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A principios de 2021, los planificadores y comercializadores de eventos de todo el mundo se sentían esperanzados por el año que se avecinaba. Sin embargo, 2021 ha sido un año difícil para muchos dentro de la industria. Aunque el sector ha visto el regreso de los eventos presenciales, con el descubrimiento de una nueva variante de COVID, los profesionales de los eventos han recibido un nuevo golpe de cara a 2022. Recientemente, EventMB, en colaboración con los principales expertos de la industria, revisó las 11 tendencias de los eventos que hay que analizar en 2022. Aquí te las traemos.

No todo son malas noticias. Con la aparición de tendencias innovadoras que incluyen tecnología y soluciones avanzadas para eventos, como las que ofrecemos desde Orquidea Technology Group, los planificadores pueden equiparse mejor para afrontar el nuevo año.

1. Incertidumbre continua

Nuestras esperanzas de que el año 2022 fuera un camino de rosas y marcara una vuelta a la normalidad se han visto truncadas. A pesar de que en 2021 se celebran eventos presenciales en todo el mundo, existe una incertidumbre (innegable) que ha llevado a la cancelación de eventos a gran escala para lo que queda de este año y el próximo. Omicron es la actual variante de coronavirus que preocupa, pero es probable que esta tendencia continúe hasta bien entrado 2022, si no más.

«Mientras este virus siga circulando, veremos aparecer repetidamente nuevas variantes en la comunidad», afirmó Brian Labus, epidemiólogo y profesor adjunto de la Universidad de Nevada-Las Vegas, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. La buena noticia es que, según Labus, independientemente del perfil de las futuras variantes del coronavirus, se espera que la vacuna funcione bien, y no se espera que aumenten drásticamente las tasas de hospitalización ni las de mortalidad.

Labus alertó a la audiencia sobre los problemas relacionados con las disparidades en el acceso a las vacunas, haciendo hincapié en la posibilidad de que las zonas del mundo con bajas tasas de vacunación sean focos de nuevas variantes. Cuando se trata de eventos, Labus recomienda el uso de mascarillas: «Si puedo ponerme un trocito de tela en la cara y eso evita que otras personas mueran, me parece un trato justo«. Su consejo a los organizadores de eventos es que se aseguren de que los beneficios de la celebración de un evento son mayores que los riesgos.

Quizá lo mejor sea pensar en este periodo como el «tiempo intermedio», expresión utilizada por Kai Hattendorf, director general de la UFI, que intervino junto a Labus en la cumbre. Los organizadores de eventos no tienen más remedio que aceptar el actual enfoque de «parada y fuga» de los negocios. Pero Hattendorf confía en que la estandarización global de las vacunas es posible y será crucial para que los eventos internacionales prosperen en el futuro.

Además, Hattendrof cree en una plena recuperación económica del sector de los eventos para 2024. A pesar de descartar que las ferias online no sean económicamente viables, confía en que la tecnología desempeñará un papel crucial en el futuro de los eventos y anima a los organizadores a adoptar una combinación de eventos presenciales y online en sus carteras.

2. Lo asíncrono está de moda. Los límites tradicionales de tiempo y lugar están fuera

Esta tendencia consiste en aprovechar al máximo la opción de distribuir los eventos en directo en diferentes momentos, a la vez que se entregan algunos contenidos bajo demanda. Los eventos presenciales, híbridos y virtuales pueden (todos) beneficiarse de la flexibilidad de la entrega de contenidos asíncronos. Las experiencias de eventos asíncronos están en su fase embrionaria, pero son el futuro, según Cathy Song Novelli, vicepresidenta senior de marketing y comunicaciones de Hubilo.

En la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Song Novelli animó a los organizadores de eventos a experimentar con modelos asíncronos. ¿Por qué no ofrecer a los asistentes de diferentes zonas horarias contenido dedicado en directo o crear contenido a la carta para los lanzamientos de ventas? “Tenemos que pensar en los eventos menos como algo «único» y más como una misión permanente y evolutiva», dijo Song Novelli.

