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El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionadpor poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RAinteractiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tfeed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes socialesAdemás, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales mantener una conversación activa sobre el evento 

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situIntegra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la appcompartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeo(con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles                                                                                                                        

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA 

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experienciaPor esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/