Archivos mensuales: Mayo 2016

Fomentar el compromiso en eventos mediante el uso de APPS

¿Qué es Compromiso (En inglés Engagement)?

En la edición de la Biblia de App para Eventos del año 2015, los profesionales organizadores de eventos colocaron al incremento de los niveles de compromiso en los eventos como su “objetivo prioritario al decidir utilizar una App”. Antes que discutamos el incremento del compromiso, vamos a definir qué es esto. Yo sostengo que el compromiso es un involucramiento emocional. Cuando estamos comprometidos, estamos cautivos en el trabajo asociado, relación o esfuerzo porque nos importa, más que por razones racionales como un cheque, seguridad material o presión social.

¿Qué más podemos decir acerca del compromiso?

Una de las características es que, en su núcleo, el compromiso es una experiencia en el momento. Otra característica es que construye comunidad. El compromiso, por su propia naturaleza cautiva a la gente alrededor de una experiencia compartida, así como crea y fortalece conexiones a través de los elementos comunes descubiertos y compartidos. Tal unión y el deseo de más de lo mismo son los ladrillos y el cemento para la construcción de la comunidad por la que los organizadores de evento trabajan.

Es útil dividir el compromiso en dos formas:

  • Una forma es predominantemente pasiva, a veces descrita como entretenimiento. Podemos ser comprometidos o cautivados por la actuación de un ponente, por una actuación musical o un concierto; yo llamo a esto compromiso por difusión. El compartir aquí es predominantemente (pienso que no exclusivamente) enfocado en la experiencia del asistente con el contenido que se presenta, en vez de las interacciones con otros asistentes.
  • La otra forma, de mayor interés para los planificadores de eventos, es el compromiso que ocurre a través de la participación activa en una experiencia con colegas, el cual yo llamó compromiso activo. El compromiso activo incluye cualquier forma en que los asistentes interactúen e influyan en lo que está pasando en el evento, incluyendo el hacer conexiones y conversaciones unos con otros. El compromiso activo da forma a la experiencia total del evento para todos, también como la experiencia individual de cada asistente.
Fomentar el compromiso en eventos

¿Cómo pueden las Apps soportar el Incremento del Compromiso Antes del Evento?

Antes de un evento, las apps para evento pueden comenzar a desarrollar el compromiso suministrando un marco de actuación pre-existente para actividades que despiertan el interés tales como anuncios de sesiones, videos, teasers, contenido único, conexiones y conversaciones pre-evento. El acceso a estas funciones pre evento a través de una interface fácil de usar de una bien diseñada app puede ser un poderoso incentivo para que los asistentes instalen y exploren la App antes que ellos lleguen al sitio del evento, haciendo más fácil posicionar a la app como un foco para un efectivo compromiso durante el evento.

¿Cómo pueden las Apps Soportar el Incremento del Compromiso Durante el Evento?

Durante un evento, las Apps tienen el potencial para soportar tanto el compromiso por difusión como el compromiso activo. El compromiso por difusión se puede fomentar proporcionando canales para la interacción alrededor del contenido ofrecido en el evento. Una App puede incorporar los medios para establecer los canales de interacción en las redes sociales, tales como Twitter con un hashtag para el evento o una página de Facebook para su evento, y/o canales privados creados exclusivamente para la ocasión. Las notificaciones “push” mantienen a los asistentes informados acerca de desarrollos nuevos o actualizados, por ejemplo adiciones o cambios en la agenda y mensajes públicos o accesibles sólo mediante la App (incluyendo fotos, audio y video) lo cual permite generar una cantidad de contenido por parte de los asistentes alrededor del cual el compromiso puede ocurrir.

 

Efectivamente soportar el compromiso activo requiere la adición concienzuda de funcionalidades en la App. Canales de mensajería y contenido son todavía importantes, pero ahora la App se convierte en una herramienta para personalizar las oportunidades para los asistentes para interactuar y conectar de maneras que el compromiso se incremente con los demás asistentes y con los presentadores.

