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En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humorLos oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenidoTambién sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoomy vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al eventosin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el eventoPuede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenellees tener algo personal y tangible para quien asisteOfrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo realcomo en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interésTambién se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado Paquetes de Participación que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les “moleste”, signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un “regalo” sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionadpor poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RAinteractiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tfeed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes socialesAdemás, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales mantener una conversación activa sobre el evento 

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situIntegra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la appcompartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeo(con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles                                                                                                                        

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA 

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experienciaPor esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El “viaje” para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos! 

En este artículo revisaremos las estrategias y consejos que podemos utilizar a la hora de hacer crecer la participación. Cautiva y atrapa a los asistentes: aumenta el engagement en tus eventos analizando en profundidad su significado y los modos de incentivar y medir el nivel de implicación e interactividad de los asistentes. 

¿Qué es?  

El engagement es el grado en el que los asistentes están participando plenamente y comprometidos por cada evento. La participación en eventos puede medirse en sesiones a las que se asiste, reuniones celebradas, conexiones realizadas, participación en encuestas, actividad de medios sociales y adopción (cantidad de descargas) de aplicaciones de eventos, entre otros parámetros.  

En definitiva, un asistente comprometido es un asistente satisfecho.  

Los organizadores de eventos tienen como objetivo incentivar la participación y la emoción de los asistentes para mejorar la experiencia en el evento. Por ello, el contenido del evento es un factor excepcional. Además, crear una plataforma en la que los asistentes puedan participar de una manera fácil y rápida nos ayudará a ofrecerles oportunidades para que puedan colaborar y formar parte del evento y así sentirse más implicados y escuchados.   

Profundizamos en las diferentes oportunidades que puedes ofrecer a tus asistentes para aumentar su participación, y en las distintas maneras de proporcionarte formas específicas para realizar un seguimiento de dicha actividad.    

Aspectos específicos que debes revisar para impulsar y facilitar la participación: 

  1. Une los parámetros: Antes de decidir qué oportunidades de engagement ofrecer, asegúrate de definir qué es exactamente lo que deseas para cumplir los objetivos propuestos.  Definiremos métricas que llamaremos KPI’s. Los indicadores deben ser acordados con el equipo de marketing de tu evento para que ellos puedan presentar sus propias sugerencias sobre cómo mejorarlos.  Una vez que se hayan elegido las métricas, hay que marcar las metas a seguir.   
  2. Maximiza la adopción de apps para eventos y marca unas expectativas con los asistentes: La forma más efectiva para que los asistentes participen en tu evento será a través de una aplicación para eventos que deben descargar antes de acudir al evento. Para incentivar la colaboración de los asistentes, asegúrate de comunicar eficazmente las distintas opciones que ofrece la app a los invitados para participar en el evento. Esto se puede lograr mediante el lanzamiento de una serie de correos electrónicos que describen las características y los consejos para sacarle el máximo provecho o explicarla en el proceso de registro.  
  3. Lluvia de ideas sobre iniciativas conjuntas con patrocinadores: Gracias a los patrocinadores de tu evento podrás promocionar todas las oportunidades adicionales para la participación antes, durante y después del mismo. Realiza un brainstorming para generar ideas con los patrocinadores sobre las formas más eficaces para favorecer la participación en el evento o la exposición de la marca de los patrocinadores mucho antes de la fecha de inicio de este. Las redes sociales o el contenido patrocinado pueden motivar a los asistentes a generar un mayor engagement tanto con el evento como con los patrocinadores.   
  4. Buzón de sugerencias virtual: Siempre y cuando los asistentes hayan acudido con anterioridad al evento, permite que, durante el periodo de preparación, expresen sus opiniones y recomendaciones acerca del evento, la alineación de oradores, o incluso, el menú de comidas.  Para ello, puedes abrir un buzón de sugerencias virtual para que los asistentes ofrezcan sus idead fácilmente. Además, cuántas más aportaciones, habrá más posibilidades de que los asistentes creen mayor engagement.  
  5. Chat en la app: Permite establecer contactos con otros asistentes y aumentar el networking. De esta forma la tasa de participación será mayor.  Cuanto más a menudo los asistentes se envían mensajes entre sí, mayor es la tasa de participación en el evento. Asegúrate de que los asistentes disponen de este apartado de la app antes de que empiece el evento.  
  6. Notificaciones push: Mientras que los mensajes del chat fomentan las interacciones entre los asistentes, las notificaciones push están destinadas a aumentar el engagement entre los organizadores y el asistente. Por lo general, estos mensajes se envían a todos los asistentes al mismo tiempo o por segmentado por grupos, para informarles de un cambio de horario, ofrecerles un contenido que complemente una sesión o difundir otra información importante. El diseño de notificaciones push que solicitan una respuesta de los asistentes es una buena manera de aumentar su nivel de engagement.   
  7. Agenda Personalizada: Las aplicaciones avanzadas de eventos permitirán a los asistentes crear su propia agenda con las sesiones a las que les gustaría asistir. La plataforma debería ser capaz de realizar un seguimiento de la cantidad de veces que una sesión en particular se ha añadido a la agenda personal de un asistente, lo que le permitirá saber qué sesiones fueron las más populares.  
  8. Valoración de las sesiones: La mejor manera de medir el nivel de engagement de los asistentes cuando se trata de sesiones, es permitir que se revise cada sesión. Lo ideal es que los asistentes puedan revisar las sesiones tanto en forma numérica (es decir, con una calificación de 1 a 5) como abierta. De esta manera, no se limitan al tipo de feedback que quieren dar. Cuánto más retroalimentación consigas de cada sesión, podrás mostrar fácilmente el alto nivel de participación de los asistentes.    

