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Ahorra tiempo, trabaja de forma más eficiente y sé dueño de tus eventos. Aunque los trucos para eventos pueden ser una exageración, estos 17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos te ayudarán a eliminar el ruido y a centrarte en los objetivos principales.

Siendo sinceros, la organización de eventos es un trabajo estresante. En cualquier momento hay una serie de trabajos que hay que hacer y puede parecer que cada plazo se reduce al mínimo. Y las cosas aún son más complejas con el auge de los eventos virtuales e híbridos.

Entremos de lleno en estas recomendaciones para garantizar el éxito de tu próximo evento.

1. Empieza pronto

Como sabes, la planificación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más tiempo le dediques a cada pequeño detalle, mejor. Así que empieza lo antes posible. Esto no sólo te permitirá mantener la cordura, sino que también te dará una ventaja a la hora de reservar un lugar, encontrar personal para el evento (hablaremos más sobre esto más adelante en el post), y apagar los incendios inevitables.

2. Aprovecha los software para eventos

¿Quieres maximizar el ROI del evento? Entonces hazte un favor y aprovecha el poder de los diferentes softwares para eventos cuando planifiques y gestiones tu próximo evento. Este tipo de herramienta te ahorrará tiempo (de media, las empresas que utilizan software para eventos ahorran 223 horas al año) y creará una experiencia de marca unificada para cada uno de tus asistentes.

3. Invierte en herramientas esenciales para eventos

Aunque las tecnologías que ofrecemos son increíblemente importantes, no son la única herramienta en la que deberías considerar invertir. Hay otras herramientas importantes para eventos que también merecen tu consideración, como las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, las herramientas de automatización de marketing como HubSpot, las herramientas de integración de software y los software de transmisión de eventos.

Hay un montón de aplicaciones increíbles que harán que tu vida como planificador de eventos sea menos estresante. La clave es encontrar las herramientas que funcionen para ti y el tipo de eventos que gestionas. Así que experimenta un poco y crea un pack tecnológico para eventos que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.

4. Centrarse en la prioridad

Saber cómo priorizar mejor tu tiempo y tus esfuerzos es un consejo de productividad habitual. Cuanto más centrado estés en los objetivos correctos, más éxito tendrás. Esto es especialmente cierto cuando se planifica un evento.

Hay un millón de cosas diferentes que deben llevarse a cabo para que tu evento se considere un éxito. ¿Por dónde empezar? Comprender lo que es más importante y lo que merece prioridad te permitirá centrarte en las grandes victorias; las cosas que realmente importan.

En primer lugar, determina cuál es tu visión global. A continuación, prioriza tu lista de tareas pendientes en función de las tareas importantes, no sólo de las urgentes. Por último, aborda cada elemento de tu lista de uno en uno. Este sencillo marco garantizará una adecuada gestión del tiempo a la hora de planificar un evento.

5. Sigue un proceso probado

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es para los débiles de corazón. La buena noticia es que existen plantillas y procesos probados que puedes seguir. No eres la primera persona que planifica un evento y no serás la última. Fíjate en los éxitos y los fracasos de los que te han precedido para obtener valiosos conocimientos.

6. Crear una lista

Profundicemos en la priorización y en cómo la creación de listas puede ayudar. Tanto si te consideras una “persona de listas” como si no, escribir las cosas y estructurar tu día de una manera específica tiene sus beneficios.

Empieza por determinar cada una de las cosas que tienes que hacer. Esta lista debe incluir las cosas importantes, como la reserva de un local/recinto/espacio y la búsqueda de patrocinadores, y las más pequeñas (pero importantes), como la contratación de un diseñador de logotipos para el evento (o la coordinación con tu equipo de diseño interno).

Una vez anotado todo, puedes empezar a programar cada tarea para días concretos. Acuérdate de fijar fechas límite para cada tarea y de marcarlas una vez que las hayas completado. Así te mantendrás organizado y en el buen camino.

Un ejemplo de hoja de prioridades podría ser el siguiente:

7. Delegar, delegar, delegar

¿Hemos mencionado ya que la planificación de eventos es una tarea colosal? Lo es, y por eso no debes intentar hacerlo todo tu solo. La delegación es la clave para organizar un evento con éxito. Además, hará que tu equipo se sienta más implicado en su trabajo, lo que aumentará su productividad.

Haz todo lo posible por delegar las tareas correctas en los empleados adecuados, dándoles directrices y expectativas claras. A continuación, permíteles trabajar de forma independiente. La delegación no sirve de nada si tienes que mirar constantemente por encima del hombro.

8. Contrata ayuda de calidad

A veces, delegar tareas en tu equipo no es suficiente. Puede que te resulte necesario contratar a autónomos o empresas especialistas en determinadas tareas para eventos que te ayuden a conseguir tus objetivos. ¿En qué puede ayudarte un freelance, una empresa tecnológica? Muchas cosas, como el desarrollo de sitios web, registros, la atención al cliente, la fotografía del evento entre otros.

