17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos

17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos

17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos

Ahorra tiempo, trabaja de forma más eficiente y sé dueño de tus eventos. Aunque los trucos para eventos pueden ser una exageración, estos 17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos te ayudarán a eliminar el ruido y a centrarte en los objetivos principales.

Siendo sinceros, la organización de eventos es un trabajo estresante. En cualquier momento hay una serie de trabajos que hay que hacer y puede parecer que cada plazo se reduce al mínimo. Y las cosas aún son más complejas con el auge de los eventos virtuales e híbridos.

Entremos de lleno en estas recomendaciones para garantizar el éxito de tu próximo evento.

1. Empieza pronto

Como sabes, la planificación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más tiempo le dediques a cada pequeño detalle, mejor. Así que empieza lo antes posible. Esto no sólo te permitirá mantener la cordura, sino que también te dará una ventaja a la hora de reservar un lugar, encontrar personal para el evento (hablaremos más sobre esto más adelante en el post), y apagar los incendios inevitables.

2. Aprovecha los software para eventos

¿Quieres maximizar el ROI del evento? Entonces hazte un favor y aprovecha el poder de los diferentes softwares para eventos cuando planifiques y gestiones tu próximo evento. Este tipo de herramienta te ahorrará tiempo (de media, las empresas que utilizan software para eventos ahorran 223 horas al año) y creará una experiencia de marca unificada para cada uno de tus asistentes.

3. Invierte en herramientas esenciales para eventos

Aunque las tecnologías que ofrecemos son increíblemente importantes, no son la única herramienta en la que deberías considerar invertir. Hay otras herramientas importantes para eventos que también merecen tu consideración, como las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, las herramientas de automatización de marketing como HubSpot, las herramientas de integración de software y los software de transmisión de eventos.

Hay un montón de aplicaciones increíbles que harán que tu vida como planificador de eventos sea menos estresante. La clave es encontrar las herramientas que funcionen para ti y el tipo de eventos que gestionas. Así que experimenta un poco y crea un pack tecnológico para eventos que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.

4. Centrarse en la prioridad

Saber cómo priorizar mejor tu tiempo y tus esfuerzos es un consejo de productividad habitual. Cuanto más centrado estés en los objetivos correctos, más éxito tendrás. Esto es especialmente cierto cuando se planifica un evento.

Hay un millón de cosas diferentes que deben llevarse a cabo para que tu evento se considere un éxito. ¿Por dónde empezar? Comprender lo que es más importante y lo que merece prioridad te permitirá centrarte en las grandes victorias; las cosas que realmente importan.

En primer lugar, determina cuál es tu visión global. A continuación, prioriza tu lista de tareas pendientes en función de las tareas importantes, no sólo de las urgentes. Por último, aborda cada elemento de tu lista de uno en uno. Este sencillo marco garantizará una adecuada gestión del tiempo a la hora de planificar un evento.

5. Sigue un proceso probado

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es para los débiles de corazón. La buena noticia es que existen plantillas y procesos probados que puedes seguir. No eres la primera persona que planifica un evento y no serás la última. Fíjate en los éxitos y los fracasos de los que te han precedido para obtener valiosos conocimientos.

6. Crear una lista

Profundicemos en la priorización y en cómo la creación de listas puede ayudar. Tanto si te consideras una “persona de listas” como si no, escribir las cosas y estructurar tu día de una manera específica tiene sus beneficios.

Empieza por determinar cada una de las cosas que tienes que hacer. Esta lista debe incluir las cosas importantes, como la reserva de un local/recinto/espacio y la búsqueda de patrocinadores, y las más pequeñas (pero importantes), como la contratación de un diseñador de logotipos para el evento (o la coordinación con tu equipo de diseño interno).

Una vez anotado todo, puedes empezar a programar cada tarea para días concretos. Acuérdate de fijar fechas límite para cada tarea y de marcarlas una vez que las hayas completado. Así te mantendrás organizado y en el buen camino.