  

4 maneras de medir el engagement del evento: 

  1. Mide el número de asistentes al inicio y al final del evento: Para poder medir el engagement, los asistentes tienen que acudir al evento y participar. Por ese motivo, los organizadores de eventos tienen que registrar las personas que entran al inicio del evento y las personas que salen al final. De esta manera, dependiendo de la cantidad de personas registradas en los distintos periodos, podrás identificar el interés que han tenido tus asistentes con el evento. En conclusión, comparar el comienzo y el final de la jornada de asistencia, es una buena técnica para medir el compromiso, pero cabe destacar que existen otras formas de estudiarlo.   
  2. Se activo y constante en las redes sociales: Para saber cuánta actividad está generando tu evento en las redes sociales, tienes que tener presente varias preguntas: ¿cuánta gente está posteando sobre tu evento? ¿cuál es el hashtag utilizado y su tendencia?, ¿cuántas veces se comparte o se repite?  Para hacer un seguimiento de esta actividad y describir con precisión la participación de los asistentes, utiliza una herramienta de monitoreo de redes sociales. 
  3. Analiza el número de descargas de la app: Si tu evento se complementa con una app para mejorar la experiencia de los asistentes, tendrás que llevar el registro de cuántas personas se han bajado la app. Para ello, los organizadores sugieren una campaña coordinada para que los asistentes hagan clic en descargar y utilicen la app en el evento.    
  4. Maximiza la experiencia con la app: Durante el evento, la aplicación del evento será la principal fuente de engagement para los asistentes, debido a que gran parte del contenido del evento está en la aplicación. Los asistentes deben aprovechar al máximo este recurso y utilizar todas sus funciones para maximizar su experiencia en el evento. Lo ideal es que tu software de gestión de eventos tenga un panel de control con análisis de eventos que describa el rendimiento de la aplicación y la forma en que los asistentes se relacionan con ella.   

