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21 Feb

Posted at 10:59h in Consejos, Eventos by

Establecer un presupuesto para un evento es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de fijar sus metas y objetivos. Un presupuesto es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en su evento. Ayuda a controlar los gastos y los ingresos, y mide el éxito de la reunión o del evento, en este artículo te contamos todo lo que necesitas saber del presupuesto de un evento.

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de un presupuesto para un evento. Aunque la creación y gestión de un presupuesto bien planificado lleva tiempo, puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la empresa audiovisual PSAV, cuando se preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para elaborar presupuestos, esto es lo que dijeron:

  • El 6% declaró que «tiene suerte de tener un proceso”
  • El 30% dijo que los procesos existen sólo por proyecto.
  • El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización.
  • El 28% contestó que su organización gestiona los recursos y procesos por ellos.

¿Cuál es el punto de partida de un presupuesto para eventos?

A la hora de elaborar el presupuesto de tu evento, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo quieres medirlo. Para ello, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en tu evento. Ten siempre presente el flujo de caja. Una vez que hayas elaborado tu presupuesto, tendrás que hacer un seguimiento y revisarlo periódicamente para asegurarte de que se mantiene dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero y cómo se relaciona con el presupuesto de tu evento

Uno de los primeros pasos de todo planificador de eventos es preparar un presupuesto para el evento y predecir con la mayor exactitud posible si el evento generará beneficios, pérdidas o un punto de equilibrio. Sin embargo, determinar lo que significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y de los objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo suele ser deficitaria, los eventos de asociaciones suelen ser eventos que alcanzan el punto de equilibrio, y las ferias comerciales suelen ser la mejor oportunidad para obtener beneficios.

Antes de seguir planificando tu presupuesto, debes conocer las necesidades de tu organización. El presupuesto de tu evento es en realidad una previsión, o proyección, de todos los gastos e ingresos que se producirán en tu evento. No podrás prever todos los gastos e ingresos desde el principio, y algunos de ellos podrían incluso cambiar con el tiempo. No obstante, es necesario planificar el presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

Presupuesto del evento: Pasos rápidos para planificar el suyo

A la hora de elaborar el presupuesto del evento, es primordial identificar qué partidas representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, hay que distinguir entre costes fijos y variables para poder prever eficazmente el presupuesto de tu próximo evento.

Uno de los principales retos para los planificadores es asegurarse de que gestiona cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar los objetivos financieros que ha establecido su organización, así como medir con precisión el éxito de su evento. Los gastos e ingresos que debes contabilizar variarán en función de si organizas eventos presenciales, virtuales o híbridos.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre gastos o costes fijos y variables. Los costes fijos son los que no cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan como una cantidad total. Los costes variables son los que cambian en función del número de asistentes. Estos costes se calculan por persona.

Gastos de los eventos presenciales

Según una encuesta de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones (PCMA), el 36% de todos los gastos de los eventos presenciales corresponden únicamente a la comida y las bebidas (F&B). El siguiente gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes en reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología para eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una aplicación tecnológica para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro.

Tu evento se centra en la experiencia de los asistentes, por lo que debes asegurarte de que el gasto que realizas añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por un galón de café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, sí que les importa que la experiencia sea buena, y la comida y la bebida son un componente importante de la satisfacción de los asistentes. La PCMA sugiere gastar el 55% de su presupuesto en comida y bebida, audiovisuales y oradores/entretenimiento en total, porque estos elementos tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Gastos de los eventos virtuales

Para un evento virtual totalmente personalizado y con marca, hay tres gastos comunes que los planificadores deben considerar en su presupuesto:

  • La plataforma de eventos virtuales en la que se celebrará el evento
  • El diseño del espacio de tu evento virtual
  • El servicio de streaming

Los costes atribuidos a cada una de estas partidas variarán en función de la envergadura del evento que esté organizando. En muchos casos, existen opciones de diseño para la plataforma, o puede que quiera que el espacio de tu evento se diseñe a medida para encarnar la esencia de tu marca. Los servicios de streaming también varían mucho. Puedes utilizar ZOOM para autoproducir a bajo coste, o algunas plataformas de eventos virtuales (como las que ofrecemos en Orquidea Tech) tienen herramientas de transmisión en directo integradas que te permitirán crear transmisiones en directo desde la plataforma. Esta suele ser una opción de precio medio. Alternativamente, para los presupuestos más altos, es posible que prefieras contratar un equipo de producción profesional de servicio completo, o una empresa externa de audiovisuales.

