Archivos mensuales: Junio 2016

Seguridad en sus apps para eventos

¿Es segura su App para Eventos?

Las aplicaciones móviles para reuniones y eventos se han convertido en sistemas más robustos y completos que cuando debutaron hace varios años. Las primeras iteraciones eran simplemente una versión digital de una guía del evento, ofreciendo mapas de lugar, agendas, e información acerca de los patrocinadores.

 

A medida que el uso de dispositivos móviles ha seguido creciendo, los planificadores ahora tienen como objetivo hacer de sus aplicaciones de eventos soluciones completas que ofrecen de todo, desde los perfiles detallados de los asistentes a los mensajes privados e incluso opciones de pago.

 

A medida que estas aplicaciones se hacen más complejas, los planificadores deben tener en cuenta la seguridad y privacidad de los datos que se están reuniendo y almacenando.

 

A continuación os dejamos los aspectos a considerar para mejorar la seguridad en sus apps para eventos y minimizar los riesgos en la creación y el uso de la misma.

 

Experiencia del Proveedor

Obtenga cierta tranquilidad averiguando si el proveedor de Apps tiene experiencia creando Apps móviles para otras compañías que valoren la seguridad:

  • Empresas del sector Financiero o Seguro
  • Tecnológicas que pertenezcan al Fortune 500
  • Farmacéuticas
  • Agencias del Gobierno
  • De Energía

 

Si reconoce entre los clientes de su proveedor algunos nombres de empresas que tengan poca tolerancia con prácticas de seguridad no apropiadas entonces de seguro ya han pasado alguna auditoría al respecto.

 

Acceso a la App

Aunque es ciertamente más fácil hacer una App completamente abierta, sin necesidad que un usuario tenga que acceder usando credenciales, esto significa también que la información es visible para todos, en cualquier parte.

 

Exija a su proveedor que su App tenga un módulo de seguridad en sus apps para eventos que le permita diferentes niveles de complejidad de acceso a la App, desde un acceso universal sólo para usuarios registrados por el organizador, hasta una combinación única de usuario  y contraseña de acceso para cada uno de los asistentes.

 

Perfiles de los Asistentes

El organizador debe ser capaz de tener control sobre la posibilidad de que los perfiles de los asistentes puedan aparecer o no en la App. Algunos asistentes pueden desear el que se muestre la información completa de contacto, sus redes sociales y otra información adicional, mientras que otros prefieren permanecer anónimos. Esto puede ser una preocupación muy particular para asistentes en industrias como los servicios financieros o las farmacéuticas o aquellos asistentes que provienen de países de la Unión Europea, los cuales tienen legislaciones más estrictas acerca de la privacidad de los datos.

 

Acceso de los Datos y Uso de los mismos

Pregunte al proveedor de los acerca de sus políticas y procesos alrededor de los datos del evento. ¿Tienen todos sus empleados acceso a los datos de su evento a través del Manejador de Contenidos? Esto puede crear una vulnerabilidad innecesaria.

 

También pregunte cómo serán usados los datos. No es suficiente que su proveedor le diga “Los datos de los asistentes no serán vendidos” también tiene que decirlo acerca de todos los datos que están cargados en la App o que son generados por los asistentes.

Lea bien la Política de Privacidad y las Condiciones de Uso de la App. Lo más seguro que puede aspirar es un proveedor que le diga que sólo usará los datos para fines estadísticos dentro de la propia App.

 

Evite los proveedores cuya Política de Privacidad afirman que al usar su plataforma usted cede todos los datos de su evento para ser utilizados a perpetuidad para cualquier tecnología existente o futura, esto de ninguna manera puede ser aceptado.

 

Datos Encriptados

Consiga un proveedor que mantenga encriptados los datos para cada paso del proceso. Asegúrese que si App tiene una versión web, es decir una WebApp, esta funcione sobre un servidor seguro (https) tal cual como ocurre con los bancos.

 

Verificaciones de terceras partes

Pregunte acerca de las pruebas de seguridad que terceras partes realizan a su plataforma y de la posibilidad de compartir estos resultados con usted.