Descubre dónde están los agujeros en tu equipo, y luego cúbrelos con personas con talento.

9. Encontrar voluntarios

No todos los ayudantes de un evento tienen que ser contratados. Encontrar voluntarios para eventos es totalmente posible, especialmente si el objetivo principal de tu evento es concienciar o recaudar dinero para una causa benéfica. Sólo tienes que preguntar.

Empieza por la gente que conoces. ¿Estará alguno de tus empleados dispuesto a echar una mano? Cuando hayas agotado tus contactos personales, busca en las redes de voluntarios.

Recuerda que el hecho de que no pagues a los voluntarios no significa que no deban recibir ningún incentivo por ayudar. Si es posible, ofrece a los ayudantes entrada gratuita a al evento, comida de cortesía o productos gratuitos de tu empresa para despertar el interés.

10. Asóciate con una agencia

A veces, la mejor manera de asegurarse de que tu evento sea un éxito es asociarse con una agencia de eventos especializada en ayudar a las empresas a organizar eventos increíbles.

Algunas se centran en tipos de eventos específicos, otras ofrecen servicios completos, tú debes valorar que es lo que más necesitas. Si te sientes desbordado con la tecnología para tu evento podrías contactar por ejemplo con Orquidea Technology Group.

11. Utiliza el software de automatización de marketing

El software de automatización del marketing de eventos, como HubSpot, Marketo y Salesforce, y en menor medida, Get Response, Infusionsoft y Autopilot, permite a los organizadores de eventos captar mejor a los asistentes y producir experiencias de eventos más personalizadas.

Imagínate poder, una vez que un asistente se inscribe en un evento, añadirlo automáticamente a los registros de CRM de tu empresa, enviarle mensajes de correo electrónico personalizados en momentos específicos que se correspondan exactamente con el punto en el que se encuentra el cliente, y mucho más.

Todo esto es posible con las plataformas de software adecuadas y un poco de conocimiento y previsión

12. Integra tu pack de tecnología para eventos

Hasta ahora hemos mencionado numerosas piezas de software y tecnología en este post. Cada uno, cuando se utiliza correctamente, es increíblemente útil. Pero el verdadero truco es conseguir que cada herramienta funcione bien con las otras aplicaciones que planeas utilizar. Ahí es donde entran en juego las integraciones de software para eventos.

Algunas soluciones de software se integran entre sí de forma inmediata. Otras requieren el uso de una solución de integración de terceros. Esto significa que tu software de gestión de eventos, la herramienta de CRM, la plataforma de marketing por correo electrónico y más trabajarán juntos sin problemas, reduciendo la cantidad de entrada de datos tediosa que tendrá que hacer.

13. Crea un sistema a escala

Es ideal buscar una tecnología de eventos que pueda reducir las tareas manuales y aumentar la automatización, al tiempo que se invierte en procesos y habilidades internas para atender tanto los eventos presenciales como los virtuales. Así el sistema resultante permitirá preparar tu estrategia de eventos para el futuro y ahorrar tiempo en el proceso.

14. Medir, medir, medir

Medir el ROI de los eventos es una práctica importante. Después de todo, no se puede determinar con exactitud si un evento es exitoso o no sin entender lo que la empresa está ganando a cambio de todo el tiempo, el esfuerzo y los gastos que se han llevado a cabo para organizar el evento.

Por desgracia, el seguimiento del ROI de un evento no siempre es fácil, pero hay algunas herramientas que pueden ayudar. Las plataformas integrales de eventos como EventMobi, que ofrecemos en Orquidea Technology Group, las plataformas de atribución como Google Analytics y el software de CRM de tu empresa pueden ayudarte a realizar un seguimiento del ROI del evento.

Es importante recordar que tu objetivo debe ser crear valor con tus eventos, no sólo una ganancia monetaria inmediata. Un evento que pierda dinero, pero que genere una gran cantidad de clientes potenciales de alta calidad puede seguir considerándose exitoso.

15. Asegúrate de que tu correo electrónico está a punto

El correo electrónico para los planificadores de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil empantanarse cuando los mensajes llegan constantemente a tu bandeja de entrada. Puede parecer que siempre estás jugando a ponerte al día y que el objetivo de la bandeja de entrada cero nunca se cumplirá. Pero no tiene por qué ser así.

Estos son algunos de nuestros consejos favoritos para la gestión del correo electrónico de los organizadores de eventos:

  • Utiliza la tecnología: hay aplicaciones que pueden ayudarte a recordar que debes hacer un seguimiento de los correos electrónicos de los que no recibes respuesta.
  • Utiliza respuestas predeterminadas: ¿Cuánto tiempo pierdes enviando básicamente la misma respuesta a varias personas? Recupera ese tiempo y aprovecha las respuestas predeterminadas.
  • Filtra tus mensajes: Si organizas mejor tu bandeja de entrada, puedes reducir los niveles de estrés y aumentar la eficiencia. Quizá todos los mensajes de un determinado cliente vayan a una carpeta. O tal vez crees una carpeta “Responder más tarde” para no sentir constantemente la necesidad de responder a todos los mensajes de inmediato.
  • Pulsa el botón de anulación de la suscripción: ¿De verdad lees y disfrutas de todos los mensajes que pasan por tu bandeja de entrada? Probablemente no. Empieza a darte de baja y reduce los correos electrónicos que tienes que filtrar cada día.

