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El juego es un elemento motivacional clave para la participación de la audiencia en los eventos. Recompensa y reconoce los esfuerzos de participación de los distintos invitados al evento y les proporciona una sensación de conexión con destinos de todo el mundo; además de ofrecer puntos por aprender información de valor o hacer nuevos contactos en el ámbito profesional. Esta guía para la gamificación en Eventos Virtuales da a los organizadores de eventos herramientas para utilizar la gamificación de la plataforma para impulsar algunos objetivos clave en los eventos en vivo, entre otros: el contenido educativo y la oportunidad de establecer contactos.

Lo mejor para amplificar los objetivos y el alcance del engagement del evento es diseñar un buen plan de juego, tanto para el organizador del evento como para que los asistentes sientan reconocidos sus logros. Lo que significa que hay que distribuir los puntos para los usuarios dándole mayor importancia a ciertas acciones como: participar en actividades de networking, buena comprensión de información clave en los contenidos de vídeo y otros materiales educativos y la interacción con los patrocinadores y los expositores del evento, que debe servir para establecer contactos y objetivos educativos simultáneamente.

Utilizando como modelo nuestra plataforma de Eventos Virtuales, esta guía proporciona consejos prácticos sobre cómo los planificadores de eventos pueden utilizar el juego para impulsar el engagement en cada uno de estos tres aspectos clave:

1. INCENTIVA CONEXIONES ENTRE ASISTENTES A TRAVÉS DE LA GAMIFICACIÓN:

En un principio se podría decir que la cancelación de eventos presenciales llevaría implícito una pérdida de oportunidades de hacer networking y establecer nuevos contactos pero podemos frenar esto gracias a los desafíos de la plataforma. Con los retos de gamificación se pueden asignar puntos, por ejemplo, por visitar un perfil, por enviar un mensaje y por programar una reunión virtual, lo que favorecerá y motivará a los asistentes a realizar más contacto entre ellos.

Usa los perfiles de los asistentes para fomentar las interacciones entre jugadores, antes y durante el evento:

Ofrece puntos a los asistentes por rellenar sus biografías antes del evento, cuanta más información más puntos. Eso hará que sus perfiles sean más atractivos a la hora del evento, y por tanto, sean más visitados; muestra la tabla de clasificación de los jugadores, lo que también dará dinamismo al networking y hará que los asistentes visiten los perfiles de los mejor clasificados. A la vez también les puedes dar un código a cada perfil de los diferentes invitados y así esto favorecerá el envío de mensajes directos entre la audiencia para intercambiar códigos y ganar puntos.

 

Integra juegos para romper el hielo en la plataforma:

Incluye preguntas personales sencillas (¿dónde naciste?, ¿tienes mascota?, etc.), de esta manera puede crear dos tipos de reto: publicar las respuestas y otorgar puntos a los visitantes de ese perfil si aciertan después de visitarlo, o publicar solo las preguntas y favorecer los mensajes directos entre asistentes, instándolos a que averigüen las respuestas de los demás.

Además, como se ve en la siguiente imagen, los asistentes pueden ganar puntos de juego configurando reuniones de video chat 1:1 con sólo unos pocos clics.

Todo esto dará pie a conexiones realmente interesantes y profundas entre ellos, lo que dará verdadero valor y sensación cercanía a tu evento virtual.

Propón concursos de fotografía para fomentar la creatividad y conectividad.

La fotografía no es un sustituto del encuentro cara a cara, pero favorece la conexión visual y contribuirá a que los asistentes se sientan más conectados entre sí. Favorece aún más esta conexión añadiendo puntos extra por subir una captura de las reuniones en vídeo 1:1 y por subir a las redes sociales estas u otras imágenes del desarrollo de las reuniones, con el hashtag del evento.

También se puede sacar partido a la distancia y diferentes puntos geográficos donde se encuentren los asistentes, agregando desafíos en los que compartir fotografías de la ubicación de cada uno sirva para ganar puntos, y por tanto, fomente la interacción entre la audiencia. Esto se puede hacer de dos maneras:

  • los asistentes pueden compartir fotos en los redes sociales con el hashtag del evento, y las publicaciones se capturarán automáticamente en el muro de redes sociales en vivo de la plataforma virtual
  • o pueden compartir las fotos en un grupo de discusión dedicado creado por el organizador del evento

Compartir fotos como ésta puede ser una forma de que los asistentes participen en los desafíos de la gamificación y al mismo tiempo lleguen a nuevas audiencias en las redes sociales.