Un ejemplo de hoja de prioridades podría ser el siguiente:

7. Delegar, delegar, delegar

¿Hemos mencionado ya que la planificación de eventos es una tarea colosal? Lo es, y por eso no debes intentar hacerlo todo tu solo. La delegación es la clave para organizar un evento con éxito. Además, hará que tu equipo se sienta más implicado en su trabajo, lo que aumentará su productividad.

Haz todo lo posible por delegar las tareas correctas en los empleados adecuados, dándoles directrices y expectativas claras. A continuación, permíteles trabajar de forma independiente. La delegación no sirve de nada si tienes que mirar constantemente por encima del hombro.

8. Contrata ayuda de calidad

A veces, delegar tareas en tu equipo no es suficiente. Puede que te resulte necesario contratar a autónomos o empresas especialistas en determinadas tareas para eventos que te ayuden a conseguir tus objetivos. ¿En qué puede ayudarte un freelance, una empresa tecnológica? Muchas cosas, como el desarrollo de sitios web, registros, la atención al cliente, la fotografía del evento entre otros.

Descubre dónde están los agujeros en tu equipo, y luego cúbrelos con personas con talento.

9. Encontrar voluntarios

No todos los ayudantes de un evento tienen que ser contratados. Encontrar voluntarios para eventos es totalmente posible, especialmente si el objetivo principal de tu evento es concienciar o recaudar dinero para una causa benéfica. Sólo tienes que preguntar.

Empieza por la gente que conoces. ¿Estará alguno de tus empleados dispuesto a echar una mano? Cuando hayas agotado tus contactos personales, busca en las redes de voluntarios.

Recuerda que el hecho de que no pagues a los voluntarios no significa que no deban recibir ningún incentivo por ayudar. Si es posible, ofrece a los ayudantes entrada gratuita a al evento, comida de cortesía o productos gratuitos de tu empresa para despertar el interés.

10. Asóciate con una agencia

A veces, la mejor manera de asegurarse de que tu evento sea un éxito es asociarse con una agencia de eventos especializada en ayudar a las empresas a organizar eventos increíbles.

Algunas se centran en tipos de eventos específicos, otras ofrecen servicios completos, tú debes valorar que es lo que más necesitas. Si te sientes desbordado con la tecnología para tu evento podrías contactar por ejemplo con Orquidea Technology Group.

11. Utiliza el software de automatización de marketing

El software de automatización del marketing de eventos, como HubSpot, Marketo y Salesforce, y en menor medida, Get Response, Infusionsoft y Autopilot, permite a los organizadores de eventos captar mejor a los asistentes y producir experiencias de eventos más personalizadas.

Imagínate poder, una vez que un asistente se inscribe en un evento, añadirlo automáticamente a los registros de CRM de tu empresa, enviarle mensajes de correo electrónico personalizados en momentos específicos que se correspondan exactamente con el punto en el que se encuentra el cliente, y mucho más.

Todo esto es posible con las plataformas de software adecuadas y un poco de conocimiento y previsión

12. Integra tu pack de tecnología para eventos

Hasta ahora hemos mencionado numerosas piezas de software y tecnología en este post. Cada uno, cuando se utiliza correctamente, es increíblemente útil. Pero el verdadero truco es conseguir que cada herramienta funcione bien con las otras aplicaciones que planeas utilizar. Ahí es donde entran en juego las integraciones de software para eventos.

Algunas soluciones de software se integran entre sí de forma inmediata. Otras requieren el uso de una solución de integración de terceros. Esto significa que tu software de gestión de eventos, la herramienta de CRM, la plataforma de marketing por correo electrónico y más trabajarán juntos sin problemas, reduciendo la cantidad de entrada de datos tediosa que tendrá que hacer.

13. Crea un sistema a escala

Es ideal buscar una tecnología de eventos que pueda reducir las tareas manuales y aumentar la automatización, al tiempo que se invierte en procesos y habilidades internas para atender tanto los eventos presenciales como los virtuales. Así el sistema resultante permitirá preparar tu estrategia de eventos para el futuro y ahorrar tiempo en el proceso.