16. Pasar tiempo como asistente

Puede sonar contradictorio, pero intenta pasar algún tiempo como asistente a un evento fuera de tu actual flujo de trabajo de planificación de eventos. De hecho, podrías evitar dar vueltas a la cabeza cuando llegue el momento de tomar decisiones para tu propio evento.

Lo que a menudo se pasa por alto es la verdadera experiencia como asistente. Y sólo puedes hacerlo si tienes la empatía y el recuerdo de lo que es ser uno.

17. Esperar lo inesperado

Por último, con tantas variables que intervienen en la planificación de un evento, no todo saldrá siempre como se espera. Es mejor planificar esto.

Te recomendamos que programes tiempo extra para las peticiones de última hora, especialmente en las últimas semanas antes de que tu evento tenga lugar. De este modo, no te pillará desprevenido y tendrás tiempo suficiente para cumplir con lo que hay que hacer.

Es tu turno: Planifica eficazmente tu evento

Estos consejos, cuando se utilizan juntos, actúan como una especie de plantilla de planificación de eventos y te ayudarán a asegurar que tu próximo evento sea un éxito. Te animamos a que vuelvas a leer estas estrategias y a que empieces a aplicar todas las que pueda en tu flujo de trabajo de planificación de eventos.

Si necesitas asesoría personalizada y la ayuda de múltiples herramientas tecnológicas para hacer de tus eventos una experiencia exitosa no dudes en contactar con nosotros y , desde Orquidea Technology Group, te ofreceremos las mejores opciones para ello.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/time-saving-event-planning-tips

¡Qué caos ha sido el año 2020! Desde la planificación de eventos en directo hasta la celebración de eventos completamente virtuales, ha sido una experiencia de aprendizaje para todos nosotros. Ahora podemos mirar a este año e intentar adivinar lo que nos deparará, y cómo adaptaremos nuestros eventos. Sabemos una cosa con seguridad: los eventos híbridos están al caer. Y en este artículo veremos 15 tips para eventos híbridos exitosos en 2021, y antes vamos a desglosar:

  • Que son los eventos híbridos.
  • Cuando realizar un evento híbrido frente a uno virtual.
  • Cuales son las ventajas de los eventos híbridos.

Qué es un evento híbrido

Los eventos híbridos anteriores a la pandemia se configuraron como eventos en vivo con un componente virtual. A partir de 2021, los eventos híbridos deben concebirse primero como eventos virtuales con un componente en vivo si la pandemia lo permite. Esto significa que los eventos híbridos deben configurarse como eventos virtuales desde una perspectiva tecnológica y de personal.

Debes planificar el contenido y otros productos del evento para dirigirte principalmente a una audiencia en línea. En las primeras etapas de la planificación del componente en vivo del evento, los planificadores de eventos deben considerar qué aspectos digitales pueden necesitar ser añadidos para facilitar la unión de los dos grupos. Esa es la clave. Un evento es híbrido si hay compromiso; de lo contrario, no sería diferente de ver una charla TEDx en casa desde el sofá con la mantita.

Cuando hacer un evento híbrido frente a uno virtual

Considerando cómo avanzan las vacunas, hay muchas oportunidades para los eventos virtuales con un componente presencial. Así que aquí está cómo elegir entre los dos:

Elige el híbrido si:

  • Puedes acoger con seguridad un componente presencial.
  • Si el evento y su contenido se trasladan bien a una audiencia en vivo.
  • Si los asistentes declaran estar interesados en asistir al componente presencial.

Elige la modalidad virtual si:

  • Si hay alguna duda de que no puedes realizar con seguridad el componente presencial.
  • Tu contenido se traslada mejor a través del vídeo.
  • Tu evento tiene un presupuesto reducido.

Ventajas de los eventos híbridos

Incluso antes de la pandemia, los eventos híbridos eran cada vez más populares debido a su capacidad para llegar a un público más amplio, mejorar el ROI del evento y proporcionar valiosos puntos de datos que las empresas no podían obtener con los eventos presenciales.

Mayor audiencia. El hecho de tener un componente virtual reduce las barreras financieras y los conflictos de horario para muchos asistentes. Los eventos híbridos no sólo atraerán a tu público principal, sino que también atraerán a tu público secundario y terciario con el componente virtual. Esto significa que las personas que no se habrían inscrito en el evento presencial, debido al compromiso, estarán más interesadas en “probar” tu evento con el componente virtual.

