21 Mar Cómo impulsar tu evento con el poder del Big Data y las analíticas
Ya sea para dar nombre a los productos, diseñar nuevos programas informáticos o hacer publicidad, muchos sectores dependen de los grandes datos para tener éxito. Un ámbito en el que la analítica de datos puede tener un valor incalculable es el sector de los eventos. Ahora veremos cómo impulsar tu evento con el poder del Big Data y las analíticas.
Con la tecnología desempeñando un papel más importante que nunca, los planificadores de eventos tienen la oportunidad de reunir y utilizar datos para atender directamente a cada asistente. Los Big Data pueden utilizarse para determinar tendencias, planificar eventos centrados en los asistentes y ofrecer experiencias personalizadas.
¿Qué es el Big Data?
Cada día se recoge una enorme cantidad de datos. Aunque no siempre son útiles en su forma bruta, el análisis de los datos puede revelar patrones, tendencias y conocimientos valiosos.
Es especialmente vital para la organización de eventos, en los que una de las principales dificultades radica en comprender el comportamiento de los asistentes para poder organizar un único evento entre muchos grupos diferentes. Aunque los planificadores de eventos y los responsables de marketing pueden recopilar grandes cantidades de datos de sus asistentes y eventos, comprender esos datos puede ser difícil.
El análisis de los datos de los eventos puede utilizarse para proporcionar información que permita mejorar los eventos centrados en los asistentes, aumentar la participación y ofrecer mejores experiencias. Por ejemplo, si organizas una conferencia, saber dónde viven los asistentes puede ser útil para proporcionar información personalizada, como hoteles locales o la ruta más rápida para llegar.
Tanto si organizas eventos virtuales como presenciales, los datos pueden ser esenciales para sacar lo mejor de ellos. Es probable que ya tengas montones de datos por ahí, pero si estás empezando, identifica los puntos clave que te interesan.
Entonces, ¿cómo se puede aprovechar el big data para impulsar el éxito de los eventos? Echemos un vistazo.
Mejora de las promociones específicas
El mayor obstáculo para ti como organizador de eventos o comercializador es conseguir que la gente acuda a tus eventos. Anunciar al público adecuado y atraer a los asistentes es crucial para aumentar la asistencia y el compromiso.
Sin embargo, promocionar un evento puede resultar caro. Encontrar una solución rentable es imperativo para maximizar tu alcance y aumentar el retorno de la inversión en el evento.
Aquí es donde el análisis de datos puede ayudar a proporcionar información valiosa para mejorar tus promociones específicas. Por ejemplo, digamos que has encuestado a los asistentes sobre cómo se enteraron de tu evento, y la gran mayoría mencionó las redes sociales o el correo electrónico. Esto te muestra dónde está tu público.
En lugar de hacer un marketing intensivo en medios de comunicación o folletos, centrarse en las redes sociales y en las campañas de correo electrónico te permitirá dirigirte a tu público potencial con mayor eficacia. Los análisis de datos también pueden recopilar información sobre la ubicación de los asistentes, cuándo es probable que estén en las redes sociales y los tipos de contenido que utilizan.
Mediante el uso de Big Data, los responsables de marketing pueden identificar a qué responderá el público objetivo y personalizarlo para mejorar el compromiso y el marketing del evento. Esta información puede utilizarse a su vez para ofrecer mejores experiencias personalizadas en su evento.
Utilizar la analítica para obtener información
Ya hemos hablado de cómo se utiliza la analítica en una situación concreta. Pero también se puede obtener información general de los grandes datos.
Por ejemplo, los asistentes suelen quejarse de un ponente que no fue invitado, de un tema que no se trató o de una tecnología de presentación que no se utilizó. Con el Big Data, esta información puede identificarse y utilizarse para mejorar tu evento con antelación.
Utiliza los formularios de encuesta previos al evento y los datos de búsqueda en línea para recopilar información directamente de tus asistentes. Explora las redes sociales y los sitios de la comunidad para conocer las expectativas y los comentarios del evento. Los servicios de automatización, como Google Cloud 360, pueden ayudar a recopilar y analizar todos estos datos.
