Encontrar las preguntas adecuadas para el registro de un evento puede ser una mezcla complicada de preguntar lo suficiente y no preguntar demasiado al mismo tiempo. Y, admitámoslo, los planificadores de eventos suelen dejar de lado los formularios de inscripción como un elemento más de la lista de tareas pendientes en el mar interminable de la planificación de eventos, por lo que para hacerlo más sencillo, vamos a ver las 9 preguntas que debes hacer a tus asistentes en los registros de eventos.
Si te tomas el tiempo de pensar en la información que difundes a través del sitio web de tu evento y durante el registro, puedes prepararte para un gran éxito, ya que un formulario de inscripción bien pensado puede:
- Ayudarte a realizar el recuento de habitaciones, comidas y personas para gestionar mejor el espacio y los presupuestos
- Ahorrarte horas de tiempo en el seguimiento de la información que falta (enviando encuestas posteriores a la inscripción) y prepararte para utilizar la información más adelante, por ejemplo, durante la entrega de diplomas o reconocimientos.
- Ser una buena forma de recopilar datos de calidad que te ayuden a personalizar el marketing del evento, preparar el evento del año siguiente y proporcionar métricas para informar a los jefes.
¿Qué preguntas de registro de eventos son esenciales y por qué?
Aparte de las preguntas estándar e incorporadas, como empresa, dirección, cargo y tipo de registro, es importante tener en cuenta también las siguientes:
1. Nombre de pila o apodo
¿Por qué es importante?
Los asistentes no siempre utilizan este campo correctamente, pero es una buena práctica dar a la gente un lugar para hacerle saber que en realidad están con «Chema» en lugar de «Jose María» para que no tenga que corregir su tarjeta de identificación en el lugar.
Y recuerda, si recoges este campo, haz un control de calidad antes del evento y asegúrate de utilizarlo en el proceso de entrega de credenciales.
Consejo: no está de más darle un toque de color a tus formularios. Sí, la mayoría de los formularios comienzan con el nombre y los apellidos, pero eso no significa que tengas que ser un robot. Incorpora la voz de su marca al formulario de registro para añadir personalidad.
2. Talla de ropa y zapatos
¿Por qué es importante?
Si vas a repartir algún obsequio en tu evento o estás pensando en hacerlo, pregunta siempre por la talla. No pasa nada si no usas ese campo, pero es mejor reunir esa información ahora y no necesitarla que no preguntarla y necesitarla más tarde.
3. Información de contacto en caso de emergencia
¿Por qué es importante?
Desgraciadamente, esta pregunta se pasa por alto muchas veces. ¿Qué pasa si le ocurre algo a tu asistente en el lugar y necesita ponerse en contacto con alguien en casa? Lo mejor es incluir esta información para tenerla a mano en caso de que ocurra algo.
4. Alergias alimentarias + Restricciones dietéticas
¿Por qué es importante?
Esta información es bastante habitual hoy en día, ya que mucha gente tiene alergias, pero no está de más incluirla.
Puedes redactarlo como quieras e incluir una opción de selección múltiple para las alergias/restricciones más populares o simplemente añadir un cuadro de texto que la gente pueda rellenar si lo necesita.
Consejo práctico: Las casillas de selección múltiple pueden ser útiles para calcular rápidamente cuántas comidas vegetarianas necesitarás en esa cena de gala.
5. Casilla de verificación de cumplimiento de GDPR
¿Por qué es importante?
En la era de la privacidad, es mejor asegurarse de que estás cubierto y de que tus asistentes saben que su información está a salvo.
Esta cuestión se pasa por alto con frecuencia, ya que el GDPR no afecta a todos los participantes (actualmente el GDPR sólo se aplica a los asistentes que residen en la UE), pero PUEDE afectar a todas las empresas, independientemente de su ubicación.
Los viajes internacionales son tan fáciles hoy en día, que es muy probable que tengas asistentes de la UE en tu evento, así que mejor estar preparado de antemano.
6. Contraseña
¿Por qué es importante?
Es importante que los participantes puedan crear una contraseña y volver a su registro en cualquier momento que lo necesiten.
Esta característica añade un nivel extra de privacidad para que los inscritos sepan que su inscripción está segura. Además, es más fácil recordar/guardar la contraseña que tener que copiar y pegar un código de confirmación para acceder a la inscripción.