Hay una serie de costes fijos para los eventos virtuales que deben tenerse en cuenta al calcular el flujo de caja. Los costes fijos de los eventos virtuales suelen incluir:

  • El espacio de tu evento virtual
  • Diseño del espacio del evento virtual
  • Registro del evento / venta de entradas
  • Coste del servicio de streaming
  • Coste del productor (si es necesario)
  • Costes de producción profesional de vídeo y transmisión en directo (si prefieres no intervenir)
  • También tendrá algunos costes variables, como los honorarios de los ponentes y los artículos de compromiso.

Gastos de los eventos híbridos

Como es lógico, los presupuestos de los eventos híbridos son una mezcla de las partidas que suelen encontrarse en los presupuestos de los eventos presenciales y virtuales. Sin embargo, hay algunos costes técnicos adicionales que deben presupuestarse para crear una experiencia compartida entre el público presencial y el virtual.

Los planificadores de eventos híbridos deben presupuestar dos costes audiovisuales. Uno para el equipo audiovisual in situ y otro para el equipo audiovisual remoto. En el lugar, es preferible tener dos cámaras con un operador para cada una, un operador de imagen y un conmutador de vídeo. Para el equipo audiovisual remoto, necesitarás:

  • Una conexión a Internet sólida, con cable y dedicada, con una velocidad mínima de 100 mb de descarga y 30 mb de subida
  • Hardware/software de streaming y codificación como OBS (gratuito) o vMix (de pago) para capturar las cámaras, las presentaciones y el audio de los presentadores
  • Disponer de dos equipos audiovisuales separados con el equipo necesario te permite crear la mejor experiencia posible para tu público. Esto es especialmente importante si quieres mantener un alto nivel de compromiso con tus asistentes virtuales.

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, las tasas de alquiler de stands de exposición, las tasas de gestión, la inscripción y las tasas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esta no es en absoluto una lista completa, especialmente en lo que respecta a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas existentes en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación presupuestaria. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente sería una partida en su presupuesto. Agrupa tus gastos e ingresos de forma que tengan sentido para tu evento específico. Por ejemplo, «sitio», «decoraciones», «publicidad», «regalo corporativo», etc., podrían ser categorías potenciales. Si organizas un evento híbrido, te puede resultar útil crear categorías amplias, como «presencial» y «virtual», y luego subcategorizarlas.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y los informes. También deberías tener dos columnas para las cifras estimadas y las reales. La forma más práctica de prever los gastos e ingresos es mirar los años anteriores y utilizar una media de esas cifras como punto de partida. Sin embargo, si nunca ha organizado un evento híbrido, puede ser útil pedir presupuestos a los proveedores para los costes técnicos adicionales y preguntar a otros planificadores por la proximidad de las previsiones a los datos reales. Es importante entender todas las cifras de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde proceden. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto de tu evento.

Otra partida fundamental del presupuesto debe ser un fondo para imprevistos; siempre es mejor planificar los gastos adicionales imprevistos para estar preparado para lo inesperado durante el evento. Esto es especialmente relevante hoy en día, ya que muchos países están revisando con frecuencia sus restricciones a las reuniones en persona. Disponer de un fondo para imprevistos puede ser una salvación en caso de que el país anfitrión exija medidas adicionales de salud y seguridad antes del evento. Piensa en qué otras cosas podrían provocar costes adicionales y elabora un plan para hacerles frente.

No tiene sentido seguir planificando tu evento si no dispones de un presupuesto adecuado. Es fundamental saber si tu reunión o evento es financieramente viable. Una vez determinado el presupuesto, podrás considerar el lugar de celebración virtual y/o físico, las promociones, el equipo, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu reunión o evento.

Calcule el flujo de caja de su reunión o evento

A menudo se pasan por alto dos elementos clave a la hora de prever los gastos e ingresos de una reunión o evento: el flujo de caja y el efectivo inicial. Especialmente en el caso de los eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos. Al reservar un local físico o virtual, a menudo hay que hacer un depósito, un gasto que probablemente se producirá antes de vender la primera entrada. En resumen, tienes que poder pagar tus facturas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de caja, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (el dinero que se le debe por servicios/trabajos realizados). Este es tu efectivo en mano antes de los gastos. Si a continuación restas a esa cifra todas las cuentas por pagar (el dinero que debe por los servicios/trabajos realizados), tendrás tu efectivo disponible. Si la cifra es positiva, tiene un flujo de caja positivo.