 

Las pruebas de verificación de seguridad en sus apps para eventos deberían realizarse sobre el Manejador de Contenidos, sobre la infraestructura de servidores y también sobre la infraestructura de comunicación. Prefiera proveedores que manejen sus datos sobre infraestructuras contrastadas tales como Amazon Web Services, Azzure, Google Cloud o similar.

 

Crowdsourcing Contenido

¿Qué es Crowdsourcing de contenidos y por qué necesita saber acerca de esto?

Atrás han quedado los días de utilizar muchas horas examinando las listas de ponentes y estando preocupados acerca de si son correctos para su audiencia. El crowdsourcing de contenidos puede hacer la vida de los planificadores de eventos algo más fácil y la experiencia de los asistentes más valiosa.

 

Crowdsourcing de contenidos en eventos
El Crowdsourcing de contenidos puede hacer la vida de los planificadores de eventos más fácil y dar a los delegados lo que ellos necesitan. (Ilustración por: Christian Chan)

 

El trabajo de buscar contenidos para festivales, conferencias y eventos educacionales  puede ser pronto un trabajo más fácil debido al crecimiento del crowdsourcing de contenidos. Plataformas de eventos técnicos como SharedXp, puede tomar sugerencias de asistentes acerca de qué les gustaría ver cuando durante el evento. Las sugerencias dispares son agregadas a través de un algoritmo, el cual emite sugerencias de contenidos como salida.

 

Los que proporcionan sus sugerencias en línea antes del evento son recompensados a través de un mecanismo de liderazgo. Recompensas como descuento en dinero para los boletos y merchandising, se pueden obtener por las contribuciones que hechas a través de la plataforma.

 

Para James Morgan, cofundador de Event Tech Lab, es una obviedad. “Si usted está pagando por un ticket para un evento, ya ha demostrado interés acerca de lo que usted desea ver allí en términos generales”, comentó. “Obtendrá más valor por su dinero contribuyendo específicamente con aportaciones antes de ir”.

 

En cuanto a las dificultades: “Los asistentes podrían tomarse el tiempo para sugerir cosas que finalmente no ven en el evento, pero el mecanismo de liderazgo les ha premiado el tiempo invertido de todos modos. Es parte de la economía del compartir, en la práctica, el crowdsourcing siempre ha existido pero con la tecnología es mucho más fácil, más frecuente y más gratificante”.

 

Morgan cita a Uncoference de Microsoft, que le pregunta a la audiencia acerca de qué desean ver ese mismo día y al Festival SXSW como los dos grandes eventos que lideran las actividades de crowdsourcing.

 

Este último utiliza su propio proceso llamado Panel Picker para curar la lista de ponentes de SXSWedu, SXSW Interactive, SXSW Film, SXSW Music y las actividades de SXSW Eco, incluyendo presentaciones, paneles, discusiones y demostraciones. Celebrándose desde el año 2007, el esquema online consiste de dos pasos. Una etapa de propuestas y otra de votaciones y comentarios. Un consejo asesor y el personal de SXSW también contribuyen con las elecciones definitivas.

 

Hugh Forrest, director del Festival Interactivo SXSW, dice del sistema: “Nuestra experiencia ha demostrado que la interfaz PanelPicker es una valiosa forma de conectar con los miles de profesionales y consumidores informados que componen la comunidad SXSW en todo el mundo. No sólo ayuda a generar ideas frescas sino que da nuestros participantes una salida para compartir con nosotros lo que es más interesante, oportuno y relevante para ellos“.

 

Manteniendo a todos contentos

Crowdsourcing de contenidos no significa que lo que la mayoría vote tendrá la última palabra todo el tiempo, De hecho, preguntar a la audiencia con tiempo de antelación acerca del contenido que desean ver, le permitirá a los planificadores intentar dar a cada uno lo que ellos necesitan.

 

Crowdsourcing de contenidos en su App para Eventos

Muchos planificadores de Eventos están usando las App para Eventos para testar la opinión de los asistentes, realizan una sección PRE-EVENTO en dónde con una sencilla interface hacen preguntas sobre lo que se quiere ver en el evento, no sólo ponentes sino demostraciones, talleres, sesiones de grupo. Es clave realizar esto con mucho tiempo de antelación a fin de ir moldeando el evento a las preferencias expresadas por la mayoría de los posibles asistentes. A medida que se vaya acercando el Evento ya la sección PRE-EVENTO desaparecerá y se irán presentando los contenidos definitivos.

