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Con los eventos presenciales aún en espera por tiempo indefinido, los eventos virtuales están empezando a parecer una gran opción para los profesionales del marketing, pero también un poco intimidantes. Para la mayoría, los eventos virtuales representan una función completamente nueva; un área que estamos aprendiendo juntos como industria. En un esfuerzo por aclararlo todo y hacer que comparar y evaluar el software de eventos virtuales produzca menos dolor de cabeza y sea más zen, hemos recopilado este glosario completo de eventos virtuales: los términos que necesitas conocer, y los más comunes que circulan por Internet. 

Con el auge de este nuevo tipo de eventos, han surgido una gran cantidad de nuevas plataformas de eventos virtuales para apoyarlos, dejando a los planificadores con muchas opciones, muchas preguntas y una base de conocimientos bastante pequeña para decidir entre estas nuevas plataformas en base a sus necesidades en los eventos. 

Y lo que es más importante, muchos ni siquiera saben realmente qué buscar, o qué es lo que realmente están buscando. ¿Qué es un Event Hub (o centro de eventos)? ¿Cuál es la diferencia entre una reunión online y una transmisión? ¿Qué es exactamente un proveedor de streaming? 

Lo básico 

Todo evento virtual necesita unos cuantos componentes básicos. Estos son los elementos imprescindibles para los eventos online: piezas de su “pack” de software para eventos virtuales que son importantes para la funcionalidad, no sólo para la experiencia. 

Proveedor de streaming

En términos más sencillos, tu proveedor de streaming es el servicio que te permite compartir vídeo en directo con otra persona. Todos nosotros hemos utilizado probablemente un servicio de este tipo en el pasado, empezando por Skype a principios de la década de 2000 y pasando por las tecnologías más populares de hoy en día, como Zoom, Google Hangouts y GoToMeeting. 

La complejidad añadida aquí es la diferencia entre esos populares servicios de streaming. Una búsqueda de “la mejor herramienta de transmisión de vídeo” es esencialmente inútil sin tener primero una idea del tipo de reunión que estás tratando de tener; no usarías Google Hangouts para una conferencia de mil personas de la misma manera que no usarías Facebook Live para llamar a tu madre. 

Por eso, recomendamos empezar por el qué antes de llegar al cómo cuando se trata de transmitir. Piensa en el tipo de sesiones que vas a celebrar: ¿talleres para grupos reducidos? ¿Sólo conferencias para una gran audiencia? 

Desgraciadamente, no existen diferentes nombres para los mejores tipos de servicios de streaming para diferentes casos de uso, así que tendrás que evaluar cada uno; así sabrás por dónde empezar. (Analizaremos esto más abajo) 

Event Hub (o plataforma de eventos) 

Una pregunta habitual es cuál es la diferencia entre un evento virtual y un seminario web y tiene mucho que ver con el Event Hub. Mientras que un proveedor de streaming crea una conexión de vídeo o la función, la plataforma de eventos se encarga de todo lo que ocurre alrededor del flujo de vídeo: la experiencia. 

En un seminario web, te conectas y ves a alguien hablar, y luego te vas. En un evento virtual, es posible que quieras conocer a otros asistentes, visitar a los patrocinadores, charlar con los organizadores del evento, descargar y ver contenidos escritos y a la carta, etc.; y puedes volver a visitar esas oportunidades antes y después de varias sesiones, igual que harías si asistieras a un evento en directo. 

Así que, para dar una definición sencilla, una plataforma de eventos es un lugar virtual de eventos; el equivalente digital de una sala de exposiciones. El lugar en el que los asistentes se pasean antes y después de los ponentes y las sesiones; donde se encuentran con los demás y contigo, con los patrocinadores y donde interactúan con otros contenidos además de los ponentes. 

No decimos esto sólo porque las plataformas de eventos sean una de nuestras soluciones: los centros de eventos son esenciales para organizar eventos en línea sólidos y valiosos. 

Páginas de registro y landings 

Si has organizado un evento en vivo en el pasado, es probable que hayas utilizado software para su registro y landings, no se puede organizar un evento virtual sin ambos componentes, y hay algunas nuevas necesidades importantes que vienen con el formato virtual. 

El registro es la forma de recopilar la información de los asistentes y decidir quién puede entrar el día del evento. En los eventos virtuales, es importante “proteger” el contenido; mantenerlo fuera de las manos de quienes no se registran para no perder valor para ti ni para tus interesados. Aunque la mayoría de los proveedores de streaming tienen alguna funcionalidad de registro, suele ser bastante limitada e ineficaz cuando se trata de controlar realmente el evento. 