Esto también es importante para los eventos virtuales. Normalmente, el mismo nombre de usuario y la misma contraseña de registro son los que permiten al participante acceder al centro del evento virtual.
7. Foto de perfil
¿Por qué es importante?
Las imágenes de perfil pueden utilizarse para algo más que el perfil real de un asistente. Puedes utilizar estas imágenes para crear collages para tu evento o llevarlas a una aplicación móvil para que no tengan que ir a buscar su foto mientras instalan la aplicación de la reunión.
8. Selección de sesiones
¿Por qué es importante?
Es importante pensar en todo el evento e incluir las sesiones que necesita que los asistentes elijan por motivos de capacidad de la sala o de recuento de comidas. En el caso de los eventos virtuales es importante ofrecer selección de sesiones si el evento no se desarrolla en una sesión única y se ofrecen talleres de diferentes temas que los participantes puedan elegir.
Lo entendemos, es posible que no tengas toda la agenda preparada antes de iniciar el registro, pero asegúrate de trabajar en ella con suficiente antelación. De este modo, podrás volver a integrarlo en el registro con el tiempo suficiente para que los inscritos puedan elegir las sesiones y obtengas un recuento preciso.
Un ejemplo práctico sería que una sesión que no sabías que iba a ser tan popular se ha llenado enseguida.
Ahora que sabes que esa sesión es tan popular, puede trasladarla a una sala más grande y abrir más plazas.
Además, asegúrate de que si añades sesiones más tarde, envías un correo electrónico a los asistentes ya inscritos para informarles de que la selección de sesiones ya está disponible. Conviene recordárselo a los asistentes unas cuantas veces más antes del evento, por si no lo hacen de inmediato o si se hacen esos ajustes de sala para abrir más asientos, etc.
9. Información sobre el viaje
¿Por qué es importante?
Si estás gestionando la lista de habitaciones de un hotel, debes asegurarte de pedir las fechas de entrada y salida de los asistentes.
Puntos extra si también obtienes sus datos de viaje en avión para poder comprobar su trabajo.
Consejo profesional: asegúrate de incluir las fechas que introdujeron en su correo electrónico de confirmación de la inscripción para que tengan un lugar de fácil referencia para consultar lo que incluyeron sin tener que volver a entrar en su registro y buscar esta información.
Descarta las preguntas innecesarias sobre el registro del evento
Es importante dejar fuera los campos no esenciales. Cuanto más largo sea el formulario, menos probable será que los participantes se registren. Básicamente, queremos que la información sea FÁCIL de acceder, digerir y completar.
Y hablando de facilidad, asegúrate de pensar en el proceso mientras construye.
¿Puedes consolidar 3 páginas en una? ¿O deberías dividir 2 partes en 2 páginas para facilitar la comprensión del asistente?
Asegúrate de evitar estos errores de UX en los formularios de inscripción para eventos mientras los construyes.
Por último, pero no menos importante: Probar, probar y volver a probar.
Es fundamental que pruebes, pruebes y vuelvas a probar tu sitio web.
Mantén una página de vista previa abierta en todo momento mientras construyes el formulario de inscripción o pide a tu proveedor de eventos que te envíe el enlace del formulario en cuanto empiece a desarrollarlo. De esta manera puedes ver los cambios simplemente pulsando botón de actualización.
Asegúrate de probarlo todo antes de ponerlo en marcha, incluida la página y la pasarela de pago, las páginas posteriores a la inscripción y los correos electrónicos previos y posteriores a la inscripción, para garantizar que toda la información importante esté incluida y sea accesible.
Conclusión
Aquí tiene. Espero que hayas disfrutado de algunos consejos prácticos de alguien que ha creado muchos formularios de registro. Recapitulemos:
Las contraseñas y el GDPR son súper claves hoy en día. No sólo te protegen de posibles problemas legales sino que también garantizan que tus asistentes estén protegidos en lo que respecta a la seguridad de los datos.
¿Estás planeando un evento con formulario de registro? Consulta con Orquidea Technology Group, y te contaremos con todo lujo de detalles todas las opciones que tienes para desarrollar la mejor plataforma para tus asistentes.
Artículo original: Swoogo.com