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17 Ene

Posted at 12:06h in Tecnología by

Puede que los planificadores de eventos estén más familiarizados con la tecnología de eventos que nunca, pero el ritmo acelerado de la innovación significa que la alfabetización tecnológica es un objetivo en movimiento. EventMB ha hablado con varios expertos para entender qué necesitamos de la tecnología, sus prioridades y puntos débiles para los eventos en 2022. Aquí puedes leer lo que hemos descubierto.

Los dos últimos años han sido una montaña rusa para los organizadores de eventos, ya que se han orientado hacia estrategias virtuales e híbridas en medio de los giros de un entorno pandémico muy inestable. En el camino, están lidiando con una avalancha de nuevas tecnologías para eventos que a menudo vienen con curvas de aprendizaje empinadas y un apoyo inadecuado. ¿Hacia dónde se dirige todo esto y cuáles son las implicaciones a largo plazo para el sector?

EventMB ha hablado con varios profesionales de la gestión de eventos sobre lo que están experimentando en el panorama virtual/híbrido, que cada vez parece ser más que una solución temporal. Aunque reconocen los retos que plantean los entornos virtuales e híbridos, también consideran que estos formatos ofrecen oportunidades para aumentar el rendimiento de la inversión y cambiar la forma en que las organizaciones abordan el marketing de los eventos.

Curvas de aprendizaje y necesidad de apoyo

EventMB: Nuestra encuesta más reciente indica un descenso en el nivel de comodidad que los planificadores tienen con la tecnología para eventos. ¿A qué cree que se debe esto?

CURVAS DE APRENDIZAJE PRONUNCIADAS

Liz Caruso, directora general de Liz King Events y Techsytalk: Está la evolución de las diferentes plataformas tecnológicas para eventos, no sólo las virtuales, sino todas las que tienen que ver con la tecnología para eventos. Lo que veo con los planificadores de eventos es que, aunque entiendan la importancia de la tecnología en la estrategia de eventos, en términos de comprensión personal de cómo usar la tecnología, todavía hay un vacío.

Renee Radabaugh, presidenta de Paragon Events: Siguen existiendo problemas con los productos desde el punto de vista de la rapidez con la que cambian y se evalúan a medida que se amplían las solicitudes de servicio. Yo lo llamo «requisitos ampliados 2.0, 3.0 y 4.0». En el momento en que se produce el evento, las actualizaciones siguen llegando a los productos.

Kathryn Frankson, directora de marketing de eventos de Informa: La tecnología para eventos ha evolucionado a un ritmo impresionante en los últimos 21 meses y los proveedores están ampliando sus productos y su personal para gestionar la demanda de una forma sin precedentes. Los retos para los organizadores han sido que existe una mentalidad de «no sabemos lo que no sabemos» en torno a las nuevas plataformas, dadas las pronunciadas curvas de aprendizaje que presionan a las empresas tecnológicas para que ofrezcan una formación profunda y continua. A menudo, los organizadores tienen que dar una respuesta rápida al mercado, y en los eventos virtuales o híbridos en directo es donde pueden surgir los matices y los retos en tiempo real.

FALTA DE APOYO EN UN MOMENTO DE CRECIENTE NECESIDAD

Radabaugh: Con eso [el rápido cambio] llega el estrés del apoyo humano, ya que los proveedores no siempre tienen a su personal formado y puesto al día con la suficiente rapidez. A veces, hay que subcontratar el personal, por lo que éste va aprendiendo sobre la marcha.

Caruso: [Muchas empresas tecnológicas] están proporcionando mucho menos apoyo. He visto muchas empresas que cobran por la asistencia en función del paquete que se adquiere. Y su defecto es pasar a la asistencia por chat y otros servicios en los que los planificadores no obtienen respuestas a sus preguntas rápidamente. Este modelo simplemente no funciona para un evento en vivo donde los problemas necesitan respuestas inmediatas y el tiempo es esencial.

Radabaugh: El chat en línea es una oferta que ayuda cuando no estás en tiempo de crisis, pero cuando necesitas asistencia en tiempo real, se necesita una persona en vivo.

SOLUCIONES

Radabaugh: Nos encontramos ofreciendo sugerencias, expresando necesidades y compartiendo ideas con los equipos de desarrollo para que puedan mejorar en el camino.

Frankson: Es fundamental que los organizadores y los proveedores de tecnología se pongan de acuerdo en la aplicación y el apoyo de la tecnología virtual. El camino hacia el éxito es un modelo de propiedad compartida con un plan de comunicación establecido en la fase inicial y la asignación de personas directamente responsables (tanto dentro de su organización como del proveedor elegido) que se encarguen de la configuración y las pruebas.

El Potencial de los Eventos Virtuales e Híbridos

EventMB: Aunque la pandemia les dio importancia, los eventos virtuales e híbridos buscan ser algo más que soluciones temporales. A medida que se convierten en elementos permanentes, ¿cómo deberíamos ver su potencial a largo plazo para lograr un cambio positivo?

COMODIDAD Y MICROCOMPROMISOS

Frankson: Los eventos virtuales e híbridos se han convertido en una oportunidad increíble para los planificadores. Tenemos oportunidades reales para que el público haga microcompromisos antes de asistir a una experiencia de evento en persona que posiblemente tenga un precio elevado y requiera un compromiso de varios días.

Caruso: Creo que las empresas que organizan «eventos de vuelta a la presencialidad» conseguirán un público, pero al cabo de uno o dos años verán cómo ese público desaparece rápidamente. Los asistentes están entusiasmados por volver después de haber estado encerrados, pero luego van a decir: «Dios mío, todo ese viaje, todo ese gasto. Podría haber conseguido todo eso gratis en casa, en pijama con mis hijos corriendo». Y sólo las marcas inteligentes que se adhieren a lo virtual ahora son las que lo entenderán realmente para cuando todos los demás piensen: «Vale, tenemos que volver a añadir este componente virtual».

EL VALOR DEL PATROCINADOR A PARTIR DE UN MAYOR ALCANCE Y UN COMPROMISO DURANTE TODO EL AÑO

Radabaugh: Cualquiera que siga pensando que las plataformas virtuales e híbridas son una tirita o una solución temporal debería reconsiderar este punto de vista. Si la situación de COVID nos ha enseñado algo, es que nada es normal y nada es igual. Construir audiencias con ellas es una obviedad. Hemos visto cómo se lanza una amplia red para la asistencia, que a veces llega hasta el 300%, al tiempo que vemos opciones de asistencia gratuita o con precios más bajos. Desgraciadamente, esto no ayuda a demostrar el valor del contenido, pero es una buena manera de mantener contentos a los patrocinadores en una época en la que el dinero del patrocinio es más importante que nunca, porque los patrocinadores se esfuerzan por entender el retorno de la inversión virtual.