3. Participación en eventos durante todo el año

No sólo el contenido se beneficia de un enfoque a la carta. Según Patrick Smith, vicepresidente senior y director de marketing de Cvent, también existe una tendencia a crear una comunidad y a participar en ella fuera de los días de los eventos en directo. La información de los asistentes en línea antes de un evento no sólo es increíblemente beneficiosa para afinar el contenido del evento, sino que también ayuda a crear comunidades comprometidas.

El principal impulsor del aumento de la participación en los eventos durante todo el año es la facilidad de uso que ofrece la última tecnología para eventos. Junto a Smith, la directora de reuniones y eventos de Cvent, Rachel Andrews, intervino en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022 de EventMB. Ella animó a los organizadores de eventos a aprovechar la facilidad de uso y el impacto adicional que supone ofrecer formación de desarrollo profesional antes y después del evento.

4. El aprendizaje automático ofrece un retorno de la inversión

La aceleración de los avances tecnológicos durante la pandemia de COVID ha hecho que la tecnología de eventos pueda utilizar ahora verdadero aprendizaje automático e inteligencia artificial, no sólo sofisticados algoritmos. Esta tecnología supone un «cambio de juego», según el director general y cofundador de MeetingPlay, Joe Schwinger. Los eventos con más de 50 sesiones o 5.000 participantes son los que más se benefician, y el retorno de la inversión es positivo.

«El aprendizaje automático crea personas que nunca se concretan», dijo Schwinger en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022. Esta comprensión en constante evolución del comportamiento y las necesidades de los asistentes es más importante para los eventos cada vez más grandes y con más contenido. Schwinger señaló que tener la opción de servir a los asistentes con contenido «recomendado por su red» puede funcionar bien.

5. Aumento de el “Pack” de tecnología para eventos inmejorables

Aunque muchos proveedores de tecnología para eventos destacan las ventajas de un enfoque «todo en uno», lo contrario también es una tendencia, y cada vez mayor, según el director general de SpotMe, Pierre Metrailler. Metrailler tiene claro que los clientes no quieren sistemas «todo en uno», sino que prefieren crear su pack tecnológico con las mejores herramientas para cada función. «Para ofrecer grandes experiencias, hay que utilizar la mejor herramienta para cada elemento de un evento», afirma Metrailler.

La última generación de tecnología para eventos está más preparada que nunca para integrarse con herramientas de CRM y automatización del marketing. Metrailler admite que los proveedores de tecnología para eventos deberían haber estado abiertos a esto antes, pero ahora están en el camino correcto y en línea con las empresas de SaaS de todos los sectores. También recomienda a los planificadores que cambien su mentalidad y pasen de pensar en los eventos como una táctica independiente a hacerlo como un punto en un viaje de marketing más amplio.

6. Entrando en la edad de oro del contenido de eventos a la carta

Con el contenido que se crea para los eventos en línea o que resulta de ellos, es natural que los profesionales de los eventos encuentren formas cada vez mejores de atraer a las comunidades con este contenido. «Los clientes se han vuelto adictos al contenido, especialmente en el caso de las conferencias científicas y médicas, en las que la ciencia se plasma en grabaciones», afirmó el director general y fundador de Conference Compass, Jelmer van Ast.

En su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos EventMB 2022, Van Ast considera que esta tendencia es una evolución natural para los planificadores de eventos que aportan valor a los clientes internos o externos a través de una gestión cuidadosa de los contenidos a la carta. Dado que el contenido impulsa la mayor parte de la participación de la audiencia en los eventos en línea, tiene sentido invertir en habilidades y recursos en torno al contenido bajo demanda.

7. Compromiso impulsado por la información

Independientemente del formato del evento, el compromiso es la métrica que puede predecir el resultado de un evento, según el vicepresidente de estrategia de marketing y eventos de Hopin, Julius Solaris. «En última instancia, las decisiones impulsadas por el conocimiento conducen a programas más exitosos», dijo Solaris para el Informe de la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022. Al hacer un seguimiento de las métricas de los eventos que actúan como indicadores de la participación de la audiencia, ahora es posible ajustar y mejorar continuamente cualquier evento para lograr una mayor participación.

La transición de los eventos a entornos ricos en datos y la adopción de una estrategia de eventos híbridos podría revolucionar el libro de jugadas de la planificación de eventos. «A medida que la tecnología sigue innovando, especialmente en los eventos híbridos y presenciales, los datos serán el ingrediente principal para atraer con éxito a la audiencia en 2022, independientemente del tipo de evento», afirma Solaris.