Una buena plataforma de registro te permitirá configurar tus eventos de manera que los inscritos se inscriban en el evento en su conjunto, y luego en las sesiones individuales. Esto te permite cobrar correctamente por evento o por sesión, y protege los enlaces de los no inscritos al exigir a los visitantes que se registren en la plataforma de eventos antes de acceder a sus transmisiones en directo. 

El software de registro hace mucho trabajo por ti, así que asegúrate de elegir uno que te permita cobrar los pagos, personalizar tus preguntas con lógica condicional, que se integre con tu CRM, que te ayude a comunicarte con tus asistentes y que te permita continuar con tu experiencia de marca a través y más allá de tus páginas de registro.  

Tu landing page es la forma de comercializar tu evento a los asistentes potenciales; tu oportunidad de convencerlos de que se registren. Aunque el aspecto y el contenido de las páginas dependen de ti, recomendamos que utilices las mejores prácticas para las landings en marketing y te asegures de poder crear páginas landing, de registro y del event hub a través del mismo proveedor. 

Vídeo 

Podría decirse que el pilar central de cualquier evento virtual es el vídeo; el intercambio de contenidos de una cabeza parlante a otra. Sin embargo, no todos los flujos de vídeo son iguales, y el tipo de sesiones que organice tendrá mucho que ver con los tipos de vídeo que necesite. 

Reunión 

Una palabra que llevamos usando toda la vida, ahora con un contexto totalmente nuevo. En los eventos virtuales, una reunión es un tipo de sesión en la que quieres que todos los participantes tengan la oportunidad de compartir vídeo y hablar; no sólo un presentador dando una conferencia. Estas son las mejores para sesiones de 50 asistentes o menos y se ejecutan en plataformas de streaming como GoToMeeting, Zoom y Microsoft Teams. También puedes utilizar una plataforma de reuniones para organizar conversaciones 1:1 entre los asistentes, o entre los asistentes y los patrocinadores. 

Nota: Probablemente no llamarás a estas reuniones “reuniones” a su público; serán talleres, mesas redondas, grupos de discusión, sesiones de trabajo, etc. La palabra “reunión” aparecerá sobre todo cuando hables o evalúes a los proveedores de streaming y tus necesidades para un tipo de sesión, por ejemplo: “Estoy organizando una serie de talleres y necesito una herramienta de reunión virtual”. 

Webinar 

Otro de los que más conocemos, pero ahora con algunos añadidos. Por definición, los webinars son videoconferencias en las que un ponente imparte contenidos a una audiencia, que a veces puede interactuar a través del chat y las encuestas, pero no puede utilizar el vídeo ni los micrófonos. Son mejores para sesiones de 50 asistentes o más, pero dependiendo de tu proveedor pagarás una barbaridad por encima de los 500 asistentes más o menos (a continuación, hablaremos de qué hacer para esas sesiones). Algunos proveedores de webinars conocidos son Zoom Webinar, ON24, GoToWebinar, webinar.net y BlueJeans. 

Otra nota: de nuevo, es probable que no llames a estas sesiones “webinars” a su audiencia. Serán conferencias, charlas y otros tipos de sesiones menos interactivas. 

Streaming en vivo 

Las retransmisiones son la mejor opción para tus eventos y sesiones más grandes, y son una forma estupenda de llegar a una audiencia (prácticamente) ilimitada. Las retransmisiones permiten al orador ofrecer contenidos a su público, pero no siempre incluyen chat y encuestas, y nunca permiten al público utilizar el vídeo o los micrófonos. Piensa en los servicios habituales de las redes sociales, como Facebook e Instagram Live, que son plataformas de difusión. 

Cuando se trata de eventos virtuales, las retransmisiones son una forma estupenda de gestionar sesiones de más de 500 asistentes sin arruinarse pagando por audiencias ampliadas en servicios de seminarios web. Y no dejes que la falta de interacción con la audiencia te asuste; siempre puedes añadir chat, encuestas y otros servicios de participación junto a tu vídeo de transmisión en tu event hub. Algunas de las herramientas de transmisión más comunes son YouTube Live, Vimeo Livestream y Facebook Live. 

