January 2018

El reconocimiento facial: El sector de los eventos se actualiza cada año para ofrecer experiencias más personalizadas que, a su vez, aporten una mayor cantidad de datos para su posterior análisis en sus departamentos de marketing.

Algunas de estas tecnologías son ya habituales en los eventos de hoy en día, como las apps para eventos o la realidad virtual, pero existen otras que aunque las conocemos desde hace años, han alcanzado el punto de madurez y precisión necesario para convertirse en un elemento disruptor en el mundo de los eventos.

“La tecnología de reconocimiento facial tiene el potencial de revolucionar la industria de los eventos”

Julius Solaris Editor – Event Manager Blog

Una de ellas es el reconocimiento facial, que es utilizado diariamente por millones de usuarios en sus teléfonos móviles y que en los últimos tiempo ha desarrollado un gran avance en su capacidad de procesamiento y en la precisión de sus algoritmos, reduciendo el margen de error casi al cero. Y os preguntareis, ¿Cómo podemos beneficiarnos de ello en nuestros eventos?

Los sistemas de acceso a los eventos actuales siguen siendo demasiado lentos, faltos de control y seguridad. Pero, ¿Y si pudieras identificar a tus asistentes durante el acceso gracias al reconocimiento facial? ¿Y si además imprimiera instantáneamente la acreditación personalizada? ¿Y si todos los datos estuvieran sincronizados con la base de datos y fuesen visibles para el organizador de manera remota?

Reconocimiento Facial, el futuro del acceso a los eventos

Para responder a todas estas preguntas hemos desarrollado, junto a nuestros compañeros de Fielddrive, el Sistema de Acreditaciones con Reconocimiento Facial. Un sistema compuesto por una serie de cámaras ubicadas durante el camino al acceso, permitiendo la entrada de grandes cantidades de asistentes en pocos segundos, de manera segura y sincronizada con el resto de datos del evento.

Este revolucionario sistema está diseñado para adaptarse a eventos de cualquier tipo y tamaño, adecuando el número de cámaras y puestos de impresión de acreditaciones al número de asistentes y la velocidad del acceso deseada, lo que lo hace perfecto para potenciar el carácter tecnológico de una pequeña reunión o agilizar el acceso en grandes ferias o congresos, donde evitar aglomeraciones y largas esperas es de gran importancia.

El Sistema de Acreditaciones con Reconocimiento Facial es compatible con las más conocidas plataformas de registro, dónde tan solo se necesitará de unos datos básicos y una foto para estar inscrito en el evento. Actualmente las plataformas de registro están preparadas para la carga de imágenes o, en cualquier caso, de la sincronización del registro con las redes sociales de los asistentes, haciendo de todo ello un proceso rápido y sencillo.

 

Reconocimiento Facial, el futuro del acceso a los eventos

Durante el acceso las ventajas y posibilidades que ofrece este sistema son muy variadas, desde el check-in de los asistentes a través del reconocimiento facial hasta la sincronización con los puestos de impresión de acreditaciones en 6 segundos de Fielddrive, dejando los códigos de barras y los emails obsoletos y acabando con las largas esperas a la hora de acceder al evento.

Pero su único beneficio no es el el de agilizar el acceso, el Sistema de Acreditaciones con Reconocimiento Facial es una fuente de datos para los organizadores. Su capacidad de integración con el registro es capaz de aportar una mayor profundidad durante los informes en tiempo real y, a su vez, de aumentar la seguridad durante la identificación en los accesos, evitando fraudes y asegurando que la persona que accede es la persona registrada en el sistema.

“El reconocimiento facial durante el acceso en los eventos mejora la experiencia en términos de ahorro de tiempo y garantiza una mejor seguridad.”

James Morgan Founder and CEO – Event Tech Lab

En cuanto a números, este desarrollo significa la última mejora para un sistema que ya era capaz de facilitar el acceso a 500 asistentes a la hora (por cada puesto de acceso) y que, con la nueva tecnología de reconocimiento facial, aumenta además sus funcionalidades en control y seguridad.