2. LA GAMIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA PARA MANTENER AL PÚBLICO CONECTADO AL STREAMING EN VIVO:

Un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento virtual es mantener el interés de los asistentes, para lo que el juego de nuevo puede ser un gran aliciente. Los asistentes pueden recibir puntos simplemente por ver las sesiones pero podemos ir más allá.

Crea juegos de conocimiento y aprendizaje

Los juegos tipo quiz de sobre conocimientos no sólo animan a los asistentes a buscar y retener información de lo que han visto en las conferencias, sino que también proporcionan a los participantes una forma medible de registrar cuánto han aprendido. Un buen evento de gamificación no consiste en dar a los asistentes una distracción novedosa. Se trata de convertir la participación activa en el evento en una forma de juego.

Hay dos hábitos clave que los organizadores de eventos quieren desalentar cuando se trata de sesiones transmitidas en vivo: llegar tarde y salir temprano. Una buena estrategia es anunciar que las respuestas a las preguntas del quiz se revelarán al principio o al final de una sesión de streaming. De esa manera, los asistentes tendrán un incentivo adicional para sintonizar temprano y quedarse hasta el final.

Relaciona el quiz con el contenido de un patrocinador o de un ponente

Sé creativo con el formato del cuestionario. Combina los detalles personales de los oradores del evento con la información de los patrocinadores. Considera usar una mezcla de texto y preguntas basadas en imágenes. Por ejemplo: haz que los asistentes adivinen que producto de algún patrocinador se está utilizando en una imagen, o para que debería usarse según lo que haya dicho el orador; pregunta por algún dato importante de los expositores que se haya dado durante la sesión (año de fundación, localización de la sede…).

 

3. FAVORECE EL RETORNO DE LA INVERSIÓN PARA LOS PATROCINADORES Y EXPOSITORES DEL EVENTO:

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen múltiples oportunidades para promocionar a los patrocinadores a través del juego. Cada una de las tácticas enumeradas anteriormente puede traducirse en un retorno de la inversión medible.

La búsqueda del premio es una buena opción para conducir el tráfico de visitas a los patrocinadores

Los asistentes pueden recibir puntos por visitar los stands virtuales de los patrocinadores o por enviarles mensajes. Asigna un mayor número de puntos para la creación de reuniones virtuales, ya sea para demostraciones 1:1 u otras discusiones de negocios. Del mismo modo, puedes asignar puntos por ver el contenido del expositor y del patrocinador, con puntos extra asignados por responder correctamente a las preguntas sobre el material tratado.

Escalona los puntos de juego para igualar las inversiones de los patrocinadores

El número de puntos relacionados con cada actividad debe estar en proporción directa con las inversiones de los patrocinadores. Por ejemplo, una visita a un stand del Patrocinador Oro podría otorgar 100 puntos, mientras que una visita al Patrocinador Plata podría dar 75.

Hay que tener en cuenta que deberíamos involucrar a los patrocinadores y los expositores también en el diseño de la actividad. ¿Quieren hacer preguntas relacionadas con la información del producto, o quieren añadir un toque personal preguntando sobre un hecho divertido en la biografía de su director general?

Usa la caza del tesoro para entregar pistas

Por último, la búsqueda del tesoro puede ser una forma efectiva de atraer más tráfico a las páginas de los patrocinadores de su plataforma de eventos virtuales.

Una opción es no mostrar el código personalizado directamente en la página del patrocinador, sino dentro de un vídeo de demostración, o al final del contenido promocional. Otra estrategia es permitir a los patrocinadores compartir el código en video chats personales 1:1. Este enfoque aumenta la oportunidad de interacción y el desarrollo significativo de los contactos.

En conclusión para que los eventos virtuales ofrezcan las mismas claves que los asistentes esperan de las experiencias en persona, se tiene que jugar con las ventajas únicas de las plataformas digitales. Los eventos digitales encajan de forma natural con la gamificación.

Nuestra plataforma de eventos virtuales incluye un sistema de gamificación completamente integrado. Puedes asignar puntos a cualquier número de actividades dentro de la plataforma. Además, una tabla de clasificación muestra las clasificaciones de los asistentes en tiempo real, y la interfaz facilita a los asistentes el seguimiento de las indicaciones e instrucciones del juego. Por ejemplo, una vez que un asistente ha encontrado el perfil de otro participante, el diseño de la plataforma facilita el siguiente paso de enviar un mensaje directo. Con sólo unos pocos clics más, pueden configurar un video chat.