Mejora del retorno de la inversión. Un aumento de los asistentes significa más entradas vendidas y un mejor retorno de la inversión para el evento en general. El componente virtual también puede reducir los costes de marketing en el futuro al utilizar las grabaciones de los ponentes y de las sesiones como contenido promocional.

Mejores datos. Internet siempre está “pendiente”, y eso no es diferente con los eventos virtuales. Lo que queremos decir aquí es que todo se rastrea porque el componente virtual está en línea. Estos datos ayudan enormemente a la hora de planificar tu próximo evento híbrido.

15 consejos para el éxito de un evento híbrido en 2021

  1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario.
  2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño.
  3. Prioriza la seguridad para el componente presencial.
  4. Crea vías de inscripción personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos.
  5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial.
  6. Planifica primero un contenido virtual atractivo
  7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes.
  8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso.
  9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado.
  10. Da protagonismo a los patrocinadores.
  11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores.
  12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales.
  13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos.
  14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido.
  15. Haz un plan para el día del juicio final.

1. Comercializa tu evento entre tu público secundario y terciario

Ya hemos mencionado que una de las ventajas de un evento híbrido es la ampliación del público. Ya conoces bien a tu público principal, y es de esperar que sepas cómo dirigirte a él. También querrás pensar en mensajes de marketing personalizados para tu público secundario y terciario. Sí, eso significa que tendrás que revisar algunos datos, pero te prometemos que te ayudará a largo plazo.

2. Negocia los contratos con los proveedores y reduce el tamaño

Los eventos híbridos tienen un componente presencial, por lo que necesitarás encontrar proveedores, que históricamente te pueden pedir ser cancelados con meses de antelación para que se te devuelva el dinero. Así que es el momento de empezar a negociar para obtener periodos de cancelación más largos y penalizaciones más bajas. Pero tomemos un momento para reiterar que estamos todos juntos en esto y que no estamos tratando de rebajar a nadie. Haz un trato que sea igualmente beneficioso y justo.

También sería útil considerar la posibilidad de reducir el tamaño del local. Esto ayudará a ahorrar dinero, pero también debes tener en cuenta la menor afluencia de público a los componentes presenciales en 2021. Podría ser el momento perfecto para probar un recinto al aire libre.

3. Prioriza la seguridad para el componente presencial

Esto debería ser obvio, pero lo vamos a decir de todos modos. Tu componente presencial será un fracaso absoluto si no te aseguras de que tus asistentes se sientan seguros. No esperes a que lleguen para averiguarlo. Asegúrales en tus correos electrónicos de marketing que estás tomando todas las precauciones: mascarillas, estaciones de desinfección, limpieza durante el evento, distanciamiento social y personal allí para ayudar a hacer cumplir estos requisitos.

4. Crea vías de registro personalizadas para los asistentes virtuales e híbridos

Nada hace que un asistente se sienta tan especial como la personalización. Mantén las dos vías de registro separadas y personalizadas para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales e híbridos.

5. No vendas sólo una entrada para el componente presencial

No vendas una entrada únicamente para el evento presencial (al menos por ahora). Una cosa que sabemos con certeza es que nada es seguro. No sabes si tendrás que cancelar el componente presencial, si el asistente ya no se siente seguro para asistir o si se sentirá mal. La venta de una entrada híbrida ofrece al asistente flexibilidad para asistir al componente presencial, pero le garantiza que obtendrá la información de cualquier manera.

6. Planifica primero un contenido virtual atractivo

Asegúrate de planificar contenidos que sepas que serán atractivos para una audiencia virtual y ajústalos para que también lo sean para una audiencia presencial. Esto podría significar una duración diferente de las sesiones, sesiones pregrabadas frente a transmisiones en directo, y encuestas o preguntas en directo. Aunque gran parte del contenido será el mismo, esto no significa que todo el contenido deba ser igual para los asistentes virtuales y presenciales. Los asistentes virtuales no quieren ver una sesión de networking interactivo en streaming. En lugar de ello, los asistentes virtuales podrían filtrarse en su propia pequeña sesión de breakout o asistir a una entrevista exclusiva para asistentes virtuales o a una mesa redonda con líderes de opinión. Esto se llevará a cabo sin problemas con las rutas de registro personalizadas que has creado.

Consejo: Estos líderes de opinión pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo (pendiente de la zona horaria) ya que es virtual, por lo que puedes conseguir lo mejor de lo mejor.

7. Los eventos híbridos deben ser concurrentes

En este caso la concurrencia consiste por ejemplo en tener una sesión pregrabada para ambos públicos virtual y presencial y, a continuación, tener al ponente o ponentes en directo en el evento para responder a las preguntas a través del chat durante la grabación. Los moderadores también pueden seguir con una sesión de preguntas y respuestas en directo para obtener respuestas más extensas. Para el público virtual, si entra tarde en la sesión, ésta no empezará desde el principio. Será como entrar tarde en una sesión en directo para que el asistente pueda seguir en tiempo real el chat.