Cálculo del flujo de caja

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar no cobradas = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo en mano antes de gastos – Cuentas por pagar = Efectivo en mano

La tesorería inicial es la cantidad de dinero de la que se dispone al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de flujo de caja.

Revisa y controla el presupuesto de su evento

La fase de planificación del presupuesto del evento es sólo el punto de partida. Como se ha mencionado anteriormente, no se pueden prever todos los gastos y lo más probable es que tu presupuesto cambie durante el proceso de planificación del evento. Por ello, es fundamental revisar y controlar el presupuesto. Si es posible, un buen punto de partida es concertar una reunión con el responsable de contabilidad o finanzas de tu empresa para revisar el formato de su presupuesto. Dependiendo del tamaño de la empresa, es posible que quieras reunirte con el propietario. De este modo, podrás asegurarte de que estás en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las exigencias de tu reunión o evento pueden cambiar, también es buena idea confirmar de antemano quién tendría autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo para imprevistos mencionado anteriormente resultará muy útil cuando haya que hacer frente a gastos imprevistos.

Es importante hacer un seguimiento del presupuesto a lo largo de todo el evento, incluidas las fases de planificación. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que le ayudarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas maneras en que la tecnología puede ayudarte a alcanzar tus objetivos financieros es a través de la velocidad y precisión en tiempo real que te permite comunicarte y colaborar con tu equipo. Transferir todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube te permitirá, literalmente, gestionar tus operaciones financieras en cualquier momento y lugar.

Hay una gama de productos y servicios disponibles para apoyar tus necesidades de gestión financiera actuales y futuras, como CendynArcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto concreto, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica puede implementarse fácilmente o si es necesaria la formación. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el rendimiento pasado y a prever el rendimiento financiero futuro.

Analiza el rendimiento financiero de tu reunión o evento

Una vez finalizada la reunión o el evento, hay que cerrar el círculo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de tus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis de su rendimiento financiero.

En primer lugar, vuelve a las medidas de éxito y los puntos de referencia que estableciste antes de tu evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Gracias a los datos cualitativos y cuantitativos del evento, se puede cuantificar mejor el rendimiento del mismo y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el rendimiento de tu reunión o evento en relación con los costes que se produjeron. También es posible que desees comparar diferentes estrategias presupuestarias en función de tu ROI. Por ejemplo, ¿obtienes un mayor ROI del dinero que invierte en el marketing de salida, o de nutrir su base de asistentes existente?

Además, existen opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que te ayudarán a calcular el ROI de su evento, por ejemplo:

  • Social Listening
  • Encuestas de eventos
  • Información y participación en la aplicación del evento
  • Reconocimiento de patrocinadores

En Orquidea, ofrecemos tecnologías que incorporan analíticas avanzadas que permiten calcular el ROI de un evento. Con Eventmobi, por ejemplo (una de nuestras plataformas de eventos); puedes hacer un seguimiento de:

  • Asistencia por sesión/sala por persona.
  • Tráfico a secciones específicas de la plataforma (particular y general)
  • Tiempo de visualización del contenido (incluyendo visualizaciones de vídeos patrocinados y no patrocinados, clics en banners, etc.)

Estos puntos pueden suponer un diferencial para los patrocinadores, que mostrarán interés en los datos recogidos por la plataforma para calcular su ROI.

Resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu rendimiento financiero global es compleja, pero al mismo tiempo está llena de oportunidades para promover la mejora continua a través de un cuidadoso escrutinio de sus esfuerzos pasados. Prioriza las áreas de medición más importantes y asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI deben elegirse en función de la relevancia del área de medición, así como de la capacidad de seguir y medir con precisión ese indicador. A partir de ahí, puedes medir tu rendimiento año tras año y también establecer un objetivo para una medición global de tu rendimiento financiero.

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo los planificadores de hoy en día aprovechan la tecnología de los eventos.

En Orquidea ofrecemos soluciones tecnológicas que se adaptan y optimizan el presupuesto para un evento, sin olvidar el objetivo principal: el éxito. Contacta con nosotros.

Artículo original: https://www.eventmobi.com/blog/event-budget-basics/

08 Jul

Posted at 13:32h in Consejos, Engagement by

Los patrocinadores de eventos son una parte vital de cualquier campaña de marketing de eventos, pero una de las partes más difíciles de conseguir. La clave para encontrar los patrocinadores adecuados es saber dónde buscar, entonces vamos a ver cómo conseguir patrocinadores para un evento en 9 pasos.