 

Para que el juego de un evento virtual sea efectivo, tanto la acumulación de puntos como el proceso de obtención de los mismos deben ser ágiles e intuitivos, como de hecho es el caso.

Ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de diseñar un plan de gamificación sólido en tu plataforma de Eventos Virtuales que favorezca el engagement y la atención durante el evento, la interacción entre los usuarios y los patrocinadores y brinde una sensación de cercanía y conexiones interesantes.

Artículo original en Eventmobi.

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

¿Cómo usar la Tecnología para realizar Eventos Corporativos Inolvidables?

Uno de los errores más comunes en todo tipo de eventos corporativos es la falta de alineación que suele ocurrir entre los objetivos del evento y la solución de tecnología para eventos que usted haya adquirido.

 

Para poder realizar un evento inolvidable y que produzca los mejores resultados deberá elegir una tecnología de eventos que le permita manejar toda la información y ayudar así a conseguir el objetivo particular de su evento. Hacer uso de este tipo de tecnología le permitirá realizar un evento inolvidable.

 

La cuestión es, cuando usted realiza múltiples eventos corporativos todos los años y cada uno con diferentes objetivos, usted no tiene el tiempo o la capacidad para buscar diferentes soluciones para cada evento.

 

Por ello es mucho más sencillo escoger una plataforma de tecnología para eventos que sea altamente configurable y permita personalizar su registro, su Live Dislpay y su app para el evento de forma tal que cumpla con el propósito único y particular de cada uno de esos eventos.

 

Alinear la tecnología con los objetivos del evento

 

Desde un punto de vista práctico, por ejemplo, se puede usar la misma plataforma de generación de Apps para eventos para preparar las dos reuniones de ventas del año y las reuniones anuales, pero para cumplir sus objetivos puede usar diferentes funcionalidades.

 

Por ejemplo, para ayudar a incrementar el networking y el compromiso en su próxima reunión de kickoff de ventas se pueden utilizar juegos basados en retos durante el uso de la App. Por otro lado quizás estos juegos no encajan para su Junta General Anual, pero sin embargo, pueden utilizar funcionalidades como Votaciones en Vivo para votar sobre temas específicos en discusión durante la mencionada junta.

El punto importante que debe recordar es que usted puede y debe personalizar su solución de tecnología para eventos para alinearlos con sus objetivos.

A continuación presentamos algunas ideas de cómo llevar a cabo diferentes tipos de eventos con una sola plataforma de tecnología para eventos:

 

Como impactar en un Kickoff de Venta

 

Los Kickoffs de Ventas son importantes para comenzar el año fiscal con el pie derecho. Típicamente los objetivos de estos eventos son asegurar que los miembros de los equipos de ventas estén bien educados sobre los productos y energizados y concienciados para alcanzar los objetivos.

Eventos CorporativosAlgunos consejos para utilizar en su próxima reunión de Kickoff:

  • No utilice papel guardando y asegurando las presentaciones importantes, documentos de entrenamiento o información de producto y haciendo está información fácilmente disponible a todos los representantes de ventas en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

  • Fomente las relaciones incentivando a su equipo con un juego de networking donde los asistentes sean motivados y recompensados por conocer nuevos miembros del equipo y a los ejecutivos líderes.

 

  • Incremente la participación y el entusiasmo para asegurar que su equipo esté preparado para afrontar las cuotas de venta del año que comienza. Con herramientas como los Grupos de Discusión, Votaciones en Vivo y Preguntas y Respuestas, se pueden crear conversaciones moderadas dentro de la App acerca de aspectos claves y fomentar las discusiones durante las sesiones de educación que sean importantes.

 

Revise  los Objetivos de la Compañía en la Junta General Anual

 

Las Juntas Generales Anuales son reuniones obligatorias en donde se presenta información importante acerca del estado general de las organizaciones, se revisa el año fiscal previo, los reportes financieros y se pueden tomar algunas decisiones clave. Con los accionistas, los ejecutivos de Alto nivel, los miembros del Consejo de Dirección y otros líderes claves involucrados, el branding y la seguridad cobran mayor importancia.

