08 Jul Cómo conseguir patrocinadores para un evento en 9 pasos
Los patrocinadores de eventos son una parte vital de cualquier campaña de marketing de eventos, pero una de las partes más difíciles de conseguir. La clave para encontrar los patrocinadores adecuados es saber dónde buscar, entonces vamos a ver cómo conseguir patrocinadores para un evento en 9 pasos.
En lugar de buscar indiscriminadamente a todos y cada uno de los que podrían ser socios potenciales, la clave está en encontrar empresas que estén específicamente interesadas en patrocinar el tipo de eventos que tu empresa produce. Es una diferencia sutil pero significativa. Al centrarse únicamente en las empresas dispuestas a patrocinar eventos, el proceso de búsqueda se vuelve más específico y, a su vez, arroja resultados más favorables.
Incluso en 2021, no existe una fórmula infalible para garantizar el patrocinio. Pero al contar con una estrategia más orientada, los gestores de eventos con capacidad de captación aumentan sus posibilidades de éxito en el evento.
Entremos en materia.
1. Define los fundamentos de tu evento
Antes de empezar a buscar las empresas adecuadas, articula claramente los factores diferenciadores de tu evento. A continuación, encontrarás algunas preguntas sobre las que reflexionar para llegar al núcleo de la identidad del evento.
- ¿Cuál es la visión general del evento?
- ¿Qué objetivos generales se pretenden alcanzar con el evento?
- ¿Cuáles son los valores de la marca del evento?
Aunque encuentres empresas interesadas en el evento, sólo te las ganarás si aceptan los objetivos y la visión de este, por lo tanto, asegúrate de tener definidos explícitamente estos factores fundamentales antes de iniciar la búsqueda. Ser capaz de comunicar claramente estos valores será crucial para ayudarte a encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos.
2. Investigar por qué las empresas quieren patrocinar eventos
Si el objetivo es encontrar empresas que estén interesadas en patrocinar eventos, el primer paso debería ser entender por qué estas empresas buscan ser patrocinadores. Al fin y al cabo, patrocinar un evento es una inversión importante, por lo que es transcendental conocer los tipos de retorno de la inversión que estas empresas esperan ver. A continuación, se presenta una lista de razones de por qué las empresas buscan oportunidades de patrocinio de eventos.
Beneficios del patrocinio de eventos:
- Aumento de las impresiones en las redes sociales: Dado que los eventos son una gran plataforma para el contenido de las redes sociales, las empresas ven la oportunidad perfecta para elevar su presencia en las redes sociales a través del patrocinio de eventos. Si tu evento es especialmente adecuado para compartir en las redes sociales, las empresas estarán muy interesadas en promover sus propios canales de redes sociales y en pensar en formas de impulsar el contenido asociado. Si se ejecuta correctamente, todas las partes implicadas salen ganando.
- Recogida de clientes potenciales: Muchas empresas están entusiasmadas con la perspectiva de conseguir más clientes potenciales a través del patrocinio de eventos. Especialmente si la demografía de los asistentes coincide con una base de clientes objetivo, las empresas ven los eventos como una gran oportunidad para hacer crecer su cartera de ventas y aumentar el número de posibles acuerdos cerrados.
- Obtener acceso a un grupo demográfico específico: A veces las empresas tienen dificultades para llegar a un determinado grupo demográfico debido a la limitación de recursos o a la falta de exposición general. Sin embargo, el patrocinio de eventos ofrece una forma de llegar a un público objetivo específico que puede ser inaccesible de otro modo. Las empresas están especialmente interesadas en patrocinar eventos si el patrocinio puede dar a la marca la exposición que necesita con respecto a un grupo demográfico específico.
Hay muchas otras razones por las que las empresas quieren patrocinar eventos, pero estos son algunos de los principales factores de motivación. Sean cuales sean las razones en el caso de tu patrocinador, asegúrate de tener muy presente el «por qué» de su afán de patrocinio y aborda esas necesidades de la forma más directa posible.