Es importante tener en cuenta que, si vas a utilizar un servicio de transmisión, es esencial que utilices una plataforma de eventos (como las que manejamos en Orquidea) que te permita incrustar el vídeo; de lo contrario, tu público sólo estará en el viejo YouTube, distrayéndose con la sección de “otros vídeos que podrían gustarte” y dejando tu discurso para ver tutoriales de maquillaje. 

Y, por supuesto, la nota siempre presente: casi nunca llamarás a estas sesiones “retransmisiones” a tus asistentes. Las retransmisiones son, por lo general, conferencias magistrales, sesiones de todo el evento, como las de bienvenida, y otras conferencias de gran envergadura. 

A la carta 

El vídeo a la carta u On-Demand es, esencialmente, cualquier vídeo en el que el presentador no esté en directo. Piensa en todos los vídeos de YouTube o Netflix. 

La mayoría de las veces, el vídeo a la carta se utiliza como contenido de apoyo para los eventos virtuales, en lugar de las sesiones principales a las que se inscribe el público. El formato a la carta también es ideal para ofrecer sesiones históricas; si un participante se ha perdido una sesión, podrá acceder a su grabación desde la plataforma del evento como contenido a la carta. También puedes utilizar el formato a la carta para seguir “ejecutando” tu evento fuera de las horas programadas; los inscritos pueden incluso venir después del día del evento y ver el contenido en su tiempo, ampliando la longevidad de tu evento. 

Dicho esto, no es descartable utilizar contenido pregrabado para su sesión “en vivo”, pero eso entra en una categoría ligeramente diferente… 

Falso directo 

Falso directo es lo que se llama reproducir contenido grabado a una audiencia en vivo como si el propio contenido estuviera ocurriendo en vivo también. 

Muchos vendedores de eventos optan por utilizar este tipo de vídeo para una conferencia en sí, y luego cambiar al directo para las preguntas y respuestas. Otra gran opción es transmitir ese contenido a la carta, pero estar en directo en el chat para responder a las preguntas a medida que se desarrolla. En cualquier caso, piensa en el simulacro como un formato On-Demand Pro; vídeos pregrabados con un componente en directo. 

Engagement 

La participación es otro elemento importante que diferencia un evento virtual de un seminario web. Permitir que tu audiencia interactúe contigo, con los ponentes, con los patrocinadores y con el contenido añade un montón de valor para todos y asegura que los asistentes se queden durante todo el evento. 

1:1 

1:1, o uno a uno, es justo lo que parece: una reunión entre dos personas, normalmente fuera de una conferencia u otra sesión oficial. 

En los eventos virtuales, vale la pena contar con una plataforma de eventos que permita a los asistentes buscar a los miembros del público inscritos, a los vendedores de la empresa, a los representantes de los patrocinadores, etc. y reservar reuniones individuales con ellos directamente. 

Dependiendo de la plataforma de eventos que elijas, las reuniones 1:1 permanecerán dentro de tu evento o se redirigirán a un proveedor de streaming. Mantener las reuniones dentro de la plataforma de eventos ayuda a evitar la deserción de la audiencia; cuando rediriges a los asistentes a otro lugar, corres el riesgo de que no vuelvan. 

Encuesta 

Las encuestas no son nada nuevo, pero mientras que antes había que levantar la mano o, en los eventos más sofisticados, responder a encuestas en una aplicación para conectar con un ponente, las encuestas suelen estar integradas en el proveedor de streaming que se utiliza para la sesión. 

Las encuestas consisten en hacer preguntas al público y que éste responda, normalmente de forma anónima. El sondeo ayuda al orador a conocer a su público, ayuda al público a guiar a los oradores para que hablen de la información que es importante para ellos, y te ayuda a recoger datos que pueden ser útiles en las ventas y en el marketing más adelante 

Aunque muchos servicios de seminarios web vienen con encuestas integradas, si quieres añadir encuestas a su reunión, transmisión o simplemente a la plataforma de eventos, siempre puedes hacerlo a través de un tercero integrado. 

Q&A 

Las preguntas y respuestas son un lugar para que tu audiencia deje preguntas, y para que tú o tus ponentes las respondan. “¿Por qué no utilizar simplemente el cuadro de chat?”, estarás pensando. Te escuchamos. Aunque el chat puede funcionar como Q&A, las herramientas específicas de Q&A pueden ayudarte a organizar y gestionar tus preguntas cuando tienes muchas. Puedes marcar lo que ha sido respondido, reconocer que una pregunta ha sido vista, designar preguntas para respuestas escritas o respuestas en vivo de los ponentes, y archivarlas una vez que han sido respondidas para que tu equipo no se vea inundado de volumen. 