Bonus: este chat permite que las audiencias virtual y presencial se conecten.

8. Ofrece tu contenido a la carta para un mayor compromiso

El contenido a la carta es lo mejor de los dos mundos: beneficia a los asistentes virtuales, a los patrocinadores a obtener más atención y, por último, pero no menos importante, la marca/evento se mantiene en el candelero durante más tiempo. A la parte virtual del evento puede asistir cualquier persona de todo el mundo, lo que implica una gran diferencia de huso horario. El contenido a la carta permite que los asistentes de todo el mundo reciban la información a la hora que más les convenga. En general, es bueno para los asistentes virtuales, porque si los días de las sesiones son largos, la mayoría de ellos no van a estar sentados frente a su ordenador durante 10 horas seguidas viendo las sesiones. La modalidad a la carta les permite hacer descansos y no perderse ningún contenido. También beneficia a los patrocinadores y a su marca. Cuanto más tiempo pueda la gente volver a ver las sesiones, más tiempo permanecerán los patrocinadores y tu evento en la mente de los asistentes.

Consejo: Ofrece tus sesiones a la carta este año y haz un seguimiento de cuántas personas volvieron a ver las sesiones y cuánto tiempo pasaron en el sitio una vez terminado el evento. Puedes utilizar esos datos para ayudar a conseguir patrocinadores para el evento del año que viene.

9. Ofrece tu contenido a la carta sólo durante un tiempo limitado

Si ofreces las sesiones de tu evento a la carta durante varios meses después del evento, la emoción desaparecerá. Ofrecerlo por un tiempo limitado, ya sea de 1 a 2 semanas o un mes, da a los asistentes tiempo límite para consumir el contenido que quieran. La disponibilidad limitada genera entusiasmo y fomenta la acción inmediata.

10. Da protagonismo a los patrocinadores

Los eventos híbridos son lo mejor para los patrocinadores. Dado que los eventos híbridos atraen a un público mucho mayor, tus patrocinadores van a obtener el doble de exposición. Además, crea nuevas oportunidades para el conocimiento de la marca y la generación de contactos. Cuanto más valor puedas aportar a tus patrocinadores, más dinero estarán dispuestos a entregar. A continuación, te explicamos cómo dar protagonismo a tus patrocinadores:

  • Acoger una sesión o patrocinar una sesión.
  • Branding en las diapositivas, los correos electrónicos promocionales y/o el contenido a la carta.
  • Anuncios en banners de aplicaciones móviles.
  • Notificaciones push (menos es más con las notificaciones push, no seas molesto)
  • Stands físicos y virtuales de los patrocinadores.
  • Página de patrocinadores del sitio web del evento.
  • Anuncios patrocinados antes del contenido a la carta.

11. Asegúrate de que tu software de gestión de eventos favorece a tus patrocinadores

Asegúrate de que tu software facilita a los asistentes la programación de reuniones con los patrocinadores o la visita al stand virtual. Mostrar a tus patrocinadores la facilidad de uso de los stands virtuales hará que se sientan mejor y que se entusiasmen con el evento. También es importante tener en cuenta que el software de tu evento debería permitirte crear una página de patrocinador personalizada y digna de admiración. Una página de patrocinador única y perfectamente elaborada ayudará a que los asistentes se queden más tiempo.

Consejo: Nuestra plataforma de eventos es completamente personalizable mediante CSS e incrustación.

12. Ten un presentador in situ dedicado exclusivamente a tus asistentes virtuales

Los asistentes a tu componente en presencial tendrán a alguien que les guíe a lo largo del día; ¿por qué no deberían hacerlo tus asistentes virtuales? Imagínate en tu portal virtual a un presentador en vivo que pueda hablar de lo que sigue y de lo que ocurre en el componente presencial. Te sentirás como si estuvieras allí mismo. El presentador puede hablar a los asistentes virtuales sobre su experiencia, destacar sesiones específicas u oportunidades de establecer contactos y recordarles que se pasen por el stand del patrocinador virtual. Esto ayuda a los asistentes virtuales a sacar el máximo provecho de su experiencia y, si contratas a un buen maestro de ceremonias, tal vez consiga darle un toque cómico.

Consejo: Haz que el maestro de ceremonias utilice la gamificación y las preguntas y votaciones en directo para mantener a la audiencia comprometida.

13. Reúne a los asistentes virtuales y presenciales con el networking en los eventos híbridos

Además del contenido, el networking es una de las principales razones por las que la gente asiste a los eventos, lo que no es diferente para los eventos híbridos. El truco de los eventos híbridos es reunir a los asistentes virtuales y presenciales.