3. Definir los criterios de patrocinio
Como ya se ha mencionado, es imprescindible que tú, como organizador del evento, comuniques claramente la misión y los objetivos de este cuando te reúnas con los posibles patrocinadores. Del mismo modo, es muy importante que el patrocinador te comunique a ti, como organizador del evento, la misión de su empresa y los valores de su marca.
Tener unos criterios claramente establecidos para los tipos de patrocinadores con los que quieres asociarte es crucial para el éxito general del patrocinio. Es útil tener en cuenta algunas preguntas al hablar con los posibles patrocinadores para ver si se alinean con la visión de tu evento.
Esto puede parecer un poco limitado, pero en este caso, ser exigente es bueno. Disponer de una lista de criterios te ayudará a garantizar la concordancia entre la visión de tus patrocinadores y la de tu evento.
Recuerda que el patrocinio de un evento no consiste únicamente en pedir ayuda económica. Se trata de crear una asociación -tú, como organizador del evento, está aportando un valor significativo– y, como ocurre con todas las asociaciones, ambas partes deben invertir mutuamente para que sea un éxito.
Sé exigente con los criterios de los patrocinadores para garantizar el éxito de la asociación. Te lo debes a ti mismo.
4. Investiga las empresas que han patrocinado eventos similares al suyo
Has articulado los objetivos del evento, has previsto las necesidades de los patrocinadores y has establecido los criterios de éstos. Ahora es el momento de buscar activamente empresas ideales que se ajusten al perfil.
Debes buscar patrocinadores potenciales que estén más dispuestos a patrocinar tu evento que otros. Un buen punto de partida sería buscar otros eventos similares al tuyo y consultar sus páginas de patrocinadores. Si estas empresas estaban interesadas en asociarse con estos eventos, es muy probable que estén interesadas en el tuyo.
Si es posible, (y si no son un competidor directo) ponte en contacto con el organizador del evento y pídele consejos para dar forma al paquete de patrocinio del evento. Este tipo de conversaciones te proporcionarán información clave sobre lo que buscan estas empresas.
5. Utiliza herramientas online para encontrar posibles patrocinadores
Si buscas un grupo más amplio de empresas interesadas en patrocinar eventos, hay muchos recursos en línea que sirven para ese mismo propósito. Por ejemplo, portales web como SponsorMyEvent, Sponsor Pitch o Sponseasy.
Todos ellos son una buena forma de llegar a las empresas que desean colaborar en los eventos. Cada uno de estos recursos te ayudará a elaborar el paquete ideal de patrocinio de un evento, al tiempo que estableces conexiones significativas con los patrocinadores del mismo.
6. Encontrar empresas con los recursos adecuados
Al final, las empresas interesadas en patrocinar eventos también deben estar en condiciones de hacerlo. Una empresa puede estar muy dispuesta a patrocinar tu evento, pero en última instancia, puede no tener suficientes recursos para que tú te sientas seguro de la asociación. He aquí tres cualidades que hay que tener en cuenta a la hora de buscar empresas que estén interesadas y sean aptas para ser patrocinadoras.
- Empresas con presupuesto suficiente: La razón principal de los patrocinios es cubrir los costes que el organizador del evento no podría cubrir de otro modo, así que asegúrate de que tu posible patrocinador tiene un presupuesto lo suficientemente amplio como para ofrecer apoyo financiero. Si no es así, es posible que no esté dispuesto a ofrecer suficiente valor por su parte, lo que dará lugar a una asociación infructuosa.
- Empresas con departamentos de publicidad/marketing: Las empresas con departamentos de publicidad o marketing separados suelen reservar un presupuesto para patrocinios. En algunos casos, pueden reservar un presupuesto específico para el patrocinio de eventos. Asociarse con empresas de este tipo facilitará y agilizará el proceso de búsqueda.
- Empresas a través de referencias: Una vez que hayas conseguido algunos de los primeros patrocinadores, inscríbelos en un programa de referencias que los incentive a promover la oportunidad de patrocinio a otras empresas. De este modo, se le presentarán automáticamente candidatos de patrocinio cualificados y tendrá gran parte de la búsqueda hecha por usted.