En lugar de buscar indiscriminadamente a todos y cada uno de los que podrían ser socios potenciales, la clave está en encontrar empresas que estén específicamente interesadas en patrocinar el tipo de eventos que tu empresa produce. Es una diferencia sutil pero significativa. Al centrarse únicamente en las empresas dispuestas a patrocinar eventos, el proceso de búsqueda se vuelve más específico y, a su vez, arroja resultados más favorables.

Incluso en 2021, no existe una fórmula infalible para garantizar el patrocinio. Pero al contar con una estrategia más orientada, los gestores de eventos con capacidad de captación aumentan sus posibilidades de éxito en el evento.

Entremos en materia.

1. Define los fundamentos de tu evento

Antes de empezar a buscar las empresas adecuadas, articula claramente los factores diferenciadores de tu evento. A continuación, encontrarás algunas preguntas sobre las que reflexionar para llegar al núcleo de la identidad del evento.

  • ¿Cuál es la visión general del evento?
  • ¿Qué objetivos generales se pretenden alcanzar con el evento?
  • ¿Cuáles son los valores de la marca del evento?

Aunque encuentres empresas interesadas en el evento, sólo te las ganarás si aceptan los objetivos y la visión de este, por lo tanto, asegúrate de tener definidos explícitamente estos factores fundamentales antes de iniciar la búsqueda. Ser capaz de comunicar claramente estos valores será crucial para ayudarte a encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos.

2. Investigar por qué las empresas quieren patrocinar eventos

Si el objetivo es encontrar empresas que estén interesadas en patrocinar eventos, el primer paso debería ser entender por qué estas empresas buscan ser patrocinadores. Al fin y al cabo, patrocinar un evento es una inversión importante, por lo que es transcendental conocer los tipos de retorno de la inversión que estas empresas esperan ver. A continuación, se presenta una lista de razones de por qué las empresas buscan oportunidades de patrocinio de eventos.

Beneficios del patrocinio de eventos:

  • Aumento de las impresiones en las redes sociales: Dado que los eventos son una gran plataforma para el contenido de las redes sociales, las empresas ven la oportunidad perfecta para elevar su presencia en las redes sociales a través del patrocinio de eventos. Si tu evento es especialmente adecuado para compartir en las redes sociales, las empresas estarán muy interesadas en promover sus propios canales de redes sociales y en pensar en formas de impulsar el contenido asociado. Si se ejecuta correctamente, todas las partes implicadas salen ganando.
  • Recogida de clientes potenciales: Muchas empresas están entusiasmadas con la perspectiva de conseguir más clientes potenciales a través del patrocinio de eventos. Especialmente si la demografía de los asistentes coincide con una base de clientes objetivo, las empresas ven los eventos como una gran oportunidad para hacer crecer su cartera de ventas y aumentar el número de posibles acuerdos cerrados.
  • Obtener acceso a un grupo demográfico específico: A veces las empresas tienen dificultades para llegar a un determinado grupo demográfico debido a la limitación de recursos o a la falta de exposición general. Sin embargo, el patrocinio de eventos ofrece una forma de llegar a un público objetivo específico que puede ser inaccesible de otro modo. Las empresas están especialmente interesadas en patrocinar eventos si el patrocinio puede dar a la marca la exposición que necesita con respecto a un grupo demográfico específico.

Hay muchas otras razones por las que las empresas quieren patrocinar eventos, pero estos son algunos de los principales factores de motivación. Sean cuales sean las razones en el caso de tu patrocinador, asegúrate de tener muy presente el «por qué» de su afán de patrocinio y aborda esas necesidades de la forma más directa posible.

3. Definir los criterios de patrocinio

Como ya se ha mencionado, es imprescindible que tú, como organizador del evento, comuniques claramente la misión y los objetivos de este cuando te reúnas con los posibles patrocinadores. Del mismo modo, es muy importante que el patrocinador te comunique a ti, como organizador del evento, la misión de su empresa y los valores de su marca.

Tener unos criterios claramente establecidos para los tipos de patrocinadores con los que quieres asociarte es crucial para el éxito general del patrocinio. Es útil tener en cuenta algunas preguntas al hablar con los posibles patrocinadores para ver si se alinean con la visión de tu evento.