Cuanto más conozcas a tus asistentes, mejor será tu análisis y más fácil será crear eventos en torno a ellos, no sólo ahora sino también en el futuro. El análisis predictivo puede tomar los datos acumulados durante varios años y predecir las tendencias futuras. Observando los temas existentes, puedes determinar cuáles son susceptibles de aumentar su popularidad, lo que te dará una ventaja sobre tus competidores a la hora de planificar tu próximo evento.
El análisis de datos es tan bueno como los datos que se recogen. Piensa siempre detenidamente en tus objetivos y metas cuando elijas los conjuntos de datos que vas a registrar.
Personalización de las experiencias
La personalización muestra una tendencia al alza. Tanto si hablamos de eventos como de recomendaciones de películas, ofrecer a tu público objetivo experiencias personalizadas es más importante que nunca.
Utilizando los datos recogidos de tus asistentes en las encuestas previas al evento, puedes planificar experiencias únicas y mantenerlos satisfechos. Hay varias tecnologías que puedes utilizar en tus eventos para conseguirlo, como RFID, VR, iBeacon y geolocalización.
Algunas de ellas pueden utilizarse con un smartphone. Otras, como la RFID, pueden integrarse en cordones, insignias o pulseras. Por ejemplo, los cordones mejorados con RFID podrían utilizarse para dar acceso a zonas VIP, y los Beacons podrían utilizarse para proporcionar información relevante a usuarios seleccionados.
Otras ideas pueden ser proporcionar guías o notificaciones personalizadas del evento para cada asistente en función de sus intereses.
Hay un número ilimitado de posibilidades para proporcionar la personalización del evento a tus invitados. Aunque no quieras abrumarlos con todas las opciones posibles para personalizar sus experiencias, asegúrate de tener algo para todos.
Crowdshaping
Hasta ahora hemos visto cómo la recopilación y el análisis de datos antes de un evento pueden conducir a una mejor experiencia para los asistentes. Pero ¿y durante el evento?
La recopilación de datos en tiempo real y la respuesta a los mismos pueden servir para gestionar eficazmente las multitudes. Conocido como crowdshaping, utiliza la tecnología para asegurarse sutilmente de que los asistentes se diviertan sin constantes intrusiones.
Al entender cuándo los asistentes están comprometidos, desinteresados o presionados por el tiempo, puedes hacer cambios en el programa del evento y crear nuevas llamadas a la acción. Por ejemplo, imagina que tienes varias firmas de libros en su evento. Justo antes de que el orador principal esté a punto de subir al escenario, te das cuenta de que la mayoría de los asistentes siguen esperando en la cola para que les firmen su libro. Los asistentes tienen que decidir qué es más importante para ellos, si el orador o el libro firmado. Para satisfacer las demandas de tus invitados, puedes ampliar el tiempo disponible para la firma de libros y enviar una notificación a todos los asistentes. Ahora tienen tiempo tanto para escuchar al orador como para que les firme su libro.
Este es un ejemplo de participación pasiva en el que se recogen y analizan los datos de geolocalización para manipular el flujo de público. Otro método es la participación activa, en la que los asistentes pueden responder a encuestas en la sala o dar su opinión para realizar cambios en tiempo real.
Por ejemplo, si no hay indicaciones claras para llegar al escenario principal, un asistente puede señalar el problema en un formulario de comentarios en línea o a un voluntario del evento. El problema puede rectificarse rápidamente para los demás asistentes durante el día con una mejor señalización.
Geolocalización
La geolocalización puede utilizarse para individuos o multitudes. La tecnología, como los distintivos de localización o los datos del evento procedentes de las aplicaciones, puede identificar la densidad de las multitudes y los lugares en los que los asistentes prefieren pasar su tiempo.