Chat 

El chat es un lugar en el que tu público puede conversar; añadir sus opiniones sobre algo que acaba de decir un orador, introducir una idea y hablar entre ellos sobre lo que está ocurriendo en directo. Básicamente, el chat es la forma en que tu audiencia hace cualquier cosa menos preguntas, y es una gran forma de crear comunidad dentro de tu evento. 

Aunque el chat está integrado en casi todos los proveedores de streaming que puedas imaginar, hay terceros que ofrecen el chat. Algunas plataformas de eventos como las que ofrecemos en Orquidea también pueden incluirlo. 

Stands Virtuales 

Otra palabra que hemos usado siempre, los stands tienen un aspecto un poco diferente en los eventos virtuales. En el pasado hemos pensado en ellos como stands físicos donde los asistentes podían conocer a los expositores, y en el virtual son más o menos… exactamente lo mismo; sólo que en línea en lugar de en persona. 

Un stand suele ser una subpágina, o página de patrocinadores, en la plataforma del evento. Los asistentes pueden hacer clic en ellos y empezar a interactuar con el contenido del patrocinador, desde vídeos hasta descargables e imágenes, e incluso stands en 3D. La plataforma del evento también debe permitir que los asistentes interactúen directamente con los patrocinadores, desde el chat hasta las reuniones instantáneas 1:1 y los formularios de contacto. 

Otras cosas buenas que hay que saber 

Las palabras anteriores representan los componentes de un evento virtual, pero hay algunos otros términos que se mezclan con ellos y que pueden infundir temor en los corazones de los vendedores no técnicos. Por suerte, ninguno de ellos da tanto miedo. Aquí hay algunas cosas buenas que hay que saber: 

Incrustar / Embedding 

Incrustar algo significa ponerlo en otra página de Internet. Si incrustamos un vídeo en esta página, podrás hacer clic en el botón de reproducción y verlo aquí mismo, sin abrir ninguna ventana o pestaña nueva. El contenido y las funciones que se pueden incrustar son importantes para crear una experiencia unificada y fácil de navegar, así que asegúrate de que todos tus proveedores -especialmente tu plataforma de eventos- permiten incrustarlo fácilmente. 

Pack 

Es la colección de tecnologías que utiliza para permitir un único objetivo. Por ejemplo, un pack de marketing puede incluir un CRM, una herramienta de publicación, plataformas de medios sociales, software de páginas de aterrizaje, y una serie de otras cosas.  

API 

Debido a que los eventos virtuales tienden a venir con un montón de diferentes piezas de software (pack), puede ser beneficioso para crear conexiones API entre ellos para que pueda enviar fácilmente la información, como los datos de registro de uno a otro. Y eso es exactamente lo que es una API; es una conexión entre dos piezas diferentes de software que les dice cómo interactuar entre sí. Un buen ejemplo es la integración de su software de registro con tu CRM: en lugar de descargar los datos de uno y cargarlos en el otro (cruzando los dedos para que se correspondan), una conexión API puede sincronizar los datos automáticamente. 

Cuando se habla de integraciones, lo más probable es que se hable de conexiones API. Una gran plataforma de eventos tendrá muchas integraciones incorporadas y te permitirá crear más fácilmente.  

En conclusión 

Los eventos virtuales no tienen por qué ser desalentadores, a pesar de que todos los técnicos de tu equipo hablen de packs, API y HTML. De hecho, ninguna de las cosas mencionadas anteriormente requiere que seas un experto en tecnología en lo más mínimo: sólo un comprador inteligente.  

Si todavía te sientes un poco perdido, consulta con nosotros, en Orquidea Technology Group y te guiaremos a través de todos los pasos para la planificación de tus eventos virtuales, e híbridos incluyendo la elección de la tecnología específica para llevarlos a cabo con éxito. 

Artículo original en Swoogo.

En este artículo se van a describir los componentes principales para realizar un evento virtual. La idea es que los organizadores de eventos que no lo tengan tan claro puedan determinar los elementos de una solución que es una combinación de diferentes talentos y tecnologías, es decir se va a desglosar la arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido.