  

Conclusiones   

La participación en un evento es un aspecto necesario para el éxito de tu evento que debe ser comprendido desde múltiples ángulos. Aquí hay varias ideas clave para diseñar tu estrategia de participación en el evento:   

  • La implicación no es posible si los asistentes no saben cómo hacerlo. Comunica claramente las formas en que pueden participar y contribuir al evento.  
  • Fomenta la participación antes del evento organizando una comunidad online en la que los inscritos puedan conocerse entre sí y familiarizarse con el contenido del evento.  
  • Asigna métricas específicas a tus objetivos de engagement para cuantificar tus esfuerzos.  
  • Enlaza fuerzas con los socios y patrocinadores del evento para pensar en formas creativas de facilitar el engagement.   
  • Aprovecha al máximo tu aplicación para eventos y asegúrate de que los asistentes no sólo conozcan las funciones, sino que la descarguen desde el principio.  

Sigue estos consejos para diseñar tu estrategia de participación en el evento y conseguirás un alto nivel de engagement en los próximos eventos. Contamos con una plataforma integrada con la que desarrollamos apps para eventos. Nosotros te ayudaremos a atraer a esos asistentes. ¡Aquí te esperamos!

El tiempo avanza muy rápido y con él, todas las tecnologías y técnicas de marketing para eventos, así que no puedes quedarte atrás. Con la ayuda de algunos tips de marketing y tecnología para impulsar el éxito de tus eventos podrás ofrecer a tus clientes y asistentes herramientas tecnológicas para destacar tu evento y amplificar su alcance.

Infórmate de todas estas nuevas herramientas y tecnologías y logra que tu evento sea célebre y memorable. Aquí te mostramos algunas ideas:

Usa herramientas promocionales creativas para dar exposición y valor a tu evento desde todos los ángulos, reorientar tus campañas a tus “leads” o incrementar tus ventas a través de las redes sociales.

Posiciona tu marca en todos los niveles: desde una página web del evento dinámica y gráfica que impresione, hasta una buena estrategia de networking para los asistentes, que puedes conseguir a través de tecnologías como las apps o gamificación.

Crea un mensaje claro y consistente: crea una identidad para tu evento que se ajuste a tu imagen de marca, siendo única y memorable. Para reforzar esta identidad e involucrar a los asistentes, podrás utilizar herramientas de emailing o apps móviles.

Busca tener acceso a los pensamientos y percepciones acerca de las campañas de marketing. Utiliza alguna de las siguientes herramientas para impulsar y mejorar tus campañas: utiliza los “Tracking pixels” para saber qué campañas han sido más efectivas a la hora de impulsar el registro y da uso a los códigos promocionales, para ofrecer descuentos y para monitorizar el sistema de registro ajustándolo a la campaña.

Convierte a tus invitados en embajadores de marca consiguiendo que muchos asistentes hablen bien de tu evento. De esta forma, conseguirás incrementar notablemente las buenas opiniones sobre tu marca en todo el sector. Para esto haz sentir únicos a los asistentes: organiza eventos exclusivos, invita a ponentes increíbles y fomenta la participación resolviendo preguntas y votaciones en el evento y ofrece códigos de descuento a todos los asistentes que se hayan registrado.

Utiliza Hot Leads, lo que te permite monitorizar e identificar quien de los asistentes empezaron el registro, pero no lo terminaron del todo. Para no olvidarte de esos usuarios, puedes crear banners o landing pages en Google Ads reorientados hacia estos usuarios, que favorecerán el recordatorio del usuario y por lo tanto incrementarán los registros.

Crea correos electrónicos llamativos con capacidades de personalización y plantillas con un diseño atractivo. Dirígete a la gente correcta con el mensaje correcto, gracias a la personalización compleja y detallada que ofrecen muchas herramientas tecnológicas.

Haz que la primera impresión sea memorable: asegúrate de que la primera toma de contacto del cliente con el evento sea inolvidable, con una página web potente o una app que ofrezca información de calidad. Podrás personalizar estas herramientas manteniendo tu identidad de marca, pero generando igualmente una fuerte primera impresión.

Consigue diferenciarte del resto y que todos tus eventos destaquen sobre los demás y sean un absoluto éxito, cumpliendo todos tus objetivos de una forma eficaz y sencilla. Si buscas impresionar a tus asistentes con técnicas como el networking, apps para todo tipo de dispositivos o incluso con el diseño de la página web, nosotros somos tu solución. ¡Te esperamos!