Caruso: Ayudará si podemos demostrar más valor a nuestros patrocinadores a través de un mayor alcance, o incluso sólo una audiencia más específica a la que puedan llegar de forma asíncrona con todos estos canales diferentes. Si se añaden cosas como el podcasting, se podría recaudar mucho más dinero por el lado del patrocinio. Todo el mundo habla de la pérdida de dinero de los patrocinadores, pero en realidad creo que hay mucho potencial aquí. Tenemos que idear formas de ampliar el retorno de la inversión más allá del propio evento y crear patrocinios anuales con mayor alcance y asociaciones más duraderas. Es probable que los patrocinadores sigan teniendo problemas con los eventos virtuales, ya que han sido condicionados para los eventos en vivo que incluyen apretones de manos, mirar a los ojos a los socios potenciales y una sólida participación de la audiencia.

VALOR DE MARKETING DEL CONTENIDO CREATIVO

Frankson: También existe una enorme oportunidad de aportar valor, profundizar en las relaciones y utilizar los eventos virtuales como un increíble canal de marketing. La clave del éxito está en creer en el poder que ofrece lo virtual, dejar de lado la idea de que lo virtual es secundario con respecto a los eventos presenciales y afianzarse en el valor que ofrece tanto a usted como a su público. Aquí también entra en juego la creatividad en la programación, el formato de los contenidos y el tiempo. El público pasa mucho tiempo mirando las pantallas, y le prestará atención si es capaz de desarrollar algo que merezca su tiempo. Creo que los planificadores de eventos y los profesionales deberían seguir apostando por la tecnología de forma individual, tal y como hemos hecho con el registro, el sistema audiovisual, etc. La realidad de los componentes virtuales e híbridos de los eventos es que los organizadores deben seguir diseñando contenidos y experiencias que faciliten el compromiso.

Lista de deseos tecnológicos 

EventMB: ¿Cómo le gustaría que evolucionaran los productos tecnológicos este año? ¿De qué deberían ocuparse?

HERRAMIENTAS Y TÁCTICAS DE COMPROMISO FUERA DE LO COMÚN

Caruso: Me interesa específicamente el compromiso, cualquier empresa que esté tratando de pensar out of the box. ¿Cómo conseguimos que la gente interactúe? Podría ser sólo virtual o híbrido, con ideas sobre cómo combinar las dos audiencias y sus opciones de compromiso.

Radabaugh: Si tuviera una lista de deseos, incluiría una forma de hacer participar a los asistentes virtuales de una manera que se parezca más a un evento en vivo y una forma mejorada de chatear y conversar.

MÁS CANALES DE CONTENIDO

Caruso: También me interesan mucho las plataformas que permiten a los organizadores de eventos compartir contenidos de diferentes maneras, como los podcasts. La idea de que una audiencia comprometida no siempre se ve como caras en el Zoom que te sonríen. Muchas veces es por eso que los podcasts son tan populares. A la gente le encanta ponerlo de fondo, absorber el contenido e interactuar de forma asíncrona. Ese sector de la tecnología es realmente interesante para saber hacia dónde vamos en el futuro, especialmente este año.

LA ESTRATEGIA CORRECTA PARA LAS ANALÍTICAS DE EVENTOS

Caruso: Otra categoría es la analítica. Creo que lo virtual nos da todos estos datos y que la gente mira los números y piensa: «Eso no fue tan exitoso». Pero la verdad es que no creo que estuviéramos mirando esos mismos análisis para los eventos en persona porque simplemente no teníamos acceso a esos puntos de datos. Los planificadores deben ser capaces de argumentar lo que lo virtual nos permite hacer con nuestras audiencias y con nuestros objetivos de marketing y ventas, no sólo en comparación con los eventos presenciales, sino año tras año. Los reportes analíticos pueden ser muy potentes, ya que tenemos acceso a ellos y a la historia que pueden contar.

Radabaugh: Creo que los análisis disponibles son bastante buenos. Sin embargo, los planificadores de eventos deben saber de antemano qué datos se necesitan y asegurarse de que la plataforma puede proporcionarlos. Por ejemplo, ¿es imprescindible medir el tiempo de pantalla?

Frankson: Para mí, tener un socio de éxito del cliente claro y una sólida comprensión y acceso a la analítica y a cualquier aspecto de la construcción que permita una gran experiencia del cliente es lo que hace un gran socio tecnológico y una experiencia sólida.

MEJOR SOPORTE DE CHAT

Radabaugh: Los chats en línea tienen que evolucionar, ya que esta es probablemente la mayor carencia que he visto. Tienen que estar menos automatizados e incluir una moderación más sofisticada. Por lo general, no se puede esperar recibir respuestas en tiempo real a las preguntas, ya que éstas deben enviarse con antelación.

Contratos tecnológicos 

EventMB: Con todos los cambios rápidos que se están produciendo, ¿cuál es el impacto en las relaciones entre planificadores y proveedores de tecnología? ¿Son más aconsejables ahora los contratos a corto plazo?

Radabaugh: Son muy pocos los casos en los que recomiendo a nuestros socios contratos de varios años. El panorama de los proveedores de tecnología y las plataformas es un mercado en constante cambio. Se producen adquisiciones, los proveedores de software no siempre siguen el ritmo de desarrollo, o los proveedores se desarrollan demasiado rápido para emplear el servicio ofrecido cuando se inició el acuerdo. Lo más importante es recordar que las necesidades del cliente también cambian siempre. Cada vez que planificamos un programa virtual o híbrido, nos enteramos de algo nuevo que el cliente necesita o desea, y a veces es difícil encontrar esa plataforma y ese proveedor de tecnología «de talla única» que pueda dar soporte a la inmensa cantidad de requisitos del cliente.

Caruso: Hace unos años, el planificador típico firmaba un contrato de tres o cinco años con una empresa de registro. Cuando todo empezó a cambiar, firmaron todos estos contratos de un año. Ahora los planificadores tienen que reevaluar toda su cartera de tecnología. Eso es muy difícil de hacer cuando la tecnología cambia tan rápidamente. Y muchos planificadores ni siquiera se sienten cómodos haciendo la evaluación en primer lugar. El otro componente son las necesidades cambiantes de sus propias partes interesadas. Creo que lo que su jefe puede decir que necesitan es diferente de lo que dice el personal de marketing o de ventas. No hay mucha coincidencia en cuanto a los próximos pasos o la dirección que tomamos.

