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Las alentadoras cifras de vacunación hacen que los organizadores de eventos feriales de muchas áreas diferentes estén decididos a volver a las ferias presenciales. Sin embargo, necesitarán que los expositores estén a bordo. En un contexto de nuevas variantes y alternativas virtuales, ¿volverán? Esto es lo que dicen los datos: los eventos en vivo regresan apoyados por lo virtual.

Las ferias comerciales han tenido un duro recorrido virtual, lo que ha obligado a muchos patrocinadores y expositores a reevaluar el valor de los eventos virtuales y a redoblar su propio alcance. Pero en el contexto de una pandemia en curso, el aumento de los costes de los eventos presenciales y la incertidumbre sobre la participación, ¿verán las empresas expositoras el valor de los eventos presenciales?

Los nuevos datos dicen que sí, pero los presupuestos reducidos y las opciones virtuales pueden frenar la recuperación.

El interés de los expositores por participar en ferias comerciales ha vuelto casi a los niveles anteriores a la pandemia, según una nueva y exhaustiva encuesta. Explori, una agencia de investigación y plataforma de comentarios sobre eventos, se asoció con la asociación mundial de ferias UFI para analizar 15.000 respuestas de expositores y visitantes de ferias sobre su experiencia y perspectivas en el entorno actual, compartiendo sus opiniones en la reciente Conferencia Europea UFI 2021.

También se descubrió que los presupuestos, aunque han bajado, podrían recuperarse en un año. Y aunque muchos de los expositores actuales se muestran reticentes a abrazar el futuro digital, la tecnología virtual está creando un público totalmente nuevo para participar en las exposiciones en vivo.

¿Vuelven los eventos en directo?

“El deseo de exponer está volviendo”, dijo Sophie Holt, directora general de Explori, durante una sesión sobre la encuesta en la reciente Conferencia Europea de la UFI, señalando que cuando se pidió a los expositores que clasificaran su deseo de exponer con más frecuencia en el futuro en una escala del 1 al 5 (5 es lo más probable), la puntuación media para 2021 fue de 2,77 en comparación con 2,65 en 2020 y 2,83 en 2019.

“Se trata de un buen repunte, que muestra que casi hemos vuelto al punto en el que estábamos en 2019”, dijo, pero añadió que “no es exactamente un motivo de celebración, ya que el crecimiento de los expositores no era una imagen brillante para empezar.”

El rebote entre los visitantes que desean asistir a ferias fue aún más positivo, con una puntuación de 3,07 en 2021 en contraste con el 2,69 de 2020. La puntuación casi vuelve a alcanzar el nivel de 2018, de 3,10.

Mientras que las empresas han encontrado otros canales para generar ventas, las cancelaciones de eventos en vivo en el último año han impactado más severamente en la capacidad de generar clientes potenciales de ventas, según la encuesta.

“Incluso en un período de 12 meses, no han encontrado la manera de compensar efectivamente”, dijo Holt.

¿Qué pasa con los presupuestos?

No es de extrañar que los presupuestos de las ferias en 2021 sigan siendo algo inferiores a los niveles anteriores a la pandemia, según la encuesta, ya que el 42% de los expositores informan de que han reducido sus presupuestos para 2021.

“Es algo serio, pero los recortes no son tan importantes como se predijo en 2020”, dijo Holt.

¿Dónde se hacen los recortes presupuestarios?

Algunos se fijarán en la frecuencia, ya que el 73% de los expositores que pretendían hacer los recortes más severos informaron que planeaban participar en menos eventos. Un tercio de los que cuentan con presupuestos más reducidos afirmaron que reducirán el tamaño del stand. Un poco más de la mitad (58%) dijo que planeaba reducir los gastos de viaje, por ejemplo, eligiendo alojamientos de hotel a menor precio.

Un tercio de los expositores ha declarado que tiene previsto reducir el tamaño de su stand y el 40% ha optado por un diseño más modesto de sus áreas de exposición.

¿Cuándo volverán los presupuestos a los niveles anteriores a la pandemia? Podría ser en menos de un año, según Holt, que señala que, por término medio, los expositores esperan que los presupuestos vuelvan a serlo en unos 11 meses.

Brecha digital

Dado que los eventos digitales han sustituido a los presenciales durante el último año o más, ¿qué opinan los expositores de un futuro cada vez más virtual o híbrido? Muchos no están muy entusiasmados, según Holt.