 

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos con una app para evento?

 

  • Garantice la Seguridad subiendo los documentos financieros en una App segura y verifique que el acceso de los asistentes está controlado mediante un login y un password, además de otras medidas de seguridad.
  • Impresione a las personas clave con un diseño elegante y asegure que tengan un acceso rápido a la agenda y a otros detalles importantes al alcance de la punta de sus dedos.
  • Capture la opinión de los asistentes y tome decisiones al momento mediante herramientas de respuesta de la audiencia como Preguntas y Respuestas y Votaciones en Vivo.

 

Cree el Debut Perfecto en su Próximo Lanzamiento de Producto
Los Lanzamientos de Productos están organizados para mostrar las últimas y mejores ofertas de la empresa e impulsar las ventas. Para asegurar el éxito, un lanzamiento de producto debe alcanzar con éxito varios tipos de público y garantizar que se transmita emoción y positividad sobre lo que están viendo.

 

¿Cómo puede ayudar en esto la Tecnología para Evento?

 

  • Educando los Asistentes haciendo fácil el aprender más acerca de su producto. Suba información de producto, vídeos y folletos electrónicos a una App personalizada con su marca de forma tal que los asistentes pueden acceder a la información en cualquier sitio donde se encuentren.

 

  • Cree ruido en las redes sociales integrando la App con su plataforma de redes sociales y permitiendo a los asistentes interactuar y difundir las noticias acerca de su producto. Se puede escoger un hashtag asegurando que todos están usando el mismo e incorporando un Live Display con un muro de tweets en vivo.

 

  • Elimine las molestias e inconvenientes en las sesiones de Preguntas y Respuestas, no utilice micrófono, deje que los asistentes realicen las preguntas utilizando una App.

 

 

 Eventos corporativos

 

Provea de valor a las Conferencias de Usuarios o de Clientes

 

Las Conferencias de Usuarios o de importantes para una organización para construir relaciones sólidas con sus clientes actuales y potenciales conectándolos con la información y las personas correctas.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

  • Cree una excelente experiencia de registro implementando un sistema integrado de registro. Será fácil para los asistentes un registro efectivo para manejar y simplificar la captura de esas preguntas importantes pre-evento acerca de restricciones médicas o de alimentación, preferencias acerca de las sesiones y otros detalles importantes.
  • Alentar el intercambio de conocimientos in-situ, permitiendo a los asistentes a interactuar tanto con el contenido de la sesión y otros clientes a través de las herramientas de participación como votación en directo, Preguntas y Respuestas y debates en grupo.
  • Demuestre el ROI del Evento creando informes personalizados con una plataforma con analíticas integradas. Profundice en los detallas de forma tal que pueda entender que es lo que a los asistentes les gustó más y en dónde hay espacio para la mejora en el futuro.

 

 

Maximice el ROI de los Expositores en
las Ferias

 

Las ferias dan a los clientes actuales y a los clientes potenciales la oportunidad de reunirse con las organizaciones para aprender más acerca de sus productos o servicios. La clave es asegurarse que los patrocinadores o expositores sientan que están obteniendo un retorno sobre su inversión por estar ahí y que los asistentes  salgan con la información que ellos estaban buscando.

 

Esto puede ser alcanzado fácilmente con lo siguiente:Eventos corporativos

 

 

  • Destaca a los patrocinadores, exhibidores y asociados asegurando que cada uno tenga un espacio digital suficiente para compartir la información de su compañía, las noticias sobre sus productos y más. Incremente la exposición de sus patrocinadores claves utilizando la pantalla principal de su App para evento, creando banners y usando distintivos que destaquen a los patrocinadores.
  • Guíe sin esfuerzo a los asistentes utilizando mapas interactivos para demostrar donde están ubicados cada uno de los expositores. No más búsquedas página tras página en una guía impresa para ubicar a un expositor.
  • Incremente el tráfico hacia los expositores utilizando técnicas de Gamificación para trazar el camino que usted desea, es fácil motivar a los asistentes a que visiten espacios específicos de un grupo de expositores por lo cual se asegurará que estarán con ustedes al año siguiente.

 

Cree un viaje de Incentivo Inspirador

 

Los viajes de incentivo son una oportunidad para que los asistentes se relajen y disfruten de la recompensa a un trabajo duro. Ellos quieren que sea libre de estrés, pero también quieren asegurarse de que es transparente y fácil de ponerse en contacto con todo el mundo, incluso cuando no están todos juntos.