Aquí algunas ideas de networking para eventos híbridos:

  • Sesiones simuladas. Cuando los asistentes virtuales y presenciales ven una sesión pregrabada, pueden interactuar juntos en el chat.
  • Grupo privado de networking. Piensa en vender un tipo de entrada que incluya esta función para un grupo específico, un grupo privado de una red social, por ejemplo. Estas personas estarán ansiosas por utilizar esta ventaja para charlar sobre el evento.
  • Grupo de networking abierto. La misma idea que la anterior, pero abierta a todo el mundo. Podría haber un canal para cada sesión, de modo que se pueda seguir hablando de ella incluso después de que haya terminado el evento, y habría la opción de enviar mensajes a los compañeros.
  • Encuesta en directo, preguntas y respuestas. Esto no es nuevo, pero puede ayudar a la audiencia en vivo y virtual a interactuar y mantener el engagement durante todo el evento.
  • Sesiones de trabajo. Para la audiencia virtual, tendrás que asegurarte de que tu software puede separar a las personas en pequeños grupos de sala de reuniones.

14. Envía encuestas antes, durante y después del evento híbrido

Con el mundo en pandemia y la gente averiguando cómo trabajar desde casa mientras educa a sus hijos, hay muchas incógnitas. Asistir a un evento no debería añadir estrés adicional a los asistentes. El envío de una encuesta previa al evento en la que se pregunte a los asistentes qué preguntas tienen o qué les preocupa puede ayudarte a responder a esas preguntas antes de que comience el evento.

Encuesta previa al evento = menos estrés para ti y tus asistentes.

El envío de encuestas breves durante el evento puede ayudarle a obtener un feedback inmediato sobre lo que va bien y lo que podría mejorarse (si el evento dura varios días, incluso podría hacerse un ajuste rápido). Estas encuestas pueden realizarse, por ejemplo, después de una sesión en directo o en una pregrabada, cuando los asistentes tengan en mente sus comentarios, buenos o malos. Las encuestas posteriores al evento serán las más significativas y proporcionarán información general sobre todo el evento. Este feedback es muy importante para planificar futuros eventos y mantener a los asistentes contentos.

15. Haz un plan para el día del juicio final

Piensa en todas las cosas posibles que podrían salir mal y haz un plan de acción para saber qué hacer si eso sucede. ¿Se ha caído toda la plataforma virtual? Mantén la calma y sigue tu lista de control. ¿Tienes que cancelar el componente en vivo? Respira, sigue tu lista de control y envía un correo electrónico elaborado. Tener un plan para cuando las cosas van mal, hace que sea menos estresante en general, y además siempre tendrás a tu lado a Orquidea Technology Group para echarte una mano.

Te hemos dado muchas cosas a tener en cuenta para tu evento híbrido, pero ningún evento es perfecto a la primera. Planifica el mejor evento que puedas y aprende de él. Si quieres recibir toda la información relacionada con los eventos híbridos y cualquier otra duda sobre la tecnología de eventos, habla con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter.

Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/15-hybrid-event-tips-you-must-read

Desde el confinamiento hemos tenido la oportunidad de realizar un número considerable de eventos virtuales con incontables horas de transmisión, nos hemos encontrado en este camino una cantidad de circunstancias que nos han ocurrido a nosotros mismos o han ocurrido a nuestros clientes con eventos que en muchos casos ellos mismos llevaron adelante. Por eso, nos hemos planteado la pregunta de ¿qué hemos aprendido al realizar Eventos Virtuales?

Y de todo este aprendizaje queremos dejar algunos puntos a tener en cuenta cuando vayáis a realizar vuestros eventos:

1. No trates de traspasar tu evento presencial exactamente igual a un entorno virtual, son dos medios de difusión distintos. Pocas personas mantienen la atención en jornadas muy largas y durante muchos días. Haz tu evento lo más simple posible dentro de la complejidad que pueda tener.

2. Decide qué tipo de Evento es tu Evento Virtual. Una feria, un congreso, una presentación de producto, un evento corporativo interno o un evento público y masivo; dependiendo de esto tendrás una implementación de software reforzando algunas funcionalidades u otras. Por ejemplo, en un Congreso Científico necesitarás un módulo para presentar Abstracts o trabajos científicos y posibilidad de tener varias salas simultáneas mientras que en una presentación de productos lo más importante será una presentación impactante quizás soportada con Realidad Aumentada.

3. Conoce de antemano los números de potenciales asistentes a tu evento, verifica con tu proveedor si existen eventos paralelos que puedan afectar el ancho de banda que necesitas para manejar ese número. En los eventos virtuales normalmente se conectan muchas más personas que las que inicialmente se esperaban.

4. Escoge la solución de software adecuada a tu evento: Zoom, una Landing Page o una Plataforma Integrada para eventos virtuales. Cada tipo de evento puede tener un tipo de solución distinta (ver artículo de soluciones de software) y en la elección apropiada puede estar el éxito o fracaso. Por ahorrarte algo de dinero o por tratar de ganar un poco más no te arriesgues a que tu evento fracase, los errores en los eventos virtuales son difíciles de corregir.

