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Lo virtual sigue siendo un formato de evento desconocido para muchos, pero su importancia no disminuye, incluso cuando los eventos presenciales vuelven a aparecer en muchas ciudades. Los equipos de planificación de eventos tienen que prepararse para mezclar lo virtual con lo presencial en el contexto de un futuro híbrido que entra dentro de la nueva normalidad. ¿Ya te sientes ansioso? ¿Necesitas un experto en tecnología de eventos?

No te preocupes, ahí es donde entra el tecnólogo de eventos. Tu socio tecnológico, junto con el especialista en tecnología de tu equipo, pueden ayudarte a crear un pack tecnológico al servicio de tus nuevos objetivos en materia de eventos y, en el mejor de los casos, ayudarte a establecer los puntos de referencia del sector y la infraestructura de datos para establecer los suyos propios. Todo lo que necesitas es una persona con la perspicacia tecnológica para traducir lo que está disponible a lo que es mejor para tu organización. Vamos a analizarlo.

¿Qué es exactamente un tecnólogo de eventos y qué hace?

Se trata de una función que ha evolucionado con la creciente complejidad de los requisitos de los eventos, y que va mucho más allá de proporcionar un soporte técnico básico.

El tecnólogo de eventos de hoy en día es una figura clave para el éxito de tu evento, ya que aporta un conocimiento profundo de las diversas herramientas y tecnologías necesarias, así como la capacidad de supervisar las tendencias, comprender el flujo de datos en un pack de herramientas tecnológicas, configurar correctamente los procesos y sistemas de back-end y solucionar los problemas tecnológicos antes, durante y después de los eventos.

Estas son las principales razones por las que un tecnólogo de eventos, junto con tu proveedor de tecnología, tienen un valioso papel que desempeñar en el apoyo a su equipo.

Lo híbrido está aquí para quedarse

Aunque los eventos presenciales se reanuden, los eventos virtuales e híbridos seguirán formando parte de la “nueva normalidad”.  Según la última encuesta realizada por EventMobi a los planificadores de eventos, más del 70% de los encuestados dijeron que planean hacer de lo híbrido parte de su estrategia en el futuro. Esto significa que muchos planificadores tienen que dominar tanto los aspectos presenciales como los virtuales de una reunión, junto con la forma en que interactúan.

La experiencia tecnológica no es una competencia básica

Aunque los planificadores de eventos se han familiarizado más con las plataformas virtuales durante el último año, ahora existen formatos tanto virtuales como híbridos que se pueden equipar con la tecnología adecuada.

No es de extrañar que la creciente complejidad de las herramientas tecnológicas para eventos y las habilidades requeridas para los eventos híbridos estén llevando al límite los conocimientos y el nivel de comodidad de muchos planificadores.

Es un entorno para el que no todos están preparados. Al mismo tiempo que las organizaciones están invirtiendo más en tecnología (según una investigación de EventMobi realizada justo antes de la pandemia, el 61% de las organizaciones tenía previsto hacerlo), sólo el 6% de los puestos de trabajo de planificación de eventos requieren explícitamente conocimientos en herramientas digitales.

Esta creciente inversión en tecnología supone un reto para los planificadores, que deben aprender a manejar nuevas y sofisticadas herramientas. También señala la necesidad de que un tecnólogo de eventos investigue las plataformas y trabaje con tus equipos de apoyo para asegurarse de que la inversión merece la pena.

Cómo superar la brecha

Dado que la brecha de competencias que suponen los nuevos requisitos tecnológicos es cada vez mayor, muchos proveedores de tecnología están interviniendo para salvar esa brecha.

Un estudio reciente de EventMobi indica que, si bien el 40,5% de los organizadores de eventos tiene acceso a un equipo de producción interno, el 60% restante subcontrata la producción virtual e híbrida, y el 24,9% afirma que confía en su proveedor de tecnología virtual. A medida que crece la necesidad de experiencia virtual, la confianza en los socios tecnológicos para gestionar más de los requisitos crecientes será más importante para los planificadores.

Mantenerse al día

A medida que las organizaciones invierten más en tecnología y los requisitos de los eventos crecen en sofisticación, el nivel de apoyo necesario va mucho más allá de asegurarse de que el Wi-Fi funciona correctamente o de crear una aplicación móvil para la reunión.  A medida que la tecnología de los eventos se ha vuelto más compleja, el papel del tecnólogo de eventos también se ha vuelto más complejo y, por lo tanto, es más valioso que nunca para las organizaciones.

Libre para delegar

Contar con un tecnólogo especializado en eventos permite a los planificadores centrarse en lo que mejor saben hacer. Al hacerlo, puede facilitar la promoción profesional, la mejora del rendimiento de la inversión y la mejora de las experiencias de las reuniones para todos los implicados.

Para los planificadores que buscan funciones estratégicas de mayor nivel dentro de sus organizaciones, existe la necesidad de delegar tareas en otros, incluida la gestión de la tecnología. Trabajar con un tecnólogo de eventos libera a los planificadores para que se centren en los aspectos estratégicos y creativos de su trabajo. Los planificadores pueden confiar en los especialistas en tecnología para que les ayuden con las estrategias a la hora de cumplir los objetivos del evento y la participación de los asistentes.

En conclusión, dado que es probable que los eventos híbridos que requieren habilidades tanto en formato virtual como presencial desempeñen un papel importante en el futuro de los eventos, el papel de un tecnólogo de eventos está adquiriendo una nueva importancia. Los planificadores ganan un valioso socio que les libera para centrarse en otras muchas facetas del trabajo. Las organizaciones también tienen mucho que ganar con esta fuente de experiencia, que garantiza que sus inversiones en tecnología se aprovechen al máximo.

La tecnología se está convirtiendo en un absoluto imprescindible en el mundo de los eventos, por lo que los tecnólogos y proveedores de tecnología son figuras muy importantes en estos momentos. Si te interesa tener las mejores herramientas tecnológicas y asesoramiento personalizado sobre ellas, contacta con nosotros, ya que en Orquidea Technology Group, con nuestra experiencia en tecnología de eventos te ayudaremos a cubrir tus necesidades y las de tu evento para que este sea un éxito.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/need-event-technologist