En la actualidad, a la hora de llevar a cabo la organización de eventos, algunas grandes corporaciones y muchas agencias de eventos,  a pesar de su notable desarrollo tecnológico en muchas áreas de su negocio, utilizan tecnologías como las hojas de cálculo para controlar las invitaciones que realizan a sus eventos y programas de correo electrónico convencionales para manejar el envío de correspondencia masiva a sus invitados. Estas herramientas del día a día consiguen realizar el trabajo pero los organizadores de eventos tardan horas y más horas lidiando con problemas como:

  • Diseño uniforme de las comunicaciones
  • Mantenimiento de la integridad de la información en la Base de Datos
  • Envío de correos y espera de contestación sin ninguna traza de lo que ocurre con esos correos
  • Algunos se atascan lidiando con las excepciones tales como: direcciones de correo incorrectas o no actualizadas
  • Produciendo las acreditaciones, imprimiendo y colocándolas en las fundas que se entregarán cuando lleguen los invitados
  • Controlando manualmente a los asistentes o mediante un Excel a su llegada.

 

¿Cómo hacen los más innovadores  para realizar el mismo trabajo?

 

La mayoría de los eventos  tienen muchas variaciones:t-ev-3

Debido a todas estas variaciones hacen falta herramientas y métodos.  Una plataforma en donde se integren los diversos elementos de manera que los planificadores de evento puedan hacer rendir el elemento más valioso que manejan: el tiempo.

A continuación os mostramos qué elementos son los que debéis buscar a la hora de optimizar vuestro flujo de trabajo antes del evento. Lo ideal sería utilizar una sola herramienta que pueda cubrir las siguientes características:

ev-boost-01

 

La mejor solución sería utilizar una plataforma SaaS (Software como Servicio), con pequeños pagos mensuales o por eventos, esto nos dará mayor flexibilidad para afrontar los eventos del año.

 

Una vez cubiertos estos elementos con las herramientas designadas ya estamos encaminados a cambiar la experiencia de preparación del evento y optimizar el trabajo del equipo para que esta gestión nos quite el menos tiempo posible.