Hace 10 años, cuando las soluciones tecnológicas para eventos aparecieron como una tecnología disruptiva para los organizadores, era difícil convencerlos de que invitar a los asistentes a través de sus teléfonos móviles podría ser un aspecto fundamental para la experiencia integral del evento. 

En cambio, hoy en día es imposible lograr que los asistentes no consulten sus teléfonos durante los eventos. La proliferación de los smartphones y otros dispositivos digitales promueven la comunicación a través de nuevos canales como las redes sociales y las aplicaciones móviles, que se vuelven imprescindibles. 

El uso de la tecnología en los eventos es considerado como un estándar y es esperado por los invitados, pero el gran desafío sigue siendo el desarrollo de una experiencia personalizada para el asistente y la óptima gestión de los datos para convertirlos en recursos de valor. 

Esta irrupción de la tecnología se ha integrado en cada punto crítico del ciclo de vida del evento, desde la promoción y la gestión de información de los invitados, hasta en las interacciones de los asistentes y las opciones de patrocinio, así como en informes sobre las estadísticas del evento. Según la investigación de Cramer y Event Marketer, la cantidad de proveedores de tecnología para eventos pasó de 144 en 2014 a 245 en 2018, ¡más del 70% en solo cuatro años!  

Necesitamos cambiar radicalmente nuestra visión sobre el software para la gestión de eventos. Tu experiencia como planificador en la gestión de tecnología es tan importante como la experiencia que estás creando para tus asistentes. 

¿Cuál es el punto crítico de la gestión tecnológica? Cuando tus herramientas no trabajan juntas. 

Echamos un vistazo a la situación actual. Probablemente contrates diferentes soluciones de diferentes proveedores según tus necesidades, donde podrían incluirse el sitio web, el email marketing, el registro y el check-in, la app del evento, el seguimiento de asistentes, las votaciones en sesiones, las encuestas de satisfacción y el análisis del evento. 

En general, tendemos a comprar una solución «la mejor de su categoría» que es compleja y costosa, o, si las necesidades son simples, optamos por una solución muy básica que a veces es gratuita o de bajo precio. De cualquier manera, los planificadores tienen que lidiar con los siguientes problemas: 

1. Lleva mucho tiempo investigar y seleccionar el software adecuado para tu evento. Toda la investigación, lecturas y demostraciones que se necesitan para encontrar una herramienta que resuelva un problema específico consume mucho tiempo. ¡Sin mencionar que podrías tener diferentes empleados en diferentes departamentos haciendo exactamente lo mismo! 
2. Pérdida del poder de negociación. Al comprar las herramientas por separado, no puedes negociar sobre el precio o la agrupación de funciones para ahorrar más. Y si te registras en una herramienta para eventos básica, recuerda que obtienes lo que pagas. ¡Nada es gratis! 
3. Menos práctico. Aprender a usar todas estas herramientas de software lleva mucho tiempo y de hecho, muchas soluciones son realmente complejas y exigen experiencia en el uso de estas tecnologías, lo que dificulta el aprendizaje y la practicidad de la herramienta.  
4. Dificultad de integración entre plataformas. Una vez hayas elegido todos los proveedores debes permitir la sincronización automatizada entre sus herramientas. Esto puede ser un trabajo confuso, que a menudo requiere la ayuda del soporte y de los técnicos que trabajan en otros departamentos. Algunos proveedores también cobran mucho por las integraciones como una forma de alentarlos a utilizar su ecosistema completo de productos. 
5. No disponer de una gestión de datos centralizada. Incluso después de invertir mucho tiempo en la integración del software, los datos de tu evento estarán alojados en múltiples plataformas, lo que hace que la recopilación de la información y la generación de informes sea mucho más complicada y lenta. Para colmo, este proceso se vuelve aún más complejo si terminas cambiando de proveedor cada año. 

Ahora bien, esto no quiere decir que las soluciones puntuales no sean prácticas para determinadas tareas de un planificador de eventos. Pero la experiencia de trabajar con tantos productos diferentes e intentar conectarlos entre sí no es la ideal, ya que el tiempo y los recursos invertidos provocan que el resultado no sea eficiente. Muy pocas soluciones puntuales están diseñadas para integrarse de manera correcta con otras tecnologías que buscan construir un ecosistema de gestión integral. 

El mito de la solución integrada para la gestión de eventos «todo en uno» 

Quizás pienses: «De acuerdo, si las soluciones puntuales requieren tantos recursos, entonces los «todo en uno» son la respuesta definitiva, ¿no? 

