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Desde el confinamiento hemos tenido la oportunidad de realizar un número considerable de eventos virtuales con incontables horas de transmisión, nos hemos encontrado en este camino una cantidad de circunstancias que nos han ocurrido a nosotros mismos o han ocurrido a nuestros clientes con eventos que en muchos casos ellos mismos llevaron adelante. Por eso, nos hemos planteado la pregunta de ¿qué hemos aprendido al realizar Eventos Virtuales?

Y de todo este aprendizaje queremos dejar algunos puntos a tener en cuenta cuando vayáis a realizar vuestros eventos:

1. No trates de traspasar tu evento presencial exactamente igual a un entorno virtual, son dos medios de difusión distintos. Pocas personas mantienen la atención en jornadas muy largas y durante muchos días. Haz tu evento lo más simple posible dentro de la complejidad que pueda tener.

2. Decide qué tipo de Evento es tu Evento Virtual. Una feria, un congreso, una presentación de producto, un evento corporativo interno o un evento público y masivo; dependiendo de esto tendrás una implementación de software reforzando algunas funcionalidades u otras. Por ejemplo, en un Congreso Científico necesitarás un módulo para presentar Abstracts o trabajos científicos y posibilidad de tener varias salas simultáneas mientras que en una presentación de productos lo más importante será una presentación impactante quizás soportada con Realidad Aumentada.

3. Conoce de antemano los números de potenciales asistentes a tu evento, verifica con tu proveedor si existen eventos paralelos que puedan afectar el ancho de banda que necesitas para manejar ese número. En los eventos virtuales normalmente se conectan muchas más personas que las que inicialmente se esperaban.

4. Escoge la solución de software adecuada a tu evento: Zoom, una Landing Page o una Plataforma Integrada para eventos virtuales. Cada tipo de evento puede tener un tipo de solución distinta (ver artículo de soluciones de software) y en la elección apropiada puede estar el éxito o fracaso. Por ahorrarte algo de dinero o por tratar de ganar un poco más no te arriesgues a que tu evento fracase, los errores en los eventos virtuales son difíciles de corregir.

5. Las plataformas tienen muchas funcionalidades: Gamificación, Votaciones en Vivo, Encuestas, Q&A, Chat Rooms, Video Chat 1 a 1, Juegos y más. No trates de utilizar todas las funcionalidades, analiza lo que necesitas y mantén la plataforma lo más simple posible, pero a la vez, aprovecha estas herramientas para implicar más a tus asistentes y mantenerlos comprometidos.

6. Si quieres una buena realización entonces no transmitas Live Streaming directamente de Zoom, Webex, Teams o cualquier programa de reuniones o webinars, la realización con un programa como VMIX, OBS, Streamyard, o similares es fundamental para tener una señal con calidad de televisión.

7. Utiliza señales alternativas y concurrentes para el envío de tu streaming sobre todo cuando los eventos tienen muchos asistentes virtuales y cuando se consumen desde muchos países. Aunque los servicios de distribución son muy confiables se han dado muchos casos de fallos y tener un respaldo instantáneo es una excelente idea.

8. Las actividades de preproducción son fundamentales para que todo salga bien. Utiliza una escaleta en donde aparezca lo que ocurrirá minuto a minuto, los recursos gráficos que se utilizarán y las transiciones que se realizarán. Es necesario un Director de Producción que coordine los aspectos tecnológicos y los elementos humanos.

9. Prepara a tus ponentes, verifica que graben desde: salones en silencio, que tengan buena conexión, que tengan buena iluminación, que tengan un fondo claro uniforme, que apaguen las notificaciones en su ordenador y que su sonido sea correcto. No hagas un evento en vivo sin haber preparado y ensayado con los ponentes. Cuando sean eventos con decenas de ponentes entonces trata de grabar el mayor número posible.

10. Todo lo que puedes pre-grabar hazlo y transmítelo como falso directo. En las grabaciones no hay fallos, se pueden combinar con sesiones en vivo y el resultado es notoriamente satisfactorio.

