01 Feb 12 preguntas para comprar un software de gestión de eventos
Tu software de gestión de eventos debería ser tu mejor amigo. Cuando pasas mucho tiempo con un producto, querrás tener a tu lado algo en lo que puedas confiar. Por el contrario, elegir al socio de gestión de eventos equivocado puede convertir la celebración de tu evento en tu peor pesadilla. Por eso te daremos las 12 preguntas para comprar un software de gestión de eventos, y acertar.
Cuando se trata de elegir tu software de gestión de eventos, puede ser difícil saber exactamente qué buscar – especialmente si te encuentras entre el 10% de los organizadores que no han utilizado software de eventos. Incluso si ya utilizas una herramienta de software para eventos que te gusta, es posible que no te des cuenta de dónde podría estar fallando tu producto actual, y qué buscar en el próximo. Hemos analizado los comentarios de los clientes en sitios de reseñas de software para entender mejor lo que la mayoría de los proveedores de software de gestión de eventos echan en falta, o lo que no les gusta a los usuarios en general.
Estas preguntas pueden ayudarte a evitar decisiones precipitadas y a seleccionar un socio de gestión de eventos que tenga más sentido para tu evento y para tu forma de trabajar y la de tu equipo.
1. ¿Qué informes puedo obtener del sistema?
Muchos planificadores se molestan cuando el sistema de su proveedor no puede extraer el tipo específico de informe que necesitan.
La creación de informes debe ser fácil, y debes ser capaz de extraer y mostrar los datos exactos que necesitas de tus informes. No es necesario ver las tallas de los zapatos de tus asistentes si lo que realmente quieres ver es la hora de llegada de todos y la selección de sesiones.
Consejo: Haz una lista de los tipos de datos que son importantes para ti y pregunta a tu proveedor si su producto puede incluirlos fácilmente en sus informes.
2. ¿Ofrece la lógica «Si esto, entonces aquello» en sus formularios de registro?
Llenar tus formularios de registro con preguntas irrelevantes nunca es el camino a seguir. Si tu objetivo es crear una experiencia de registro sin problemas desde el principio hasta el final, necesitas una herramienta que permita los campos condicionales.
Los campos condicionales, o la lógica «si esto, entonces aquello», te permiten cambiar la visibilidad de las preguntas en función del tipo de inscrito (piensa en experiencias de inscripción adaptadas para miembros/no miembros o VIP/staff).
Pregunta a tu posible proveedor de software para eventos qué grado de detalle puede tener con esas preguntas condicionales en su formulario.
Algunos proveedores sólo te permiten ir a un nivel de profundidad, lo que no es muy útil si tienes requisitos de registro más complejos.
3. ¿Tiene plantillas que pueda utilizar para poner en marcha el proceso de creación de eventos?
Unas plantillas atractivas que agilicen todo el flujo de trabajo son cruciales. Te ahorran tiempo y hacen que tu evento tenga un aspecto impresionante.
Para empezar, necesitas una variedad de plantillas disponibles en el sistema que puedas ajustar simplemente para alinear tu marca. El tiempo es dinero y tener una selección de plantillas para elegir no sólo acelerará la construcción de tu sitio web del evento, sino que también disminuirá el tiempo que se necesita hasta que puedas abrir las puertas y conseguir que la gente se registre.
Dicho esto, es posible que también quieras poder crear tu propio aspecto y personalizar tus plantillas. Si no trabajas con un desarrollador interno, siempre puedes preguntar si tu socio de software tiene un equipo de servicios profesionales que te ayude a personalizar sus sitios. En el caso de Orquidea Technology Group, podemos ofrecerte un desarrollo personalizado del software que elijas.
4. ¿Se puede personalizar el aspecto del formulario de inscripción o sólo el sitio web del evento?
Necesitas tener un control total sobre las cosas que son importantes para tus clientes. Tu evento es único, tu público es único y, lo más importante, la marca es única. Para ofrecer a tus asistentes una experiencia de marca totalmente personalizada, debes preguntarte:
¿Tendré control sobre la redacción de cada paso de la inscripción?
¿Puedo cambiar el aspecto general del formulario?
¿Puedo editar la configuración de la respuesta móvil?
¿Las preguntas de los asistentes aparecen en una o varias líneas?
¿Puedo llamar a mi agenda «programa» en su lugar?
¿Qué aspecto tendrá cada campo y puedo cambiarlo?
Puede que haya otras preguntas que tengas que hacer, pero los pequeños detalles marcan la diferencia aquí. Piensa en todo el proceso de registro, desde el principio hasta el final, y en los aspectos en los que quieres asegurarte de que tu marca aparece.
5. ¿Podré clonar fácilmente mis eventos?
Históricamente, los proveedores de software para eventos hicieron crecer sus productos mediante la adquisición de otras empresas. Aunque esto les permitió ofrecer más funcionalidad, no necesariamente les permitió la capacidad de ofrecer una funcionalidad sin fisuras. Las piezas no pueden integrarse de forma perfecta, y eso significa que los elementos no pueden clonarse exactamente sin un gran esfuerzo por su parte para hacerlo.
¿Qué significa esto?
Mucha pérdida de tiempo. No hay gloria en copiar y pegar manualmente cada elemento para recrear la funcionalidad y el aspecto de tus eventos, especialmente para los planificadores que organizan eventos similares con regularidad.
6. ¿Puede mostrarme el formato de los campos de número, teléfono y país en el registro?
Recoger datos es una cosa, pero recoger datos consistentes es otro obstáculo. Si tienes un campo de texto libre para la selección de un país, por ejemplo, puedes estar gastando tu tiempo en agrupar manualmente a los asistentes que viven en «Estados Unidos”.
