El compromiso y la interacción con el público es la columna vertebral de la planificación de eventos y la tecnología moderna puede ser la manera de facilitar esto.  Queremos implicar cada vez más a los asistentes con el evento, por esta razón las diversas formas de interacción son fundamentales, la más común los sistemas de votación, más conocidos como Votación Interactiva o Sistema de Votación.

Hasta hace poco los mandos de votación eran tecnología punta pero cada vez se van sustituyendo por opciones mucho más cómodas. Con un dispositivo capaz de hacer mil veces más que un mando en el bolsillo de cada asistente, los organizadores de eventos se plantean utilizar sistemas de votación basados en Apps y en donde cada asistente pueda votar desde su propio dispositivo.

¿Pero qué se debe buscar en un Sistema de Votación Interactiva?

1.- Funcionalidades

Preguntas a la Audiencia

Es importante que el sistema no tenga limitaciones en el número de preguntas que se pueden realizar a la vez simultáneamente, aunque pensamos en un evento en donde hay un escenario y comenzamos a realizar preguntas a los asistentes que están justo al frente, hay eventos mucho más complejos en donde ocurren presentaciones en múltiples salas y se realizan votaciones en vivo en cada uno de ellas. Es necesario que el sistema tenga la capacidad de manejar miles de potenciales votantes en cualquier parte del mundo, muchos eventos se transmiten en streaming, y la audiencia puede estar en cualquier lugar del planeta.

Preguntas a los Ponentes

No solamente el ponente realiza preguntas, si queremos interacción es necesario que a los ponentes podamos hacerles preguntas para establecer dos direcciones en la comunicación y que estas preguntas puedan estar moderadas.

Encuestas

Un potente sistema de votación interactiva deberá permitir que podamos hacer encuestas bien de sesiones asociadas a la agenda o sobre el evento en general, antes o al finalizar nuestro evento.

Valoraciones

Es una forma sencilla de calificar mediante estrellas una sesión o un evento y recopilar el feedback de los asistentes de forma rápida y precisa.

Trazabilidad de las Respuestas

Es importante que un buen sistema de votaciones te permita configurar si la votación será anónima o no. Cuando la votación es anónima no hay forma de saber quién emite una respuesta, en el caso contrario el sistema nos exige que nos identifiquemos antes de votar y podemos saber qué votó cada asistente.

2.- Resultados

• Es fundamental poder mostrar los resultados en tiempo real para aumentar el engagement de los asistentes.
• Para información que queremos proyectar en sala siempre es recomendable que los comentarios y preguntas estén bajo moderación.
• Presentación y Exportación de los resultados. Una característica fundamental es que tanto los resultados de la votación como las gráficas puedan ser exportados en al menos formato EXCEL o en formato .PDF.

3.- Personalización de las Pantallas de Resultados

Durante una votación el foco central de la atención de todos los asistentes serán los resultados,  por lo cual sería recomendable buscar en un Sistema de Votación que nos permita personalizar al máximo la pantalla de resultados con al menos un banner que tenga el logotipo de nuestro evento o del patrocinador de la sesión.

Igualmente debemos buscar que se puedan escoger los tipos de gráficos para mostrar los resultados y los colores que queremos que aparezcan para que estén en sintonía con la imagen del evento o branding.

4.- Seguridad

Aunque nadie tome en cuenta un aspecto como este, es importante que la transmisión de los datos se haga mediante un servidor seguro de forma tal que la conexión, esté encriptada de extremo a extremo, no pueda ser hackeada y los datos de la votación cambiados sobre todo en eventos o reuniones corporativas en donde se evalúan decisiones que pueden representar una cantidad importante de dinero.

5.- Navegación

Escoja un sistema en donde la navegación sea intuitiva y que mediante un toque o dos se pueda acceder a las votaciones en vivo. Mientras más fácil sea entonces tendrá una mayor participación de los asistentes

6.- Disponibilidad

Asegúrese de escoger un sistema de votaciones que no excluya a ningún asistente, independiente del dispositivo que tenga el asistente: Smartphone (IOS, Android, Microsoft o Blackberry), tableta, portátil o equipo de sobremesa exista una versión disponible para su plataforma.

En ocasiones se escoge un sistema que atiende sólo a las personas que tienen un iPhone o Android y el resto no puede participar.