Archivos mensuales: Septiembre 2016

5 Estrategias de Marketing y Promoción durante el Pre-Evento

Comprometerse con su público los 365 días del año, no durante el evento, es el objetivo final de muchos planificadores de evento con visión de futuro.

 

¿Qué está haciendo en este momento para captar la atención de su audiencia, desarrollar estrategias con anticipación e impulsar la venta de entradas antes que comience el evento?

 

¿Cómo se asegura que las conversaciones y las relaciones continúen mucho tiempo después de terminado el evento?

 

Debe saber que la tecnología para eventos aporta un increíble valor a la experiencia on-site pero puede también ayudar a alcanzar objetivos antes del evento, durante, después del mismo y mucho más.

Escribiremos sobre estos tópicos en un futuro cercano, pero ahora la conversación se enfocará en cómo la tecnología para eventos puede ayudar a completar su lista de acciones que puede hacer antes del evento.

Como Gerente de Éxito de los Clientes con EventMobi, hay varios objetivos que han surgido en conversaciones con mis clientes que usted puede que también esté tratando de alcanzar:

 

  1. El incremento de los registros en el evento y el aumento de la venta de tickets

Si su objetivo es manejar el registro y/o venta de tickets, el usar una plataforma de registro que se integre con su App para evento realmente simplificará su trabajo.

Las ventajas de manejar su propia App para Eventos y su Señalética Digital a través de un Gestor de Contenidos le permitirá:

  • Hacer cambios al instante.
  • Personalizar fácilmente la página de registro a las necesidades de sus eventos.
  • Tener su sistema de registro en línea de forma inmediata y a su conveniencia

 

 

Algunas recomendaciones para dirigir el tráfico a su página de Registro:

  • Realizando promociones temprano, ofreciendo una reserva anticipada.
  • Reparta las fechas de publicación del registro para dirigirse a diferentes grupos de asistentes.
  • Aproveche las analíticas de su sistema de automatización de marketing o sistema de envío de correos para comprender los días y las horas en que su audiencia suele abrir los mensajes que les envía. Envíe sus invitaciones en estos días y horas.

 

La ventaja de escoger una app para evento que esté integrada con su registro es una forma en que usted puede usar su página de registro como una oportunidad de dirigir el tráfico hacia su app. Incluso si sus sesiones no están todavía confirmadas, puede cargar un esquema de lo que será su contenido, su logotipo y un adelanto del contenido de forma de tal forma que pueda empezar a promover entre los asistentes la descarga y la utilización de la App para el Evento.

 
  1. Resaltar a los Ponentes destacados para generar entusiasmo.

Una vez que usted tiene fichado ese ponente fuera de serie, ¿qué hacer? No es un secreto que una sesión destacada (keynote) puede incrementar la asistencia a un evento.

 

Aquí presentamos algunas formas para destacar a los ponentes destacados en su página de registro y en su aplicación:

  • Colóquelos en la página principal de su App.
  • Ubique su perfil al principio de lista de ponentes para darle mayor importancia.
  • Envíe alertas mediante la App a grupos específicos de asistentes con material promocional para la presentación del ponente destacado.
  • Utilice módulos como Foros de Discusión como una sección de preguntas y respuestas antes del evento a fin de recabar las preguntas más frecuentes de forma tal que el ponente puede contestarlas durante su presentación.

 

  1. Compartir el contenido correcto en el momento preciso.

¿Sabe lo impresionante que sería “saber antes de ir” a través de un correo electrónico que le envíe a los asistentes? En lugar de que los asistentes estén como locos buscando información acerca de todo lo que rodea al evento. ¿Por qué no incluirlo dentro de la Aplicación? El crear una página de información en donde esté todo el conocimiento centralizado ayuda a dirigir el tráfico a su aplicación y proporciona un valor constante a los asistentes.

En esa página puede incluir cosas tales como:

  • Información de Viaje
  • Cosas que hacer en la zona
  • Información de contacto con el personal de staff para cualquier pregunta.
  • Información de Emergencia
  • El Clima
  • Código de vestimenta
  • Recomendaciones de Seguridad

 

  1. Dar a los patrocinadores una oportunidad de alcanzar una audiencia más amplia.

¿Quieres dar a los patrocinadores una mayor visibilidad, pero no estás seguro como llegar a este objetivo con el uso de la tecnología?

  • Coloque a un patrocinador en la página principal del sistema de registro.
  • Darle presencia real y continua en banner, perfiles de patrocinadores, o en un lugar destacado en la página principal de la App.
  • Suba folletos acerca de la información de sus Patrocinadores antes del Evento.
  • Programe alertas con información sobre el patrocinador, enlaces a su trabajo o cualquier otra información destacada. Puede incluso dirigir esta información a grupos específicos de usuarios.
  • Cree un Foro de Discusión para permitir a los Patrocinadores compartir información en cualquier momento antes del evento con los asistentes.

 

 

  1. Facilitar el networking más allá de las cuatro paredes que conforman la sede del evento

Durante la búsqueda de una plataforma de tecnología para eventos, asegúrese de que la plataforma permite el contacto en cualquier momento durante toda la experiencia del evento. Enfocarse en el compromiso y seguimiento sólo durante la experiencia en el sitio deja de lado esa premisa de contacto durante los 365 días del año, por lo cual utilice herramientas tales como perfiles de asistentes, enlaces a LinkedIn y canales de discusión privados (Como los Foros Grupales) para iniciar la interacción antes del evento.

 

Recuerde que la participación antes del evento es vital para alcanzar el éxito. Facilitar el networking sumará valor tanto a los asistentes como a los patrocinadores.

