A medida que el uso de aplicaciones móviles para eventos continúa en auge, hay una creciente demanda por los asistentes para tener fácil acceso, sin barreras y, con suerte, a una WiFi gratuita en la sala de reuniones y en los dormitorios.

Cada vez más, los asistentes a las reuniones llevan uno o más dispositivos inalámbricos con posibilidad de conexión a internet. Ellos son los viajeros de negocios y esperan poder mirar el correo, usar las redes sociales (40% de todos los tweets son móviles), y desean disfrutar de una amplia gama de apps de viajes y reuniones disponibles. Para los asistentes internacionales, el costo de las tarifas de itinerancia es a menudo prohibitivamente caro. La red Wi-Fi es su vía para mantenerse en contacto.

Con esta creciente necesidad y demanda por parte de los asistentes, los planificadores están presionando a las sedes para obtener en el evento una conexión Wi-Fi gratuita y están haciendo de este un criterio clave para la selección del lugar de celebración. Asociaciones como ABPCO (Association of British Professional Conference Organisers) tienen todo el país una iniciativa para promover la conferencia básica gratuita Wi-Fi para que los asistentes (ver www.theconferencecloud.co.uk para más detalles).

Los desafíos:

Hay muchas cuestiones en juego:

El 60% de los viajeros en los EE.UU., Europa y Australia indican que ya han tenido una mala experiencia de descarga hotel porque el sistema era lento. – Ttnooz, noviembre 2011.
Muchas instalaciones son incapaces de seguir el ritmo de la demanda. El 2011 Consumer Electronics Show (feria de tecnología más grande del mundo) pidió a los asistentes que apaguen sus celulares y Wi-Fi para permitir el acceso de los ponentes principales.
La demanda de la banda ancha está explotando para muchos eventos. Por ejemplo, los 5.000 asistentes consumieron un terabyte (mil millones de bytes) de datos a través de Wi-Fi en cuatro días en la Frieze Art Fair de Londres, octubre de 2011. Este es un ejemplo de muchos.

El 90% de los profesionales del sector tienen smartphones, portátiles o tabletas, y el 62% utiliza sus aplicaciones constantemente durante todo el día – M & C Survey Research, diciembre de 2011.

En noviembre de 2011 en un artículo por iBahn, un importante proveedor de Internet para hoteles, señala que el 25% de los dispositivos de su red son iPads. Estos streaming de vídeo y dispositivos de consumo de medios utilizan 400% más de datos que el iPhone promedio. Más de 25 millones de iPads se han vendido en junio de 2011 (UnwiredView) y una impresionante cantidad de 5 millones tabletas Amazon Kindle Fire solamente WiFi se estima que se han vendido en los últimos tres meses de 2011 (JP Morgan, diciembre de 2011).

Esta explosión del iPad y otras tabletas iPad y otra está impulsando los requisitos de ancho de banda a lo que es sentido por algunos hoteles como niveles insostenibles. Citando a David Garrison, CEO de iBahn en Noviembre 2011: «El iPad es el último clavo en el ataúd del ‘todo internet es gratis’ «.
Hay una gran discrepancia entre los organizadores de eventos y gestores sedes en si los participantes deben recibir conexión Wi-Fi: El 90% de organizadores dicen que sí, mientras que sólo el 48% de los gerentes de las instalaciones respondió favorablemente (Encuesta IAEE, julio de 2011).

El 64% de los directivos de sede y las partes interesadas de los convention bureau dicen sentir que los organizadores de eventos tienen expectativas poco realistas en cuanto a lo que quieren y están dispuestos a pagar por la WiFi en el evento (Red 7 Media, Verano 2011).

Algunas soluciones:

Los hechos son que el Wi-Fi en muchos lugares no es satisfactorio (vamos, que es bastante penoso) y con el aumento del ancho de banda requisitos están empeorando. ¿Qué puede o debe hacer?

He aquí algunas recomendaciones:

Los lugares de reunión deben planificar en el crecimiento anual de doble dígito en los requerimientos de ancho de banda Wi-Fi por lo menos para los próximos cinco años. La buena noticia es que técnicamente esto es completamente factible. Según Ian Bull, Director de Ventas Desarrollo de Negocios para el Grupo de Tecnología Wireless de Cisco, hay «un potencial de crecimiento significativo para Wi-Fi con micro celdas y la tecnología Wi-Fi Hotspot 2.0. Incluso lugares muy grandes con miles de usuarios simultáneos pueden ser manejados de una manera que se pueda proporcionar una buena calidad de la señal Wi-Fi».
Las sedes deben dar un paso adelante y construir la infraestructura para este crecimiento. Esto será cada vez más el factor decisivo en la selección del lugar de celebración.