Hablamos de una tecnología en constante evolución y que ha sido muy bien recibida por el sector, ya que desde su presentación en IMEX América 2017, ha sido utilizada de manera satisfactoria en eventos como el Belgian Roof Day 2017 o el HR Tech World 2017 en Amsterdam, donde se consiguió agilizar el acceso a más de 5.000 asistentes.

En Orquidea queremos ayudarte a transformar tus eventos en experiencias de una manera innovadora, que conecte a los asistentes con tu marca y utilizando para ello tecnologías seguras y consolidadas.

¡Si quieres saber más sobre nuestras tecnologías o quieres que te asesoremos en el diseño de tus eventos, llámanos o ponte en contacto con nosotros hoy mismo!

Apple anunció que está modificando la directriz de la App Store que prohibió las apps para eventos creadas a partir de plantillas y otros servicios de generación de aplicaciones.

Ya os hablamos de estos cambios en un artículo anterior sobre las Apps de marca blanca, pero cuando la empresa revisó sus políticas a principios del año pasado, la medida tenía el objetivo de reducir el número de aplicaciones de baja calidad y correo no deseado. Pero la decisión terminó afectando a un mercado mucho más amplio, que incluye pequeñas empresas, restaurantes, organizaciones sin ánimo de lucro y clubes que no cuentan con la experiencia o los fondos propios para desarrollar apps para eventos personalizadas desde cero.

La nueva regla de Apple pretende ofrecer una mayor claridad sobre qué tipo de apps para eventos serán o no aceptadas en la App Store.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

Antes,la directriz 4.2.6 App Store decía lo siguiente:

4.2.6 Las aplicaciones creadas a partir de una plantilla comercial o servicio de generación de aplicaciones serán rechazadas.

La redacción revisada de la compañía ahora declara:

4.2.6 Las aplicaciones creadas a partir de una plantilla comercial o servicio de generación de aplicaciones serán rechazadas a menos que sean enviadas directamente por el proveedor del contenido de la aplicación. Estos servicios de generación de aplicaciones no deben enviar aplicaciones en nombre de sus clientes y deben ofrecer herramientas que permitan a sus usuarios crear aplicaciones personalizadas e innovadoras que brinden experiencias únicas a los clientes.

Otra opción aceptable para los proveedores de Apps para eventos basadas en plantillas es crear una App para albergar todo el contenido del usuario de una manera conjunta o “seleccionador”, por ejemplo, como una aplicación de buscador de restaurantes con entradas o páginas personalizadas separadas para cada restaurante cliente, o como una aplicación de eventos con entradas separadas para cada evento del cliente.

Este es un intento de Apple de aclarar lo que piensa sobre las apps para eventos con plantillas.

El núcleo de esto es la idea de que, si bien las pequeñas empresas y organizaciones pueden pasar por intermediarios como los servicios de plantillas de aplicaciones, los proveedores de plantillas de aplicaciones no deberían ser los que finalmente publiquen estas apps para eventos en nombre de sus clientes.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

En cambio, Apple quiere que cada aplicación de la App Store sea publicada por la empresa u organización detrás de la aplicación. (Esto es algo que se ha sugerido antes). Eso significa que su pizzería local, su iglesia, su gimnasio, etc. deben haber revisado la documentación de la App Store y el acuerdo de licencia ellos mismos, y participar más activamente en el proceso de publicación de la aplicación.

A principios de 2018 Apple renunciará a la tarifa de desarrollador de 99 € para todos los gobiernos y organizaciones sin fines de lucro comenzando en los EE. UU. Para facilitar esta transición.

Es válido aunque un intermediario, como un servicio de creación de plantillas, les ayude en esto, y también que un servicio de creación de plantillas les ayude a crear la aplicación por primera vez. De hecho, Apple no está tan preocupado por “cómo” se construye la aplicación (siempre que no se trate de una página web embebida) se preocupa por el resultado final.

Las apps para eventos necesitan ofrecer una experiencia de alta calidad, insiste la compañía. Las aplicaciones deberían ser más que la web y ofrecer una experiencia más profunda y rica.