 

Crowdsourcing usando poca tecnología

Para las marcas y los planificadores que no deseen utilizar una fórmula algorítmica, el crowdsourcing de contenidos puede ser fácilmente realizado con recursos al alcance de cualquiera.

  • Use las redes sociales. Twitter es la forma más rápida para comunicarse con los asistentes haga una pregunta que respondan por Twitter acerca de quién sería su Ponente de Ensueño. Aunque le respondan con sugerencias poco realistas al menos sabe lo que están pensando.
  • Utilizar formularios de registro. Esto significa que en el momento de registrarse ellos estarán contribuyendo con sus pensamientos de forma inmediata. Y preguntando quién y lo que les gustaría ver en el evento del próximo año en un formulario de comentarios le dará un montón de tiempo para poder suministrar ese contenido.
  • Hable con gente en el evento. Los asistentes serán mucho más receptivos dando su opinión a alguien en persona mientras están inmersos en la experiencia, más que una llamada fría mientras están en su trabajo. Designe personal que puede abordar por dos minutos a los delegados el último día del evento y preguntarles acerca de lo que piensan que sería un gran contenido para el próximo año.

 

Katie Deighton | Event Magazine

Sistema de votación

¿Qué buscar en un Sistema de Votación en Vivo?

 

Sistema de votación

 

El compromiso y la interacción con el público es la columna vertebral de la planificación de eventos y la tecnología moderna puede ser la manera de facilitar esto.  Queremos implicar cada vez más a los asistentes con el evento, por esta razón las diversas formas de interacción son fundamentales, la más común los sistemas de votación, más conocidos como Votación Interactiva o Sistema de Votación.

 

Hasta hace poco los mandos de votación eran tecnología punta pero cada vez se van sustituyendo por opciones mucho más cómodas. Con un dispositivo capaz de hacer mil veces más que un mando en el bolsillo de cada asistente, los organizadores de eventos se plantean utilizar sistemas de votación basados en Apps y en donde cada asistente pueda votar desde su propio dispositivo.

 

¿Pero qué se debe buscar en un Sistema de Votación Interactiva?

 

1.- Funcionalidades

Preguntas a la Audiencia

Es importante que el sistema no tenga limitaciones en el número de preguntas que se pueden realizar a la vez simultáneamente, aunque pensamos en un evento en donde hay un escenario y comenzamos a realizar preguntas a los asistentes que están justo al frente, hay eventos mucho más complejos en donde ocurren presentaciones en múltiples salas y se realizan votaciones en vivo en cada uno de ellas. Es necesario que el sistema tenga la capacidad de manejar miles de potenciales votantes en cualquier parte del mundo, muchos eventos se transmiten en streaming, y la audiencia puede estar en cualquier lugar del planeta.

 

Preguntas a los Ponentes

No solamente el ponente realiza preguntas, si queremos interacción es necesario que a los ponentes podamos hacerles preguntas para establecer dos direcciones en la comunicación y que estas preguntas puedan estar moderadas.

 

Encuestas

Un potente sistema de votación interactiva deberá permitir que podamos hacer encuestas bien de sesiones asociadas a la agenda o sobre el evento en general, antes o al finalizar nuestro evento.

 

Valoraciones

Es una forma sencilla de calificar mediante estrellas una sesión o un evento y recopilar el feedback de los asistentes de forma rápida y precisa.

 

Trazabilidad de las Respuestas

Es importante que un buen sistema de votaciones te permita configurar si la votación será anónima o no. Cuando la votación es anónima no hay forma de saber quién emite una respuesta, en el caso contrario el sistema nos exige que nos identifiquemos antes de votar y podemos saber qué votó cada asistente.

 

2.- Resultados

  • Es fundamental poder mostrar los resultados en tiempo real para aumentar el engagement de los asistentes.
  • Para información que queremos proyectar en sala siempre es recomendable que los comentarios y preguntas estén bajo moderación.
  • Presentación y Exportación de los resultados. Una característica fundamental es que tanto los resultados de la votación como las gráficas puedan ser exportados en al menos formato EXCEL o en formato .PDF.