8. La mezcla de la experiencia híbrida

Gracias a los extraordinarios avances de la tecnología de eventos en los últimos 22 meses, los eventos híbridos son ahora casi tan fáciles de navegar como los eventos totalmente virtuales, al menos desde la perspectiva de la audiencia. Esta estructura conduce a la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos, cuando los miembros del público pueden moverse libremente entre la participación presencial y la virtual utilizando dispositivos, independientemente de su ubicación física.

«En última instancia, la mezcla de la experiencia de los eventos híbridos significa que la celebración de eventos híbridos se convierte menos en el servicio a dos audiencias separadas y más en la fusión de dos tipos de tecnologías», dijo el CMO de Socio, Andrew Pearson, en su intervención en la Cumbre de Tendencias de Eventos 2022.

9. Aumento de las fusiones y adquisiciones

Todavía hay muchos problemas que deben ser resueltos por la tecnología de eventos. Por ello, es poco probable que el desarrollo de la tecnología para eventos se detenga pronto, y la consolidación del mercado no hará más que aumentar con el paso del tiempo, ya que los principales actores buscan ampliar su oferta. «Los diez o veinte proveedores de tecnología para eventos que tienen o se acercan al estatus de unicornio seguirán comprando a los demás, ya que hay mucho capital disponible en este momento», afirma Marco Giberti, fundador y director general de Vesuvio Ventures. Añade que este tipo de inversiones están impulsadas por el deseo de incorporar a personas con talento, hacerse con tecnología complementaria o acceder rápidamente a mercados específicos.

El auge de la tecnología de eventos también significa que los datos se están convirtiendo en un bien cada vez más valioso, por lo que las empresas deben tener claras sus políticas de datos, sobre todo porque las inversiones en este espacio también significan que grandes cantidades de datos cambian de manos. Sea cual sea el aspecto de los nuevos modelos, está claro que las comunidades están en la base de los eventos, y los inversores son muy conscientes de ello.

10. Hacia el metaverso

Actualmente, los videojuegos son lo más parecido al metaverso. Pero el hecho de que sean juegos no significa que no debamos tomarnos en serio a ellos y a la tecnología que los impulsa. La decisión de celebrar eventos en el metaverso será una cuestión de si una experiencia inmersiva en línea es un lugar adecuado para un evento específico. Aunque tiene un gran potencial para casos de uso específicos, no funcionará para todos los tipos de eventos.

Por ahora, los posibles lugares de celebración del metaverso podrían ser demasiado extravagantes para la mayoría de las necesidades empresariales, y visitarlos requiere unos engorrosos “setup” que actualmente son inaccesibles para muchos no jugadores. Brandt Krueger, propietario de Event Technology Consulting, confirma esta línea de pensamiento: «No hay prisa ni necesidad inmediata de pivotar hacia el metaverso». Sin embargo, Krueger afirma que, mientras tanto, no debemos perder la oportunidad de explorar y aprender de nuestras propias experiencias en el metaverso.

11. Conexión y colaboración para una fuerza de trabajo híbrida

Las fuerzas de trabajo híbridas traen consigo nuevos retos en cuanto a la colaboración, la comunicación y el mantenimiento de una cultura empresarial saludable para los individuos, los equipos y toda la empresa.

Y aunque diferentes empresas están adoptando diferentes enfoques, la mayoría todavía está tratando de averiguar cómo será la próxima etapa de las plantillas híbridas. Llevará tiempo averiguar cuáles son los modelos más eficaces a largo plazo.

«Los directivos creen que sus reuniones son estupendas, pero los participantes no están de acuerdo. Ahora, las habilidades de diseño de reuniones son más valiosas que nunca. Se está produciendo un cambio sustancial del consumo de contenido a la colaboración», dice Juraj Holub, jefe de diseño de reuniones de Slido. En el futuro, las reuniones el poder de nivelar el campo de juego, salvar cualquier diferencia geográfica y crear una experiencia valiosa sin importar desde dónde se trabaje, ya que las múltiples zonas horarias crean una mayor necesidad de comunicación asíncrona.

