No cabe duda de que cuando todos tuvimos que cambiar repentinamente a la vida virtual en 2019, las plataformas de videoconferencia sencillas y fáciles de usar cobraron protagonismo. Las clases en casa, las reuniones de negocios y el ponerse al día con la familia se trasladaron al espacio virtual, y aunque los tiempos eran difíciles, siempre estuvimos agradecidos por los saltos en la tecnología que nos permitieron sentirnos conectados con los demás. Ahora, que ya ha pasado un tiempo, queremos analizar la videoconferencia vs. plataformas virtuales: ¿Cuál es mejor para tu evento?

A medida que se hicieron evidentes las ventajas de ofrecer un elemento virtual e híbrido a las conferencias, muchas empresas decidieron utilizar plataformas de videoconferencia conocidas, como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, para celebrar sus eventos importantes. Sin embargo, aunque estas plataformas son excelentes opciones de reuniones virtuales, ¿tienen la funcionalidad necesaria para ofrecer un evento virtual realmente atractivo, especialmente aquellos que son más complicados e implican agendas de un solo día o de varios días con un mayor número de asistentes?

Nadie quiere que su evento se quede corto, lo que se traduce en delegados que no se comprometen y en bajas cifras de retención.

A continuación, analizamos ambas opciones y destacamos las diferencias fundamentales entre las videoconferencias y las plataformas de eventos virtuales creadas para este fin:

Inscripción

Empecemos por el principio. La inscripción suele ser uno de los primeros puntos de interacción entre el evento y los asistentes (aunque en Orquidea, siempre recomendamos crear algún contenido previo al evento con el que los asistentes puedan interactuar para fomentar la inscripción temprana). Un proceso de inscripción sencillo y atractivo marca la pauta de todo el evento y, por lo tanto, es importante hacerlo bien.

Las ventajas de los sistemas de registro sencillos, sinónimo de las plataformas de videoconferencia, suelen ser efímeras y dejan de lado valiosas oportunidades de marca y personalización. Una plataforma de eventos virtuales de alta calidad no sólo permite crear una página de registro de gran aspecto y con la marca de la empresa, sino que también cuenta con una funcionalidad intuitiva y una recopilación de datos que puede utilizarse para rellenar los perfiles de los asistentes en línea, lo que ahorra a todos la molestia de introducir la misma información varias veces.

Entorno del evento

Una vez que los asistentes han entrado en el «espacio» del evento virtual, ¿qué ven y en qué se diferencian las dos soluciones para eventos?

Zoom, por ejemplo, tiene varias opciones para personalizar la experiencia de la reunión. Los asistentes pueden elegir entre una serie de filtros o fondos, aunque los fondos suelen requerir una «pantalla verde» para ser eficaces. Con esta opción para la producción de eventos, los organizadores no disponen de funciones de marca o personalización. En las plataformas de videoconferencia también es difícil crear elementos visuales flexibles a la hora de transmitir el contenido, lo que puede hacer que un evento largo (desde medio día hasta eventos de varios días) sea un reto en términos de mantener el compromiso de los asistentes.

En cambio, la plataforma de eventos virtuales puede replicar el lugar de un evento presencial e incluso incorporar un mapa interactivo. Puede haber un vestíbulo virtual en el que los representantes puedan recibir a los asistentes y dirigirlos a su agenda personalizada, adaptada para mostrar los logotipos de los patrocinadores junto con la marca del evento. La plataforma virtual tendrá una serie de diseños visuales a lo largo de todo el evento, por ejemplo, pantallas de fondo con la marca de los ponentes principales y entornos personalizados para las salas de descanso y las sesiones de los ponentes.

Reflejar la experiencia del evento de esta manera permite a los asistentes sentirse parte del mismo en lugar de sentir que simplemente asisten a una reunión. La evolución de los elementos visuales favorece el compromiso y ayuda a evitar la «fatiga de la pantalla», mientras que las opciones de interactividad permiten a los asistentes controlar su experiencia en el evento.

Networking

Establecer contactos es una de las principales razones por las que organizamos y asistimos a eventos: reunir a la gente para que intercambie y debata ideas, discuta intereses comunes, haga negocios, establezca conexiones y amplíe sus carreras. Es justo decir que recrear la serendipia del networking en los eventos presenciales ha sido uno de los mayores retos a la hora de organizar eventos virtuales. Quizás también hayamos pasado por alto la importancia de la creación de redes para hacer pausas estratégicas en las agendas de los eventos con mucho contenido y, cuando se facilita bien, el valor que ofrece para la experiencia general de los asistentes.

Las videoconferencias permiten a los asistentes chatear antes o después de la reunión a través de la transmisión de vídeo. También pueden enviar mensajes a lo largo del evento utilizando el canal de chat; sin embargo, el chat está siempre abierto a todos los asistentes. Al no existir la posibilidad de incorporar información personalizada a la experiencia, los asistentes pueden tener dificultades para saber con quién quieren conectarse. También es imposible limitar las conversaciones a una o dos personas; todo el grupo de la reunión tiene que participar.

La plataforma de eventos virtuales destaca por ofrecer a los asistentes la posibilidad de establecer una red de contactos más significativa. La tecnología de red flexible admite conexiones a través de varios canales: mensajería individual, chat de grupo, canales de chat privados y, en determinadas plataformas, salas de red virtuales donde los asistentes pueden conectarse e interactuar como lo harían en un lugar de reunión presencial. Los asistentes también pueden acceder a los perfiles de los demás para saber con quién les gustaría conectar.

Duración del contenido

Tu evento está repleto de contenido atractivo, y quieres que tus asistentes puedan aprovecharlo al máximo durante el mayor tiempo posible. No hay nada mejor que ver a tus asistentes disfrutar e interactuar con sus sesiones: es un marcador preciso de un evento exitoso.

Aunque las plataformas de videoconferencia permiten grabar las reuniones y guardarlas para poder distribuirlas posteriormente, el archivo externo significa que los asistentes sólo pueden acceder al contenido si el titular de la reunión lo permite y cuando lo haga. La función de grabación tampoco edita automáticamente el contenido para facilitar la navegación o la digestión.

Una sofisticada plataforma de eventos virtuales soportará el contenido a la carta, y al igual que los servicios de streaming como Netflix o Binge, los asistentes podrán acceder al contenido del evento cuando lo deseen. El contenido curado proporciona una experiencia de usuario de alta calidad y mejora la capacidad de los asistentes para participar, maximizando el potencial de longevidad del contenido mucho después de que el evento haya concluido.

Esperamos que este artículo te haya proporcionado una buena visión general de las principales diferencias entre el uso de plataformas de videoconferencia y la tecnología creada específicamente para eventos virtuales. Por nuestra experiencia en la organización de eventos durante los últimos diez años, sabemos que el tiempo invertido al principio ahorra mucho estrés más adelante.

Si quieres profundizar un poco más en este tema y ver qué camino es el mejor para ti y tu evento, ponte en contacto con nosotros. En Orquidea Tech siempre estamos dispuestos a hablar de eventos y disponemos de la tecnología en plataformas necesaria para hacer de tu evento un éxito.

Post original: https://www.crowdcomms.com/post/2022/2/21/video-conferencing-vs-virtual-platforms-which-is-the-best-fit-for-your-event