1.- Equipo de Producción

La tarea fundamental de ese equipo es adaptar los contenidos a una nueva forma de presentar la información que es muy distinta que en un evento presencial y se parece más a una producción de televisión. Deben tener un balance perfecto entre la cantidad de contenidos a ofrecer y el número de horas que una persona mantiene el interés en un evento. Es imperativo evitar la tentación de traspasar lo que se hace en un evento cara a cara, exactamente igual al evento virtual.

2.- Plataforma Integral de Manejo de Eventos Virtuales.  EventMobi es un claro ejemplo de estas plataformas.

Esta es una pieza fundamental, no es lo mismo utilizar una plataforma integral que una plataforma de Webinar o una Landing Page. Una plataforma nos permite transmitir el Branding a los asistentes para que en todo momento exista una identificación de marca y se sapa quién hace el evento, además de tener todas las funcionalidades naturalmente integradas.

La arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido

Algunas funcionalidades importantes que debería tener esta plataforma:

  • Web del Evento, Sistema de Registro, Pasarela de Pago.

Esto nos permitirá hacer marketing del evento: presentar la información básica y cuando se registren los posibles asistentes, dimensionar las capacidades de los equipos necesarios para realizar el Live Streaming. Igualmente, en eventos en donde enviamos catering o materiales a los domicilios de los asistentes nos permitirá saber a quién y a dónde tenemos que enviar.

Por supuesto si el evento es de pago nos permite que cada uno escoja el tipo de ticket que desea para que vea los contenidos de acuerdo con su perfil.

  • Plataforma para Distribución de los Contenidos.

Equivalente a la Sede del Evento. Aquí accederán los usuarios con login y password para ver el LIVE STREAMING de acuerdo con su perfil, para interactuar entre ellos en dinámicas de networking o utilizando el chat general, chat 1:1 o video llamadas 1:1, para interactuar con los ponentes mediante Q&A, contestando votaciones en vivo o participando en dinámicas de GAMIFICACION.

  • Módulo de Patrocinadores.

Con esta funcionalidad le damos visibilidad a los sponsors pudiendo definir un espacio con toda la información del Patrocinador o Expositor (enlaces a su web, vídeos, formularios, chat 1:1, chat 1: N, descarga de documentos).

  • Módulo de Gamificación.

Permite crear elementos que logran incrementar la fidelización de los asistentes al evento mediante mecánicas y elementos de juego: retos, puntos, pantallas de clasificación.  Esto ha venido a convertirse en una pieza fundamental para mantener el interés constante durante todas las fases del Evento.

  • Sistema de Respuesta de la Audiencia.

Permite que los asistentes respondan encuestas, pregunten a los ponentes, califiquen sesiones, intervengan en un chat y que los speakers hagan votaciones en vivo durante las sesiones, todo esto provoca un gran dinamismo en el evento.

  • Distribución de Contenidos Bajo Demanda.

En algunos eventos en donde se utilizan plataformas de webinars, el contenido es efímero, se acaba el evento y no hay posibilidad de acceder nuevamente a los contenidos. Existen posibilidades de tener los eventos más tiempo accesibles para los asistentes, una buena plataforma de eventos le permitirá acceder a los eventos bajo demanda una vez que el evento se haya terminado, y este acceso puede estar condicionado al perfil del asistente tal como ocurrió durante el evento en vivo, también le permitirá monetizar el contenido bajo demanda para asistentes que no hayan podido asistir virtualmente al evento en vivo en caso de eventos de pago.

  • Analíticas

Es un módulo de gran importancia en una plataforma de eventos porque nos permite obtener una radiografía de todo lo que ha pasado. Se puede determinar quién vio qué cosa y por cuánto tiempo.  Esto es de suma importancia para determinar el ROI del evento. Es fundamental tener estadísticas veraces, no basta saber cuántos están conectados sino saber quiénes están conectados, qué están viendo y por cuanto tiempo.

3.- Servicio de Producción de Streaming.

Se encargan de realizar las comunicaciones necesarias para traer a escena a los ponentes y moderadores que normalmente se encuentran en ubicaciones remotas (sus casas, oficinas o platós virtuales), producen la señal con calidad de televisión incorporando elementos innovadores como pantallas PIP, realidad virtual o realidad aumentada e incorporando otros como la traducción simultánea y trasmiten esa señal, lo ideal es que sea de manera redundante, mediante Redes Globales de Distribución de Contenidos (CDN) desde nuestra Plataforma hacia cualquier parte del mundo.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.