 

¿Cómo puede ayudar la Tecnología para Evento?

 

 

Las aplicaciones de eventos hacen que sea fácil mantenerse en contacto con los asistentes:

Eventos corporativos

 

  • Proporcione todo lo que necesitan conocer antes de ir, subiendo los contactos claves, detalles del hotel, los horarios de transporte y toda la información sobre la actividad.
  • Mantenga a los asistentes informados (aun si ellos se han escapado a la piscina durante el día) con alertas y notificaciones en tiempo real.
  • Fomente nuevas relaciones permitiendo a los asistentes ver los perfiles de la gente con la que compartirán su tiempo y permitirles enviar mensajes a través de la App para hacer nuevos amigos durante ese tiempo.

 

La tecnología para eventos está apareciendo poco a poco en todos los eventos corporativos, ya que es una gran manera de aumentar el ROI, hacer cambios sobre la marcha y garantizar los asistentes que tienen todo lo que necesitan en la palma de la mano; sin embargo, es importante recordar que no existe  una talla única para todos los eventos. La solución de tecnología de eventos adecuada puede ser personalizada para garantizar que  sus eventos puedan alcanzar sus objetivos principales.

 

 

Via | Blog Eventmobi

Las reuniones Kick-off deberían ser excitantes e inspiradoras, no sosas y aburridas. Esta es su oportunidad para reunir a todos en una sala para reflexionar acerca de ideas, obtener una valiosa retroalimentación, y realmente establecer el tono para el resto del año.

 

Aparte de reunir a todo el equipo y transmitir el entusiasmo acerca de lo que está por venir, las reuniones KICK-OFF le permiten ganar perspectiva para el nuevo año con una reflexión sobre el año anterior. Usted puede celebrar los éxitos, pero también admitir importantes fracasos y usar estos como experiencias de aprendizaje en su movimiento hacia adelante. Estas reuniones también proveen una oportunidad para una valiosa planificación en equipo, iniciativas de entrenamiento y construcción de equipos.

 

Si bien es posible que usted desee tratar estas reuniones como cualquier otra reunión, es importante darles a los asistentes la atención extra que ellos desean. ¡Usted está presentando y planeando su año entero! Es crucial construir el impulso adecuado con su equipo y sólo tiene poco tiempo para hacerlo. Si usted está perplejo, tenemos algunos consejos que le agregarán algo de entusiasmo a su reunión KICK-OFF.

 

1. Cambie el nombre

Considere no llamarle “Reunión KICK-OFF”. Cuando usted le llama una reunión “KICK-OFF”, esto implica que una serie de decisiones han sido ya tomadas sin ninguna participación, y esto pudiera hacer que algunos miembros se sientan excluidos. También “Reunión KICK-OFF” suena congestionado, a cliché y aburrido ¿no te parece? Un enfoque más positivo sería colocar un nombre a la reunión que sugiera que aún hay trabajo por hacer (lo cual es cierto). ¿Por qué no llamar a su reunión inicial: El camino por recorrer en 2016 o 2016:Preparándonos para el crecimiento? Usted podrá crear diapositivas con la información que ya ha sido decidida para el año nuevo, pero dándole un nombre diferente implica que hay espacio para las ideas, cambios y participación – tal cual como debería ser. Si los miembros del equipo sienten que serán capaces de impacto en la reunión, ellos estarán más propensos a escuchar activamente y a participar, en vez de sólo recostarse, oír y disfrutar de su café.

 

2. Hágalo Interactivo

Reuniones Kick-off

 

Todo el mundo se apunta a la reunión esperando tener que sentarse el tiempo que dure la reunión y oír al presentador como todos los años. Es probable, que la mayoría de la gente haya realizado un check-out mental incluso antes que la reunión haya comenzado. ¡Cambie su reunión! Comience la reunión preguntando a todos algunas ideas para la conferencia o evento que justo va a comenzar.

 

El  Crowdsourcing de contenidos e ideas se simplifica utilizando tecnología para eventos como una App con un sistema de respuesta de la audiencia. Permitiendo a los asistentes hacer sus preguntas o comentarios usando funcionalidades como “Haga Una Pregunta” que les dará a ellos la oportunidad de plantear preguntas o apoyar preguntas que otros ya hayan realizado.

