Mientras se selecciona la tecnología correcta para su evento es importante diseñar una experiencia perfecta de evento, el lanzamiento de la app para los asistentes es usualmente una menos preciada combinación de arte y ciencia. En este caso de estudio, exploraremos cómo la compañía Meeting Expectations tomó unas pocas y simples medidas de alto impacto para duplicar la adopción de la App para Eventos.

Meeting Expectations en una Fuente de conocimientos para planificadores y asociaciones que buscan llevar sus eventos al próximo nivel. Ellos se especializan en diseñar y ejecutar estrategias bien pensadas para alcanzar los objetivos del evento para clientes como el Capítulo de Atlanta de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM-Atlanta). El año pasado, además de proveer el manejo de los servicios de toda la conferencia de la asociación para SHRM-Atlanta, Meeting Expectations supervisó el lanzamiento de la primera App para Evento en la edición 24 de la Conferencia de Recursos Humanos SHRM-Atlanta.

Para proveer un contexto para el evento de este año, veremos la asistencia al evento y los números de adopción de la app en los números de la tabla. Un sutil incremento en la asistencia con un incremento astronómico en la adopción de la App entre los asistentes.

Para la conferencia de este año, cuyo tema era “Enfocados en Recursos Humanos”, el equipo de gestión se desafió a sí mismo para establecer un nuevo récord de adopción de la App del Evento para su conferencia anual número 25, “Enfocados en Recursos Humanos”. El equipo sabía que colocando el evento en el bolsillo de cada asistente facultaría a crear experiencias más personalizadas y apoyarse en la tecnología móvil para mejorar las conexiones cara a cara. Comunicando estos beneficios, Meeting Expectations convirtió unas pocas pero impactantes inversiones en Marketing en el doble de asistentes que descargaron la App y cerca de un 300% de incremento en el uso de la misma. Esta es la historia de cómo ellos lo hicieron.

 

Duplicando la Tasa de Adopción de su App

La estrategia de Meeting Expectations fue realizar buenas inversiones en el espacio de tiempo apropiado. La primera línea de ataque fue una serie de conceptos básicos de marketing probados y verdaderos, una simple lista de verificación de cosas por hacer de marketing que parecen indiscutibles pero que a veces se pasan por alto.

 

App para eventos

1. Darle a su App para Evento un nombre Corto, Único pero Intuitivo.

Dadle a su App para evento un nombre distintivo pero manténgalo simple. Debe ser fácil de conseguir en el app store pero no fácil de confundir con miles de otras apps.

Buscar por “Foco en RRHH” en su tienda de apps debe ser mucho más probable que retorne el resultado apropiado que buscando por “Atlanta Recursos Humanos Conferencia 2015”

Si no va a hacer la app nativa para descargarla de la app store sino una WebApp, asegúrese que el link para acceder a la app es fácil de escribir en el navegador. Es mucho más fácil escribir eventmobi.com/focoenrrhh sin errores que eventmobi.com/25conferenciaanualderecursohumanos.

 

2. Promueva su App para Evento en el Sitio Web del Evento y en la Página de Registro.

Su sitio web del evento es probablemente el primer lugar en el que sus asistentes irán por información acerca del evento (si es que acaso no es el primer lugar en que se enteran de él). Luego ellos irán a registrarse, o a descubrir para que se están registrando. Use esta oportunidad para resaltar la App del Evento.

 

3. Si Todavía tiene Una,  Incluya la Mención de la App del Evento en su Guía en Papel.

Meeting Expectations continuó la tradición de una guía impresa para este evento pero usó la guía como otra forma de promover la App del Evento. Si decide tener una guía en papel, protéjase usted mismo de los problemas y úsela para resaltar la información de alto nivel mientras se dirige a los asistentes mediante la App para proporcionar todos los detalles. Esto hará más fácil manejar pequeños cambios en la guía impresa que no requerirán reimpresión, y permitirá capturar a cualquier que puede haberse perdido las indicaciones para el uso de la app en las comunicaciones previas. Incluya un gráfico y una llamada a la acción, como un código QR, para hacer fácil a los asistentes acceder a la app.