“Los expositores presenciales no nos acompañan en el viaje digital”, afirma. “Sólo el 64% ha probado la tecnología digital en cualquiera de sus formas; yo pensaba que sería el 80% o el 90%. Fue una sorpresa para mí”.

Tampoco hay mucho apoyo a los eventos híbridos. Según la encuesta, la mayoría de los expositores prefieren un evento puramente presencial, mientras que los eventos híbridos se consideran la siguiente mejor opción y los virtuales la menos.

“Piensan que lo híbrido desvirtúa la experiencia en vivo”, dijo Holt, y añadió que, en comparación con los que preferían lo híbrido a los eventos puramente presenciales, los expositores que no estaban impresionados con lo híbrido eran mucho más propensos a haber probado los eventos virtuales desde el comienzo de la pandemia (84% frente al 64%). “Así que, aunque lo virtual puede ser un buen estímulo, algunos expositores no han tenido una buena experiencia con los eventos virtuales”.

La formación será crucial para conseguir que más expositores se sientan cómodos con los eventos híbridos o virtuales, dijo Holt durante una entrevista con EventMB.

“El mayor vacío está en la formación de la gente para exponer realmente en eventos virtuales. ¿Cómo conseguir que alguien se comprometa con su stand virtual? Esto les desconcierta. Muchos organizadores no les han formado en esto, quizá porque ellos mismos están empezando a entenderlo”.

– Sophie Holt, directora general de Explori

 

Lo virtual despierta el interés por los eventos en vivo

Dicho esto, un nuevo mercado para las exposiciones en vivo está creciendo entre “un grupo de vendedores con más conocimientos digitales”, según una investigación que Explori realizó entre vendedores senior de Estados Unidos y Reino Unido que no solían exponer en ferias antes de la pandemia.

De esta manera, lo virtual sirvió efectivamente como una incursión de baja apuesta y menor inversión en la exposición, con estos nuevos expositores digitales “en algunos casos [tomando el] lugar de nuestros expositores tradicionales”.

“Alrededor del 70% de los que participaron digitalmente dijeron que ahora quieren probar en vivo”, dijo Holt. “Hemos sido capaces de captar su atención a través de lo digital, y ahora podemos convertirlos en eventos en vivo. Hay un nuevo público que hará que las ferias en vivo formen parte de su mezcla de marketing en el futuro”.

¿Qué significa esta nueva audiencia para el futuro de las ferias?

“El híbrido seguirá existiendo, pero no hará las mismas cosas en vivo y virtualmente; se tratará de cómo podemos añadir valor al añadir una capa digital a un evento en vivo”, dijo Holt. “Muchos de nuestros clientes organizadores de espectáculos están buscando modelos de creación de comunidades. Es posible que veamos una paleta de eventos, algunos digitales y otros en vivo, y no necesariamente todos al mismo tiempo”.

En conclusión es probable que los eventos y ferias se recuperen en términos de participación y presupuestos hasta alcanzar los niveles anteriores a la pandemia durante el próximo año. La formación será crucial para que los expositores hagan un uso eficaz de la tecnología virtual. Está surgiendo un nuevo público entre quienes han asistido a exposiciones en formato virtual y ahora quieren la experiencia en vivo.

Es necesario estudiar cual sería la mejor combinación entre tecnologías y servicios para cada evento; si necesitas que desde Orquidea Technology Group te asesoremos de cara tus próximos eventos y te ofrezcamos una gran variedad de opciones para que tu evento sea un éxito, contacta con nosotros.

Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/exhibitions-comeback-new-data

La tecnología móvil está desempeñando un papel fundamental en nuestro ansiado regreso a los eventos presenciales, pero las aplicaciones para eventos no son actualmente lo más importante. ¿Se utilizarán para ayudar a garantizar un entorno seguro? Si es así, ¿pueden los organizadores obligar a todos los asistentes a utilizarlas? Veamos qué papel desempeñarán las apps de eventos en la seguridad de estos. 

Si podemos demostrar que el uso “forzoso” puede ayudar a mantener la seguridad de los eventos, sin duda merecería la pena considerarlo. Por otro lado, plantea problemas de privacidad y seguridad de los datos que es importante abordar. 

El desafío de la “adopción” de aplicaciones para eventos 

Las tasas de “adopción” o uso de aplicaciones para eventos son constantemente un desafío para los profesionales de eventos y las empresas de tecnología por igual. Según algunos datos que hemos consultado, se puede observar que la adopción media en un evento es del 63%, mientras que su informe anterior de 2017 ofrecía una cifra mucho más baja del 48,5%. 