Los lugares de reunión deben proporcionar asistencia detallada para los organizadores de eventos para ayudarles a determinar los requisitos de Wi-Fi y conexión a internet. No es suficiente el responder «sí podemos ofrecer Wi-Fi.» Muchas preguntas deben hacerse, como : ¿WiFi con acceso a internet para qué número de personas al mismo tiempo? ¿En qué dispositivos? ¿Para qué aplicaciones? ¿En qué salas? ¿Cuánto se necesita ancho de banda? Las sedes deben conocer sus capacidades y limitaciones bien, y las comunicarlas debidamente a los clientes.

Los organizadores de eventos también deben educarse así mismo en las necesidades específicas de sus asistentes, sus expectativas, sus necesidades de Internet, y deben tener muy claro a los lugares sobre lo que esperan de solicitudes detalladas de propuesta.

Lidiar con los gastos: 

Un reto importante es el costo. Los lugares de reunión son entidades con fines de lucro y la demanda de servicios de Internet está creciendo exponencialmente. ¿Cómo pueden estos costos serán compensados o limitados?

Este es mi punto de vista:

Los locales deben proporcionar, un Wi-Fi básico (512kb/s) a través de toda el complejo  (salas, vestíbulo, habitaciones, sala de exposiciones) de forma gratuita y sin la necesidad de un proceso de registro engorroso. Una conexión de 512 kb/s es lo suficientemente rápido como para consultar el correo electrónico, Twitter, y hacer algo de navegación web básica, pero no lo suficientemente rápido para transmitir vídeo HD, descargar los archivos de audio, etc.
También, proporcionar un «servicio premium» a una tarifa razonable para los asistentes que desean más velocidad.
Cobre precios razonables para los servicios especializados: ancho de banda dedicado, dirección IP dedicada, VPN, servicios de exhibición especializadas, etc. Por ejemplo, el Centro de Convenciones de Las Vegas (una de las más grandes del mundo) en noviembre de 2011, puso en marcha su plan de servicios de Internet: libre para el servicio básico, $ 13/día para el servicio de alta calidad, y $ 100 para expositores.

Otra opción para compensar los costos es para los planificadores de reuniones el solicitar patrocinio de la conexión de internet. El acceso a Internet y aplicaciones móviles tienen muchas oportunidades de una página de bienvenida o de un banner de patrocinio. Estas páginas vistas son completamente rastreables y pueden proporcionar una gran visibilidad a los asistentes con un servicio muy deseado.
Las sedes también deben buscar patrocinadores. Muchos de los asistentes a reuniones gastan dinero en establecimientos cercanos. Muchas de estas empresas sería probable que estén dispuestos a pagar por el espacio de publicidad en los servicios de Wi-Fi de conferencias para ganar visibilidad.

Los planificadores, los expositores y los asistentes deben esperar a pagar por los servicios de Internet de premium. Las sedes son entidades con fines de lucro y tienen todo el derecho de cobrar para cubrir los costos en el mínimo. Sin embargo, los planificadores y los asistentes no deben ser cargados con tarifas exorbitantes. Hoteles, centros de convenciones y otros lugares no deben considerar los servicios de Internet un punto de beneficio más importante que el proporcionar luz y agua para los asistentes e invitados, la Wi-Fi se ha convertido en una utilidad esperada.

El alza de precios empleada por una serie de hoteles medios y de lujo (es decir, en EE.UU. $9.95/por día/por dispositivo) ¡tiene que parar! Los planificadores y los huéspedes del hotel con frecuencia toman decisiones basado en políticas justas de acceso a Internet.

Los desafíos en cuanto al Wi-Fi es probable que empeoren antes de mejorar. El aumento de la demanda superará la oferta mientras las sedes luchan por mejorar su infraestructura de Internet. Será responsabilidad de todos las sedes el prepararse para este incremento en la demanda de ancho de banda. También será importante para los planificadores, los expositores, los asistentes y las sedes el educarse en los temas y ayudar mutuamente a encontrar el camino óptimo para brindar Wi-Fi para eventos. Como el Wi-Fi se convierte cada vez más la comunicación vital de los acontecimientos, todos lo vamos a necesitar para trabajar hacia soluciones óptimas.

Por Corbin Ball