Esto puede parecer un poco limitado, pero en este caso, ser exigente es bueno. Disponer de una lista de criterios te ayudará a garantizar la concordancia entre la visión de tus patrocinadores y la de tu evento.

Recuerda que el patrocinio de un evento no consiste únicamente en pedir ayuda económica. Se trata de crear una asociación -tú, como organizador del evento, está aportando un valor significativo– y, como ocurre con todas las asociaciones, ambas partes deben invertir mutuamente para que sea un éxito.

Sé exigente con los criterios de los patrocinadores para garantizar el éxito de la asociación. Te lo debes a ti mismo.

4. Investiga las empresas que han patrocinado eventos similares al suyo

Has articulado los objetivos del evento, has previsto las necesidades de los patrocinadores y has establecido los criterios de éstos. Ahora es el momento de buscar activamente empresas ideales que se ajusten al perfil.

Debes buscar patrocinadores potenciales que estén más dispuestos a patrocinar tu evento que otros. Un buen punto de partida sería buscar otros eventos similares al tuyo y consultar sus páginas de patrocinadores. Si estas empresas estaban interesadas en asociarse con estos eventos, es muy probable que estén interesadas en el tuyo.

Si es posible, (y si no son un competidor directo) ponte en contacto con el organizador del evento y pídele consejos para dar forma al paquete de patrocinio del evento. Este tipo de conversaciones te proporcionarán información clave sobre lo que buscan estas empresas.

5. Utiliza herramientas online para encontrar posibles patrocinadores

Si buscas un grupo más amplio de empresas interesadas en patrocinar eventos, hay muchos recursos en línea que sirven para ese mismo propósito. Por ejemplo, portales web como SponsorMyEvent, Sponsor Pitch o Sponseasy.

Todos ellos son una buena forma de llegar a las empresas que desean colaborar en los eventos. Cada uno de estos recursos te ayudará a elaborar el paquete ideal de patrocinio de un evento, al tiempo que estableces conexiones significativas con los patrocinadores del mismo.

6. Encontrar empresas con los recursos adecuados

Al final, las empresas interesadas en patrocinar eventos también deben estar en condiciones de hacerlo. Una empresa puede estar muy dispuesta a patrocinar tu evento, pero en última instancia, puede no tener suficientes recursos para que tú te sientas seguro de la asociación. He aquí tres cualidades que hay que tener en cuenta a la hora de buscar empresas que estén interesadas y sean aptas para ser patrocinadoras.

  • Empresas con presupuesto suficiente: La razón principal de los patrocinios es cubrir los costes que el organizador del evento no podría cubrir de otro modo, así que asegúrate de que tu posible patrocinador tiene un presupuesto lo suficientemente amplio como para ofrecer apoyo financiero. Si no es así, es posible que no esté dispuesto a ofrecer suficiente valor por su parte, lo que dará lugar a una asociación infructuosa.
  • Empresas con departamentos de publicidad/marketing: Las empresas con departamentos de publicidad o marketing separados suelen reservar un presupuesto para patrocinios. En algunos casos, pueden reservar un presupuesto específico para el patrocinio de eventos. Asociarse con empresas de este tipo facilitará y agilizará el proceso de búsqueda.
  • Empresas a través de referencias: Una vez que hayas conseguido algunos de los primeros patrocinadores, inscríbelos en un programa de referencias que los incentive a promover la oportunidad de patrocinio a otras empresas. De este modo, se le presentarán automáticamente candidatos de patrocinio cualificados y tendrá gran parte de la búsqueda hecha por usted.

Mostrar interés en el patrocinio significa muy poco si la empresa no tiene los recursos para hacerlo. Ten en cuenta estos puntos para evitar estas situaciones.

7. Céntrate en los responsables clave de la toma de decisiones

Al final, sólo serán un puñado de personas las que tomen la decisión final de patrocinar tu evento. Teniendo esto en cuenta, asegúrate de ponerte en contacto con esas personas lo antes posible.

Herramientas como LinkedIn y Hunter.io resultan útiles para dirigirse a estos actores relevantes. Una vez que encuentres su información de contacto, envíales correos electrónicos personalizados sobre el patrocinio del evento que despierten su interés. Cuanto más conozcas a cada parte interesada, más podrás elaborar el mensaje ideal para persuadirles de que se conviertan en patrocinadores del evento. Conoce a los actores clave y averigua cómo captar su atención mediante correos electrónicos eficaces.