Sin embargo, existe cierto desacuerdo sobre cuán extensamente se debería seguir aplicando esta regla. Algo de uniformidad para las aplicaciones de un determinado tipo podría hacer que sean más fáciles de usar, argumentan algunos. Saber dónde encontrar la función de “pedidos móviles”, o dónde se encuentra el menú y la manera de pagarlo es algo positivo.

Por otro lado, Apple ve un ecosistema lleno de miles de imitadores y clones como algo muy malo. Es injusto para los desarrolladores que han personalizado sus aplicaciones, e incluso puede bloquear la tienda de aplicaciones cuando uno intenta cargar unas 20,000 aplicaciones publicadas bajo una única cuenta de desarrollador.

Si bien la mayoría de las personas coinciden en que las aplicaciones de baja calidad no merecen estar en la tienda de aplicaciones, existe la preocupación de la industria de que prohibir las aplicaciones basadas en plantillas en su conjunto haya sido una exageración.

La medida incluso llamó la atención del congresista Ted W. Lieu (Distrito 33, California), quien le dijo a Apple que estaba “lanzando una red demasiado amplia” en su esfuerzo por eliminar el spam y las aplicaciones ilegítimas de la App Store, y estaba “invalidando las aplicaciones” de desarrolladores antiguos y legítimos que no representan una amenaza para la integridad de la App Store “.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

Parecía extraño, también, que una empresa que, por un lado, había argumentado que todos merecían un acceso libre e igual a Internet, creara una regla que hace más difícil para las empresas más pequeñas y sin fines de lucro hacer negocios en la App Store, especialmente en un momento en que el acceso a la web se realiza más a menudo a través de Apps para móvil.

Por lo menos, esta rectificación parece ofrecer un respiro para los proveedores de servicios de plantillas. Todavía pueden actuar como intermediarios para las empresas más pequeñas, siempre que creen apps para eventos personalizadas que no se parezcan entre sí y los clientes las publiquen en sus propias cuentas. Incluso pueden usar componentes para compilar esas aplicaciones, siempre que las aplicaciones tengan variedad en sus interfaces y ofrezcan una experiencia similar a la de una aplicación, no a la de una web.

La regla podría decirse que está destinada a ofrecer a los consumidores una mejor tienda de aplicaciones, llena de aplicaciones bien diseñadas y de calidad, pero tendrá un efecto radical en las pequeñas empresas y su capacidad para competir con entidades más grandes. Claro, la pizzería podría venderse a través de Uber Eats, pero a un alto precio.

Pero eso también pone el negocio a merced de los mayores competidores, mientras que una aplicación, al igual que un sitio web, pone al negocio en mayor control sobre su propio destino.

Recientemente, TechCrunch informó que muchas empresas que operan en este espacio recibieron como fecha límite el 1 de enero de 2018 para cumplir con las pautas revisadas. Después de esta fecha, el equipo de App Store Review avisó a las compañías que sus nuevas aplicaciones no estarían permitidas en la App Store. Algunas apps ya habían caído bajo la prohibición y veían rechazadas sus presentaciones. (Las aplicaciones que ya estaban publicadas fueron mantenidas y podrían actualizarse, pero aún no esta claro cuánto tiempo durará esto).

Esta nueva reforma no parece permitirles continuar como lo hacían antes. En su lugar, deberán desarrollar nuevas herramientas para ofrecer a los clientes “aplicaciones para eventos personalizadas e innovadoras que brinden experiencias únicas a los clientes”.

Algunas empresas incluso cerraron sus negocios como resultado de estos cambios. Desde los que ofrecían herramientas para pequeñas empresas que querían su propia presencia en la tienda de aplicaciones a aquellas que servían a industrias específicas, como ChowNow, que crea aplicaciones para restaurantes que quieren sus propios sistemas de pedidos móviles, o aquellas que crean apps para estudios de fitness , spas, eventos y más.

Estas empresas dicen que el equipo de Revisión de aplicaciones citaba las pautas 4.2.6 (y a veces las 4.3) cuando rechazaban sus aplicaciones.