Si un evento pudiera tener una tasa de adopción de la app para eventos del 100%, esto abriría oportunidades no solo para utilizar la tecnología para mantener a todos a salvo, sino también para conectar entre los asistentes y ofrecer visibilidad a los patrocinadores. Es importante no desviarse abusando de la pretensión de seguridad para reforzar el potencial de ingresos de los patrocinadores; sin embargo, vale la pena explorar todos los impactos. 

Tecnología clave COVID-Safe 

El hecho de que todos los asistentes a un evento presencial utilicen una única tecnología tiene muchas ventajas de seguridad con respecto al COVID. Las más importantes son los certificados de pruebas COVID, los pasaportes de vacunas, el distanciamiento social y el rastreo de contactos, pero algunas aplicaciones pueden ser más viables que otras. Los pasaportes de vacunas se están desarrollando en todo el mundo y, aunque todavía no están listos para su adopción masiva, hay aplicaciones que ya están preparadas para verificar los resultados de las pruebas de COVID. El distanciamiento social parece ser más difícil cuando se trata de gestionar con precisión la distancia mediante dispositivos móviles, y la tecnología de balizas ofrece una alternativa costosa pero más fiable. 

El rastreo de contactos como función es más prometedor, aunque sin duda no está totalmente probado. La asociación entre Apple y Google dio lugar a un sistema de notificación de exposición de rastreo de contactos que preserva la privacidad y que los gobiernos han utilizado para crear sus soluciones nacionales o regionales con distintos grados de éxito. Un ejemplo es el último contratiempo del Reino Unido con su solución de rastreo de contactos bloqueada por Apple y Google debido a las características de localización, que ninguno de los dos permite. 

Los expertos en tecnología para eventos no están dispuestos a ello 

Hay buenas razones para que los proveedores de tecnología para eventos se abstengan de desarrollar funciones relacionadas con la salud y la seguridad en sus aplicaciones para eventos. En primer lugar, como señalan Florian Teufel, director de marketing de Meetyoo, “ya existen aplicaciones que hacen esto… donde los datos son anónimos y se integran con las autoridades sanitarias. Prefiero confiar en este enfoque”. 

Jelmer van Ast, fundador y director general de Conference Compass, no es partidario de que los proveedores de tecnología para eventos desarrollen tecnología de seguridad con respecto al COVID debido a los numerosos retos técnicos, la posible responsabilidad y los problemas legales, y los considerables costes de desarrollo que son difíciles de justificar para unas funciones que, con suerte, en breve no serán necesarias. Escribe que: “las aplicaciones para eventos deben tener claro su propósito: mejorar la experiencia del evento haciendo que el descubrimiento de contenidos, la creación de redes y la comunicación sean mucho más eficaces, y tender un puente entre la experiencia in situ y la experiencia en línea/fuera del sitio.” 

James Johnson-Miller, Director de Tecnología de Eventos de IMEX, es partidario de los sistemas que no se basan en aplicaciones móviles. “Se necesita una solución que no dependa de aplicaciones nativas en caso de que la persona no tenga el dispositivo adecuado, espacio para instalar, etc. Habrá retrasos mientras se descargue la aplicación in situ (como suele ocurrir) y se necesitarán recursos adicionales para soportarlo.” 

Sin embargo, los retrasos suelen ser una molestia temporal, y una vez que la mayoría de las 2021 aplicaciones se descargan, los beneficios y la experiencia superan con creces cualquier inconveniente inicial. 

¿Qué papel pueden desempeñar las aplicaciones para eventos? 

En la actualidad, la tecnología de seguridad de COVID no está integrada en las aplicaciones para eventos, y quizás sea por una buena razón. Como señaló Thorben Grosser, Director General de EventMobi para Europa, “las aplicaciones de seguimiento de contactos ya existen. No necesitamos que las empresas las reinventen. Necesitamos usarlas”. Aunque también admite que, si las aplicaciones de eventos pueden ayudar a añadir datos a las aplicaciones de rastreo de contactos existentes, esto puede ser útil. 

