Archivos mensuales: Abril 2016

Optimiza tu tiempo en la organización de Eventos

En la actualidad, a la hora de llevar a cabo la organización de eventos, algunas grandes corporaciones y muchas agencias de eventos,  a pesar de su notable desarrollo tecnológico en muchas áreas de su negocio, utilizan tecnologías como las hojas de cálculo para controlar las invitaciones que realizan a sus eventos y programas de correo electrónico convencionales para manejar el envío de correspondencia masiva a sus invitados. Estas herramientas del día a día consiguen realizar el trabajo pero los organizadores de eventos tardan horas y más horas lidiando con problemas como:

  • Diseño uniforme de las comunicaciones
  • Mantenimiento de la integridad de la información en la Base de Datos
  • Envío de correos y espera de contestación sin ninguna traza de lo que ocurre con esos correos
  • Algunos se atascan lidiando con las excepciones tales como: direcciones de correo incorrectas o no actualizadas
  • Produciendo las acreditaciones, imprimiendo y colocándolas en las fundas que se entregarán cuando lleguen los invitados
  • Controlando manualmente a los asistentes o mediante un Excel a su llegada.

 

¿Cómo hacen los más innovadores  para realizar el mismo trabajo?

 

La mayoría de los eventos  tienen muchas variaciones:t-ev-3

Debido a todas estas variaciones hacen falta herramientas y métodos.  Una plataforma en donde se integren los diversos elementos de manera que los planificadores de evento puedan hacer rendir el elemento más valioso que manejan: el tiempo.

A continuación os mostramos qué elementos son los que debéis buscar a la hora de optimizar vuestro flujo de trabajo antes del evento. Lo ideal sería utilizar una sola herramienta que pueda cubrir las siguientes características:

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La mejor solución sería utilizar una plataforma SaaS (Software como Servicio), con pequeños pagos mensuales o por eventos, esto nos dará mayor flexibilidad para afrontar los eventos del año.

 

Una vez cubiertos estos elementos con las herramientas designadas ya estamos encaminados a cambiar la experiencia de preparación del evento y optimizar el trabajo del equipo para que esta gestión nos quite el menos tiempo posible.

Carlos Escribano es Design & Communication Manager de Orquidea Technology Group, con más de 2 años de experiencia en el diseño y creación de Apps para Eventos. Participa activamente en como asesor de éxito en las Apps para Eventos que desarrollamos alrededor del mundo.
Engagement

5 formas de impulsar el engagement de los asistentes en el evento

Las acciones de los asistentes durante un evento son un indicador de cómo el evento está sucediendo. ¿Están los asistentes completamente inmersos en los grupos de trabajos y en las exposiciones, o no están comprometidos con el evento y dedican mucho tiempo a hablar por teléfono? Si durante su evento esto último es lo que está sucediendo, entonces su evento puede no tener los elementos necesarios para crear una participación total de los asistentes y fomentar el networking entre los participantes.

 

Existen algunas recomendaciones que puedes implementar para mantener a sus asistentes enganchados (engaged) y comprometidos. Lo último que usted quiere, después de todo, es que ellos sientan que deberían estar en otro lugar.

 

1.- Escuchar las preferencias del asistente

Usted recibirá un diverso grupo de respuestas y no será capaz de satisfacer las preferencias de todos, pero podrá tener una idea de lo que los asistentes como grupo desean.

Algunas preguntas que puede hacer antes del evento:

  • ¿Qué tipo actividades prefiere tener en el evento?
  • ¿Cuál es la probabilidad de que quieran probar un kiosko interactivo?
  • ¿Prefiere todo el material para el evento en papel, todo digitalmente o una mezcla de ellos?
  • ¿A cuáles workshops planean asistir?

 

2.- Haga un evento móvil amigable

Es seguro que no todos los asistentes tendrán un dispositivo móvil, pero los que no lo tienen realmente son una minoría. Complazca a la mayoría incorporando una App para evento. De esta forma, la mayor del tiempo que  los asistentes utilizan sus smartphones será para consultar e interactuar con la app del evento y no para estar chateando de cosas no relacionadas con el evento. El aspecto más importante de las apps para eventos es que los usuarios pueden hacer sus propias agendas basadas en las horas de exposición o las presentaciones que desean atender. Adicionalmente, pueden hacer networking con otros asistentes utilizando elementos de gamificación en la propia App.