Frankson: Puede ser muy difícil cambiar de proveedor de tecnología. El objetivo con un evento virtual o híbrido es siempre una experiencia limpia y nítida con su primer evento. La realidad puede ser que la curva de aprendizaje pasa por ese evento y los eventos siguen siendo más suaves y manejables en el futuro. Puede ser tentador, si hay desafíos, hacer una modificación de la asociación. Sin embargo, yo diría que hay una gran ventaja en profundizar en una asociación de trabajo. Permitir a su equipo el tiempo necesario para realizar una construcción adecuada, gestionar bien el registro y los datos, devolver los análisis y comprender las implicaciones de la experiencia dentro de la plataforma puede convertirse en una enorme ventaja competitiva.

MaryAnne Bobrow, presidenta de Bobrow & Associates: Los planificadores deben decidir la duración de sus contratos para este tipo de eventos [híbridos y virtuales], sobre todo cuando el proveedor de la plataforma es nuevo, con una relación aún no establecida. Los contratos de varios años suelen ser económicamente convenientes cuando se hacen con un proveedor con el que el planificador ha establecido una relación y el proveedor es visto como un socio estratégico.

Integración del marketing

EventMB: ¿Las nuevas tecnologías y formatos están influyendo en la forma en que las organizaciones consideran el marketing de los eventos? ¿Se está integrando más el marketing de eventos con la estrategia general de marketing de contenidos de una organización?

Caruso: Creo que las organizaciones de eventos se van a integrar un poco más con los equipos de marketing de contenidos en general. Será interesante ver cómo funciona, cómo funciona la monetización y cómo funciona el trabajo conjunto. Pero también lo que significa para alcanzar los objetivos cuando esos departamentos están más alineados que en el pasado.

Frankson: El marketing de eventos debería convertirse en un elemento central de la estrategia global de marketing de cualquier marca. A través de una serie de eventos virtuales inteligentes y sólidos, se puede aumentar la base de la audiencia, ofrecer contenido a diferentes personas, comprender qué subconjunto de la audiencia está comprometido (o que ha vuelto a comprometerse), crear contenido pilar que se puede reutilizar en otros canales, y le da una manera de entender su mercado más profundamente sobre la base de lo que está funcionando y ganando asistencia.

Si se trata de un tema crítico o de un gran discurso, la comercialización de un evento virtual ofrece a las marcas algo que promocionar que no se limita a los anuncios de sus propios productos, lo que hace que el intercambio de valor para el público sea mucho más emocionante.

EN CONCLUSIÓN

A medida que la pandemia se prolonga sin fin, los planificadores se están dando cuenta de que los formatos virtuales e híbridos no son sólo soluciones temporales, sino que tienen el potencial de introducir cambios positivos, como la creación de audiencias y la obtención de influencia de marketing para los eventos. Al mismo tiempo, los proveedores de tecnología deben mejorar su apoyo a los organizadores y facilitar la participación del público.

Desde Orquidea Technology Group ofrecemos siempre el mejor apoyo a los organizadores de eventos, para que estos sean un éxito y que tanto audiencia como el resto de participantes queden satisfechos; contacta con nosotros para asesorarte sobre cual es la mejor tecnología para cubrir todas las necesidades de tu evento, y conseguir así que este sea inolvidable.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-tech-planner-priorities-2022

29 Jun

Posted at 11:30h in Análisis Facial, Noticias by

Para cualquier empresa, independientemente de su sector o actividad, la satisfacción del cliente es la prioridad. La constante búsqueda por aumentar la satisfacción ofreciendo “experiencias únicas” para atraer y además fidelizar, ha centrado la atención en la forma de analizar al cliente, comprender sus emociones y cómo actúa en determinados espacios y situaciones para a partir de ello, ofrecer servicios diferenciadores y un trato más personalizado. Por tanto en este artículo vamos a revisar el análisis facial como una respuesta tecnológica para la toma de decisiones.

Dadas las condiciones anteriores, la tecnología de análisis de datos juega un papel fundamental y es que ¿cómo se cuantifica la satisfacción del cliente si no es con datos? y todavía más importante es que las decisiones que se toman a nivel estratégico u operativo se toman en base a estos datos. Obtener información fiable, contrastable y veraz del público objetivo al que cualquier empresa se dirige, es hoy una necesidad imperiosa.

A menudo, las fuentes de obtención de datos de una compañía implican una participación por parte del cliente o público objetivo (por ejemplo, las encuestas) adoleciendo de ser algunas veces simples colectores de datos cuantitativos que pueden presentar sesgos. Además, la forma de analizar estos datos se realiza de manera manual, dedicando tiempo y recursos para obtener información depurada y valiosa para tomar de decisiones…pero ¿y si hubiese una forma de recopilar información de manera pasiva, analizarla de manera automática, en tiempo real y además que distinga datos cualitativos? Sonaría a utopía, pero dicha tecnología existe y es la que se basa en el análisis facial ofrecido por Zenus y disponible en España a través de Orquidea Technology Group.

Tecnología de análisis facial

El dispositivo de análisis facial consiste en una cámara, un módulo de procesamiento y un software con inteligencia artificial que permite obtener información anónima y valiosa de las personas que concurren en un espacio determinado.

Incorpora diferentes tipos de métricas: niveles de ocupación y tiempos de permanencia de las personas en un espacio en concreto, datos demográficos distinguiendo sexo, edad y generación a la que pertenece, mapas de calor sobre el recorrido de personas en diferentes espacios hasta el análisis de sentimientos donde se identifica la satisfacción, la participación y el grado de compromiso del público que se analiza.

El grado de precisión en análisis facial de los dispositivos Zenus es superior al 97% incluso con complementos como mascarillas

En este punto cabe resaltar la diferencia fundamental entre análisis facial y reconocimiento facial y es que son dos posiciones muy distintas en cuanto a características y alcance, pues en el reconocimiento facial se identifica de manera individual quién es una persona (ese es su eje principal de uso) mientras que en el análisis facial se incorporan estadísticas anónimas de grupos de personas con diferentes métricas asociadas a ello.

La seguridad y la normativa en relación con la protección de datos a nivel internacional está incorporada en el funcionamiento de la tecnología de análisis facial Zenus, pues se acoge a la normativa GDPR.  Las pautas de privacidad están implícitas en el diseño del dispositivo y son claras: almacenaje y tratamiento de datos de manera anónima y encriptada, sólo maneja estadísticas de grupo y no individuales (no requiere un consentimiento explícito por parte del público objetivo) y algo muy importante, no graba ni trasmite vídeos o imágenes.

