Las empresas de todo el mundo están volviendo a los eventos presenciales y como te imaginarás, un evento para una empresa muy grande e internacional tiene que desarrollarse de forma diferente a un evento más pequeño y localizado, simplemente porque sus asistentes -en persona o a través de canales en línea- cubren literalmente las treinta y siete zonas horarias de todo el mundo, además de los obstáculos geográficos de los viajes. En este artículo veremos 5 consejos para organizar eventos híbridos para asistentes de todo el mundo y que sean todo un éxito.

Este reto ofrece a estas empresas una oportunidad única de crear un evento que siga al sol, incorporando asistentes, ponentes y recursos de todo el mundo. Con la vuelta de los eventos presenciales, se abre una nueva dimensión de retos y recompensas.

Ten en cuenta a los ausentes

Cuando se organizan eventos presenciales, es fácil tener una visión de túnel y centrarse únicamente en los asistentes presenciales. Creo que las empresas que hacen esto se lo pierden. El entusiasmo que puede generar su marca y su producto a través de un evento increíble es difícil de mantener cuando está pidiendo a los asistentes digitales que se conecten a las tres de la mañana.

Puedes utilizar la programación estratégica para que los asistentes de todas las zonas del mundo sientan que se les ha visto y que se les ha dado cierto grado de prioridad. Asegúrate de que tus ponentes más interesantes estén programados de forma que al menos uno de ellos esté a una hora conveniente para cada zona horaria. Es difícil, pero merece la pena. Gestos como éste pueden llegar muy lejos y deberían formar parte de la filosofía de cualquier empresa de dar prioridad a las personas.

Si dispones de una plataforma de inscripción flexible, puedes incluso utilizar la lógica condicional para hacer un seguimiento de los inscritos que manifiestan interés por ponentes clave, filtrarlos por ubicación y programar a esos grandes ponentes en consecuencia. La clave de esta estrategia es facilitar la asistencia a los inscritos. Es la primera estrategia de la lista, porque hay que tenerla muy presente en todas las demás.

Trata tu evento como una serie de televisión

No, no me refiero a lanzar todo al mismo tiempo y dejar que los asistentes se den un atracón de contenido. Me refiero a la práctica de la vieja escuela a la que están volviendo muchas empresas de medios de comunicación. Publica tus contenidos siguiendo un calendario, mientras preparas y anuncias un final de temporada. Si tu evento en persona dura tres días, considera la posibilidad de dedicar algo así como tres semanas a soltar contenido para prepararlo. No me refiero sólo a anuncios publicitarios, ni siquiera a fragmentos, aunque también puedes utilizarlos. Me refiero a ponentes. De los buenos. Empieza a publicar contenidos digitales y ponlos a disposición de los asistentes una vez finalizada la retransmisión en directo.

Esto te ofrece todo tipo de oportunidades para crear expectación por tu contenido más popular en el futuro, pero también una salida para colocar anuncios, teasers y contenido de marketing. Haz que todos los que ya se han inscrito sientan que están recibiendo contenido adicional y, al mismo tiempo, provoca una sensación de FOMO en aquellos que quizás no estaban preparados para comprometerse. Al ofrecer contenido en pequeñas porciones, pero de calidad, precalificarás a los clientes potenciales y fomentarás la participación antes del evento. Utiliza los conocimientos que todos aprendimos durante la pandemia para sacar el máximo partido de la experiencia digital de los asistentes y abre canales para establecer contactos. De este modo, mantendrás los costes bajos y la participación alta. Así podrás centrarte en el contenido más valioso y en la conversión de clientes potenciales durante esos días cruciales en persona.

Todo este contenido adicional conduce a la siguiente estrategia.

A lo grande o en casa

Haz que tu evento principal sea una extravagancia. No me canso de repetirlo. Con el regreso de los eventos presenciales, necesitas sumergir a tus asistentes en una experiencia de marca completa sobre el terreno, y en todos los temas y la marca en línea. El crecimiento impulsado por los eventos es algo real y más importante que nunca, pero no es tan sencillo como celebrar un evento y esperar que se produzca un crecimiento. Un evento mediocre conducirá a un crecimiento mediocre. La mejor manera de aprovechar todo ese potencial de crecimiento es celebrar un evento increíble. Y eso empieza con una experiencia sensorial integral.

Si has preparado su evento en persona, el momento en que los asistentes entren en el lugar de celebración debe parecerles una experiencia que han estado esperando durante semanas. Miren donde miren, deben ver un reflejo de tu marca, producto o cultura y/o valores empresariales. Ten en cuenta no sólo la decoración, sino también la música, la comida, los regalos y el personal que colocas en cada lugar. Tu evento debe ser envolvente.