Pregúntate cómo son de configurables los distintos tipos de campos de tu formulario de inscripción. ¿Permite el campo de país seleccionar de una lista predeterminada? ¿Incluye el campo del teléfono los códigos de área? ¿Se extrae la dirección del lugar de celebración directamente de Google Maps?
Los formularios inteligentes facilitarán la introducción de datos por parte de los inscritos, que serán realmente útiles y fácilmente clasificables para ti.
7. ¿Es el back-end de administración adaptable a los móviles y totalmente responsive?
No tener un sitio web totalmente responsive es básicamente como no tener un sitio web en absoluto. Pero, ¿qué pasa con las cosas que están trabajando detrás de las escenas? ¿El back-end del administrador en sí?
Como profesional de los eventos, probablemente pases mucho tiempo fuera de la oficina.
Imagínate esto: son las 21.35 de un domingo. La noche anterior a tu conferencia anual más importante. Te encuentras agotado y cansado en su habitación de hotel. Tu ordenador está en tu oficina de campo y sólo tienes tu iPad a mano. Hay un cambio de última hora en la agenda del evento. ¿Qué haces?
Solución: En un mundo ideal, deberías poder conectarte fácilmente desde tu iPad y hacer las modificaciones necesarias, sin tener que volver a tu oficina y sacar tu ordenador sólo para hacer un simple cambio de una línea.
Esto resulta muy útil en muchísimos casos, como cuando necesitas editar algo mientras estás en el tren o esperando en la cola para tomar tu café sin espuma. Una vez que has experimentado este tipo de funcionalidad, no hay vuelta atrás.
8. ¿Permite a los clientes realizar cambios en el sitio web del evento a través de un código personalizado?
Siempre hay alguien en tu organización que quiere añadir ese toque especial a la página de tu evento. Tal vez tu gurú de marketing digital quiere añadir algunos ajustes para mejorar su SEO (Search Engine Optimization) o incrustar un widget de Javascript personalizado.
Poder usar tu propio código personalizado puede ser una bendición (tu equipo de IT te lo agradecerá más tarde).
9. ¿En qué sectores y verticales están especializados?
No todo el software de gestión de eventos es igual, ¿verdad?
Algunos proveedores de software para eventos se centran únicamente en las exposiciones, otros se enorgullecen de trabajar sólo con conferencias B2B, otros con eventos de consumo. Luego, por supuesto, hay algunos de los más grandes que piensan que pueden hacerlo todo.
Los editores que organizan eventos emblemáticos y que utilizan un software de eventos que puede adoptar su aspecto y su estilo tienen requisitos diferentes a los de las agencias de eventos cuyo objetivo final es complacer a sus clientes.
Si tu proveedor tiene experiencia trabajando con clientes de sectores similares al tuyo, lo más probable es que el software se adapte bien.
10. ¿En qué medida se relaciona con otras tecnologías para eventos, como la búsqueda de espacios, la captación de público o las tecnologías in situ?
El desarrollo de las API (interfaces de programación de aplicaciones) ha facilitado mucho el intercambio de datos entre una amplia gama de productos de software empresarial. No es raro que los planificadores de reuniones integren diferentes productos de software para que funcionen juntos como si fueran una sola plataforma, es decir, que no pongan todos los huevos en la misma cesta.
El software «Best-in-craft» se centra en la filosofía de que ningún producto puede hacerlo todo y que los planificadores y comercializadores se merecen el mejor producto posible para cada etapa del ciclo de vida del evento.
Sin embargo, muchos planificadores se quejan de que les han vendido mal la facilidad de integración o de que están gastando demasiado tiempo (y dinero) en la integración con soluciones como Salesforce, HubSpot o Marketo.
Pregunta sobre las API y cómo funcionarán esas conexiones. Asegúrate de que todos los equipos te van a apoyar durante todo el proceso. Y lo más importante, asegúrate de que tu software puede integrarse con las otras herramientas que ya utilizas.
11. ¿Cobra por evento, por inscripción o por usuario?
Esto dependerá de tu evento, pero no querrás ser penalizado por aumentar tu cartera de eventos o por conseguir más asientos. Creemos que los precios por registro son anticuados, pero podrían funcionar bien para ti; sólo depende del tipo de eventos que organices y de cuánta gente asista generalmente.
Aunque no hay una fórmula mágica para saber al instante qué será más rentable, en general, si organizas muchos eventos o grandes eventos, el precio por usuario puede resultar más barato.
12. ¿Cómo me apoyará en el futuro?
Necesitas una combinación de apoyo sólido y tecnología moderna que también se ajuste a tu presupuesto. Este es el caso de la mayoría de las soluciones tecnológicas para eventos, sin embargo, el soporte es también el mayor factor de «desagrado» según nuestro análisis.
¿Con qué rapidez puede el equipo ayudarte a resolver los problemas o a hacer las cosas? ¿Ofrece tu proveedor asistencia por chat en directo y consejos no solicitados para las citas?
Asegúrate de hablar con los clientes existentes o de consultar las reseñas.
En conclusión, a primera vista, todo el software de gestión de eventos parece ser igual, pero lo importante está en los detalles. Necesitas una combinación de soporte sólido y tecnología moderna, que también se ajuste a tu presupuesto.
Desde Orquidea Technology Group podemos ofrecerte todo ese soporte que necesitas, y asesorarte sobre cuál será el software más adecuado para que tu evento sea un éxito.
Contacta con nosotros para pedir una demostración.
Artículo original: https://get.swoogo.com/unconventional/must-ask-questions-for-buying-event-software