 

Sistema de votación

 

3.- Personalización de las Pantallas de Resultados

Durante una votación el foco central de la atención de todos los asistentes serán los resultados,  por lo cual sería recomendable buscar en un Sistema de Votación que nos permita personalizar al máximo la pantalla de resultados con al menos un banner que tenga el logotipo de nuestro evento o del patrocinador de la sesión.

 

Igualmente debemos buscar que se puedan escoger los tipos de gráficos para mostrar los resultados y los colores que queremos que aparezcan para que estén en sintonía con la imagen del evento o branding.

 

4.- Seguridad

Aunque nadie tome en cuenta un aspecto como este, es importante que la transmisión de los datos se haga mediante un servidor seguro de forma tal que la conexión, esté encriptada de extremo a extremo, no pueda ser hackeada y los datos de la votación cambiados sobre todo en eventos o reuniones corporativas en donde se evalúan decisiones que pueden representar una cantidad importante de dinero.

 

5.- Navegación

Escoja un sistema en donde la navegación sea intuitiva y que mediante un toque o dos se pueda acceder a las votaciones en vivo. Mientras más fácil sea entonces tendrá una mayor participación de los asistentes

 

6.- Disponibilidad

Asegúrese de escoger un sistema de votaciones que no excluya a ningún asistente, independiente del dispositivo que tenga el asistente: Smartphone (IOS, Android, Microsoft o Blackberry), tableta, portátil o equipo de sobremesa exista una versión disponible para su plataforma.

En ocasiones se escoge un sistema que atiende sólo a las personas que tienen un iPhone o Android y el resto no puede participar.

 

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.
App en un viaje de incentivo

Por qué utilizar una App en un viaje de Incentivo

 

Muchas empresas se dedican a coordinar viajes de incentivo para diferentes tipos de Negocios.

 

En este tipo de viajes una Gran Compañía que llamaremos una MARCA, contrata a una compañía experta en preparar este tipo de experiencias que llamaremos un ORGANIZADOR,  este último se encarga de coordinar los traslados, el alojamiento, las comidas y todas las actividades que constituyen la experiencia en el sitio de destino.

 

Por lo general en los viajes de Incentivo se manejan grupos de no menos de 30 personas y en ocasiones pueden llegar a cientos de ellas,  muchas veces se realizan a sitios exóticos por lo cual son importantes los detalles:

  • Legales (Pasaportes, Visas, Personas contacto en casos de emergencias)
  • De Salud (Alguna condición médica destacable, alergias alimentarias, medicamentos especiales)
  • De Ocio (Tour deseados, cenas, masajes, actividades deportivas)
  • Personales (Tallas de Ropa, preferencias alimenticias, acompañantes)

 

Probablemente cada persona salga de un sitio distinto de un país o de un continente y exista una cantidad importante de variaciones en los trayectos de viaje que deban realizar. Adicionalmente se debe suministrar con cierta antelación una cantidad ingente de información acerca del destino,  sus atractivos y las actividades disponibles.

 

Hay diferentes actores que intervienen en la operación:

  • La MARCA promotora del Evento. Quiere que la gente tenga una experiencia de viaje sin complicaciones y que su nombre quede en lo más alto. Son los que dicen a quiénes invitar y establecen las reglas de juego, por ejemplo si llevan acompañantes o no, el tipo de categoría de vuelo y de hotel de acuerdo al asistente, las actividades a realizar en destino y los obsequios que se van a ofrecer.
  • EL ORGANIZADOR que permite que todas las premisas establecidas por la MARCA con la asesoría de ellos, se lleven a efecto de la mejor manera.
  • Los Asistentes que son los destinatarios finales del servicio y que son el origen de mucha de los datos básicos necesarios en este tipo de actividad y que a su vez son los reciben mucha de la información que vamos generando.

 

¿Cómo es el flujo de la Información actualmente?