 

Alternativamente puede abrir una sesión de preguntas en vivo con preguntas tales como: ¿Qué sesiones piensa que deben ser incluidas? ¿Qué actividades para romper el hielo funcionaron mejor?  ¿A qué presentadores quieren ver de nuevo? ¿Qué tipo de comida quieren ver en el próximo evento? Aunque ya usted tenga pensado su próximo evento, mantenga un espacio abierto a nuevas ideas que se le puedan haber pasado, recopilando datos en tiempo real para un impacto inmediato o descargándola a posteriori para analizar los números.

 

Considere un enfoque divertido como un juego de trivial. Utilice técnicas de gamificación para contribuir al logro de sus objetivos. Si el objetivo de la reunión es revisar el desempeño del año pasado, incluya preguntas acerca de los logros obtenidos el año anterior, algo de lo que el ponente esté hablando, para verificar que los conceptos han quedado claros y también para comprobar el grado de compenetración que está logrando el ponente con los asistentes. Aunque esto funcionará como un juego, la información que se puede obtener de las respuestas es fundamental para medir el éxito o fracaso del mismo evento.

 

3. Considere un ponente sorpresa

Aunque  su reunión KICK-OFF es probable que ya esté planificada para 2016, no es demasiado tarde para llegar a algunos contactos (incluso algún cliente) para que venga y ofrezca una breve introducción o 15 minutos de conversación inspiradora. Si usted tiene un cliente de confianza, tal vez estaría interesado en venir a charlar sobre una experiencia positiva que haya tenido con su equipo el pasado año. Dentro de la aplicación de eventos, puede mencionar a una ponente sorpresa al nombrar la sesión “Ponente Secreto” y la posibilidad de subir un perfil del ponente sin su fotografía, pero si con su biografía.

 

No tiene por qué ser complejo, sólo algo para cambiar las cosas y conseguir que su equipo disponga a sentarse con la espalda recta y se sientan motivados para escuchar. Incluso se podría considerar tener a alguien vía Skype.

 

4. Promueva un excelente networking

Reuniones Kick-off

 

La Gamificación es también una gran forma de promover networking y el team building. Destine tiempo para que en medio de la reunión la gente se levante de sus asientos para hablar unos con otros. En una oportunidad vimos a un cliente crear un reto llamado “Conozca al Fundador” como parte de su juego de evento en donde el jugador tiene que encontrar al Fundador de la Empresa, presentarse y/o saludarle, y él a cambio le dará un PASSCODE que representa puntos para su cuenta particular en la competencia general que se establece con la Gamificación. Si usted no está familiarizado con el uso de Gamificación en Eventos consulte nuestra Guía Definitiva de Gamificación para Eventos.

 

Aprovechar las técnicas de Gamificación es una manera inteligente de animar a los miembros más nuevos del equipo a conocer a empleados con más experiencia. Puede tener retos tales como “Conozca un colega que tenga más de 5 años dentro del departamento” o “Conozca a la persona con más tiempo en el Departamento de Marketing”. Esto es en general una excelente forma de romper el hielo entre los miembros del equipo.

 

Las reuniones de compañía no tienen que seguir siendo una calle de un solo sentido en donde un Ponente se para y suelta una gran cantidad de información. En vez de esto, puede ser un tiempo excitante e inspirador para que todo el equipo esté junto, se conozcan unos a otros, y se sientan listos para realmente comenzar el año. No pase por alto los pequeños detalles y no tenga miedo de tomar algunos pequeños riesgos con su reunión KICK-OFF.

 

Mark Dumschat | Eventmobi

Tradicionalmente, conocer a la persona correcta en una conferencia o feria es pura suerte. Una pequeña charla antes de comenzar una sesión o comentarios ingeniosos durante el almuerzo es lo que pasa por lo general, en última instancia, nuestra red se limita a los que se encuentran más cerca.

Es por eso que hemos creado una herramienta de networking para los  asistentes, un nuevo módulo único dentro de la plataforma EventMobi donde los asistentes podrán ampliar su red de networking, navegando por los perfiles e intereses, que se ven alimentados de las redes sociales de cada asistente. Con Chat privado totalmente integrado en la aplicación, el networking puede comenzar antes, durante y después del evento, permitiendo conversaciones privadas que tendrán lugar entre los delegados registrados, portavoces e incluso de expositores y patrocinadores.

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