 

Métricas y casos de uso 

Dadas las diferentes métricas que incorpora la tecnología de análisis facial de Zenus es posible integrarla en diferentes sectores: eventos, retail, hostelería y restauración, hoteles, entre otros. Asimismo, es una tecnología idónea para determinar patrones de comportamiento en focus group.

 

Ejemplos 

Eventos: En el ámbito de los eventos presenciales, por lo general, se pueden diferenciar al menos tres grandes espacios: salas de conferencias, zonas comunes y stands o expositores, por lo que las métricas constituirán un elemento importante para los organizadores de eventos al optimizar la experiencia que ofrecen.

  • Cuantificar el número de visitas y tiempos de permanencia en los diferentes espacios.
  • Analizar los sentimientos y demografía de los asistentes para personalizar los mensajes audiovisuales que se trasmiten tanto en los stands como en las diferentes zonas interactivas.
  • Medir el nivel de engagement de los asistentes por cada una de las sesiones.
  • Aumentar la calidad de las sesiones tomando en cuenta los datos aportados por el análisis de sentimientos de la audiencia.
  • Medir el estado anímico de las zonas de registro y acreditación, salas de descanso, puntos de información, cafetería, etc.
  • Mostrar publicidad adaptada a los asistentes según datos demográficos.
  • Identificar los puntos de interés recurrentes con mapas de calor y mide la satisfacción de los asistentes.

Retail: Las tiendas contarán con una herramienta que permita diseñar un customer journey personalizado.

  • Utilizar el resultado del análisis facial en tiempo real para mostrar contenido audiovisual dirigido a un público específico.
  • Realizar diferentes pruebas, medir el engagement y las reacciones de los clientes en relación a la disposición de los escaparates, productos, precios, publicidad visual, música, iluminación, etc.
  • Determinar el flujo de tráfico en tiempo real con recuentos de personas, tiempos de permanencia y mapas de calor para optimizar el espacio, diseñar estrategias de posicionamiento de productos y acciones de mejora.
  • Identificar los puntos de congestión o zonas de insatisfacción para establecer soluciones rápidas adaptadas a las necesidades de los clientes.
  • Maximizar el potencial de retargeting comparando los informes del espacio físico con las campañas en línea.

Hostelería y Restauración: Este sector se beneficia principalmente de la información para ahorrar costes en la planificación adecuada y anticiparse a posibles imprevistos y actuar en consecuencia.

  • Realizar pruebas para validar y verificar la aceptación de nuevas propuestas gastronómicas o espectáculos a través del análisis de sentimientos.
  • Ahorrar costes laborales programando de manera eficiente las horas pico y valle en base a las estadísticas de ocupación.
  • Optimizar la distribución del mobiliario en las diferentes áreas y gestionar su ocupación, analizando los movimientos de tus clientes con mapas de calor en tiempo real y estadísticas de permanencia.
  • Comparar datos de comportamiento de los clientes en las diferentes ubicaciones de los locales para identificar patrones y plantear estrategias de expansión.
  • Descubrir áreas de insatisfacción de los clientes identificando cuellos de botella, puntos de congestión y tiempos de espera para asignar personal en consecuencia.
  • Diseñar estrategias de marketing on-line y off-line utilizando la información que te aportan las métricas.

Hoteles: El sector hotelero bajo la máxima de “ofrecer una experiencia placentera” puede adoptar medidas que aseguren la fidelidad de sus clientes.

  • Mejorar la experiencia de tus huéspedes identificando cuellos de botella, reduciendo los tiempos de espera y optimizando el servicio de recepción con estadísticas de permanencia en tiempo real.
  • Atraer a clientes corporativos para que desarrollen sus eventos en tus instalaciones, ofreciendo la tecnología de análisis facial, estadísticas de participación demográfica y de ocupación.
  • Analizar el rendimiento de las instalaciones del hotel (por ejemplo: gimnasio, restaurante, salas de reuniones, etc.) para optimizar su ocupación y funcionamiento.
  • Medir los índices de aceptación y participación, así como las reacciones en las diferentes actividades que ofrecen a sus huéspedes.
  • Comparar información sobre el comportamiento de los huéspedes en las diferentes áreas del hotel para comprender el éxito del funcionamiento de cada área.

Focus Group: El punto fuerte en este ámbito es el análisis de sentimientos por composición demográfica, ahorrando tiempo y ofreciendo una comparativa de los resultados.

  • Realizar evaluaciones individuales o segmentadas identificando sentimientos, gustos y preferencias sobre un determinado producto o servicio.
  • Visualizar a través de gráficos estadísticos el comportamiento y compromiso de los participantes frente a una situación o experiencia.
  • Aumentar la precisión de los resultados contrastando la información obtenida en las encuestas con los datos del análisis de sentimientos.
  • Ahorrar tiempo recopilando datos imparciales de la opinión de los participantes con un análisis automático.
  • Descubrir diferencias estadísticas del sentimiento positivo entre grupos demográficos. Llevar a cabo análisis de expresiones en vivo o sobre vídeo pregrabado.
  • Comparar directamente las reacciones de los participantes mediante el uso de puntuaciones de sentimiento por sesión.

Decisiones asertivas

La evolución tecnológica acelerada por la incesante exigencia de los clientes que demandan una atención y experiencia cada vez más personalizada, requiere que las empresas adopten estrategias y tomen decisiones en base a información cada vez más detallada para ser más competitivos. La tecnología de análisis facial es una respuesta a estas demandas ya que incorpora diferentes métricas entre las que destacan la segmentación demográfica con sus subíndices, el recorrido del cliente en diferentes espacios y el análisis de emociones, satisfacción y compromiso, información que permite a las empresas conocer un poco más a sus clientes para ofrecer servicios y productos adaptados, experiencias únicas y lograr aumentar la satisfacción de sus clientes.

A través de la información obtenida mediante el análisis facial es posible determinar la efectividad de campañas, ideas o conceptos a implantar y con los datos obtenidos concentrar los esfuerzos en marketing, publicidad y ventas.

La tecnología de análisis facial Zenus aterriza en España de la mano de Orquidea Technology Group, empresa del sector tecnológico con más de 9 años de experiencia. No dudes en contactarles si deseas ampliar esta información y solicitar una demostración.