Existen muy pocas soluciones todo en uno que realmente integran todos los servicios y sean escalables. La mayoría de ellas se han desarrollado bajo unas suposiciones que ya no son válidas. 

1. El alto costo de entrada. El precio de las soluciones que «lo hacen todo» puede ser excesivamente alto e inaccesible para el presupuesto de un planificador de eventos. Esto dificulta que los eventos más pequeños no puedan justificar el gasto, no tengan el tiempo necesario para configurar el sistema antes de un evento o que acaben pagando por funciones que nunca usarán. 
2. Gestor de contenidos y flujo de datos complejos. Muchas soluciones «todo en uno» son en realidad conjuntos de tecnología independientes que han sido adquiridas por una empresa más grande y conectadas a través de API´s o integraciones rápidas. Esto significa que aun así sigues necesitando conocer cada herramienta porque cada una funciona por separado. Algunas de estos productos «todo en uno» son complejos, mientras que otros productos son básicos y carecerán de personalización, ya que cada herramienta se diseñó para diferentes funciones. 
3. Tus datos dejan de ser tuyos. Algunas soluciones contarán con una API que te permita integrar tus datos y las herramientas que tu empresa ya utiliza. Sin embargo, es bastante común que incluso dentro del propio producto las integraciones puedan ser irregulares y limitadas. También tienden a dificultar el uso de otros proveedores externos, llegando incluso a cobrarte por acceder a tus propios datos. 

Las plataformas abiertas para la gestión de eventos son el futuro 

La plataforma de gestión idónea debe ofrecer opciones fiables y asequibles para los organizadores de eventos de cualquier tipo y tamaño. La plataforma ideal debe ofrecer: 

• Control de todas las herramientas desde un gestor de contenidos estable. Esto incluye el registro, las invitaciones por correo electrónico, el check-in, la app del evento, las notificaciones, la gamificación, las votaciones durante las sesiones, las encuestas de satisfacción y el análisis completo del evento. Incluso si los planificadores desean usar servicios de proveedores externos, la opción debe estar siempre disponible. 

• Integración con otros sistemas que tu organización utiliza o piensa hacerlo. Simplificando la forma en que se transfieren los datos entre sistemas, sin cobrar altas tarifas. 
• Agrupación de los datos en informes y análisis. Para que los planificadores puedan recopilar rápidamente información sobre cómo los asistentes interactúan entre sí, con ponentes y patrocinadores, antes, durante y después de cada evento. 
• Personalización en función de las necesidades. La plataforma debe ser flexible para adaptarse a las diferentes características de los eventos y poder actualizar en cualquier momento la agenda, las sesiones o el contenido. 
• Seguridad, confiabilidad y escalabilidad. Cuando hay mucho en juego, es fundamental que la plataforma esté construida sobre una tecnología confiable y escalable. 
• Colaboración entre equipos. Organizar eventos es un trabajo en equipo, donde varias personas (a menudo de diferentes departamentos) usan la plataforma durante las distintas etapas. Es fundamental que la plataforma permita la gestión y la colaboración entre los miembros del equipo. 

• Flexibilidad para las empresas. Los eventos empresariales no son necesariamente grandes y complejos, a veces son pequeños o varían durante su duración. Esto significa que las plataformas para la gestión de eventos necesitan poder escalarse y adaptarse a una variedad ilimitada de tipos y tamaños, desde pequeñas reuniones internas de personal hasta grandes conferencias corporativas. Es la capacidad de conseguir resultados e información a través de los eventos lo que hace que una plataforma esté lista para la empresa. 

Una plataforma abierta puede integrar a proveedores adicionales y añadir nuevas funcionalidades. Y, como todo se administra desde una sola plataforma, es fácil de aprender y usar, todos los datos de eventos se centralizan en una sola plataforma, lo que hace que los informes sean mucho más rápidos y completos. 

¿Cómo saber si necesitas una plataforma para la gestión de eventos? 

• Si estás utilizando más de 5 herramientas independientes para conectar con los asistentes antes, durante y después del evento. 

• Si confías en más de un equipo o departamento de tu organización para ayudarte a administrar esta tecnología. Por ejemplo, con IT o Marketing. 
• Si no puedes negociar los costes de la mayoría de las herramientas porque estás compartiendo licencias con otros equipos de tu organización. 
• Si tus soluciones para eventos no están integradas. 
• Si debes presentar múltiples análisis de diferentes herramientas o crear tus propios informes a partir de distintas fuentes de datos. 
• Si tú y/o tu equipo técnico tenéis dificultades para aprender y configurar todas las herramientas. 

¿Quieres que te ayudemos a simplificar la gestión de tus eventos? 👾