La regla anterior (4.2.6) prohíbe las aplicaciones basadas en plantillas, mientras que la última (4.3) es más una trampa para prohibir el spam. La regla 4.3 se usaba en ocasiones cuando Apple no podía probar que la aplicación se había creado utilizando un asistente de creación o un sistema de arrastrar y soltar (manejador de contenidos), según nos dijeron.

Apps para eventos basadas plantillas, ¿Que ocurre en la App Store?

Cuando Apple anunció por primera vez los cambios en la WWDC, muchos de estos proveedores de plantillas y servicios de generación de apps para eventos pensaron que no se verían afectados: la prohibición tenía la intención de eliminar a los creadores de clones y los remitentes de correo no deseado. Es por eso que fue una sorpresa cuando los revisores de Apple comenzaron a informarles que ellos tampoco podrían publicar sus aplicaciones en la App Store. No se veían a sí mismos como spammers.

La nueva política de Apple proporciona más claridad sobre el asunto, pero en realidad no cambia la intención previa de Apple.

Por lo tanto permaneceremos atentos para informar en qué acaban por terminar todo estos cambios sobre la App Store que a tantos desarrolladores y negocios está afectando.

Como planificador de eventos, es probable que dependas de varios flujos de ingresos por eventos paralelos al patrocinio, tales como la venta de entradas, merchandising, reservas de hotel, talleres o sesiones de pago y patrocinios.

Si bien es suficiente este dinero para cubrir los costes de tu evento, lo que realmente puede marcar la diferencia en tu presupuesto es generar ingresos constantes y de confianza. Desarrollar relaciones sólidas con los patrocinadores que están interesados ​​en llegar a tus asistentes puede marcar la diferencia entre tener fondos suficientes para llevar a cabo un evento decente o uno increíble y memorable, al mismo tiempo que se obtienen beneficios.

El desafío es que los patrocinadores, actualmente, se vuelven más exigentes en las oportunidades en las que invierten. Algunos pasan por alto los beneficios tradicionales que no pueden generar un retorno de la inversión claro, centrando el gasto de patrocinio en oportunidades de activación más mensurables, como juegos patrocinados, wifi, o aplicaciones móviles que puedan mostrar un claro retorno de la inversión, ya sea una mayor participación de los asistentes o un mayor conocimiento de la marca.

Para obtener más información sobre las estrategias de patrocinios, descarga el libro electrónico gratuito, Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento.

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Para optimizar el presupuesto para eventos, junto con grandes expertos de la industria de los eventos de todo el mundo, EventMobi ha desarrollado un programa integral de tecnología de eventos llamado “Certificado de Tecnología de Meetings y Eventos” (METC) que cubre todo el ámbito de la gestión de eventos. El programa dota a los planificadores de eventos de un proceso integral para implantar la tecnología en la planificación de sus reuniones, ayudándoles a promocionar profesionalmente en el mercado laboral y aportando valor a sus clientes

El presupuesto para eventos te mostrará el camino

Establecer un presupuesto para eventos es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de establecer las metas y objetivos. Un presupuesto es un pronóstico detallado de lo que sucederá financieramente en tu evento. Te ayuda a controlar tus gastos e ingresos, mide el éxito y el rendimiento del evento.

Y aunque es cierto que la importancia de un presupuesto para eventos no puede sacarse de contexto, un presupuesto bien planificado lleva tiempo para su creación y administración, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos acerca de la capacidad general de su organización para la presupuestación de eventos, esto es lo que dijeron:

6% declaró que tienen “suerte de tener un proceso”
30% dijo que los procesos existen solo por proyecto
El 33% mencionó que existen estándares y procesos para la organización
El 28% respondió que su organización gestiona recursos y procesos para ello

Presupuestos para eventos

¿Cómo empezar con tu presupuesto para eventos?