 8. Ofrece datos valiosos sobre el evento

Las empresas interesadas en patrocinar eventos siempre estarán interesadas en el tipo de datos que puedes recopilar. Al igual que los datos del evento son importantes para ti como organizador, esos mismos datos del evento ayudarán a las empresas a entender mejor el impacto de su patrocinio y cómo hacer un seguimiento de los asistentes.

Presentar datos valiosos a los posibles patrocinadores será fundamental para asegurar su colaboración. La mejor manera de recopilar estos datos sería a través de un software de eventos sólido y bien integrado, como los que podemos ofrecerte desde Orquidea Technology Group. Una plataforma de gestión de eventos completa proporcionaría las herramientas y funciones necesarias para recopilar los datos del evento que serán valiosos para las empresas interesadas en patrocinar tu evento.

9. Aprovecha tu red de organizadores de eventos

No olvides que conseguir patrocinios no es una tarea nueva. Innumerables organizadores de eventos han realizado y logrado esta tarea con anterioridad. Por lo tanto, no pases por alto el valor de tu red de organizadores de eventos. Acércate a aquellos de los que creas que puedes aprender mucho. Siempre y cuando el organizador no sea un competidor directo, conectar con tus compañeros es una gran manera de aprender nuevas ideas, así como de añadir a tu lista contactos de la industria.

Encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos requiere tanto recursos como experiencia, así que, si crees que te falta esto último, aprovecha para mantener conversaciones con quienes tienen más experiencia. Conocer otros ejemplos de patrocinio de eventos puede servir como fuente de inspiración para tu propia estrategia de cara al futuro.

¿Quieres mantener el tren del patrocinio de eventos en marcha? Organiza un evento excepcional

Es fácil dejarse llevar por la presión de conseguir patrocinios, pero no dejes que eso te distraiga de tu objetivo principal. Al fin y al cabo, tu objetivo principal es organizar un evento espectacular. Sí, los patrocinios son importantes, pero palidecen en comparación con tu misión y visión como organizador de eventos.

Recuerda siempre que el patrocinio de eventos debe complementar tus objetivos generales, no sustituirlos. Y, en última instancia, la mejor manera de encontrar patrocinadores estelares es que ellos vengan a ti. Si el evento es increíble, las empresas más importantes te propondrán ideas de patrocinio. De nuevo, la mejor estrategia de ventas es vender lo que el cliente quiere. Si creas una experiencia estelar en el evento, te asegurarás de que merezca la pena invertir en el evento.

Conseguir patrocinadores para un evento nunca es una tarea fácil, pero con los recursos y la estrategia adecuados, el esfuerzo puede resultar mucho más sencillo y agradable de lo que se esperaba. Estos 9 consejos seguramente te ayudarán a encontrar los patrocinios adecuados para eventos y, al mismo tiempo, a atraerlos hacia ti.

Si quieres saber más sobre los patrocinadores de eventos, contacta con nosotros en Orquidea Technology Group y te asesoraremos y mostraremos como ofrecerles las mejores oportunidades y crear grandes experiencias que os beneficiarán a ambos, y harán el evento inolvidable.

Artículo original: https://blog.bizzabo.com/how-to-find-companies-interested-in-sponsoring-events

27 Feb

Posted at 11:08h in Consejos, Encuestas, Eventos, Tecnología by

El éxito de un evento se evalúa en gran parte cuando este ha finalizado, por ello, las metas que estableces al principio del ciclo de planificación son importantes para estudiarlo. Fijar objetivos y metas no es un ejercicio rápido y fácil, pero la recompensa aparece cuando tienes un conjunto concreto de medidas después del evento. Conseguir valorar el éxito de un evento es verdaderamente importante: descubre las claves para analizarlo en este artículo.

El análisis de los datos después de un evento determina el Retorno de la Inversión (ROI) del mismo. El ROI es un indicador del valor generado en el evento teniendo en cuenta la inversión y los beneficios recaudados.

Cada evento es un mundo diferente, por tanto, las metas y las formas de medir el éxito de tu evento serán distintas. Sin embargo, hay dos áreas clave que todos los eventos tienen en común: el éxito financiero y la satisfacción de los asistentes.

El éxito financiero es diferente para cada evento.