 

4. Refuerce el Valor de su App Durante todo el Evento

Hacer Marketing de su app para el evento en los lugares apropiados es sólo el primer paso; asegurarse que la posición en esos lugares es la apropiada es el próximo. El tono de sus mensajes acerca de la app debe decir “esto es parte de la conferencia, es valioso y así es como se usa”.

La app para el Evento “Enfocados en Recursos Humanos no era una idea de último momento y los mensajes reflejaban esto.

5. Asegure Suficiente WiFi para Descargar la App del Evento y Usar las Características Interactivas en el sitio.

Los planificadores frecuentemente nos preguntan cuánto ancho de banda necesitan para soportar la app, y la respuesta es siempre la misma: eso depende. Las apps de evento de EventMobi trabajan offline, sean nativas o web, pero es necesaria una conexión para acceder a la app por primera vez, y para participar en encuestas en vivo, enviar mensajes dentro de la App y recibir alertas en tiempo real. Debido a que Meeting Expectations promovió la app en sus comunicaciones antes del evento, muchos de sus asistentes ya se la habían descargado antes de arribar al sitio, reduciendo la carga de la banda ancha de internet necesaria para cargarlo en la sede al comienzo del evento.

 

 Sistema de respuesta de la audiencia para eventos

 

Ancho de Banda

El tamaño de la app es también un factor, y esto depende de cuánto contenido ingreses en ella, si usted ha colgado documentos muy grandes en ella, y si miles de sus asistentes han creado sus perfiles. Piense que, si usted provee WIFI, sus asistentes van a utilizarla para cualquier cosa, no sólo para la app: chequear sus emails, acceder a sus redes sociales, ver imágenes y videos, etc. Asegúrese que su WIFI puede soportar también estas actividades.

Puntos de Acceso

Dicho esto, el ancho de banda es sólo un factor. El otro factor importante es el número de puntos de acceso. Cuando se trata de tráfico de Internet, el ancho de banda determina la rapidez con que van los coches, pero los puntos de acceso determinan el ancho de sus calles – es decir, la cantidad de coches que se permiten en un tramo determinado. Usted puede tener todo el ancho de banda del mundo, pero si sólo tiene un punto de acceso que permite a 120 personas estar en línea al mismo tiempo, usted podría encontrarse con problemas. También es importante tener en cuenta que la gente suele llevar varios dispositivos, y pueden usar sus teléfonos, tabletas y ordenadores portátiles de forma simultánea. WiFi suficiente es la clave para mantener enganchados  a los asistentes que participan, asegurándose de que todo el mundo tiene una buena experiencia, y manteniendo un alto uso de la App durante el transcurso del evento. 

Provea a los Asistentes una Experiencia Memorable

Comunique las ventajas de su aplicación de evento y cómo sacar provecho de dichas ventajas. Con la aplicación de eventos en la mano, los asistentes podrán acceder a la agenda completa para crear un calendario personal, revisar los ponentes y sus biografías, comprometerse con los patrocinadores y expositores, y conectarse con otros miembros con unos pocos clics.

La plataforma de EventMobi incluye una serie de recursos para ayudar a comunicar los beneficios de su aplicación y cómo tomar ventaja de ellos, incluidas las instrucciones de acceso y las guías de cómo hacerlo en varios formatos.

Aquí estamos resaltando algunas de las  que usó Meeting Expectations para complementar su estrategia e impulsar el compromiso con la app, resultando en un 46% en la participación de los asistentes en las actividades interactivas y en un 300% los asistentes que confeccionaron su agenda.

6. Despierte el interés de los Asistentes Acerca el uso de su App con un Video de Promoción de su uso.

 

Este año, Meeting Expectations adicionó un video de promoción a todo el arsenal de promociones con los que contaba, generando interés y diciendo a los asistentes cómo pueden sacar el máximo provecho de sus experiencias en el evento. En EventMobi tenemos la base de un video promocional que podemos adaptar para cada evento.