5. Las plataformas tienen muchas funcionalidades: Gamificación, Votaciones en Vivo, Encuestas, Q&A, Chat Rooms, Video Chat 1 a 1, Juegos y más. No trates de utilizar todas las funcionalidades, analiza lo que necesitas y mantén la plataforma lo más simple posible, pero a la vez, aprovecha estas herramientas para implicar más a tus asistentes y mantenerlos comprometidos.

6. Si quieres una buena realización entonces no transmitas Live Streaming directamente de Zoom, Webex, Teams o cualquier programa de reuniones o webinars, la realización con un programa como VMIX, OBS, Streamyard, o similares es fundamental para tener una señal con calidad de televisión.

7. Utiliza señales alternativas y concurrentes para el envío de tu streaming sobre todo cuando los eventos tienen muchos asistentes virtuales y cuando se consumen desde muchos países. Aunque los servicios de distribución son muy confiables se han dado muchos casos de fallos y tener un respaldo instantáneo es una excelente idea.

8. Las actividades de preproducción son fundamentales para que todo salga bien. Utiliza una escaleta en donde aparezca lo que ocurrirá minuto a minuto, los recursos gráficos que se utilizarán y las transiciones que se realizarán. Es necesario un Director de Producción que coordine los aspectos tecnológicos y los elementos humanos.

9. Prepara a tus ponentes, verifica que graben desde: salones en silencio, que tengan buena conexión, que tengan buena iluminación, que tengan un fondo claro uniforme, que apaguen las notificaciones en su ordenador y que su sonido sea correcto. No hagas un evento en vivo sin haber preparado y ensayado con los ponentes. Cuando sean eventos con decenas de ponentes entonces trata de grabar el mayor número posible.

10. Todo lo que puedes pre-grabar hazlo y transmítelo como falso directo. En las grabaciones no hay fallos, se pueden combinar con sesiones en vivo y el resultado es notoriamente satisfactorio.

11. Cuando tengas eventos con traducción simultánea invierte bastante tiempo probando el perfecto funcionamiento de la conectividad con los traductores, prueba, prueba y prueba que todo funciona bien. Verifica que el ancho de banda sea el correcto, que las conexiones son las adecuadas y que ellos reciben correctamente el audio que le envías y que tu recibes perfectamente la traducción que producen.

12. Mantén por escrito los protocolos de respaldo ante cualquier eventualidad, por ejemplo: no aparece un ponente, se cae la señal de un ponente o moderador, se cae una de las señales de transmisión, falla alguna actividad de Gamificación.

13. Tus socios tecnológicos juegan un papel fundamental, utiliza proveedores con plataformas sólidas, que hayan nacido antes del COVID y que tengan experiencia de muchos años manejando tecnologías complejas para manejar altos volúmenes de información.

14. La seguridad es una clave fundamental en el diseño y funcionamiento de la plataforma. Toda la información debe transferirse y almacenarse encriptada en instalaciones como las de Amazon que tienen certificación ISO27001. No te arriesgues con una Landing almacenada en un servidor local sin ningún tipo de seguridad.

15. Utiliza plataformas que te permitan conservar el evento disponible bajo demanda para que sea consumido por las personas que no pudieron asistir al evento en vivo, por ejemplo, los que están en husos horarios muy diferentes al tuyo.

16. Por último, establece cuáles son las métricas que necesitas de antemano y verifica que la solución que vas a utilizar te provea de la información de análisis que necesitas, las analíticas son la radiografía de lo que pasó en el evento, es necesario que no solamente sepas la cantidad de gente que se ha conectado sino también quiénes son los que se han conectado a tu plataforma, qué secciones han visitado que sesiones han visto y por cuanto tiempo.

¿Qué hemos aprendido de los Eventos Virtuales?

Espero que estas recomendaciones sirvan de mucha ayuda al momento de planificar y ejecutar tus eventos virtuales o híbridos.

Si quieres más información acerca de cómo realizar tu evento virtual o híbrido de manera eficiente y exitosa, con la tecnología más adaptada a las necesidades del evento, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales te servirá de gran ayuda y asesoramiento a la hora de planificar y ejecutar tu evento.

 

Una buena organización evita que tu tiempo y productividad se vean afectados. Tener varias tareas a la vez exige controlar el tiempo para conseguir ser efectivo, alcanzar un alto rendimiento, y así conseguir los objetivos propuestos. Hay 3 factores a evitar para maximizar tu productividad y que afectan negativamente a tu efectividad. Combate estos aspectos para elevar el nivel de eficiencia que tienen todos tus esfuerzos:  

Decir que sí   

Hay un gran movimiento en el mundo de la autoayuda para decir que sí. Decir que sí a la vida y aprovechar las oportunidades que normalmente no se presentan. Aunque esto tiene mucha importancia, hay que saber gestionarlo ya que con demasiada frecuencia decimos que sí a todo y a todos, y nuestra productividad se resiente por ello.  