11. Cuando tengas eventos con traducción simultánea invierte bastante tiempo probando el perfecto funcionamiento de la conectividad con los traductores, prueba, prueba y prueba que todo funciona bien. Verifica que el ancho de banda sea el correcto, que las conexiones son las adecuadas y que ellos reciben correctamente el audio que le envías y que tu recibes perfectamente la traducción que producen.

12. Mantén por escrito los protocolos de respaldo ante cualquier eventualidad, por ejemplo: no aparece un ponente, se cae la señal de un ponente o moderador, se cae una de las señales de transmisión, falla alguna actividad de Gamificación.

13. Tus socios tecnológicos juegan un papel fundamental, utiliza proveedores con plataformas sólidas, que hayan nacido antes del COVID y que tengan experiencia de muchos años manejando tecnologías complejas para manejar altos volúmenes de información.

14. La seguridad es una clave fundamental en el diseño y funcionamiento de la plataforma. Toda la información debe transferirse y almacenarse encriptada en instalaciones como las de Amazon que tienen certificación ISO27001. No te arriesgues con una Landing almacenada en un servidor local sin ningún tipo de seguridad.

15. Utiliza plataformas que te permitan conservar el evento disponible bajo demanda para que sea consumido por las personas que no pudieron asistir al evento en vivo, por ejemplo, los que están en husos horarios muy diferentes al tuyo.

16. Por último, establece cuáles son las métricas que necesitas de antemano y verifica que la solución que vas a utilizar te provea de la información de análisis que necesitas, las analíticas son la radiografía de lo que pasó en el evento, es necesario que no solamente sepas la cantidad de gente que se ha conectado sino también quiénes son los que se han conectado a tu plataforma, qué secciones han visitado que sesiones han visto y por cuanto tiempo.

¿Qué hemos aprendido de los Eventos Virtuales?

Espero que estas recomendaciones sirvan de mucha ayuda al momento de planificar y ejecutar tus eventos virtuales o híbridos.

Si quieres más información acerca de cómo realizar tu evento virtual o híbrido de manera eficiente y exitosa, con la tecnología más adaptada a las necesidades del evento, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales te servirá de gran ayuda y asesoramiento a la hora de planificar y ejecutar tu evento.

 

Una buena organización evita que tu tiempo y productividad se vean afectados. Tener varias tareas a la vez exige controlar el tiempo para conseguir ser efectivo, alcanzar un alto rendimiento, y así conseguir los objetivos propuestos. Hay 3 factores a evitar para maximizar tu productividad y que afectan negativamente a tu efectividad. Combate estos aspectos para elevar el nivel de eficiencia que tienen todos tus esfuerzos:  

Decir que sí   

Hay un gran movimiento en el mundo de la autoayuda para decir que sí. Decir que sí a la vida y aprovechar las oportunidades que normalmente no se presentan. Aunque esto tiene mucha importancia, hay que saber gestionarlo ya que con demasiada frecuencia decimos que sí a todo y a todos, y nuestra productividad se resiente por ello.  

Tu tiempo es limitado. Cuando decides decir sí a la cuarta reunión de tu calendario de hoy, para revisar el trabajo de un compañero, para aceptar un proyecto de un empleado, o para entregar otro informe de actualización de estado, estás perdiendo tiempo para trabajar en tus prioridades más altas. Cuando dices que sí con demasiada frecuencia, asumes la lista de cosas por hacer de los demás sin atender a la tuya propia. Para realizar más tareas en tu lista de prioridades, debes crear un equilibrio entre decir sí y no.  

Para maximizar el tiempo, deberás aprender a ser más asertivo, y saber decir que no. Sí, incluso a tu jefe, compañero, empleado, cliente o posible cliente potencial. Eso no quiere decir que puedas y debas decir que no a todo. Pregúntate a ti mismo (y a ellos) si realmente es una prioridad, y si es una prioridad más alta que la que está trabajando actualmente. No digas ciegamente que sí en el trabajo. Acostúmbrate a evaluar tus prioridades y cómo se verán afectadas al decir sí a otras tareas.  

