Las investigaciones sugieren los organizadores de eventos están fuera de sintonía con las expectativas de los delegados cuando se trata de la sostenibilidad – a pesar de la reciente puesta en marcha de varias iniciativas, herramientas y recursos.

Muchas asociaciones están detrás de la curva en la sostenibilidad, especialmente en comparación con sus primos corporativos – y financiadores. La sostenibilidad es percibida como costosa, que consume tiempo y una obra de caridad. Sin embargo, cuando se considera estratégicamente, puede ser una fuente de oportunidades, de innovación y la diferenciación competitiva.

El presidente de The Green Meeting Industry Council, Michael Luehrs, explica: “Para las asociaciones, la mayoría de lo que se necesita es un compromiso para apoyar las prácticas sostenibles: unas cuantas políticas, un poco de la fijación de metas y la voluntad de colaborar con grupos de proveedores. Las asociaciones tienen una gran oportunidad para influir en el cambio en los destinos y entre los proveedores. Así que, en lugar de ser una molestia, un plan de sostenibilidad bien integrado no necesita consumir muchos recursos“.

Sin embargo, un reciente studio de MPI sobre sostenibilidad reveló una gran brecha entre las expectativas de un organizador de evento y sus delegados: más del 80 por ciento de los 1.000 delegados entrevistados dijeron que les gustaría que los organizadores colocaran información acerca de Responsabilidad Social Corporativa en los sitios web de los eventos, mientras que sólo el 22 por ciento de los 1.000 organizadores entrevistados tienen políticas formales sobre Responsabilidad Social Corporativa.

Guy Bigwood, director de sostenibilidad de MCI Group, dijo: “Siempre escucho de los organizadores de eventos que los delegados no están interesados en sostenibilidad. Hay una falta en general de conocimiento y una ausencia de enfoque por parte de los organizadores. Las Asociaciones necesitan manejar su impacto social y ambiental para asegurar que cierran la brecha entre las expectativas y el desempeño, y que mantienen el permiso de funcionamiento de parte de sus grupos de interés”.

Impulsar la innovación

Asociaciones inteligentes están utilizando la sostenibilidad como un catalizador para la innovación en sus eventos. Un mundo que cambia rápidamente espera un mayor uso de la tecnología y un mayor énfasis en el aspecto social de la sostenibilidad. “Las asociaciones están viendo sus eventos a través de la lente de reciclar, reutilizar y reducir y ven que las tres acciones conllevan ahorros.”, comenta Roger Simons, gerente de sostenibilidad de MCI Group.

Los ejemplos incluyen imprimir el logotipo de la asociación con material que permita  volver a utilizarlo cada año, así como la supresión de regalos innecesarios y bolsas, botellas de agua y el transporte público cuando sea posible.

Las Apps móviles se están convirtiendo en el nuevo “must-have”, en sustitución de los programas impresos y el desperdicio de papel, al tiempo que proporciona un valor mucho mejor, la interacción en vivo y herramientas adicionales para los planificadores.

La reducción de costos

La Sociedad Internacional de SIDA ha ahorrado más de US $ 500.000 a través de su programa de sostenibilidad y, asimismo, la Presidencia de la UE en Dinamarca ahorrado más de £ 25 millones en 2012, en comparación con ediciones anteriores, analizando aspectos como la consolidación de los centros de reuniones y hoteles, el uso de agua embotellada, la reducción de los regalos, se centran en el transporte público y la productividad del equipo de eventos.

Sin embargo, para la mayoría de las asociaciones, ¿la sostenibilidad puede realmente ayudar a los organizadores a reducir los costos? “Sí y no“, dijo Bigwood. “Gastar dinero en alimentos orgánicos o de comercio no le ahorrará dinero, aunque puede ayudar a diferenciar y aumentar la calidad o el atractivo de su evento.”

Si se aplica bien, la sostenibilidad proporciona un filtro a los planificadores para mirar realmente a la organización de un evento y evaluar las acciones que proporcionan un valor“.

La clave para  el ahorro es establecer la sostenibilidad como una prioridad en el inicio del evento. Simons sugiere: “Tomar todas las decisiones con ella en mente, en lugar de tratar de añadir la sostenibilidad un mes antes del evento, que sin duda requerirá de inversión“.

