Un objetivo común de los organizadores de eventos es el de hacer que las sesiones sean más interactivas y atractivas para los asistentes. Una manera de lograrlo es realizando encuestas en directo, proyectando los resultados o permitiendo que los asistentes envíen preguntas a estos a través de una aplicación móvil. Prepara a tus ponentes para utilizar estas herramientas durante sus sesiones.

Dependiendo de la familiaridad de los ponentes con estas tecnologías es posible que exista cierta resistencia a su uso. Aquí os traemos los 5 pasos necesarios para preparar a los ponentes en estos casos y conseguir hacer las sesiones más interactivas. Con un poco de planificación y educación, los asistentes experimentarán una sesión interactiva y memorable.

Paso 1: Construye un plan

Antes de presentar la idea a tus ponentes es importante considerar cómo vas a utilizar esta herramienta durante todo el evento, en lugar de una única vez por sesión.

• Votación en vivo

Utilizar las encuestas en situaciones estratégicas de tu evento, como en la sesión de apertura o en las sesiones generales, es una excelente manera de aumentar la adopción de la app y enseñar a tus invitados a utilizarla correctamente.

• Preguntas a los ponentes

Esta herramienta tiene un uso dirigido a charlas magistrales o a foros de discusión, donde su uso se integra de manera completa en la experiencia del asistente, facilitando la participación y aumentando el valor añadido de las sesiones.

Si bien el exceso de engagement e interactividad nunca afectan de manera negativa al evento, debes ser consciente de cuándo utilizar cada herramienta para cada acción. Para realizar una encuesta en vivo o permitir el envío de preguntas a los ponentes tienes que tener un objetivo claro en mente y aportar un valor al propósito.

Paso 2: Pon a prueba el conocimiento o recoge información

Mientras preparas a tus ponentes para el uso de estas herramientas en sus sesiones, debes comunicarles también que objetivos se persiguen, pueden ser dos:

• Comprobar el conocimiento de la audiencia

Por ejemplo, puedes crear una pregunta sobre algún tema específico de la charla para conocer en qué nivel de conocimiento se encuentran los asistentes, si están prestando atención o entendiendo el contenido de la sesión. El ponente puede aprovechar esto para redirigir su discurso o insistir en ciertos aspectos.

• Recoger información o comentarios

A si mismo, puedes comprobar las opiniones de tu audiencia sobre un tema determinado y luego utilizarlo para cambiar el guión de la ponencia.

Estas técnicas son un excelente argumento para convencer a tus ponentes e introducir estas herramientas durante sus sesiones. ¡No sólo será memorable para tu público, si no también para tus ponentes!

Paso 3: Recoge las preguntas por adelantado

Una vez hayas recibido la aprobación de tus ponentes para el uso de encuestas y preguntas, el siguiente paso es recopilar las preguntas que quieren realizar bajo este formato e introducirlas en el gestor de contenido de la aplicación para su uso durante las sesiones.

Si bien este es el proceso recomendado, puedes configurar una nueva encuesta o habilitar las preguntas a los ponentes en cualquier momento. Como complemento a esta herramienta, también recomendamos al ponente introducir la pregunta en su presentación y solicitar la participación de la audiencia.

Paso 4: Comunica las mejores prácticas a tus ponentes

Es importante informar a tus ponentes de cómo proceder para conseguir los mejores resultados, especialmente si es la primera vez que interactúan con esta tecnología.

• El ponente debe presentar la pregunta y leer la pregunta en voz alta
• Conceder el tiempo necesario para responder a la pregunta, que dependiendo del contenido puede variar, y tú como organizador debes tenerlo en cuenta para el correcto funcionamiento de la agenda
• Reflexionar sobre las respuestas y el uso de las mismas para el desarrollo de la ponencia

Paso 5: Haz sesiones de prueba y entrena con tus ponentes

Las últimas palabras antes del evento. Es importante que tus ponentes se sientan cómodos con la herramienta, por lo que podrías considerar realizar una sesión el día anterior al evento. Esto les permitirá utilizar la tecnología, ver cómo funciona y practicar el proceso a seguir.

En conclusión

Hacer que tus sesiones sean más interactivas es una forma segura de aumentar el engagement con tus asistentes y hacerlo memorable tanto para ellos como para tus ponentes. Preparar un plan y formar a tus ponentes te permite sacar el máximo partido a esta tecnología y, si además lo haces con la antelación suficiente, ¡tu evento está preparado para el éxito!

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