 

Estas funcionalidades pueden incluir:

  • Formas fáciles para que los asistentes ingresen información personal tal como intereses, necesidades y experiencia y que esto se puede buscar por otros asistentes.
  • Herramientas de recomendación que faciliten el descubrimiento de los asistentes con similares intereses, necesidades o experiencia.
  • Herramientas de interacción en dos direcciones entre los asistentes y los presentadores, tales como sondeos en vivo durante las presentaciones y funcionalidades para que los asistentes hagan preguntas a los ponentes. La información suministrada por los asistentes puede ser agregada y/o filtrada por un moderador para ser mostrada en tiempo real.
  • Las Apps pueden recoger las sugerencias de los asistentes para el contenido de los eventos y los tópicos de las sesiones y registrar las opiniones sobre las opciones resultantes, permitiendo a los organizadores construir un programa que refleje las necesidades y deseos de los asistentes y esto sea emparejado con la experticia y experiencia apropiada en las sesiones del evento.
  • Integración con tecnologías adicionales que faciliten o profundicen la experiencia total del asistente. Algunos ejemplos de esto son: el uso de códigos QR que hacen fácil que los asistentes intercambien información de contacto, sistemas de posicionamiento interior que permitan a los asistentes compartir su posición actual, y otra funcionalidad en la App que permita evaluar las sesiones permitiendo que los asistentes expresen claramente su opinión al respecto.
  • Gamificación. La Gamificación puede ser definida como la aplicación de los elementos de los juegos para diseñar actividades en el evento con el objetivo de hacerlas más divertidas y que te enganchen. La esperanza es que esto te lleve a mejoras en aprendizaje, conexión y otros objetivos asociados. La Gamificación es típicamente realizada integrando sistemas de puntuación (puntos, insignias, niveles, etc) en una tarea, agregando elementos competitivos y suministrando una combinación de incentivos, refuerzos positivos y recompensas por “jugar”. Por ejemplo, juegos basados en la localización, en los cuales los equipos tienen que hacer check-in en las ubicaciones, resolver puzles y pistas, y completar retos. Todo esto puede ayudar a los participantes a conocerse unos a otros a través de una actividad divertida.
  • Juegos y Simulaciones. El aprendizaje puede ser poderosamente estimulado cuando use juegos y simulaciones para transformar el ambiente del evento en una historia apasionante en el mundo: un lugar donde los participantes pueden crear y explorar mediante papeles alternativos de manera realista, puntos de vista, rompecabezas y posiciones. Aunque estas herramientas pueden ser sorprendentemente eficaces en la transmisión de conocimientos acerca de la información de hechos, que son más útiles para el aprendizaje experimental acerca de las relaciones clave del sistema. Juegos y simulaciones pueden ser construidos en aplicaciones de eventos, pero el costo de hacerlo es alto y el poderoso potencial de dicha funcionalidad actualmente sigue siendo en gran parte no realizada.

 

Una Nota Acerca de Gamificación

El aumento de la cantidad de diversión y el compromiso, mientras que la gente está aprendiendo o conectando es un objetivo valioso. La cuestión crucial es si la adición de motivaciones extrínsecas a una tarea reemplaza o corrompe las motivaciones intrínsecas de los participantes. Si nos centramos en llegar al siguiente nivel o vencer a otro participante o equipo, esto puede restar valor a las alegrías y recompensas intrínsecas de aprendizaje en sí mismo. En un sentido, los puntos obtenidos se convierten en el foco de la experiencia en lugar de las metas o logros que ellos intentan representar.

 

Tal vez el aspecto positivo más fuerte de gamificación es su potencial para proporcionar información acerca de la calidad del aprendizaje y la competencia del participante individual. Para que esto funcione, la retroalimentación debe originarse a partir de un tercero, como jueces expertos o mediante consecuencias realistas integradas en el juego por observadores independientes. Sin embargo, a menos que esta información sea anecdótica y detallada, creo que es poco probable que mejore significativamente el aprendizaje de los participantes.

Obteniendo Asistentes para Instalar y Usar Su App

Tener la expectativa de que una App va a promover el compromiso durante un evento es imposible si los asistentes no la instalan y la usan. A veces las organizaciones invierten en la creación de una App para Evento, pero fallan en asignar suficientes recursos para exitosamente vender el valor de la App a los asistentes antes del evento.

 

Para maximizar la adopción, siempre:

  • Incluya la funcionalidad principal esperada de cualquier App para Evento en estos días, tales como Agendas y Horarios, Agendas Personalizadas, y, si es relevante, planos y mapas. Para promover el compromiso, incluya los perfiles de los asistentes y de mensajería también.
  • Chequee que la App es fácil de usar, probando esto con usuarios novatos antes de ser liberada.
  • Haga marketing de la App antes del evento por todos los canales posibles, tales como: email, redes sociales, el sitio web del evento, referencias de los presentadores, líderes e influenciadores de la comunidad que conforma el evento, email de los organizadores del evento y los tableros de clasificación de los concursos en los eventos.
  • Provee Soporte en el sitio para la instalación de la App y úselo durante el registro y durante el evento.
  • Introduzca la App y sus beneficios asociados durante la apertura del evento.
  • Asegúrese que hay suficiente disponibilidad de ancho de banda WIFI o cobertura 3G/4G en el sitio para que la App mantenga rapidez en la interactividad y en la actualización de todas las funciones.