  • La MARCA normalmente tiene una hoja de cálculo con los nombres, cargos y compañías a los que pertenecen las personas que se quieren invitar.
  • Pasan esta hoja al ORGANIZADOR que sigue completando la información con los datos de vuelos, teléfonos, correos electrónicos e información que de manera estructurada o no les va llegando a las hojas de cálculo. Mucha información de los asistentes se recaba por teléfono. Con todos estos datos tienen que tramitar la parte operativa del viaje.
  • Los asistentes van recibiendo a cuenta gotas información acerca de sus desplazamientos, el destino, las actividades disponibles. Muchos de ellos reciben parte de la información vía electrónica mientras muchos organizadores todavía usan una gran Carpeta con toda la información. La Carpeta muchas veces se pierde, le falta información o se pierden las hojas.

 

¿Por qué mejora cambiar el modelo y usar una App en un viaje de incentivo?

 

Con la Plataforma adecuada puedes definir una invitación y enviarla a los potenciales asistentes, esta plataforma te permite tener un nivel de seguimiento que permita saber quiénes han recibido la invitación, quiénes la han abierto y por supuesto los correos incorrectos que no han llegado al destinatario.

 

Con la invitación enviada el asistente este puede decidir ir a la pantalla de registro en donde ellos mismos ingresan la información de primera mano y en dónde cada asistente pueda modificar su información si no estuviera actualizada o tuviera fallos.  A medida que se cargan los datos se va generando la información operativa que servirá de base al ORGANIZADOR para realizar su trabajo.

 

App en un viaje de incentivo

 

El ORGANIZADOR en cualquier momento tiene visibilidad de quienes se apuntan y el detalle de toda la información que ingresan, con estos datos pueden decidir enviar correos de recordatorio para los que no se han apuntado, o correos de agradecimiento para los que lo han hecho. Además de empezar a tramitar todo lo referente al viaje con una Base de Datos consolidada y no con una cantidad de hojas de cálculo con toda la información desperdigada.

 

El Asistente va recibiendo informaciones de cómo va el proceso de manera inmediata. Por ejemplo un correo que le indique que se ha inscrito satisfactoriamente o que ha escogido el tour deseado y de igual manera a medida que se van generando nuevas informaciones se van actualizando en su App. Por ejemplo pueden tener el detalle de:

  • Todos los trayectos de viaje de forma individualizada con los datos de billete electrónico
  • Los detalles de su reserva de hotel con información detallada del hotel y los servicios que están incluidos en su reserva y cuáles no
  • Información acerca del destino con todo el nivel de detalle que se pueda desear: Restaurantes, Monumentos, Sitios de Interés.
  • Agenda de actividades tanto profesionales como de Ocio.
  • Notificaciones push enviadas a los asistentes a través de todo el viaje para informar acerca de cambios o modificaciones.
  • Información de Seguridad relativa al viaje.
  • El tiempo, el código de vestimenta y cualquier otro aspecto de interés-

 

La MARCA ve reforzada su imagen porque los asistentes tienen en la palma de la mano toda la información del evento realizada con un branding específico, con unos colores corporativos, con un mensaje que se quiere transmitir; adicionalmente tiene un canal de comunicación directo con todos los asistentes. Igualmente se pueden hacer encuestas de satisfacción bien a nivel de actividades o a nivel del evento global.

 

En síntesis los beneficios pudieran resumirse así:

  • El usuario ingresa el grueso de los datos necesarios directamente desde su ordenador o desde su dispositivo móvil.
  • Toda la información queda centralizada en una Base de Datos. No dispersa en muchas hojas de cálculo. El organizador tiene la información estructurada para realizar mejor su trabajo.
  • Los Asistentes pueden tener acceso inmediato a gran cantidad de información: Agenda, Asistentes, Ponentes (si los hubiera), Información en detalle acerca de actividades especiales, Información detallada del destino, Información acerca datos de seguridad para el viaje, Acceso inmediato al personal de STAFF a través de la App, Acceso a documentación, aquí las posibilidades son bastante amplias en cuanto a la información a incluir.
  • La MARCA proyecta una imagen de actualización a los nuevos tiempos, refuerza su branding, tiene una forma eficaz de comunicarse con los asistentes, reaccionar ante los cambios y medir el resultado general de la acción de INCENTIVO.

 

Es importante dejar claro que el Organizador debiera buscar una empresa especializada en este tipo de tecnología para realizar este trabajo de forma de garantizar los beneficios antes mencionados a toda la cadena de valor.

 

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.