Esto da a los planificadores de eventos un mayor control sobre la afluencia de público. Con el tiempo, los eventos pueden diseñarse en función del comportamiento del público para mejorar la experiencia de los asistentes. Por ejemplo, el análisis de los datos puede mostrar que la mayoría de la gente almuerza en zonas abiertas y al aire libre o que evita las cabinas en zonas estrechas.
Para futuros eventos, aumentar las zonas abiertas para comer y colocar los puestos en zonas menos estrechas resolverá los problemas de afluencia de público y garantizará un mayor éxito de su evento.
Las decisiones de planificación de eventos se basan en el conocimiento de los asistentes. Observar lo que hacen en el transcurso del evento y dónde se sitúan las multitudes a lo largo del día (utilizando mapas de calor) ayudará a la planificación en tiempo real y en el futuro.
Realizar ajustes en tus eventos basándose en el comportamiento de tus asistentes es crucial para garantizar la satisfacción de los mismos.
¿Qué datos puedo recoger de mis eventos?
Ahora que ya sabes cómo se pueden utilizar los datos para impulsar tus eventos, es posible que te preguntes qué tipo de datos deberías recopilar. Veamos algunos puntos de los datos de los eventos en los que debes centrarse para impulsar sus futuros eventos:
- Información básica sobre los asistentes: Recopila información sobre los datos demográficos de los asistentes (edad, empleo, ubicación, etc.) y el número de asistentes nuevos o que regresan. Conoce a tu público para mejorar tu planificación.
- Inscripción y asistencia: ¿Se han inscrito personas pero no han asistido? ¿Los cambios de precios han disuadido a los asistentes? Utiliza las estadísticas de inscripción y registro y haz un seguimiento de los ausentes para ver cómo mejorar la asistencia en el futuro.
- Participación en el evento: El compromiso refleja la experiencia de los asistentes. Vigila las redes sociales, las visitas a la página del evento y el tiempo que los asistentes pasan en tu evento. Utiliza encuestas y pregunta a los ponentes o a los expositores cómo se compara tu evento con otros.
Mantenga la información a salvo
Con las nuevas filtraciones de datos que se producen cada pocos meses, la privacidad es una preocupación importante que puede afectar negativamente a cualquier negocio o evento.
Recopilar datos sobre tus asistentes también significa mantener esos datos a salvo. No hacerlo puede ser catastrófico para el éxito que esperas conseguir. Es importante que mantengas los datos privados y seguros mientras los tenga. He aquí cómo hacerlo:
- Garantizar la seguridad de los TLD.
- Utiliza sistemas de registro seguros.
- Sé completamente transparente en cuanto a los datos que recopilas.
- Mantén toda la tecnología actualizada.
- Asegúrate de que los puntos de acceso WiFi y las conexiones a Internet son seguros.
- Ofrece un formulario de exclusión para quienes no quieran que se recojan sus datos.
- Trata los datos de tus asistentes como tratarías los tuyos, con respeto y cuidado.
Ilumina tus eventos con datos
Los datos son omnipresentes. En el tiempo que te ha llevado leer esto, se han producido, recopilado y analizado toneladas de datos. Los datos de los eventos son un recurso valioso que resulta esencial para realizar ajustes en tus eventos en tiempo real y para construir y mejorar tu éxito.
Diseñar experiencias más seguras, fáciles de navegar y personalizadas depende de conocer las necesidades y expectativas de tu público, tanto de forma activa como pasiva. Mediante el uso de tecnología, como la RFID o la geolocalización, puedes adaptar los horarios, controlar el flujo de personas y adaptar el contenido a tus asistentes. Tanto si empiezas a pequeña escala como si vas a lo grande, la recopilación de datos de eventos pasados y presentes es crucial para tu éxito a largo plazo.
Los diferentes servicios que ofrecemos en Orquidea Technology Group cuentan con unas analíticas muy completas de las que podrás extraer información muy relevante, además nuestro equipo siempre puede asesorarte con cualquier duda sobre la recopilación de estos datos. Contacta con nosotros para seguir informándote de cómo sacar el máximo provecho a tus eventos.
Artículo Original: https://get.swoogo.com/unconventional/event-data-explained