 

Además, lo siguiente puede aumentar aún más la visibilidad de una aplicación y su atractivo:

 

  • Cree vídeos cortos que demuestren cómo las funciones de su App mejorarán la experiencia total en el evento.
  • Incluya contenido exclusivo pre-evento, solamente disponible en la App.
  • Suministre dispositivos para prestar o alquilar en el área de registro para aquellos quienes no traen un dispositivo en donde puedan cargar la App. (Esto es esencial si quiere que todos sus usuarios usen la App)
  • Anime y apoye a los presentadores para tomar ventaja de la aplicación. Las Apps permiten a los presentadores interactuar con los asistentes durante las sesiones, pero la utilización de las funcionalidades de la aplicación (encuestas, preguntas de la audiencia-curada, experiencia de la audiencia) tienen que ser planificadas y apoyadas por adelantado.
  • Considere adicionar un repositorio de contenido de las sesiones para la App, incluyendo slidesharing, que pueden ser selectivamente descargados desde los dispositivos de los asistentes. Las notas de los asistentes pueden ser también una útil adición a la App.
  • Ofrezca incentivos por el uso de la App. Premios, quizás ofrecidos por los patrocinadores pueden funcionar bien.
Fomentar el compromiso en eventos

Recordatorios de Cierre acerca del Engagement

Las Apps para Eventos son una plataforma útil y permiten usar herramientas que promueven el compromiso, pero no es arte de magia con solo crear la App.  Promover un exitoso engagement requiere una estrategia integral que incluya cuáles son los resultados esperados del compromiso, llevar a los asistentes a que instalen la App y guiarlos y apoyarlos apropiadamente para su uso antes y durante todo el evento.

 

¡Finalmente, no limite los esfuerzos para promover el Compromiso con las Apps solamente!

 

Tendemos a enamorarnos con la “nueva” tecnología y olvidamos los beneficios de la antigua, simple y efectiva tecnología  “interacción humana”.

 

Por ejemplo, los asistentes pueden usar nueva tecnología, como el sistema de respuesta de la audiencia incluido en la App para responder a las preguntas de los presentadores. Esta tecnología provee respuestas anónimas, donde nadie en la sala sabe lo que votó cualquier otro, y en ocasiones esto es apropiado y útil. Tal vez esto puede proveer un punto de partida para promover un tipo de ENGAGEMENT adicional a través de las viejas discusiones cara a cara, sin Apps a la vista.

Una combinación de tecnología para eventos y discusiones y diálogos pudiera ser una poderosa mezcla para potenciar el COMPROMISO que su evento necesita.

 

Author: Adrián Segar

 

Adrian ha sido nombrada una de las personas más innovadoras en eventos por BizBash Magazine, una de las personalidades en línea más influyentes de MeetingNet en reuniones y viajes, y ha sido citado en la primera página del Wall Street Journal.

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

Factores a considerar cuando vas a escoger una App para Eventos

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Cuando en un mercado tienes muy pocas opciones los criterios de decisión muchas veces son bien sencillos, en muchos casos se restringen a disponibilidad de productos o factibilidad para hacer una tarea. Por el contrario cuando en el mercado aparecen muchas opciones entonces podemos empezar a valorar aspectos que antes eran importantes pero que no veíamos con tanto detenimiento.

Ese es el caso de las Apps para Eventos. Hace 6 años prácticamente sólo existía Eventmobi y alguna más en el mercado, por lo cual si querías la tecnología que en ese entonces era muy puntera entonces era fácil porque había muy pocas opciones. En la actualidad hay cientos de proveedores con una oferta muy variada en cuanto a enfoques de negocio y capacidades por lo que escoger una app para eventos se hace mucho más difícil.
Después de varios años de experiencia en el mercado de Apps para Eventos considero algunos factores claves que hay que tomar en cuenta para escoger la solución apropiada a nuestra necesidad:

 

 

1. Establezca cuál es el objetivo fundamental de la App para el Evento.

Esto puede variar notablemente dependiendo del tipo de Evento que estamos organizando: Ferias, reuniones de empresa, viajes de incentivo, Congresos, Sesiones de Votación, Eventos Educativos entre otros. Dependiendo del tipo de evento se deben determinar las características que representarán un mayor peso en mi decisión.