Adiós a 2021

A medida que nos adentramos en el nuevo año con una sensación familiar de incertidumbre, los planificadores pueden utilizar estas 11 tendencias principales para navegar en 2022 y ofrecer soluciones creativas actualizadas para diferentes formatos de eventos.

Para analizar cual de esas tendencias o de las tecnologías que cada vez se hacen más presentes en el sector, se adapta mejor a tus necesidades y a tus eventos, contacta con nosotros y desde Orquidea Technology Group te conduciremos profesionalmente al éxito.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-trends-watch-in-2022

Ahorra tiempo, trabaja de forma más eficiente y sé dueño de tus eventos. Aunque los trucos para eventos pueden ser una exageración, estos 17 consejos para ahorrar tiempo en la organización de eventos te ayudarán a eliminar el ruido y a centrarte en los objetivos principales.

Siendo sinceros, la organización de eventos es un trabajo estresante. En cualquier momento hay una serie de trabajos que hay que hacer y puede parecer que cada plazo se reduce al mínimo. Y las cosas aún son más complejas con el auge de los eventos virtuales e híbridos.

Entremos de lleno en estas recomendaciones para garantizar el éxito de tu próximo evento.

1. Empieza pronto

Como sabes, la planificación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más tiempo le dediques a cada pequeño detalle, mejor. Así que empieza lo antes posible. Esto no sólo te permitirá mantener la cordura, sino que también te dará una ventaja a la hora de reservar un lugar, encontrar personal para el evento (hablaremos más sobre esto más adelante en el post), y apagar los incendios inevitables.

2. Aprovecha los software para eventos

¿Quieres maximizar el ROI del evento? Entonces hazte un favor y aprovecha el poder de los diferentes softwares para eventos cuando planifiques y gestiones tu próximo evento. Este tipo de herramienta te ahorrará tiempo (de media, las empresas que utilizan software para eventos ahorran 223 horas al año) y creará una experiencia de marca unificada para cada uno de tus asistentes.

3. Invierte en herramientas esenciales para eventos

Aunque las tecnologías que ofrecemos son increíblemente importantes, no son la única herramienta en la que deberías considerar invertir. Hay otras herramientas importantes para eventos que también merecen tu consideración, como las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, las herramientas de automatización de marketing como HubSpot, las herramientas de integración de software y los software de transmisión de eventos.

Hay un montón de aplicaciones increíbles que harán que tu vida como planificador de eventos sea menos estresante. La clave es encontrar las herramientas que funcionen para ti y el tipo de eventos que gestionas. Así que experimenta un poco y crea un pack tecnológico para eventos que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.

4. Centrarse en la prioridad

Saber cómo priorizar mejor tu tiempo y tus esfuerzos es un consejo de productividad habitual. Cuanto más centrado estés en los objetivos correctos, más éxito tendrás. Esto es especialmente cierto cuando se planifica un evento.

Hay un millón de cosas diferentes que deben llevarse a cabo para que tu evento se considere un éxito. ¿Por dónde empezar? Comprender lo que es más importante y lo que merece prioridad te permitirá centrarte en las grandes victorias; las cosas que realmente importan.

En primer lugar, determina cuál es tu visión global. A continuación, prioriza tu lista de tareas pendientes en función de las tareas importantes, no sólo de las urgentes. Por último, aborda cada elemento de tu lista de uno en uno. Este sencillo marco garantizará una adecuada gestión del tiempo a la hora de planificar un evento.

5. Sigue un proceso probado

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es para los débiles de corazón. La buena noticia es que existen plantillas y procesos probados que puedes seguir. No eres la primera persona que planifica un evento y no serás la última. Fíjate en los éxitos y los fracasos de los que te han precedido para obtener valiosos conocimientos.

6. Crear una lista

Profundicemos en la priorización y en cómo la creación de listas puede ayudar. Tanto si te consideras una «persona de listas» como si no, escribir las cosas y estructurar tu día de una manera específica tiene sus beneficios.

Empieza por determinar cada una de las cosas que tienes que hacer. Esta lista debe incluir las cosas importantes, como la reserva de un local/recinto/espacio y la búsqueda de patrocinadores, y las más pequeñas (pero importantes), como la contratación de un diseñador de logotipos para el evento (o la coordinación con tu equipo de diseño interno).