Convierta a los asistentes en anunciantes

Este punto está estrechamente relacionado con el anterior. Si has creado una experiencia inmersiva, única y totalmente personalizada, con ponentes increíbles, es natural que los asistentes tomen fotos y vídeos y los publiquen. Estos asistentes son tu mejor forma de marketing durante el evento. Esas publicaciones orgánicas, esos tweets y esos vídeos serán mejores que cualquier publicidad profesional que puedas pagar.

Asegúrate de contar con un fondo fotográfico de marca para que los asistentes puedan hacerse fotos con el nombre de tu marca. No es necesario contar con un fotógrafo profesional, pero sin duda es una opción. Hagas lo que hagas, facilita que los asistentes se conviertan en embajadores de la marca.

Además, cuando esos fantásticos ponentes estrella suban al escenario, considera la posibilidad de permitir fotos (sin flash) aunque prohíbas el vídeo. Una foto sincera en el escenario con una gran cita tiene un gran potencial viral. Quizá quieras ir aún más lejos y permitir el vídeo. Muchas empresas están descubriendo que tiene más sentido permitir que el contenido de su evento se difunda por todas partes que protegerlo demasiado.

No te olvides de los asistentes digitales. Busca una plataforma de gestión de eventos que te permita personalizar por completo tu experiencia digital. A continuación, invierte en un buen equipo de cámaras y asegúrate de que tu aplicación de streaming está totalmente integrada. De este modo, los asistentes digitales de todo el mundo se sentirán como si estuvieran allí. Lo que ven en su pantalla debe ser la misma experiencia visual que tus asistentes presenciales. Quieres que sus participantes a distancia deseen estar allí…pero no que se resientan por no estarlo. Las capturas de pantalla llegan tan fácilmente a las redes sociales como las instantáneas de la cámara.

No te limites a parar, crea un final

Siempre hay un poco de decepción cuando el último ponente sale del escenario, cuando la última fiesta posterior te dice que vuelvas a tu habitación de hotel o cuando cierras la sesión de un evento por última vez.

Así que, ¡que siga la fiesta! ¿Recuerdas la estrategia inicial para preparar el acto? No hay razón para que no puedas hacer lo mismo con unos cuantos ponentes adicionales que sigan deleitando a tus asistentes digitalmente, incluso mientras tu equipo sobre el terreno comienza su limpieza. Si te reservas unos cuantos ponentes para transmitirlos a todos los asistentes después del evento, podrás evitar el sentimiento negativo de decepción posterior al evento y dar a los asistentes que podrían estar indecisos sobre si volver la próxima vez, un empujón para que se inscriban ahora mismo para esa oferta especial de reserva anticipada.

Al fin y al cabo, uno de los objetivos principales de todo evento es que sirva para que el siguiente sea aún mayor y mejor. Una vez que los ponentes hayan terminado, puedes convertir tu acto en un evento permanente ofreciendo grabaciones de los ponentes en el sitio web y en las redes sociales, quizá de forma rotativa. El tiempo que pase entre un evento y otro, llénalo con recordatorios del anterior y adelantos del siguiente. Una vez que haya celebrado un evento, tu sitio web nunca debería dejar de recordar el último o de promocionar el siguiente. Ese empuje de marketing debe estar siempre al máximo.

La situación de los eventos

Los eventos están experimentando una revolución y un formato cansado y anticuado no va a proporcionarle el crecimiento impulsado por eventos del que depende su empresa. Con componentes digitales e híbridos, tus eventos presenciales pueden ser más grandes y eficaces que nunca. Prueba con un evento que abarque todo el mundo y que genere una bola de nieve de emoción con la acumulación de contenidos.

Uno de los aspectos clave por los que nuesta plataforma es ideal para los clientes de empresas globales es nuestro precio basado en el usuario, con eventos ilimitados e inscripciones ilimitadas. Esto te permite organizar pequeños eventos con la frecuencia que desees, planificar, sincronizar y promocionar a todos tus presentadores, además de tu evento principal. Controla tus eventos, no dejes que ellos te controlen a ti. Ten en cuenta las piezas pequeñas pero cruciales. Como las pasarelas de pago internacionales y los impuestos. Tu plataforma de gestión de eventos no sólo debe integrar las integraciones divertidas y llamativas, sino también las necesarias para una empresa global. Como Avalara, ACI Worldwide y Google Analytics. Con nostros podrás usar todas nuestras más de 40 integraciones y pasarelas de pago. Queremos ser más que una plataforma, queremos ser un socio.

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Artículo original: https://swoogo.events/blog/in-person-events-for-global-attendees/