12 Dic

Posted at 10:15h in Consejos, Eventos, Seguridad, Tecnología by

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

02 Oct

Posted at 10:55h in Apps para eventos, Consejos, Eventos by

Las diferentes herramientas de tecnología para eventos pueden ayudarte a analizar múltiples aspectos de tu evento y recopilar la información necesaria para sacar el máximo provecho al análisis de tus resultados. En este artículo te mencionamos 5 aspectos que debes vigilar en el proceso de análisis de resultados de tu evento

1. Nivel de compromiso e interacción online:

Empieza por examinar los esfuerzos de la campaña de marketing analizando su rendimiento, es decir, controla cuánto tráfico está llegando a tu web, qué páginas están siendo visitadas, y la cantidad de tiempo que pasan los usuarios en cada página. Esta información te servirá para evaluar si tu sitio web está funcionando o es necesario que revises los aspectos que debes mejorar.  También nos permite saber cómo los visitantes han encontrado nuestra página web.

Gracias a estos datos podrás mejorar el marketing y la presencia digital del evento.

2. Datos demográficos del registro y tasa de finalización:

No te pierdas toda la información relevante que puedes recopilar de los asistentes durante el proceso de registro. Recuerda incluir preguntas sobre la demografía e intereses de los asistentes en el formulario de inscripción y utiliza estos datos para segmentar sus datos y analizarlos más a fondo. De esta manera, puedes evaluar si ciertos segmentos de asistentes están aumentando o disminuyendo en función de la demografía o las áreas de interés.

Para disminuir el número de inscripciones abandonadas, puedes hacer un marketing de seguimiento a aquellas personas que abandonaron el proceso de registro a mitad de camino.

3. Apps de Eventos disponibles en dispositivos móviles y participación en sesiones:

Nuestras apps para eventos ofrecen una gran cantidad de información valiosa que te permite hacer un seguimiento del evento a tiempo real, obtener resultados y analizar los perfiles de los asistentes para entender cuál es el contenido que más les interesa.

De esta manera, podrás tomar decisiones basadas en datos y mejorar la experiencia de tus usuarios demostrando el valor del evento.

También, la app cuenta con la opción de realizar una encuesta de satisfacción que te ofrece las opiniones de los asistentes para que puedas tener en cuenta sus valoraciones sobre los cambios que necesitas realizar.

4. Encuestas a los asistentes y feedback:

La información que recopilas de una encuesta a los asistentes puede proporcionarte una visión que normalmente no obtendrías al ver otros análisis de eventos. Los asistentes pueden ser a veces, tu fuente de información más valiosa y es importante escuchar sus comentarios y saber cómo aplicarlos de manera útil.

La encuesta puede ser tan simple como pedir a los asistentes que califiquen tu evento en una escala del 1 al 10 o puedes hacer preguntas más específicas sobre múltiples aspectos de tu evento. La encuesta puede ser enviada mediante correo electrónico o estar integrada en la app para eventos.

Los comentarios de la encuesta puedes utilizarlos para identificar a los usuarios satisfechos de tu evento quiénes podrían tener una influencia positiva en los demás asistentes.  Para ganar la confianza de tus asistentes, ponte en contacto con esos usuarios contentos para ver si les gustaría ser entrevistados con el fin de mostrar sus testimonios en tu sitio web del evento para generar buenas opiniones que llamen la atención sobre ese evento o los siguientes. Además, la encuesta también podrá ayudarte a saber qué aspectos han sido los menos efectivos o a descubrir nuevas ideas para mejorar en tus próximos eventos.

5. Comportamiento de los asistentes después del evento y análisis online:

Extrae toda la información posible cuando el evento finalice para alcanzar el éxito en los próximos. Además, identifica las posibles tendencias comparando información nueva con pasada (por ejemplo, el número de nuevos asistentes frente a participantes anteriores), ya que esto te ayudará a ver que áreas pueden seguir evolucionando o cuales ya consiguen todo lo que deseas.

 

En conclusión, analiza estos aspectos de tu evento o cualquiera otro que consideres interesante para extraer la máxima información relevante y beneficiosa que te ayudará a alcanzar los objetivos y focalizar tus esfuerzos de cara al futuro. Utiliza nuestras herramientas para que te ayudemos a que este proceso sea más fácil. ¡Contáctanos!

02 Oct

Posted at 10:45h in Eventos, Tecnología by

Para ayudar a los organizadores de eventos y a los profesionales de la industria a entender mejor el camino para comprar software de gestión de eventos, Eventmobi realizó una encuesta este año preguntando acerca de los desafíos y retos comunes que se enfrentan durante este proceso y tratando de averiguar los factores a valorar en la compra de un software de gestión de eventos.  A continuación, se presentan algunos de los resultados que te ayudarán a investigar sobre la compra de software de gestión de eventos o a saber cómo compararte con tus semejantes en el sector.

Los siguientes datos se basan en los resultados de una encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 encuestados de compañías con ingresos anuales inferiores a 100 millones de dólares estadounidenses.

Comencemos con un desglose de cuánto presupuesto medio tienen los organizadores de eventos para invertir en software de gestión de eventos:

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Aquí están los 11 factores principales que consideran los organizadores considerar al comprar un nuevo software de gestión de eventos:

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Aunque el precio y el retorno de la inversión son factores importantes que los organizadores de eventos tienen en cuenta al comprar un nuevo software de gestión de eventos, no son tan relevantes como otros factores como la facilidad de uso o de integración. Incluso el servicio del cliente es tan importante como el precio. Los factores más relevantes para los organizadores de eventos van más allá de la tecnología real del evento ya que se valora la capacidad que ofrecen estas herramientas de hacer que la experiencia de planificación de eventos sea más fácil y manejable.

Otro factor que preocupa cada vez más a los planificadores de eventos es la seguridad con el GDPR y las infracciones de esta, junto con la mala gestión de los datos por parte de los grandes proveedores.

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Cuando se adquieren herramientas de gestión de eventos, el equipo de compras está formado por numerosos departamentos de toda la compañía. Sin embargo, el equipo de eventos es, en última instancia, el mayor impulsor de compras antes que cualquier otra función, incluida la gestión.

Además de contar con el suficiente presupuesto, el segundo obstáculo más grande para tomar una decisión de compra no es necesariamente la tecnología – se trata de conseguir la aceptación interna de todas las partes interesadas del equipo de compra.

La mejor manera de conseguir la aceptación es mostrar el valor que una aplicación para eventos u otro tipo de softwares aportan a una compañía. Cuenta con nuestras herramientas de software para eventos (como apps, registros online, webs, etc.) para mejorar la experiencia de tus usuarios y mejorar también tu experiencia, haciéndola más sencilla y cómoda. ¡Habla con nosotros!

 

Artículo traducido de Eventmobi.