Hay que tener en cuenta si el evento está organizado con fines de lucro o no para alcanzar el punto de equilibrio. A la hora de establecer el presupuesto, los organizadores tienen que realizar un informe con las expectativas que se esperan así que el éxito financiero no debería ser una sorpresa. Es necesario supervisar cuidadosamente tanto los ingresos como los gastos a lo largo del ciclo de vida del evento. Colabora con el departamento de contabilidad para poder revisar cuales son los objetivos y las acciones que se van a ejecutar y poder fijar el presupuesto de una manera eficiente. Entender el cómo y el porqué de esos números es lo que más beneficiará al evento.

Pide información sobre el check-in, o sobre los usuarios que han entrado en la app de tu evento para averiguar cuál ha sido el total de audiencia y diseñar nuevos planes para atraer a nuevos asistentes en futuros eventos. También, puedes evaluar si ha habido un aumento o una disminución de los gastos de expositores y patrocinadores.

Hay que tener en cuenta que algunos factores pueden alterar el ritmo del evento como los impactos del clima, el panorama competitivo, las condiciones económicas, la rotación de personal, para determinar el éxito del evento desde el punto de vista financiero y para el desarrollo futuro del mismo.

 

La satisfacción de los asistentes es un aspecto fundamental a la hora de evaluar el éxito del evento.

Los organizadores de eventos tienen que crear valor para que los asistentes estén satisfechos. De esta forma, podrás formar una relación consolidada y comunicarte con ellos fácilmente. La valoración de los usuarios es el punto clave para medir el resultado del evento.

Podrás descubrir la opinión de los asistentes de manera cuantitativa y cualitativa antes y después del evento.  Diseña y crea encuestas de satisfacción con preguntas abiertas y ofrece la posibilidad de recomendar el evento a otras personas para obtener el feedback completo sobre participaciones, gustos sociales, descargas de la app, la rapidez del proceso de registro, difusión del evento a través de redes sociales…
Por el contrario, si recibes alguna insatisfacción, el primer paso es actuar en consecuencia y comunicarte con el cliente.

En eventos de carácter más digital en los que se disponga, por ejemplo, de apps del evento o webs de registro no resulta complicado conocer datos de la satisfacción de los asistentes; o el uso que este público ha dado a los diferentes soportes digitales ya que habitualmente estas plataformas nos ofrecen la posibilidad de realizar encuestas de satisfacción a los invitados, y también nos ofrecen información sobre el número de usuarios que ha entrado, o de cuantas visitas ha tenido un diferente apartado, por lo que podemos hacer un análisis bastante exhaustivo de lo que ha triunfado y lo que no.

Aprovecha toda esta información para realizar acciones de marketing, benchmarking y engagement. Además, esta información te permite hacer un seguimiento del evento y compararlo con otros del mismo sector o mejorar tus eventos futuros sabiendo que es lo que ha tenido más éxito.

Lo ideal es que el análisis y el informe posteriores al evento se completen dentro de las dos semanas siguientes al mismo. Si vas a lanzar un informe público sobre el evento, hazlo dentro de las primeras 48 horas. Cuanto más tiempo esperes, menos gente se preocupará por leerlo. Utiliza imágenes o infografías para que la información sea más atractiva y fácil de leer. De esta forma, conseguirás que los usuarios lo compartan en sus redes sociales y tu evento tenga mayor alcance. Además, asegúrate de incluir en el análisis todas las secciones que han sido participes en el evento para obtener una visión general y recomendaciones para próximos eventos.

Para concluir, la evaluación del éxito del evento es un proceso que debe ir de la mano con la planificación de este.  Poner en marcha las medidas desde el principio te permitirá ver cómo va tu evento en tiempo real. Tener una compresión del éxito financiero y la satisfacción de los asistentes ayuda al desarrollo y ejecución del evento.

Permite que los usuarios tengan voz en todas las fases del evento para incentivar el engagement y futura asistencia, así como, mejorar los resultados de las encuestas. Por último, establece un plan de seguimiento y evaluación que construirá la base sólida para los próximos eventos. Contacta con nosotros  para obtener todas las estadísticas antes, durante y después del evento tanto de procesos de registro, de check-in, como de apps, webs, votaciones en directo, etc.

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/best-practices-for-evaluating-event-success

04 Feb

Posted at 11:45h in Apps para eventos, Consejos, Gamificación, Tecnología by

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionada por poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RA) interactiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tu feed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes sociales. Además, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales y mantener una conversación activa sobre el evento.  

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situ. Integra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la app, compartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeos (con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía o utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles.                                                                                                                         

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA.  

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experiencia. Por esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/