su próximo evento, mantenga un espacio abierto a nuevas ideas que se le puedan haber pasado, recopilando datos en tiempo real para un impacto inmediato o descargándola a posteriori para analizar los números.

 

Considere un enfoque divertido como un juego de trivial. Utilice técnicas de gamificación para contribuir al logro de sus objetivos. Si el objetivo de la reunión es revisar el desempeño del año pasado, incluya preguntas acerca de los logros obtenidos el año anterior, algo de lo que el ponente esté hablando, para verificar que los conceptos han quedado claros y también para comprobar el grado de compenetración que está logrando el ponente con los asistentes. Aunque esto funcionará como un juego, la información que se puede obtener de las respuestas es fundamental para medir el éxito o fracaso del mismo evento.

 

3. Considere un ponente sorpresa

Aunque  su reunión KICK-OFF es probable que ya esté planificada para 2016, no es demasiado tarde para llegar a algunos contactos (incluso algún cliente) para que venga y ofrezca una breve introducción o 15 minutos de conversación inspiradora. Si usted tiene un cliente de confianza, tal vez estaría interesado en venir a charlar sobre una experiencia positiva que haya tenido con su equipo el pasado año. Dentro de la aplicación de eventos, puede mencionar a una ponente sorpresa al nombrar la sesión “Ponente Secreto” y la posibilidad de subir un perfil del ponente sin su fotografía, pero si con su biografía.

 

No tiene por qué ser complejo, sólo algo para cambiar las cosas y conseguir que su equipo disponga a sentarse con la espalda recta y se sientan motivados para escuchar. Incluso se podría considerar tener a alguien vía Skype.

 

4. Promueva un excelente networking

Reuniones Kick-off

 

La Gamificación es también una gran forma de promover networking y el team building. Destine tiempo para que en medio de la reunión la gente se levante de sus asientos para hablar unos con otros. En una oportunidad vimos a un cliente crear un reto llamado “Conozca al Fundador” como parte de su juego de evento en donde el jugador tiene que encontrar al Fundador de la Empresa, presentarse y/o saludarle, y él a cambio le dará un PASSCODE que representa puntos para su cuenta particular en la competencia general que se establece con la Gamificación. Si usted no está familiarizado con el uso de Gamificación en Eventos consulte nuestra Guía Definitiva de Gamificación para Eventos.

 

Aprovechar las técnicas de Gamificación es una manera inteligente de animar a los miembros más nuevos del equipo a conocer a empleados con más experiencia. Puede tener retos tales como “Conozca un colega que tenga más de 5 años dentro del departamento” o “Conozca a la persona con más tiempo en el Departamento de Marketing”. Esto es en general una excelente forma de romper el hielo entre los miembros del equipo.

 

Las reuniones de compañía no tienen que seguir siendo una calle de un solo sentido en donde un Ponente se para y suelta una gran cantidad de información. En vez de esto, puede ser un tiempo excitante e inspirador para que todo el equipo esté junto, se conozcan unos a otros, y se sientan listos para realmente comenzar el año. No pase por alto los pequeños detalles y no tenga miedo de tomar algunos pequeños riesgos con su reunión KICK-OFF.

 

Mark Dumschat | Eventmobi