14. Medir, medir, medir

Medir el ROI de los eventos es una práctica importante. Después de todo, no se puede determinar con exactitud si un evento es exitoso o no sin entender lo que la empresa está ganando a cambio de todo el tiempo, el esfuerzo y los gastos que se han llevado a cabo para organizar el evento.

Por desgracia, el seguimiento del ROI de un evento no siempre es fácil, pero hay algunas herramientas que pueden ayudar. Las plataformas integrales de eventos como EventMobi, que ofrecemos en Orquidea Technology Group, las plataformas de atribución como Google Analytics y el software de CRM de tu empresa pueden ayudarte a realizar un seguimiento del ROI del evento.

Es importante recordar que tu objetivo debe ser crear valor con tus eventos, no sólo una ganancia monetaria inmediata. Un evento que pierda dinero, pero que genere una gran cantidad de clientes potenciales de alta calidad puede seguir considerándose exitoso.

15. Asegúrate de que tu correo electrónico está a punto

El correo electrónico para los planificadores de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil empantanarse cuando los mensajes llegan constantemente a tu bandeja de entrada. Puede parecer que siempre estás jugando a ponerte al día y que el objetivo de la bandeja de entrada cero nunca se cumplirá. Pero no tiene por qué ser así.

Estos son algunos de nuestros consejos favoritos para la gestión del correo electrónico de los organizadores de eventos:

  • Utiliza la tecnología: hay aplicaciones que pueden ayudarte a recordar que debes hacer un seguimiento de los correos electrónicos de los que no recibes respuesta.
  • Utiliza respuestas predeterminadas: ¿Cuánto tiempo pierdes enviando básicamente la misma respuesta a varias personas? Recupera ese tiempo y aprovecha las respuestas predeterminadas.
  • Filtra tus mensajes: Si organizas mejor tu bandeja de entrada, puedes reducir los niveles de estrés y aumentar la eficiencia. Quizá todos los mensajes de un determinado cliente vayan a una carpeta. O tal vez crees una carpeta “Responder más tarde” para no sentir constantemente la necesidad de responder a todos los mensajes de inmediato.
  • Pulsa el botón de anulación de la suscripción: ¿De verdad lees y disfrutas de todos los mensajes que pasan por tu bandeja de entrada? Probablemente no. Empieza a darte de baja y reduce los correos electrónicos que tienes que filtrar cada día.

16. Pasar tiempo como asistente

Puede sonar contradictorio, pero intenta pasar algún tiempo como asistente a un evento fuera de tu actual flujo de trabajo de planificación de eventos. De hecho, podrías evitar dar vueltas a la cabeza cuando llegue el momento de tomar decisiones para tu propio evento.

Lo que a menudo se pasa por alto es la verdadera experiencia como asistente. Y sólo puedes hacerlo si tienes la empatía y el recuerdo de lo que es ser uno.

17. Esperar lo inesperado

Por último, con tantas variables que intervienen en la planificación de un evento, no todo saldrá siempre como se espera. Es mejor planificar esto.

Te recomendamos que programes tiempo extra para las peticiones de última hora, especialmente en las últimas semanas antes de que tu evento tenga lugar. De este modo, no te pillará desprevenido y tendrás tiempo suficiente para cumplir con lo que hay que hacer.

Es tu turno: Planifica eficazmente tu evento

Estos consejos, cuando se utilizan juntos, actúan como una especie de plantilla de planificación de eventos y te ayudarán a asegurar que tu próximo evento sea un éxito. Te animamos a que vuelvas a leer estas estrategias y a que empieces a aplicar todas las que pueda en tu flujo de trabajo de planificación de eventos.

Si necesitas asesoría personalizada y la ayuda de múltiples herramientas tecnológicas para hacer de tus eventos una experiencia exitosa no dudes en contactar con nosotros y , desde Orquidea Technology Group, te ofreceremos las mejores opciones para ello.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/time-saving-event-planning-tips