No obstante, hay un excelente argumento para las funciones que pueden agilizar las normas y regulaciones adicionales que conllevan los próximos eventos presenciales. Una opción que puede resultar muy útil es la de controlar el número de personas que se encuentran en un espacio determinado mediante el escaneo por Wi-Fi y Bluetooth. También habría un gran potencial para un sistema de reservas basado en una aplicación de eventos que proporcione informes instantáneos sobre la disponibilidad de las franjas horarias de las zonas de exposición (donde las áreas se reservan con antelación), las citas de los expositores o los espacios de reunión seguros. 

“Si los delegados reservan con antelación una sesión, cuando estén en el lugar reciben una notificación de que la sesión está a punto de comenzar (se podría proporcionar una entrada escalonada para asegurarse de que no hay una multitud en la entrada) y luego registrar a la gente a través de una baliza, un lector RFID o el buen y viejo código QR.” Dice Felix Stroud-Allen, cofundador y director de CrowdComms.  

Las características a tener en cuenta pueden ser: 

  • Entrada segura sin contacto (mediante códigos QR basados en la aplicación) 
  • Reserva de franjas horarias en las zonas de exposición. 
  • Reserva de citas con expositores específicos. 
  • Reserva de espacios de reunión seguros. 
  • Control de la entrada y salida de los asistentes. 
  • Limitar la capacidad de las salas. 
  • Solicitar comidas con antelación. 
  • Informar discretamente de cualquier condición insegura. 
  • Enviar mensajes a grupos específicos de participantes (en función de su comportamiento) 

Algunas de ellas se han inspirado en el marco de soluciones para eventos seguros COVID de fielddrive. 

¿Podemos imponer la adopción de la aplicación para eventos? 

Incluso si pudiéramos imponer el uso de la aplicación, no está claro si podemos hacerlo cumplir. Los controles manuales pueden ser un reto, dice Matt Coyne, cofundador de Twigged“Lo sentiría por quien tenga que ser la persona que pida comprobar el teléfono/app/ Bluetooth de alguien si se sospecha que no está encendido”. Para evitar estas situaciones incómodas, el escaneo pasivo de Wi-Fi y Bluetooth puede ofrecer una solución automatizada. 

Dado que los eventos empresariales se consideran espacios privados en los que los participantes deben aceptar las políticas de un evento para participar, los problemas legales podrían ser superables. Asistir a un evento es siempre una elección. Si ésta es una de las condiciones, no veo ningún problema como solución a corto plazo para que la gente vuelva a estar en los espacios, dijo Jason Greenman, director general de Akommo. 

¿Debemos imponer la adopción de aplicaciones para eventos? 

El hecho de que podamos no significa que debamos hacerlo. Debemos considerar cuidadosamente el GDPR y otras regulaciones de protección de datos antes de hacer de esto una condición para la participación de los asistentes. Incluso si fuera posible imponer el uso de la aplicación para eventos, la preferencia es siempre la aceptación sobre la imposición. “La forma de explicar y comunicar este requisito, y las razones para ello, antes de la inscripción y en el período previo al evento sería clave para su aceptación y adopción por parte de los asistentes. Hacerlo cumplir sería difícil, así que la aceptación es el mejor camino”, dice Rob Harrison, director de Congrex Americas. 

Alternativas a los wearables 

“Los wearables, las insignias o pulseras RFID, son una alternativa para aquellos que no quieren o no pueden utilizar la aplicación del evento”, propone la consultora de Reuniones y Eventos Marcia Ives. Aunque la tecnología de los wearables podría simplificar el proceso y ayudar a proteger la privacidad de los datos, no cabe duda de que limitaría el alcance, sobre todo en lo que respecta a las funciones de reserva o comunicación de los asistentes con los organizadores, que una aplicación podría gestionar mucho mejor. 

En conclusión, dado que los proveedores de aplicaciones para eventos son reacios a añadir funciones de salud y seguridad a sus sistemas, no veremos un seguimiento integrado de los contactos o del distanciamiento social. La adopción forzosa es improbable; sin embargo, las aplicaciones para eventos pueden ayudarnos de forma única a lidiar con algunas de las previsibles restricciones de salud y seguridad de los eventos presenciales. En última instancia, si son un componente esencial de la experiencia del evento, la gran mayoría de los asistentes las utilizarán para gestionar sus experiencias in situ de forma segura.  

Si te interesa tener más información sobre las aplicaciones de eventos y como aprovechar sus funcionalidades para mejorar la seguridad y la prevención sanitaria de tus eventos, contacta con nosotros, en Orquidea Technology Group, y te asesoraremos para que tus eventos no corran ningún riesgo. 

Artículo original en Event MB.