Tu tiempo es limitado. Cuando decides decir sí a la cuarta reunión de tu calendario de hoy, para revisar el trabajo de un compañero, para aceptar un proyecto de un empleado, o para entregar otro informe de actualización de estado, estás perdiendo tiempo para trabajar en tus prioridades más altas. Cuando dices que sí con demasiada frecuencia, asumes la lista de cosas por hacer de los demás sin atender a la tuya propia. Para realizar más tareas en tu lista de prioridades, debes crear un equilibrio entre decir sí y no.  

Para maximizar el tiempo, deberás aprender a ser más asertivo, y saber decir que no. Sí, incluso a tu jefe, compañero, empleado, cliente o posible cliente potencial. Eso no quiere decir que puedas y debas decir que no a todo. Pregúntate a ti mismo (y a ellos) si realmente es una prioridad, y si es una prioridad más alta que la que está trabajando actualmente. No digas ciegamente que sí en el trabajo. Acostúmbrate a evaluar tus prioridades y cómo se verán afectadas al decir sí a otras tareas.  

Distracciones  

Hay muchas más distracciones en el trabajo de hoy en día que hace unos años. Internet está al alcance de la mano las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y nos tienta con las últimas noticias, actualizaciones en eventos y publicaciones en los medios sociales. Es interminable. Con el acceso a toda esta información, muchas personas tienen miedo a perderla. Perderse lo que tus amigos están haciendo, los últimos titulares, ofertas de Amazon Prime Day, el Black Friday, y mil opciones más. La distracción es una epidemia y está matando nuestra productividad.   

Un estudio encontró que se tarda un promedio de 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción. Si permites que ocurran múltiples distracciones pequeñas en un día de trabajo, imagina todos los minutos y horas que perderás. Eliminar las distracciones es difícil. La mayoría de nosotros somos adictos a las noticias y los medios de comunicación ininterrumpidos en nuestros teléfonos. Un estudio de Deloitte de 2017 encontró que la gente revisa sus teléfonos 47 veces al día.  

Para minimizar las distracciones, primero debes de ser consciente de todas ellas. Empieza registrando cuántas veces haces lo siguiente en un día:  

  • Detener lo que estás haciendo para comprobar el correo electrónico.  
  • Contestar y mirar tu teléfono.   
  • Ser interrumpidos por alguien en cualquier momento.  
  • Enviar mensajes a través de apps de mensajería ya sea en un ámbito laboral o personal (Slack, Skype, Whatsapp)  
  • Abrir un navegador de Internet para leer noticias, buscar información o comprar online.   

Después de realizar tu propio seguimiento y análisis, es posible que te sorprenda el tiempo que dedicas a estos asesinos de la productividad. Incluso las personas que se consideran altamente productivas y enfocadas en el trabajo lo han hecho y se han sorprendido con los resultados. Al identificar de dónde vienen sus distracciones y cuánto tiempo están perdiendo, pueden empezar a minimizarlas.   

La mejor manera de liberarse de la distracción es reconocer que estás distraído y decirse a uno mismo que debes dejar de permitirlo.  

Dedicar más tiempo a las actividades de mayor Impacto 

La mayoría de las listas de cosas por hacer incluyen actividades de alto impacto, aquellas actividades que sabemos que nos ayudarán a impulsarnos hacia nuestras metas y a lograr rendimientos superiores. Las llamamos tus Actividades de Mayor Impacto. Estos son los lugares en los que deberías invertir la mayoría de tu tiempo.   

Sin embargo, la realidad es que nuestros hábitos de trabajo diarios impiden que muchos de nosotros pasemos el tiempo donde deberíamos. Nos arrastran a múltiples reuniones. Hay 25 cosas que revisar para nuestros compañeros de trabajo. Y no olvides las 17 llamadas programadas para la semana. Muchos de nosotros nos perdemos en nuestra interminable lista de tareas pendientes trabajando en tareas que son urgentes y sacrificando las que sabemos que pueden dar dividendos. Al final de cualquier semana, muchas personas sienten que no hubo suficiente tiempo para hacer todo lo que querían. La verdad es que tendemos a hacer tiempo para lo que es más urgente. De vez en cuando, deberíamos disfrutar y reservarnos un hueco para nosotros.  

Muchos de nosotros tenemos actividades y tiempo dedicado cada semana (en algunos casos, grandes cantidades de tiempo) que podríamos minimizar o subcontratar por completo. Para ayudar a combatir esto y usar la energía en actividades que te darán mayor beneficio, identifica tus actividades de mayor impacto todos los días y concéntrate en ellas primero.  

Si quieres ser más productivo, aprende a decir que no, a reconocer y a concentrarte en eliminar las constantes distracciones y a priorizar o delegar las diferentes actividades que desarrollas diariamente. Esperamos que estos consejos te ayuden organizarte y preparar tus futuros eventos con una alta productividad y buenos resultados. 

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