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01 Sep

Posted at 12:00h in Consejos, Engagement, Redes Sociales by

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humor. Los oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenido. También sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoom, y vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al evento, sin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el evento. Puede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenelle, es tener algo personal y tangible para quien asiste. Ofrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado a  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo real; como en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interés. También se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado “Paquetes de Participación” que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les «moleste», signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un «regalo» sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

01 Sep

Posted at 12:00h in Apps para eventos, Engagement, Eventos, Tecnología by

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlos para probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadas. Anteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociaciones: La comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleo: La pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresa: Especialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industria: Los grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón «Programar una reunión». A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla «Reunión de video».
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón «unirse a la reunión».
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

26 Mar

Posted at 12:30h in Eventos by

Aunque esta crisis es ante todo muy personal, ya que nos preocupamos por cómo mantener a nuestros amigos y familiares a salvo, el impacto económico en el sector de los eventos ha sido inmediato y nuestra industria se enfrenta ahora a uno de los mayores retos que hemos visto en nuestras vidas; necesitamos mantener el ritmo para volver más fuertes.

Es triste escuchar cómo planificadores y otros trabajadores del gremio han tenido que parar todo trabajo y quizás hasta cerrar su empresa, al menos durante un tiempo hasta que esto pase. Todos los que estamos inmersos en esta industria nos quedamos sin palabras, ¿cómo podemos ayudar a nuestros clientes? ¿Cuándo terminará esto? ¿Será como en los viejos tiempos cuando volvamos? Lo más díficil de la situación es que todos hemos tenido que tomar medidas y decisiones muy complicadas para tratar de mantener la continuidad de nuestros negocios pese a tanta incertidumbre. 

A medida que continuamos aislándonos para proteger a los más vulnerables al virus, nos damos cuenta ahora de reunirnos cara a cara y conectar a unos asistentes con otros, una acción que teníamos por algo completamente normal y dábamos siempre por sentada, es un gran privilegio. 

Se necesitan eventos para que podamos compartir conocimientos, impulsar el cambio, alimentar el crecimiento y construir comunidad; conectar a unos asistentes con otros y con los ponentes y las marcas en persona es vital, es una conexión emocional que dificilmente se consigue de manera virtual. Es trágico ver sufrir a nuestros clientes, cancelar reuniones en las que se ha trabajado tan duro y perder valiosos empleados porque la situación te obliga a ello. 

Como muchos otros en el negocio, hemos tenido que tomar las decisiones difíciles para ser capaces de hacer frente a esta situación sin precedentes y poder apoyar a nuestros actuales y potenciales clientes cuando todo vuelva a la normalidad y el negocio MICE resurja con fuerza. Además aquí seguimos para servir a nuestros clientes y a la industria y poder ofrecer el nivel de trabajo duro, compromiso y calidad que siempre tratamos de proporcionar. 

Por ahora no hay opción de ningún tipo a la hora de hacer eventos en vivo. Pero quizá esta  drástica situación que nos ha obligado a ver todo desde otra perspectiva, nos ayude a hacer cambios en parte de nuestra estrategia general de eventos de cara a los próximos que vengan. Es difícil decir con certeza si la tecnología y la experiencia online en general será apropiada para todo tipo de eventos, o si los asistentes obtendrán suficiente valor de estas experiencias para considerar que este es un formato convincente cuando ya no es una necesidad. 

Trabajaremos duramente para poder ofrecer diferentes opciones a nuestros clientes para llevar a cabo conferencias virtuales y eventos en línea, ya que existe la oportunidad de que nuestros clientes amplíen su audiencia en línea y mantengan a sus comunidades entusiasmadas y comprometidas mientras asisten a reuniones a distancia, especialmente porque se han pospuesto tantas reuniones. 

También ofreceremos servicios a medida para tus eventos online y tu estrategia general de eventos ahora o en el futuro, para no sólo ofrecer nuestra tecnología habitual sino la ayuda que se precise con la gestión de proyectos, el diseño gráfico y los servicios de apoyo para garantizar que tus reuniones online sean profesionales, estén bien preparadas y, lo que es más importante, sigan siendo memorables y atractivas. El éxito de un evento online no solo depende de las plataformas que se utilicen si no de muchos otros factores con los que también estamos comprometidos. 

El éxito de su reunión online depende de una comercialización eficaz, la preparación de sus ponentes, la producción de contenido de calidad, ya sea en vivo o en forma simultánea. La herramienta de participación en vivo como las preguntas y respuestas moderadas y las encuestas, el entretenimiento en línea (como la gamificación), las notificaciones en tiempo real para mantener a la audiencias remotas conectada y, lo que es más importante, la distribución del contenido después del evento y la participación de la comunidad. 

Cuando esto termine, no tenemos ninguna duda de que nos recuperaremos colectivamente y seremos más fuertes juntos. Todos sabemos que los planificadores de eventos están acostumbrados a prepararse para lo peor, mientras trabajan sin descanso para lograr lo mejor. ¡Ser flexibles, adaptables y sensatos es una condición absolutamente necesaria de nuestro trabajo! Por favor no dudes en contactarnos directamente en nuestra página web (orquideatech.com)para que podamos ayudarte con cualquier cosa en los negocios o en la amistad. Estos son tiempos difíciles y la única salida es estar juntos.  

Mucho amor y un gran abrazo virtual para todos ustedes. Manteneos sanos y de buen humor. Esto pasará y nos encontraremos de nuevo.