Bigwood está de acuerdo: “Para aquellos que incluyen factores sociales y ambientales en la fase de concepción y diseño, grandes resultados se obtienen de una manera mucho más rentable y libre de estrés. Podemos ver que a gran escala con grandes eventos como los Juegos Olímpicos, o en una escala más pequeña con asociaciones como la Asociación Universal Unitaria, que ha integrado las expectativas de sostenibilidad en sus licitaciones y los criterios de selección de proveedores para su evento anual “.

Comprometer a los miembros  y comunicar

En una época en que tanto la industria de información específica está disponible instantáneamente entre una amplia variedad de recursos gratuitos, las asociaciones se esfuerzan por seguir siendo relevantes y valiosas para sus miembros.

El reto es ser la mejor fuente de información actualizada para el desarrollo profesional y por lo tanto las asociaciones a menudo tienen que replantearse sus estrategias. “Las asociaciones que se dedican a prácticas sostenibles deben descubrir nuevas maneras de involucrar a sus comunidades y conectarse con otros miembros“, dice Luehrs.

Es importante comunicar las prácticas socialmente responsables a los miembros, pero también es esencial que sepan cómo expresar sus reclamos. No se trata de gritar al mundo los ciudadanos maravillosos que somos, se trata de participar en una conversación sobre los desafíos que compartimos y lo que hemos  experimentado a lo largo del camino. “

Muchas organizaciones comunican antes de tener  un plan en marcha. “Crear un entendimiento de lo que se entiende por sostenibilidad y cómo se relaciona con su asociación“, dice Luehrs. “Identificar los objetivos y medidas de desempeño, compartir resultados con los miembros y explicar qué medidas se han previsto para mejorar los resultados. No les digas a los miembros de la asociación lo que está haciendo la asociación por su cuenta. En vez de eso invita a los miembros a compartir sus historias y dejar que esas experiencias sean parte de la forma de construir una comunidad.”

Por ejemplo, el Green Meeting Industry Council crea un conjunto específico de metas e indicadores claves de rendimiento antes de cada evento y los comparte con los proveedores potenciales. De esta manera, deja en claro los resultados esperados e invita a socios proveedores para colaborar y ser parte del viaje hacia el éxito.

 El camino a seguir

Hay un número cada vez mayor de herramientas, recursos y guías disponibles para ayudar a las asociaciones a tomar las decisiones correctas.

Directrices para Informes de Sostenibilidad

2012 también vio el lanzamiento de una serie de iniciativas como la presentación de informes GRI EOSS  (Global Reporting Initiave G3.1 Sustainability  Reporting Guidelines-Event Organizer Sector Supplement) y eventos ISO20121 sistema de Gestión de la Sostenibilidad para Eventos, que puede ayudar a las asociaciones obtener una validación externa y separarse de los ”greenwashers” (término utilizado para describir aquellos que usan la sostenibilidad como bandera pero que realmente sus acciones distan mucho de las buenas prácticas ).

Cada vez más, todas las industrias, sectores, asociaciones y corporaciones que compiten a través de la sostenibilidad, y los eventos son un componente crítico de la mezcla de marketing de cualquier organización – es un punto de contacto directo con su marca o de la comunidad”, dijo Simons. “Las asociaciones que quedarán fuera serán aquellos que no han tomado la sostenibilidad a bordo, los primeros impulsores serán muy bien recompensados”.

5 CONSEJOS PARA COMUNICAR LA SOSTENIBILIDAD

1. Comprender la alineación entre su plan de sostenibilidad y su misión central.

2. Asegurar que los objetivos y las medidas estén en su lugar como una base para la comunicación de una manera concreta.

3. Patrocinar estudios de la industria e invitar a grupos de estudiantes para revisar un problema de la industria e informar sobre los resultados.

4. Colaborar con otras asociaciones para abordar temas de interés común y compartir los resultados a través de publicaciones de la industria.

5. Redes sociales – Uso Twitter, Facebook o Instagram para crear una comunidad en donde se puedan compartir actividades e invitar a los miembros a participar.

Alison Ledger,  Miércoles, 02 de Enero de 2013