 

7. Su App disponible para todas las plataformas. Complazca a todos con Indicaciones e Información Detallada

Meeting Expectations diligentemente incluyó instrucciones de cómo utilizar la app, asegurando que la multitud estuviera confortable y segura utilizando la tecnología. Cuando  usted  da instrucciones a los asistentes acerca de cómo usar la app, no asuma ningún nivel de experticia, y no asuma que todos están usando un iPhone. Con la cantidad de dispositivos Android y el crecimiento de otras plataformas tomando una cuota de mercado, las Apps de EventMobi pueden funcionar en todos los dispositivos.

 

Al acceder a la app, los asistentes reciben un mensaje específico para su dispositivo en un pop-up dando instrucciones de cómo salvar la app. Dentro del manejador de contenidos de EventMobi también puede encontrar una guía rápida para acceder y utilizar la app, guiando a los asistentes paso a paso a través del proceso de adicionar la app a su Apple, Android, Blackberry o dispositivo Windows de forma nativa o mediante su navegador favorito.

 

8. Personalice el BRANDING de su App para Evento para estar acorde con su Experiencia en el Sitio.

Apps para eventos personalizadas

Un defensor de la tecnología de EventMobi desde hace 3 años, el equipo de Meeting Expectations aprecia el nivel de control proporcionado por la flexibilidad y nivel de personalización de EventMobi para alcanzar los objetivos del evento. Hay incontables maneras de resaltar su marca dentro de la app del evento.

La pantalla de inicio es la primera cosa que sus asistentes ven cuando acceden a su app, y sus widgets pueden resaltar oportunidades claves para “engancharse” con el evento, los patrocinadores de primer nivel, encuestas, y cualquier otra cosa que desee definir para dar una muy buena primera impresión. “Enfocados en los Recursos Humanos” mantuvo la misma temática en los widgets y banners personalizados que en el marketing del resto del evento y esto rindió sus frutos.

Se pueden colocar banners rotativos no intrusivos en lugares prominentes en toda la app, resaltando patrocinadores, exhibidores, promociones especiales y otros puntos de interés.

 

9. Mantenga a todos Informados y Comprometidos con las Alertas en Vivo.

En todas las fases del evento, el equipo de Meeting Expectations envió varias alertas acerca de acciones/actividades en el Salón del Exhibidor. Esto hizo que todo el mundo supiera lo que estaba pasando y reforzó la importancia de mantenerse involucrados mediante la app del evento para mantenerse en la dinámica del evento. Las alertas pueden ser planificadas antes que el evento comience y pueden enviarse también en el momento que sean necesarias a través del manejador de contenidos. Pueden ser dirigidas a un grupo específico de asistentes que necesitan conocer un tipo de información diferente al resto.

Datos de uso de apps para eventos

Los resultados hablan por sí solos:

 

Plataforma Integrada

La plataforma integrada de EventMobi le permite manejar la experiencia de sus asistentes de principio a fin, todo con un solo proveedor. Usando la misma plataforma para el registro en el evento y la app significa una transición sin problemas de los datos de los que se registran desde un estado al próximo, lo que significa una experiencia de uso perfecta para sus asistentes.

Una vez que los posibles asistentes han sido registrados, use la página de confirmación  y el email para guiar a ellos a la app del evento, donde un perfil de asistente estará esperando por ellos. De esa forma, ellos pueden comenzar creando una agenda personal y conectar con otros asistentes justo desde el comienzo.

 

Lleve el Marketing de la App hacia sus asistentes hasta el próximo nivel.

Su evento va a ser un éxito; no se sienta intimidado de hacer marketing hacia sus asistentes. Creando una planificación en el tiempo y una estrategia ayudó al equipo de Meetings Expectations a sacar el caos fuera de la app, asegurando máxima exposición y uso constante por parte de los asistentes