2. Branding.

Una App para Evento es muchas veces el primer contacto que tiene el asistente con el evento, por lo cual es importante asegurarnos que el producto escogido provea todas las capacidades para reflejar fielmente las características de imagen corporativa que quiero transmitir y que son intrínsecas a mi marca. Algunos productos sólo permiten una personalización mínima en el margen superior y el resto es igual para todas las Apps, por lo cual usted y su competencia probablemente compartan el 80% de las características de una App. ¿Qué pasa cuando tengo que hacer 10 Apps en el año? Tendré de asegurarme de escoger un producto que le dé una clara diferenciación a cada una de mis Apps.

3. Multiplataforma.

Es fundamental que al escoger una app para eventos pueda funcionar en los diferentes dispositivos que pueden traer los asistentes a nuestro evento. Hay soluciones que funcionan para cualquier dispositivo teléfonos de cualquier marca, tabletas y portátiles y por el contrario hay otros que sólo se limitan a Apple y Android, dejando muchos potenciales usuarios de la App sin poder utilizarla.

4. Ver para creer.

En el papel muchas soluciones ofrecen todo y más. Su proveedor de servicio le cuenta todas las posibilidades pero que no se lo cuenten que se lo enseñen. Nunca escoja una solución que no le permita ver una versión TRIAL de cómo quedaría su producto con todas las funcionalidades una vez que esté terminado. Esto le asegurará escoger exactamente lo que necesita.

Escoger una app para eventos

5. Flexibilidad.

Es importante escoger un producto que permita incorporar cambios hasta el último momento, en eventos todo se planifica pero muchos de esos planes se cambian hasta el último momento. Otro factor a tomar en cuenta es que esos cambios se puedan incorporar a la App si es necesario los pueda hacer el Planificador del Evento o su equipo, sin necesidad de recurrir al proveedor de Tecnología.

6. Política de Privacidad.

Aunque sea algo tedioso revise las políticas de privacidad de datos que establece cada proveedor. En muchas soluciones usted sin saberlo está cediendo los datos que ingresa a perpetuidad para un uso en prácticas comerciales actuales o futuras y los hace disponibles hasta para ser utilizados por procesos informáticos que existan o puedan existir en el futuro. Esto es una locura y casi nadie lo lee. Imagine que cede los datos ingresados en la Plataforma de todos los asistentes.

7. Seguridad y disponibilidad de datos.

Verifique en donde se van a alojar los datos, solicité por escrito la información de seguridad que debería tener su proveedor. No es lo mismo alojar los datos en el servidor de la Oficina sin políticas de seguridad que en la nube de Amazon o en otro proveedor de primer nivel que asegure un tiempo de respuesta constante en cualquier parte del mundo. La disponibilidad de los datos es fundamental, no es lo mismo un proveedor que nos ofrezca un ancho de banda modesto que un gran proveedor que garantice tiempos de respuesta adecuados.

8. Experiencia.

Asegúrese de que la solución que utilice haya sido probada ampliamente, cada vez que usted organiza un evento en donde están los más altos directivos de su empresa dando una ponencia y necesita interacción con los asistentes, votaciones en vivo, gamificación entonces usted no quiere que falle nada. En ese momento lo que necesita es un producto confiable y que todo salga perfecto. Hay soluciones con miles de eventos realizados hay muchas otras que salieron ayer y que tienen que rodar sólo usted puede escoger la que le conviene.

9. Una App para Evento o una Red Social.

En la actualidad muchos organizadores de eventos que no establecieron los objetivos de la App, como se indicó en el punto 1, tienden a confundirse acerca de lo que quieren de la App. En el evento hay 60 conferencias de personalidades notables y el organizador en vez de enfocarse en destacar en la App toda la interacción entre los asistentes y esos notables con preguntas al ponente y votaciones en vivo por ejemplo, se concentran en tener un muro con fotos y comentarios dándole prioridad a eso antes que cualquier otra cosa. Cada evento tiene sus objetivos y la App debe estar alineada con los objetivos del evento y las secciones en la App responderán a eso.

10. El precio.

Es un factor a considerar pero no debería ser el más importante aunque siempre es determinante. Muchas veces trabajas para una gran organización que tiene un evento importante pero no se presupuestó la partida correspondiente a la App. Es preferible no hacer la App antes que escoger algo que por precio no se adapta a los requerimientos y a la imagen de nuestra organización. No destruyamos una gran imagen con una pobre herramienta.

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.