Para comenzar a elaborar tu presupuesto para eventos, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo desea medirlo. Para lograr esto, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente ocurran en tu evento. Siempre debes tener en mente tu flujo de efectivo y una vez hayas desarrollado tu presupuesto, tendrás que darle continuidad y revisarlo regularmente para asegurarte de que se mantenga dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero

Uno de los primeros pasos para cada planificador de eventos es preparar un presupuesto para eventos y predecir con la mayor precisión posible si el evento generará ganancias, pérdidas o puntos de equilibrio. Sin embargo, determinar qué significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y tus objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo a menudo obtiene pérdida, los eventos de asociación generalmente son eventos que se equilibran, y las ferias a menudo son la mejor oportunidad para obtener ganancias.

Antes de planificar tu presupuesto para eventos, necesitas comprender las necesidades de tu organización. El presupuesto es realmente un pronóstico, o proyección, de todos los gastos e ingresos que incurrirán en tu evento. No podrás pronosticar todos ellos desde el principio, y algunos de ellos incluso podrían cambiar con el tiempo, sin embargo, es necesario planificar tu presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

Presupuestos para eventos

¿Cómo elaborar el presupuesto para eventos?

Cuando se realiza un presupuesto para eventos, es fundamental identificar qué elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, debe distinguir entre los costes fijos y variables, a fin de pronosticar acertadamente un presupuesto para tu próximo evento.

Uno de los principales desafíos para los planificadores es el de administrar cuidadosamente los gastos e ingresos con el fin de alcanzar los objetivos financieros que haya establecido su organización, así como de medir con precisión el éxito de su evento.

Gastos

Según una encuesta de Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son solo para alimentos y bebidas. Este cuadro muestra una descripción general de los gastos más comunes en las reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología en los eventos se puede incorporar a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una Apps para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción, ya que permite a los planificadores enviar notificaciones sobre las actividades o los principales ponentes.

 

Presupuestos para eventos - GastosTu reunión o evento gira alrededor de la experiencia de tus asistentes, por lo que debes asegurarte de que la inversión de tu dinero añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por el café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, les importa tener una gran experiencia general y, por supuesto, la comida y la bebida son importantes en la satisfacción de los asistentes. PCMA sugiere gastar el 55% de tu presupuesto para eventos en alimentos y bebidas, audiovisuales y ponentes o entretenimiento en general, ya que éstas tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre los costes fijos y variables. Los fijos son los costes que no cambian en función del número de asistentes y se calculan como una cantidad total. Los variables son los costes que cambian dependiendo del número de asistentes y se calculan por persona.

 

Presupuestos para eventos - Ejemplo

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes fuentes de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, el pago del alquiler por exhibiciones o expositores, los cobros por gestión, registro y las tarifas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esto de ninguna manera es una lista completa, especialmente cuando nos referimos a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas disponibles en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su desarrollo del presupuesto. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente estarían individualmente organizados en tu presupuesto para eventos. Agrupa tus gastos e ingresos de una manera que tenga sentido con el evento. Por ejemplo, ‘Sitio’, ‘Decoraciones’ o ‘Publicidad’, podrían ser potenciales categorías.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para facilitar el seguimiento y la generación de informes. También debes tener dos columnas para los números estimados y los reales. La forma más práctica de pronosticar los gastos e ingresos es mirando los resultados de años anteriores y utilizar un promedio de éstos como punto de partida. Es importante comprender todos los números de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar tu presupuesto para eventos.

Otra línea de partida fundamental en tu presupuesto debe ser el fondo de contingencia; siempre es mejor planificar los gastos imprevistos adicionales para estar preparado durante el evento. Piensa en lo que podría generar un coste adicional y desarrolla un plan para abordarlo.

No tiene sentido planificar demasiado tu evento si no tienes un presupuesto adecuado, es fundamental saber si es financieramente viable. Una vez que se ha determinado el presupuesto, puedes considerar la sede, las promociones, los equipos, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu evento.