 

Via | Blog Eventmobi

7 estrategias para convencer a ejecutivos senior de tu organización en el uso de la tecnología para eventos

Así que usted está entusiasmado por introducir tecnología en su próximo evento. No importa si usted es un organizador de eventos internos o un planificador de eventos independiente trabajando en nombre de un cliente, es importante presionar el botón de “pausa”.

 

Aprendí está lección años atrás cuando trabajaba para una firma de comunicaciones inalámbricas.

 

El modelo de uno de los programas de desarrollo de gestión del que se me pidió que me hiciera cargo era serio y aburrido. Por lo que me dediqué a hacer un cambio de imagen completo. Los cambios fueron recibidos con entusiasmo, excepto por la primera vez que traté de implementarlos. Poco después del comienzo del programa, quedó claro que el grupo no estaba cómodo con los ejercicios interactivos y las propuestas coloridas y decoraciones que añadidas para reforzar el tema.

 

Llamé al grupo a un receso no planificado, coloqué todas las propuestas en una mesa auxiliar y las revisamos con el grupo antes de continuar. Este era un grupo de gerentes veteranos y directivos quienes prefieren un modelo tradicional para aprender. Por lo tanto, para este grupo, utilicé la versión anterior del programa de aprendizaje.

 

Hubo una serie de aprendizajes que me llevé de esta experiencia que nunca he olvidado. La primera y más importante lección fue “conoce a tu público”. Esto es directamente relevante cuando se lanza nueva tecnología innovadora para ejecutivos seniors.

 

  1. Conozca su Audiencia

Cuando se está introduciendo la tecnología en eventos, recuerde que hay al menos dos tipos de público:

  • Ejecutivos senior con el poder de permitir o vetar las decisiones acerca de nueva tecnología.
  • Participantes de Eventos.

A menudo, los ejecutivos senior y los participantes son de diferentes grupos demográficos y psicográficos. Sus percepciones acerca de la tecnología pueden no estar en sintonía. No es sólo una cuestión de edad. Tiene que ver con el nivel de comodidad en el uso de la tecnología y adaptabilidad a las innovaciones tecnológicas.

Aquí está un cuadrante bastante simple que puede utilizar para determinar las más efectivas estrategias para vender la tecnología a los ejecutivos senior.

 

estrategias para convencer en el uso de tecnología para eventos

 

Pasos a tomar:

  • Tome el tiempo necesario para averiguar la cantidad de experiencia que los ejecutivos senior y los participantes del evento tienen con la tecnología que desea introducir.
  • Puede obtener esta información hablando con los asistentes ejecutivos de los ejecutivos senior, entrevistas individuales, mini encuestas y grupos de enfoque.
  • A continuación, cree un perfil para cada ejecutivo senior para capturar la información que recoja.
  • Diseñe su estrategia para enganchar a los ejecutivos senior basada en su evaluación de la aptitud técnica de los ejecutivos senior y su nivel de comodidad con el riesgo.

 

  1. Compárese con los mejores

Benchmarking es un paso importante para ganar el apoyo de los ejecutivos senior. Identifique compañías e industrias que los ejecutivos senior en su organización consideren las mejores en su clase las cuales hayan usado la tecnología para eventos que usted desea introducir.

 

¿Cómo descubrir esta información? Siga los pasos anteriormente planteados . Adicione una pregunta acerca de cuáles organizaciones y ejecutivos son vistos como innovadores o campeones. También, preste atención a los ejemplos que los ejecutivos senior usan en sus propias presentaciones.

 

  1. Haga sus deberes

Identifique:

  • Eventos que son similares a los eventos que usted está planificando.
  • La tecnología que es usada en estos eventos.
  • Historias de éxito y mejores prácticas.
  • Fallas que se deben evitar.

 

Afortunadamente, vivimos en una época en la cual los procesos de investigación se han simplificado teniendo acceso a artículos, publicaciones en los blogs y videos.

 

  1. Identifique los beneficios

Los beneficios deben ser claros, específicos y cuantificables. Si usted está pidiendo a un alto ejecutivo que apruebe una inversión en nueva tecnología, sin duda debe  asegurarse que los beneficios queden claramente articulados y proporcionar ejemplos específicos como respaldo.

 

Por ejemplo, si está tratando de vender una app para eventos a los ejecutivos senior, los beneficios deben incluir ahorro de costes, racionalización de la comunicación, la eliminación de cuellos de botella y la transmisión de información importante a tiempo a los participantes, ponentes, patrocinadores y expositores. Si hay una larga lista de beneficios pocos se negarán a apoyar su propuesta.

 

  1. Investigue todos los costes asociados.

Un modelo “sin sorpresas” funciona mejor cuando se introduce nueva tecnología. Esto es particularmente importante si hay alguna resistencia que ha tomado algún tiempo vencer para soportar las nuevas iniciativas tecnológicas.

 

  1. Construya y presente su propuesta de negocios.

Debe ser ajustada, dirigida y concisa. Deje tiempo para preguntas. Incluya datos y cifras, pero, recuerde, ejemplos y anécdotas de fuentes fidedignas puede ser una poderosa manera de construir apoyo. Identifique posibles preocupaciones y objeciones y proporcione información para hacerles frente.

 

Aquí se presenta un esquema que le ayudará a construir su propuesta de negocio.

  • Reto u oportunidad
  • Solución o enfoque propuesto (tecnología que se está recomendando)
  • Beneficios
  • Credenciales (que le cualifica para hacer esta recomendación).
  • Pasos a seguir
  • Call-to-action

 

  1. Programe una demostración

  • Organice una demostración personalizada para que tenga lugar durante una reunión ejecutiva.

En ocasiones toma algún tiempo convencer a los ejecutivos senior del valor de introducir nueva tecnología para eventos. El tiempo invertido tendrá su premio cuando sus recomendaciones sean aceptadas e implementadas.

 

Via | Blog Eventmobi