 

Con las apps para eventos podrá  también enviar notificaciones en tiempo real, así como alentar a los participantes a contribuir con el Social Wall o recordarle que visiten algún stand de algún patrocinador en específico. Además puede agregar preguntas al ponente, votaciones en vivo y hacerle un recordatorio para que rellenen la encuesta de satisfacción antes de partir.

 

3.- NO DESCUIDEN LAS REDES SOCIALES

Muchos planificadores de eventos utilizan en gran medida las redes sociales para promover el evento pero descuidan el empleo de cualquier tipo de actividad en las redes sociales cuando el evento está en progreso. Consulta nuestros anteriores artículos sobre los Social Wall y como alentar a los asistentes a participar de las redes sociales. Los miembros de la organización deberían comenzar enviando algunos para despertar el interés entre los participantes. Sería bueno ofrecer algún tipo de icentivo para los asistentes más activos.

 

Redes Sociales

 

También puedes hacerlo divertido enviando notificaciones (por medio de tu app para evento) alentando a los asistentes a enviar un tipo de publicación específica al Social Wall, tales como:

  • Un tweet de tres palabras resumiendo como lo están pasando.
  • Un “selfie” con una mueca graciosa o representativa de la temática.
  • Un tweet con un emoticono para describir lo que sienten en ese momento.

 

Cuando se es creativo, los asistentes están más propensos a participar y compartir con otros asistentes. Asegúrese de recordarle a todos que todas las publicaciones deben estar acompañadas del hashtag oficial del evento.

 

4.- Involucre a los asistentes en las presentaciones

 

Si van a ver presentaciones, asegúrese que el ponente tiene un esquema en el que promueva la participación de los asistentes. Un ponente que no hace otra cosa que hablar y mostrar una diapositiva tras otra va a llevar a que la gente se aburra, algunos se duerman y otros se salgan a la mitad de la presentación.

 

Aquí hay algunas recomendaciones que un buen ponente debería seguir:

  • Hacer a la audiencia un par de preguntas que requieran respuestas meditadas en vez de solamente levantar la mano.
  • Subir un asistente o dos al escenario para una demostración en vivo.
  • Hacer que los asistentes respondan preguntas en vivo y mostrar los resultados para posteriormente comentar sobre ellos.
  • Cuando las presentaciones son muy largas, permitir un receso para que la gente utilice los aseos o pueda estirar sus piernas.

 

No importa si el ponente es alguien interno de la compañía o alguien contratado de otra compañía. Esté seguro que conoce en que consiste la presentación planeada. Insista que envíe un esquema de lo que será cubierto en la presentación, y no tenga miedo en sugerir interacción durante alguna presentación que lo requiera.

 

5.- HAGA LA TECNOLOGíA UNA PARTE INTEGRAL DEL EVENTO

 

Además del App para el evento y del Social Wall, hay necesidad de otras formas de implementación de la tecnología. Considere algunos otros métodos de pantallas digitales interactivas como una iPad Wall, pantallas táctiles, sensores corporales de movimiento. Otras ideas incluyen photo calls, impresiones en 3D, acreditaciones con micro ubicaciones y tecnología de Wall mapping. Un evento rico en tecnología incrementa el factor “wow”, lo cual se convierte en impresiones positivas de los asistentes hacia la experiencia total en el evento.

 

Lleve su Evento al próximo nivel.

 

Si los asistentes no están comprometidos (engaged), su atención estará probablemente en cualquier otro lugar. Creando varias formas de engagement, se asegura que sus asistentes estén completamente inmersos en la experiencia que usted les ha provisto.

 

Cuando los asistentes están enganchados y comprometidos, teniendo una buena experiencia, eso se traduce en clientes que repiten, lealtad y beneficios.


Author: Dan McCarthy is an Event Manager at JD Parties, an event management company based in the UK.