Una vez anotado todo, puedes empezar a programar cada tarea para días concretos. Acuérdate de fijar fechas límite para cada tarea y de marcarlas una vez que las hayas completado. Así te mantendrás organizado y en el buen camino.

Un ejemplo de hoja de prioridades podría ser el siguiente:

7. Delegar, delegar, delegar

¿Hemos mencionado ya que la planificación de eventos es una tarea colosal? Lo es, y por eso no debes intentar hacerlo todo tu solo. La delegación es la clave para organizar un evento con éxito. Además, hará que tu equipo se sienta más implicado en su trabajo, lo que aumentará su productividad.

Haz todo lo posible por delegar las tareas correctas en los empleados adecuados, dándoles directrices y expectativas claras. A continuación, permíteles trabajar de forma independiente. La delegación no sirve de nada si tienes que mirar constantemente por encima del hombro.

8. Contrata ayuda de calidad

A veces, delegar tareas en tu equipo no es suficiente. Puede que te resulte necesario contratar a autónomos o empresas especialistas en determinadas tareas para eventos que te ayuden a conseguir tus objetivos. ¿En qué puede ayudarte un freelance, una empresa tecnológica? Muchas cosas, como el desarrollo de sitios web, registros, la atención al cliente, la fotografía del evento entre otros.

Descubre dónde están los agujeros en tu equipo, y luego cúbrelos con personas con talento.

9. Encontrar voluntarios

No todos los ayudantes de un evento tienen que ser contratados. Encontrar voluntarios para eventos es totalmente posible, especialmente si el objetivo principal de tu evento es concienciar o recaudar dinero para una causa benéfica. Sólo tienes que preguntar.

Empieza por la gente que conoces. ¿Estará alguno de tus empleados dispuesto a echar una mano? Cuando hayas agotado tus contactos personales, busca en las redes de voluntarios.

Recuerda que el hecho de que no pagues a los voluntarios no significa que no deban recibir ningún incentivo por ayudar. Si es posible, ofrece a los ayudantes entrada gratuita a al evento, comida de cortesía o productos gratuitos de tu empresa para despertar el interés.

10. Asóciate con una agencia

A veces, la mejor manera de asegurarse de que tu evento sea un éxito es asociarse con una agencia de eventos especializada en ayudar a las empresas a organizar eventos increíbles.

Algunas se centran en tipos de eventos específicos, otras ofrecen servicios completos, tú debes valorar que es lo que más necesitas. Si te sientes desbordado con la tecnología para tu evento podrías contactar por ejemplo con Orquidea Technology Group.

11. Utiliza el software de automatización de marketing

El software de automatización del marketing de eventos, como HubSpot, Marketo y Salesforce, y en menor medida, Get Response, Infusionsoft y Autopilot, permite a los organizadores de eventos captar mejor a los asistentes y producir experiencias de eventos más personalizadas.

Imagínate poder, una vez que un asistente se inscribe en un evento, añadirlo automáticamente a los registros de CRM de tu empresa, enviarle mensajes de correo electrónico personalizados en momentos específicos que se correspondan exactamente con el punto en el que se encuentra el cliente, y mucho más.

Todo esto es posible con las plataformas de software adecuadas y un poco de conocimiento y previsión

12. Integra tu pack de tecnología para eventos

Hasta ahora hemos mencionado numerosas piezas de software y tecnología en este post. Cada uno, cuando se utiliza correctamente, es increíblemente útil. Pero el verdadero truco es conseguir que cada herramienta funcione bien con las otras aplicaciones que planeas utilizar. Ahí es donde entran en juego las integraciones de software para eventos.

Algunas soluciones de software se integran entre sí de forma inmediata. Otras requieren el uso de una solución de integración de terceros. Esto significa que tu software de gestión de eventos, la herramienta de CRM, la plataforma de marketing por correo electrónico y más trabajarán juntos sin problemas, reduciendo la cantidad de entrada de datos tediosa que tendrá que hacer.