Con cada vez más organizadores de conferencias y eventos compitiendo para atraer participantes, es importante utilizar todas las estrategias disponibles para “difundir la palabra”.

 

Los Ponentes de conferencias y eventos son un recurso en gran parte inexplorado.

 

Muchos oradores principales y líderes de opinión de sesiones temáticas tienen redes extensas y activas, tanto en las redes sociales como fuera de ellas. Al disponer de  la ayuda de los Ponentes para llegar a sus conexiones existentes, los planificadores de eventos pueden aprovechar una enorme cantidad de potenciales asistentes.

 

Aquí hay 7 formas de involucrar a los Ponentes en la comercialización previa al evento. Independientemente de las estrategias que elija, es extremadamente importante especificar exactamente lo que se espera en los contratos de los Ponentes y los acuerdos con los facilitadores.

 

Ponente en evento

1. Compartir contenido

A medida que publique información sobre el evento en las redes sociales, a través del correo electrónico y de otros canales, pida a los Ponentes que lo compartan. Las oportunidades de cautivar a sus seguidores son infinitas.

 

Los Ponentes pueden retuitear  el contenido, darle me gusta así como comentarlo en LinkedIn y Facebook.  Se tarda unos segundos, pero el “engagement” de las redes sociales garantiza que su contenido se distribuirá a un público cada vez más amplio.

2. Entrevistas antes del Evento

Alguien de su organización puede entrevistar a cada orador y facilitador y los posibles participantes pueden hacer preguntas. YouTube en vivo funciona bien, ya que es interactivo. Las llamadas de Skype también se pueden grabar.

 

Los vídeos permanecen en línea como herramientas promocionales que pueden ser compartidas en las redes sociales o incorporadas a páginas web o publicaciones de blog.

3. Twitter chats

Los chats en Twitter son algunas de las maneras más eficaces de “difundir la palabra” sobre las conferencias. Para utilizarlos con eficacia, su red de contactos debe estar en su lugar antes de que lo necesite.

 

Cree un hashtag personalizado para su organización o evento. Úselo para compartir contenido en Twitter y para recibir chats de Twitter regularmente. Incluso si sus chats son sólo una vez al mes, puede cambiar a chats semanales con ponentes y facilitadores cuando la comercialización de eventos se inicia en alta velocidad.

4. Publique en los Blogs de sus Ponentes

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sesiones Pre-Evento de “Pregunte al Ponente”

Las sesiones de preguntas al Ponente pueden tener lugar en una variedad de plataformas. Facebook Live, Google Hangouts, y en cualquiera de las plataformas de Webinar existentes.

 

Esto crea “Engagement” porque convierte a los asistentes en participantes.

 

Interactividad en eventos

 

6. Utilice video clips promocionales

Con un enfoque creativo el vídeo tiene el poder de convertirse en viral. Haga un vídeo que sea inteligente y optimista. Incluya en sus vídeos tomas de sus Ponentes.

 

Comparta el vídeo tanto en las redes sociales como por otros medios. Cree campañas en Youtube hacia su público objetivo y que aparezcan estos vídeos justo antes que la gente desee reproducir contenido.

 

Una vez que tenga los vídeos, definitivamente haga un tweet con ellos.

 

Ponentes en Patrocinadores

 

7. Obtenga la ayuda de los Ponentes en sus campañas de corre electrónico para enviarlo a sus Bases de Datos

Prepare artículos breves y piezas promocionales y pida a los Ponentes que las incluyan en sus propias campañas de correo electrónico.

En resumen

Los Ponentes  pueden ser los mejores promotores de eventos si les permiten saber qué se espera de ellos y encontrar estrategias efectivas para usarlos.

Pueden ayudar a crear entusiasmo para su evento y “difundir la palabra” entre sus redes de seguidores.

Via | Blog Eventmobi