Distracciones  

Hay muchas más distracciones en el trabajo de hoy en día que hace unos años. Internet está al alcance de la mano las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y nos tienta con las últimas noticias, actualizaciones en eventos y publicaciones en los medios sociales. Es interminable. Con el acceso a toda esta información, muchas personas tienen miedo a perderla. Perderse lo que tus amigos están haciendo, los últimos titulares, ofertas de Amazon Prime Day, el Black Friday, y mil opciones más. La distracción es una epidemia y está matando nuestra productividad.   

Un estudio encontró que se tarda un promedio de 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción. Si permites que ocurran múltiples distracciones pequeñas en un día de trabajo, imagina todos los minutos y horas que perderás. Eliminar las distracciones es difícil. La mayoría de nosotros somos adictos a las noticias y los medios de comunicación ininterrumpidos en nuestros teléfonos. Un estudio de Deloitte de 2017 encontró que la gente revisa sus teléfonos 47 veces al día.  

Para minimizar las distracciones, primero debes de ser consciente de todas ellas. Empieza registrando cuántas veces haces lo siguiente en un día:  

  • Detener lo que estás haciendo para comprobar el correo electrónico.  
  • Contestar y mirar tu teléfono.   
  • Ser interrumpidos por alguien en cualquier momento.  
  • Enviar mensajes a través de apps de mensajería ya sea en un ámbito laboral o personal (Slack, Skype, Whatsapp)  
  • Abrir un navegador de Internet para leer noticias, buscar información o comprar online.   

Después de realizar tu propio seguimiento y análisis, es posible que te sorprenda el tiempo que dedicas a estos asesinos de la productividad. Incluso las personas que se consideran altamente productivas y enfocadas en el trabajo lo han hecho y se han sorprendido con los resultados. Al identificar de dónde vienen sus distracciones y cuánto tiempo están perdiendo, pueden empezar a minimizarlas.   

La mejor manera de liberarse de la distracción es reconocer que estás distraído y decirse a uno mismo que debes dejar de permitirlo.  

Dedicar más tiempo a las actividades de mayor Impacto 

La mayoría de las listas de cosas por hacer incluyen actividades de alto impacto, aquellas actividades que sabemos que nos ayudarán a impulsarnos hacia nuestras metas y a lograr rendimientos superiores. Las llamamos tus Actividades de Mayor Impacto. Estos son los lugares en los que deberías invertir la mayoría de tu tiempo.   

Sin embargo, la realidad es que nuestros hábitos de trabajo diarios impiden que muchos de nosotros pasemos el tiempo donde deberíamos. Nos arrastran a múltiples reuniones. Hay 25 cosas que revisar para nuestros compañeros de trabajo. Y no olvides las 17 llamadas programadas para la semana. Muchos de nosotros nos perdemos en nuestra interminable lista de tareas pendientes trabajando en tareas que son urgentes y sacrificando las que sabemos que pueden dar dividendos. Al final de cualquier semana, muchas personas sienten que no hubo suficiente tiempo para hacer todo lo que querían. La verdad es que tendemos a hacer tiempo para lo que es más urgente. De vez en cuando, deberíamos disfrutar y reservarnos un hueco para nosotros.  

Muchos de nosotros tenemos actividades y tiempo dedicado cada semana (en algunos casos, grandes cantidades de tiempo) que podríamos minimizar o subcontratar por completo. Para ayudar a combatir esto y usar la energía en actividades que te darán mayor beneficio, identifica tus actividades de mayor impacto todos los días y concéntrate en ellas primero.  

Si quieres ser más productivo, aprende a decir que no, a reconocer y a concentrarte en eliminar las constantes distracciones y a priorizar o delegar las diferentes actividades que desarrollas diariamente. Esperamos que estos consejos te ayuden organizarte y preparar tus futuros eventos con una alta productividad y buenos resultados. 

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