Calcula el flujo de efectivo para tu evento

Dos elementos claves, que a menudo se suelen pasan por alto al pronosticar los gastos y los ingresos de un evento, son: el flujo de efectivo y el efectivo inicial. Especialmente en los eventos, los gastos se darán antes de que se generen los primeros ingresos. Cuando reservas espacios, a menudo tienes que depositar una señal; un gasto que probablemente ocurra antes de vender tu primera entrada. En resumen, debes poder pagar tus cuentas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de efectivo, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar (dinero a cobrar por los servicios / trabajo realizado). Este es tu dinero en efectivo antes de los gastos. Si luego restas todas las cuentas por pagar (dinero que debes por los servicios / trabajo recibido) de ese número, tendrás tu efectivo. Si el número es positivo, tienes un flujo de caja positivo.

Cálculo de flujo de efectivo

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar sin cobrar = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo disponible antes de los gastos – Cuentas por pagar = Efectivo disponible

El efectivo inicial es la cantidad de dinero que tienes disponible al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo de flujo de efectivo simplificado.

Presupuestos para eventos

Revisa y haz un seguimiento del presupuesto para tu evento

La etapa de planificación durante la presupuestación del evento es solo el punto de partida. Como mencionamos anteriormente, no todos los gastos pueden ser pronosticados y tu presupuesto probablemente cambie durante el proceso de planificación del evento. Esto hace que sea crucial revisar y analizar tu presupuesto. Si es posible, sería un buen comienzo reunirte con el contable o financiero de tu empresa para revisar el formato de tu presupuesto. Dependiendo del tamaño de tu empresa, tal vez quieras reunirte con el propietario. De esta manera, puedes asegurarte de estar en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las condiciones de tu evento pueden cambiar, también es una buena idea confirmar con antelación quién tendrá la autoridad de gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo de contingencia mencionado anteriormente, será útil cuando se trata de gastos no planificados.

El seguimiento del presupuesto a lo largo de tu evento, incluidas las etapas de planificación, es importante. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que te respaldarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas formas en las que la tecnología puede ayudarte a lograr tus objetivos financieros es a través de la velocidad y la precisión en tiempo real que te permiten comunicarte y colaborar con tu equipo. La transferencia de todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube, literalmente, te permitirá administrar tus operaciones financieras en cualquier lugar y en cualquier momento.

Existe una gama de productos y servicios disponibles para respaldar tus necesidades financieras, actuales y futuras, como Cendyn Arcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto en particular, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas dentro de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica se puede implementar fácilmente o si es necesario tener unos conocimientos avanzados. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el desempeño de eventos pasados y a pronosticar la rentabilidad financiero futura.

Analiza el rendimiento financiero de tu evento

Una vez que tu reunión o evento haya finalizado, debes cerrar el ciclo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no solo es importante para mostrarselo a los interesados, sino también para que puedas aprender de tus experiencias y mejorar el próximo evento al analizar tu trabajo financiero.

Primero, regresa a las medidas de éxito y puntos de referencia que estableciste antes del evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento general de un evento de múltiples maneras. Al utilizar datos de eventos cualitativos y cuantitativos, puedes cuantificar mejor el rendimiento de tu evento y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno de tu evento en relación con los costes que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que le ayudarán a calcular el ROI de tu evento, por ejemplo:

  • Escucha social
  • Encuestas antes/durante/después del evento
  • Información de la App para eventos y conexión con los asistentes
  • Reconocimiento de patrocinador

Si quieres saber más sobre cómo medir el ROI de tus eventos, echa un vistazo a nuestras guías “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 1” y “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 2

En resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu labor financiera general es compleja, pero al mismo tiempo enriquecedora, dando la oportunidad de promover la mejora continua a través del escrutinio cuidadoso de tus esfuerzos anteriores. Prioriza qué áreas de medición son las más importantes y luego asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para enfocarte en cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI se deben elegir en función de la relevancia para el área de medición, así como de la capacidad para seguir y analizar con precisión este indicador. Después de haber hecho esto, puedes medir el rendimiento de tus eventos año tras año y, también establecer un objetivo para la medición general de tu desempeño financiero.

Las herramientas par presupuestar eventos son solo un aspecto de cómo el planificador de hoy aprovecha la tecnología en los eventos.