13. Crea un sistema a escala

Es ideal buscar una tecnología de eventos que pueda reducir las tareas manuales y aumentar la automatización, al tiempo que se invierte en procesos y habilidades internas para atender tanto los eventos presenciales como los virtuales. Así el sistema resultante permitirá preparar tu estrategia de eventos para el futuro y ahorrar tiempo en el proceso.

14. Medir, medir, medir

Medir el ROI de los eventos es una práctica importante. Después de todo, no se puede determinar con exactitud si un evento es exitoso o no sin entender lo que la empresa está ganando a cambio de todo el tiempo, el esfuerzo y los gastos que se han llevado a cabo para organizar el evento.

Por desgracia, el seguimiento del ROI de un evento no siempre es fácil, pero hay algunas herramientas que pueden ayudar. Las plataformas integrales de eventos como EventMobi, que ofrecemos en Orquidea Technology Group, las plataformas de atribución como Google Analytics y el software de CRM de tu empresa pueden ayudarte a realizar un seguimiento del ROI del evento.

Es importante recordar que tu objetivo debe ser crear valor con tus eventos, no sólo una ganancia monetaria inmediata. Un evento que pierda dinero, pero que genere una gran cantidad de clientes potenciales de alta calidad puede seguir considerándose exitoso.

15. Asegúrate de que tu correo electrónico está a punto

El correo electrónico para los planificadores de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil empantanarse cuando los mensajes llegan constantemente a tu bandeja de entrada. Puede parecer que siempre estás jugando a ponerte al día y que el objetivo de la bandeja de entrada cero nunca se cumplirá. Pero no tiene por qué ser así.

Estos son algunos de nuestros consejos favoritos para la gestión del correo electrónico de los organizadores de eventos:

  • Utiliza la tecnología: hay aplicaciones que pueden ayudarte a recordar que debes hacer un seguimiento de los correos electrónicos de los que no recibes respuesta.
  • Utiliza respuestas predeterminadas: ¿Cuánto tiempo pierdes enviando básicamente la misma respuesta a varias personas? Recupera ese tiempo y aprovecha las respuestas predeterminadas.
  • Filtra tus mensajes: Si organizas mejor tu bandeja de entrada, puedes reducir los niveles de estrés y aumentar la eficiencia. Quizá todos los mensajes de un determinado cliente vayan a una carpeta. O tal vez crees una carpeta «Responder más tarde» para no sentir constantemente la necesidad de responder a todos los mensajes de inmediato.
  • Pulsa el botón de anulación de la suscripción: ¿De verdad lees y disfrutas de todos los mensajes que pasan por tu bandeja de entrada? Probablemente no. Empieza a darte de baja y reduce los correos electrónicos que tienes que filtrar cada día.

16. Pasar tiempo como asistente

Puede sonar contradictorio, pero intenta pasar algún tiempo como asistente a un evento fuera de tu actual flujo de trabajo de planificación de eventos. De hecho, podrías evitar dar vueltas a la cabeza cuando llegue el momento de tomar decisiones para tu propio evento.

Lo que a menudo se pasa por alto es la verdadera experiencia como asistente. Y sólo puedes hacerlo si tienes la empatía y el recuerdo de lo que es ser uno.

17. Esperar lo inesperado

Por último, con tantas variables que intervienen en la planificación de un evento, no todo saldrá siempre como se espera. Es mejor planificar esto.

Te recomendamos que programes tiempo extra para las peticiones de última hora, especialmente en las últimas semanas antes de que tu evento tenga lugar. De este modo, no te pillará desprevenido y tendrás tiempo suficiente para cumplir con lo que hay que hacer.

Es tu turno: Planifica eficazmente tu evento

Estos consejos, cuando se utilizan juntos, actúan como una especie de plantilla de planificación de eventos y te ayudarán a asegurar que tu próximo evento sea un éxito. Te animamos a que vuelvas a leer estas estrategias y a que empieces a aplicar todas las que pueda en tu flujo de trabajo de planificación de eventos.

Si necesitas asesoría personalizada y la ayuda de múltiples herramientas tecnológicas para hacer de tus eventos una experiencia exitosa no dudes en contactar con nosotros y , desde Orquidea Technology Group, te ofreceremos las mejores opciones para ello.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/time-saving-event-planning-tips