EventMobi. (2019). The Top Factors to Consider When Purchasing Event Management Software – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-factors-to-consider-when-purchasing-event-management-software/ [Consulted 20 Sep. 2019].

14 Dic

Posted at 14:28h in Apps para eventos, Consejos, Eventos Sostenibles by

Los eventos emergentes han estado presentes durante algún tiempo. Especialmente en el sector minorista y, recientemente, han llegado a ser cada vez más populares entre restaurantes y galerías de arte. Los eventos emergentes son muy populares en el Reino Unido y el interés se está extendiendo a América del Norte.

 

Cada vez más, los organizadores de eventos y reuniones corporativas usan eventos emergentes para reuniones, lanzamientos de productos o eventos híbridos. Cuando están bien ejecutados, los eventos emergentes pueden crear emoción y tener un alto impacto en un corto período de tiempo.

¿Qué son los eventos emergentes?

Los eventos emergentes son eventos temporales e inesperados en espacios únicos. Aparecen, y después de unas horas o días, desaparecen. Por definición, la mayoría de los eventos son temporales pero lo que distingue estos eventos de los demás es el lugar.

 

Los eventos emergentes pueden ser:

  1. Cara a cara
  2. Virtuales
  3. Híbridos

 

En esta entrada, exploraremos las claves de un evento pop-up exitoso:

  • El lugar correcto
  • Logística sencilla
  • Tecnología de eventos
  • Marketing potente para crear ruido

De hecho, el lugar correcto, la decoración, la tecnología de eventos y el elemento de sorpresa pueden crear emoción para cualquier categoría de producto. He aquí un ejemplo de una aerolínea.

 

eventos emergentes

 

Los eventos emergentes pueden llevarse a cabo en lugares temporales como cúpulas de eventos, iglús y marquesinas, o en estructuras permanentes como espacios comerciales y resorts. Para sorprender a los empleados, las empresas pueden instalarlos durante la noche en el parking, en los jardines de la empresa o incluso en el vestíbulo.

 

Los lugares temporales de los eventos emergentes son perfectos para hacer márketing de guerrilla, ya que generan mucho ruido por parecer que han salido de la nada. Los eventos temporales crean retos especiales ya que la decoración, los enchufes, sonido, iluminación, audiovisuales (AV), WiFi, y el ancho de banda se deben llevar hasta allí. Con un poco de imaginación, no se necesita mucho para crear una estructura temporal de eventos.

 

En un momento, los hoteles estaban preocupados por que los eventos emergentes pudieran competir con sus ofertas. Sin embargo, más y más propiedades están llegando a la conclusión de que los eventos emergentes no necesariamente tienen que tener lugar en un lugar emergente. Pueden tener lugar en la propiedad del hotel o en una sala de actos. La ventaja es que toda la infraestructura ya está allí.

 

eventos emergentes

 

Aunque los acontecimientos emergentes pueden parecer improvisados, requieren mucha planificación y atención al detalle para una buena ejecución.

Sventa, con sede en Gran Bretaña, conocida por sus emocionantes eventos emergentes navideños y de verano en la playa, creó The Cool Conference para un cliente.

 

eventos emergentes

 

La tecnología como video walls, las pantallas táctiles y la cartelería digital pueden tener un gran impacto en los eventos emergentes.

  • Tecnología para crear el ambiente adecuado: El ambiente adecuado es parte de lo que atrae a las personas a los eventos emergentes, las activaciones de la marca y el mapeo de proyección 3D puede ayudar mucho a crear el ambiente adecuado.
  • Participación de los participantes a través de AV: Siempre que sea posible, el AV debe ser compacto y moverse más allá de los proyectores normales y pantallas. Las pantallas de 360 grados, los sistemas de presentación inalámbrica como Montage y las pantallas interactivas son enfoques eficaces para capturar la atención de los participantes.
  • Conectividad Wifi y ancho de banda: Debe haber suficiente ancho de banda para apoyar a todos los expositores, el AV y la tecnología de presentación es una necesidad para los eventos emergentes. Los participantes también esperan puntos de acceso WiFi gratuitos.
  • Temperatura y confort del asistente: durante el invierno y en días más fríos en el otoño y la primavera, mantener a los asistentes calientes puede ser un desafío. Las lámparas portátiles de vidrio cerrado con llamas realistas están a la orden del día. Actualmente están disponibles en Europa y el Reino Unido como el «Sunwood Marino».
  • Servicio de Alimentos y Bebidas: Para los eventos emergentes, mantener el ambiente limpio e higiénico y garantizar que los alimentos y bebidas se sirvan a la temperatura óptima es esencial para la seguridad de todos los asistentes. Dometic y Evaptainers han desarrollado nuevos enfoques de baja tecnología para mantener la comida fresca en lugares remotos.
  • Sistemas de pago sin efectivo: La tecnología de pago sin efectivo maneja los pagos rápidamente y asegura la precisión. Hay una amplia gama de aplicaciones móviles disponibles, tales como Fastbar, que reemplazó costosos y problemáticos sistemas POS con pulseras de plástico.
  • Videografía: Grabar eventos emergentes y publicarlos en YouTube es una forma de extender la longevidad de los eventos. Cada vez más son las herramientas que están llegando al mercado para hacer esto más fácil.

 

eventos emergentes

 

La clave para tener éxito en el evento es crear emoción suficiente para atraer a tantos participantes como sea posible dentro de un breve período de tiempo. Las redes sociales van a ser tu mejor amigo. Una forma de impulsar la curiosidad y la emoción con su público es publicar fotos divertidas y misteriosos subtítulos.

Incluso si desea sorprender a los participantes, los avisos de «Save the Date» en todas las redes sociales con una cuenta atrás para la fecha del evento pueden generar alguna anticipación en torno a su gran anuncio.

 

Via | Blog Eventmobi

04 Nov

Posted at 15:40h in Consejos, Eventos, Tecnología by

Desde los drones y la GoPro a la realidad aumentada y las impresoras 3D, nadie podría haber predicho la explosión sin precedentes en la tecnología de eventos. Dado el ritmo de los cambios tecnológicos en el espacio de eventos, tratar de mantenerse al día puede ser abrumador. ¿Cómo pueden los profesionales mantenerse al día con estos cambios y determinar las maneras más estratégicas de incorporar la tecnología emergente a sus eventos?

Tecnología Emergente

Aquí hay 8 claves para ayudarle a integrar con éxito la tecnología emergente en eventos corporativos, reuniones, conferencias y eventos de asociaciones.

