04 Jul 7 características claves de la impresión de acreditaciones on-site
En los eventos, las acreditaciones garantizan la identificación de los asistentes, el control de acceso, tanto el principal como el de las salas o sesiones, favoreciendo la seguridad general del evento. La calidad, eficiencia y confiabilidad del sistema de impresión de acreditaciones son aspectos fundamentales para lograr un evento exitoso y sin contratiempos. A continuación, te contamos las 7 características clave que debes tener en cuenta al momento de elegir un sistema de impresión de acreditaciones on-site:
1. Velocidad: el sistema de debe ser capaz de imprimir de manera rápida y eficiente, agilizando el proceso de acceso al evento de los asistentes. En cualquier caso, debe minimizar los tiempos de espera.
2. Calidad de impresión: es esencial contar con un sistema que ofrezca una calidad de impresión muy alta. El branding del evento y en ocasiones el de los sponsors, tienen presencia en la acreditación, de ahí su importancia. Las impresoras, el papel y el tipo de impresión debe procurar una acreditación nítida.
3. Seguridad y confidencialidad: la protección de la información de registro y acceso es primordial. El sistema de impresión de acreditaciones debe contar con medidas de seguridad robustas y protocolos para salvaguardar los datos de los asistentes.
4. Estética y modernidad: el uso de dispositivos tecnológicos tipo quioscos (a veces llamados “tótems”) de impresión de acreditaciones, no sólo cumplen una función práctica, también aportan una imagen de modernidad y elegancia al evento. La posibilidad de incorporar branding fijo o dinámico en estos dispositivos añade un toque especial y diferenciador.
5. Sostenibilidad: para fomentar prácticas sostenibles, el sistema de impresión de acreditaciones debe procurar el uso de papel de bosques sostenibles con sellos de sostenibilidad. Estos sistemas por lo general imprimen únicamente la cantidad de acreditaciones necesarias para los asistentes que acuden al evento, evitando el desperdicio de papel y materiales. Asimismo, el diseño del papel debe incluir el troquelado para uso de lanyards sin necesidad de utilizar funda plástica.
6. Personalización: cada evento tiene su propia identidad, por lo que el sistema de impresión debe permitir la personalización de las acreditaciones con múltiples elementos gráficos, logotipos y diseños específicos por tipo de asistente.
7. Integración: el sistema de impresión debe ser capaz de integrarse con otros sistemas o plataformas de gestión de eventos, como el registro de participantes, bases de datos o control de accesos.
Ten en cuenta que el proceso de acreditación on-site marca el inicio de la experiencia de los asistentes al evento, por lo que, al considerar cuidadosamente estas características, podrás garantizar que sea excepcional desde el primer contacto.
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