Mostrar interés en el patrocinio significa muy poco si la empresa no tiene los recursos para hacerlo. Ten en cuenta estos puntos para evitar estas situaciones.
7. Céntrate en los responsables clave de la toma de decisiones
Al final, sólo serán un puñado de personas las que tomen la decisión final de patrocinar tu evento. Teniendo esto en cuenta, asegúrate de ponerte en contacto con esas personas lo antes posible.
Herramientas como LinkedIn y Hunter.io resultan útiles para dirigirse a estos actores relevantes. Una vez que encuentres su información de contacto, envíales correos electrónicos personalizados sobre el patrocinio del evento que despierten su interés. Cuanto más conozcas a cada parte interesada, más podrás elaborar el mensaje ideal para persuadirles de que se conviertan en patrocinadores del evento. Conoce a los actores clave y averigua cómo captar su atención mediante correos electrónicos eficaces.
8. Ofrece datos valiosos sobre el evento
Las empresas interesadas en patrocinar eventos siempre estarán interesadas en el tipo de datos que puedes recopilar. Al igual que los datos del evento son importantes para ti como organizador, esos mismos datos del evento ayudarán a las empresas a entender mejor el impacto de su patrocinio y cómo hacer un seguimiento de los asistentes.
Presentar datos valiosos a los posibles patrocinadores será fundamental para asegurar su colaboración. La mejor manera de recopilar estos datos sería a través de un software de eventos sólido y bien integrado, como los que podemos ofrecerte desde Orquidea Technology Group. Una plataforma de gestión de eventos completa proporcionaría las herramientas y funciones necesarias para recopilar los datos del evento que serán valiosos para las empresas interesadas en patrocinar tu evento.
9. Aprovecha tu red de organizadores de eventos
No olvides que conseguir patrocinios no es una tarea nueva. Innumerables organizadores de eventos han realizado y logrado esta tarea con anterioridad. Por lo tanto, no pases por alto el valor de tu red de organizadores de eventos. Acércate a aquellos de los que creas que puedes aprender mucho. Siempre y cuando el organizador no sea un competidor directo, conectar con tus compañeros es una gran manera de aprender nuevas ideas, así como de añadir a tu lista contactos de la industria.
Encontrar empresas interesadas en patrocinar eventos requiere tanto recursos como experiencia, así que, si crees que te falta esto último, aprovecha para mantener conversaciones con quienes tienen más experiencia. Conocer otros ejemplos de patrocinio de eventos puede servir como fuente de inspiración para tu propia estrategia de cara al futuro.
¿Quieres mantener el tren del patrocinio de eventos en marcha? Organiza un evento excepcional
Es fácil dejarse llevar por la presión de conseguir patrocinios, pero no dejes que eso te distraiga de tu objetivo principal. Al fin y al cabo, tu objetivo principal es organizar un evento espectacular. Sí, los patrocinios son importantes, pero palidecen en comparación con tu misión y visión como organizador de eventos.
Recuerda siempre que el patrocinio de eventos debe complementar tus objetivos generales, no sustituirlos. Y, en última instancia, la mejor manera de encontrar patrocinadores estelares es que ellos vengan a ti. Si el evento es increíble, las empresas más importantes te propondrán ideas de patrocinio. De nuevo, la mejor estrategia de ventas es vender lo que el cliente quiere. Si creas una experiencia estelar en el evento, te asegurarás de que merezca la pena invertir en el evento.
Conseguir patrocinadores para un evento nunca es una tarea fácil, pero con los recursos y la estrategia adecuados, el esfuerzo puede resultar mucho más sencillo y agradable de lo que se esperaba. Estos 9 consejos seguramente te ayudarán a encontrar los patrocinios adecuados para eventos y, al mismo tiempo, a atraerlos hacia ti.
Si quieres saber más sobre los patrocinadores de eventos, contacta con nosotros en Orquidea Technology Group y te asesoraremos y mostraremos como ofrecerles las mejores oportunidades y crear grandes experiencias que os beneficiarán a ambos, y harán el evento inolvidable.
Artículo original: https://blog.bizzabo.com/how-to-find-companies-interested-in-sponsoring-events