 

  1. Monitorear y rastrear sistemáticamente las tendencias emergentes.

 

Las redes sociales es una de las formas más efectivas para aprender acerca de lo último y más nuevo en materia de tecnología para Eventos.

 

  • Una forma de mantenernos actualizados es monitorizar las discusiones en los grupos de LinkedIn. Aquí hay algunos grupos que están estrictamente dedicados a las redes sociales y a la tecnología en Eventos.
  • Siga los siguientes hashtags regularmente #eventprofs y #eventtech para encontrar artículos, publicaciones en blogs y anuncios acerca de la tecnología emergente.
  • Visite a los proveedores de tecnología para eventos en las ferias y conferencias y pídales que le agreguen a su lista de correos. Atienda a las competiciones de start-up en las ferias.
  • No se restrinja a ferias en la industria de los eventos. SXSW, GITEX y CES  son ejemplos de grandes ferias en donde tomar ideas interesantes.
  • Manténgase al corriente de las tendencias en las industrias de la música, el cine y la moda. A veces es donde surge la nueva tecnología.
  • Vigile las tendencias en otras partes del mundo, en particular Asia y Oriente Medio.

 

 

  1. Diseñe una estrategia ganadora para crear apoyo.

 

Aun si está pensando incorporar la tecnología emergente en sus eventos ( o en los de los clientes), los altos ejecutivos pueden no estar listos para intentar algo nuevo. Así que aquí está lo que le sugerimos:

 

  • Nunca se lance a la piscina. Si el enfoque que sugiere es completamente nuevo, es lo peor que puede hacer, ya que seguro que se encontrará una resistencia mayor.
  • Haga su Trabajo. Determine si los tomadores de decisiones han estado expuestos a algo similar.
  • Engrase el mecanismo. Mucho antes de presentar sus ideas traiga ejemplos de lo que otras organizaciones de la industria están haciendo.
  • Comparta con su Audiencia artículos y videos relevantes para despertar interés y curiosidad.

 

 

  1. Esté seguro que la tecnología escogida refuerza los objetivos de su Evento

 

La tecnología para Eventos es útil solamente si esta contribuye a que usted alcance los objetivos del Evento. Aquí hay algunos ejemplos:

 

 

Tecnología Emergente

 

 

 

  1. Considere el nivel de experiencia tecnológica de sus asistentes

 

Esto puede ser tan fácil como agregar unas dos o tres preguntas en el formulario del registro. Puede preguntar:

 

  • ¿Con qué frecuencia utiliza las redes sociales? Y proporcionar espacios para marcar Twitter, Instagram y Snapchat.
  • Preguntar si está familiarizado con alguna plataforma de tecnología en Eventos.

  1. Evalúe los datos Demográficos

 

En algunos países es ilegal preguntar acerca de la edad, pero usted puede usar ciertas preguntas como filtro. Por ejemplo provea listas de verificación y pregunte a los participantes:

 

  • ¿Cuánta experiencia de liderazgo de equipo tiene?
  • ¿Cuáles son tus géneros o grupos musicales favoritos?
  • ¿Series o Películas?

 

Use esta información para identificar preferencias de forma tal que pueda seleccionar temas, tecnología e incluso un plan de entretenimiento que muy probablemente este alineado con su audiencia.

 

  1. Seleccione un enfoque que se ajuste a su presupuesto

 

Si usted tiene un presupuesto alto, no se prive de nada. Pero aun con un presupuesto limitado, los drones o el mapping en 3D puede que no estén fuera de su alcance. Para un pequeño evento interno siempre hay soluciones muy maduras que pueden ajustarse a su presupuesto.

 

 

  1. Evite la trampa del “Sabor del Mes”

 

Aunque Pokémon GO sea el nuevo juguete del mes, puede que no sea la mejor elección para sus participantes. La gente un poco mayor puede preferir un Pac-Man (Come Cocos).

 

Si está pensando en gamificación, provea un breve formulario y dé a los participantes la oportunidad  de expresar si prefieren Pokémon, Pac-Man, Space Invaders, Monopoly u otros.

 

 

 

 

  1. Proporcione entrenamiento y apoyo

 

Utilice equipos de Soporte tecnológico, training corners y sesiones de grupo para preparar a los participantes y a los ponentes en sesiones que utilicen tecnología para eventos.

 

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04 Nov

Posted at 14:59h in Apps para eventos, Consejos, Eventos, Eventos Sostenibles, Tecnología by

Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

10 Oct

Posted at 11:11h in Apps para eventos, Consejos, Eventos, Tecnología by

Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

05 Oct

Posted at 10:59h in Apps para eventos, Eventos, Tecnología by

¿Cómo usar la Tecnología para realizar Eventos Corporativos Inolvidables?

Uno de los errores más comunes en todo tipo de eventos corporativos es la falta de alineación que suele ocurrir entre los objetivos del evento y la solución de tecnología para eventos que usted haya adquirido.

 

Para poder realizar un evento inolvidable y que produzca los mejores resultados deberá elegir una tecnología de eventos que le permita manejar toda la información y ayudar así a conseguir el objetivo particular de su evento. Hacer uso de este tipo de tecnología le permitirá realizar un evento inolvidable.

 

La cuestión es, cuando usted realiza múltiples eventos corporativos todos los años y cada uno con diferentes objetivos, usted no tiene el tiempo o la capacidad para buscar diferentes soluciones para cada evento.

 

Por ello es mucho más sencillo escoger una plataforma de tecnología para eventos que sea altamente configurable y permita personalizar su registro, su Live Dislpay y su app para el evento de forma tal que cumpla con el propósito único y particular de cada uno de esos eventos.

 

Alinear la tecnología con los objetivos del evento

 

Desde un punto de vista práctico, por ejemplo, se puede usar la misma plataforma de generación de Apps para eventos para preparar las dos reuniones de ventas del año y las reuniones anuales, pero para cumplir sus objetivos puede usar diferentes funcionalidades.

 

Por ejemplo, para ayudar a incrementar el networking y el compromiso en su próxima reunión de kickoff de ventas se pueden utilizar juegos basados en retos durante el uso de la App. Por otro lado quizás estos juegos no encajan para su Junta General Anual, pero sin embargo, pueden utilizar funcionalidades como Votaciones en Vivo para votar sobre temas específicos en discusión durante la mencionada junta.

El punto importante que debe recordar es que usted puede y debe personalizar su solución de tecnología para eventos para alinearlos con sus objetivos.

A continuación presentamos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos con una sola plataforma de tecnología para eventos:

 

Como impactar en un Kickoff de Venta

 

Los Kickoffs de Ventas son importantes para comenzar el año fiscal con el pie derecho. Típicamente los objetivos de estos eventos son asegurar que los miembros de los equipos de ventas estén bien educados sobre los productos y energizados y concienciados para alcanzar los objetivos.

Eventos CorporativosAlgunos consejos para utilizar en su próxima reunión de Kickoff:

  • No utilice papel guardando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de entrenamiento o información de producto y haciendo está información fácilmente disponible a todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

  • Fomente las relaciones incentivando a su equipo con un juego de networking donde los asistentes sean motivados y recompensados por conocer nuevos miembros del equipo y a los ejecutivos líderes.

 

  • Incremente la participación y el entusiasmo para asegurar que su equipo esté preparado para afrontar las cuotas de venta del año que comienza. Con herramientas como los Grupos de Discusión, Votaciones en Vivo y Preguntas y Respuestas, se pueden crear conversaciones moderadas dentro de la App acerca de aspectos claves y fomentar las discusiones durante las sesiones de educación que sean importantes.

 

Revise  los Objetivos de la Compañía en la Junta General Anual

 

Las Juntas Generales Anuales son reuniones obligatorias en donde se presenta información importante acerca del estado general de las organizaciones, se revisa el año fiscal previo, los reportes financieros y se pueden tomar algunas decisiones clave. Con los accionistas, los ejecutivos de Alto nivel, los miembros del Consejo de Dirección y otros líderes claves involucrados, el branding y la seguridad cobran mayor importancia.

 

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos con una app para evento?

 

  • Garantice la Seguridad subiendo los documentos financieros en una App segura y verifique que el acceso de los asistentes está controlado mediante un login y un password, además de otras medidas de seguridad.
  • Impresione a las personas clave con un diseño elegante y asegure que tengan un acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes al alcance de la punta de sus dedos.
  • Capture la opinión de los asistentes y tome decisiones al momento mediante herramientas de respuesta de la audiencia como Preguntas y Respuestas y Votaciones en Vivo.

 

Cree el Debut Perfecto en su Próximo Lanzamiento de Producto
Los Lanzamientos de Productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa e impulsar las ventas. Para asegurar el éxito, un lanzamiento de producto debe alcanzar con éxito varios tipos de público y garantizar que se transmita emoción y positividad sobre lo que están viendo.

 

¿Cómo puede ayudar en esto la Tecnología para Evento?

 

  • Educando los Asistentes haciendo fácil el aprender más acerca de su producto. Suba información de producto, vídeos y folletos electrónicos a una App personalizada con su marca de forma tal que los asistentes pueden acceder a la información en cualquier sitio donde se encuentren.

 

  • Cree ruido en las redes sociales integrando la App con su plataforma de redes sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias acerca de su producto. Se puede escoger un hashtag asegurando que todos están usando el mismo e incorporando un Live Display con un muro de tweets en vivo.

 

  • Elimine las molestias e inconvenientes en las sesiones de Preguntas y Respuestas, no utilice micrófono, deje que los asistentes realicen las preguntas utilizando una App.

 

 

 Eventos corporativos

 

Provea de valor a las Conferencias de Usuarios o de Clientes

 

Las Conferencias de Usuarios o de importantes para una organización para construir relaciones sólidas con sus clientes actuales y potenciales conectándolos con la información y las personas correctas.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

  • Cree una excelente experiencia de registro implementando un sistema integrado de registro. Será fácil para los asistentes un registro efectivo para manejar y simplificar la captura de esas preguntas importantes pre-evento acerca de restricciones médicas o de alimentación, preferencias acerca de las sesiones y otros detalles importantes.
  • Alentar el intercambio de conocimientos in-situ, permitiendo a los asistentes a interactuar tanto con el contenido de la sesión y otros clientes a través de las herramientas de participación como votación en directo, Preguntas y Respuestas y debates en grupo.
  • Demuestre el ROI del Evento creando informes personalizados con una plataforma con analíticas integradas. Profundice en los detallas de forma tal que pueda entender que es lo que a los asistentes les gustó más y en dónde hay espacio para la mejora en el futuro.

 

 

Maximice el ROI de los Expositores en
las Ferias

 

Las ferias dan a los clientes actuales y a los clientes potenciales la oportunidad de reunirse con las organizaciones para aprender más acerca de sus productos o servicios. La clave es asegurarse que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno sobre su inversión por estar ahí y que los asistentes  salgan con la información que ellos estaban buscando.

 

Esto puede ser alcanzado fácilmente con lo siguiente:Eventos corporativos

 

 

  • Destaca a los patrocinadores, exhibidores y asociados asegurando que cada uno tenga un espacio digital suficiente para compartir la información de su compañía, las noticias sobre sus productos y más. Incremente la exposición de sus patrocinadores claves utilizando la pantalla principal de su App para evento, creando banners y usando distintivos que destaquen a los patrocinadores.
  • Guíe sin esfuerzo a los asistentes utilizando mapas interactivos para demostrar donde están ubicados cada uno de los expositores. No más búsquedas página tras página en una guía impresa para ubicar a un expositor.
  • Incremente el tráfico hacia los expositores utilizando técnicas de Gamificación para trazar el camino que usted desea, es fácil motivar a los asistentes a que visiten espacios específicos de un grupo de expositores por lo cual se asegurará que estarán con ustedes al año siguiente.

 

Cree un viaje de Incentivo Inspirador

 

Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten de la recompensa a un trabajo duro. Ellos quieren que sea libre de estrés, pero también quieren asegurarse de que es transparente y fácil de ponerse en contacto con todo el mundo, incluso cuando no están todos juntos.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

 

Las aplicaciones de eventos hacen que sea fácil mantenerse en contacto con los asistentes:

Eventos corporativos

 

  • Proporcione todo lo que necesitan conocer antes de ir, subiendo los contactos claves, detalles del hotel, los horarios de transporte y toda la información sobre la actividad.
  • Mantenga a los asistentes informados (aun si ellos se han escapado a la piscina durante el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
  • Fomente nuevas relaciones permitiendo a los asistentes ver los perfiles de la gente con la que compartirán su tiempo y permitirles enviar mensajes a través de la App para hacer nuevos amigos durante ese tiempo.

 

La tecnología para eventos está apareciendo poco a poco en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar el ROI, hacer cambios sobre la marcha y garantizar los asistentes que tienen todo lo que necesitan en la palma de la mano; sin embargo, es importante recordar que no existe  una talla única para todos los eventos. La solución de tecnología de eventos adecuada puede ser personalizada para garantizar que  sus eventos puedan alcanzar sus objetivos principales.

 

 

Via | Blog Eventmobi