Medir el éxito de tu evento con las plataformas de eventos virtuales

Cómo las plataformas de eventos virtuales ayudan a medir el éxito de tu evento

Medir el éxito de tu evento con las plataformas de eventos virtuales

El año 2020 ha contribuido a acelerar el desarrollo y mejora de la tecnología de eventos virtuales, las tasas de adopción y uso de estas nuevas tecnologías nunca habían sido tan altas. A pesar de este progreso, muchos todavía no están aprovechando al máximo lo que puede ser el mayor activo de la tecnología de eventos: los datos analíticos del evento, o la información que respalda la toma de decisiones. Hay pocas herramientas mejores para medir los resultados de los eventos, por eso vamos a ver cómo medir el éxito de tu evento con las plataformas de eventos virtuales. 

En las reuniones presenciales, los organizadores pueden hacer un seguimiento de los asistentes insitu con un recuento final al terminar el registro o escaneando sus acreditaciones. También se utilizan indicadores visuales para medir el éxito del evento.  

En la esfera virtual, sin embargo, los organizadores de eventos ya no pueden echar un vistazo rápido a la sala para comprobar los niveles de asistencia. En cambio, si se elige una plataforma con buenas analíticas, no hay que observar tan minuciosamente a los asistentes. El software lo hace por ti. 

Una interfaz bien diseñada también puede ayudar a la hora de revisar los datos. Las plataformas de eventos virtuales que te permiten desglosar sus métricas en puntos clave serán fundamentales para el éxito de futuros eventos. ¿Cómo se puede captar la claramente corta capacidad de atención del público en línea? Averigua qué es lo que funciona ahora y, así podrás aprovecharlo a posteriori. 

Además, no se trata sólo de ofrecer a los asistentes una experiencia óptima y que los mantenga comprometidos con el evento online. También se trata de demostrar el ROI del evento a las partes interesadas y a los patrocinadores.  

Con esto en mente, uno de nuestros partnersEventmobiha lanzado recientemente un pack de herramientas de análisis actualizada que funciona tanto en su plataforma virtual como en su aplicación móvil. Esta función mejorada de las analíticas del evento permite a los organizadores de eventos encontrar la información que necesitan para seguir siendo competitivos. 

4 métricas clave para seguir en futuros eventos 

Cómo las plataformas de eventos virtuales ayudan a medir el éxito de tu evento

La idea de analizar los datos del evento puede parecer intimidante al principio, pero para verlo más claramente vamos a dividir la información en cuatro categorías clave: 

1.  Asistencia:¿Qué actividades atrajeron el mayor número de asistentes y a quiénes atrajeron?

2. Interés:¿Qué contenidos generaron más tráfico?

3. Atención:¿Qué contenidos mantuvieron a los espectadores durante más tiempo?

4. Acción:¿Qué asistentes hicieron clic en los enlaces o se comprometieron con un contenido específico?

La función de análisis actualizada de la plataforma permite a los planificadores de eventos averiguar todos estos datos a través una interfaz intuitiva y fácil de usar.  

Lo ideal es que la sección de análisis de una plataforma de eventos virtuales te proporcione una amplia visión general de los datos clave, y a la vez te permitprofundizar en ellos. Por eso se ha diseñado un panel de control que no sólo presenta gráficos fáciles de leer, sino que también ofrece la opción de exportar datos de manera más profunda 

Empieza por pensar en las 4 métricas clave enumeradas anteriormente. Si observas que una sesión patrocinada atrajo un número especialmente alto de asistentes, puedes descargar la lista completa de participantes. Estos datos podrían traducirse en clientes potenciales para su patrocinador. Además, no hay límite en el número de sesiones, páginas de empresa o actividades online que puedes rastrear. 

Asistencia e interés: Mide el flujo de tráfico del evento 

Si quieres saber qué atrae a los asistentes a tu evento, es esencial seguir sus movimientos dentro de la plataforma del evento. Estos datos también pueden ser muy valiosos para los patrocinadores y otras partes interesadas. 

El tráfico a pie ha sido durante mucho tiempo una medida clave del ROI de los eventos presenciales, especialmente en las ferias comerciales. En las plataformas de eventos virtuales, la métrica comparable son las visitas a páginas y las visualizaciones de contenidos. 

Ya no basta con informar a los patrocinadores y a otras partes interesadas sobre las cifras de asistencia al evento. En una feria virtual, por ejemplo, hay que mostrar a los patrocinadores y expositores a cuántos clientes potenciales han llegado. También puede ayudarles a mejorar sus propias estrategias de marketing¿Cuáles de sus banners, vídeos o stands virtuales son los que más tráfico han atraído? 

Estos datos también son esenciales para las conferencias virtuales. Saber qué contenidos generan más interés puede ser el secreto para conseguir que se repitan las inscripciones en futuros eventos. 

Herramientas para medir el interés del evento 

Una buena herramienta de análisis debería proporcionar toda esta información por adelantado. La plataforma proporciona tanto un informe de asistencia para el recuento total de registros, como un analizador de visitas páginas para el seguimiento del tráfico a secciones específicas de la plataformaLos planificadores de eventos pueden incluso averiguar exactamente quiénes fueron esos visitantes. 

Esta función también hace un seguimiento de las visitas a elementos específicos dentro de una sección. La opción de URL también puede utilizarse para comprobar las visitas a una página específica dentro de la plataforma para Eventos. Los datos de visitas páginas se desglosan por fecha y hora, lo que facilita la visualización de los períodos de mayor tráfico en el transcurso de un evento. 

Atención y Acción: Medir la participación en el evento 

Hay dos formas importantes de medir el compromiso: 

  • La duración de la visualización del contenido 
  • El número y tipo de acciones realizadas 

Estos datos pueden ayudarte a identificar tanto los contenidos mejor percibidos por los asistentes como los participantes más comprometidos. 

Profundizar en estos datos puede proporcionar información valiosa. Por ejemplo, es posible que la sesión pregrabada con el mayor número de visualizaciones tenga también el mayor índice de abandono. Por el contrario, otra sesión con la mitad de visualizaciones puede hacer que la gente siga viéndola hasta el final. Combina el titular llamativo de la primera con las tácticas de participación de la segunda, y tendrás una fórmula ganadora para el contenido de futuros eventos. 

Del mismo modo, esta información puede ayudar a los patrocinadores a determinar qué contenido es más eficaz para comunicar el mensaje de su marca. Piensa en hacer avanzar a tu audiencia por el embudo de marketing, desde la concienciación hasta la conversión. Los espectadores que han visto las sesiones patrocinadas durante más tiempo son también probablemente los clientes potenciales más viables. 

Esta capacidad de seguimiento también puede ser útil en las conferencias virtuales, en las que se pueden conceder créditos de formación en función de quién haya visto los vídeos educativos hasta el final. 

Herramientas para medir la participación en el evento 

Tanto si tu contenido de vídeo se transmite en directo como si se graba previamente, puedes utilizar la tabla de análisis de vídeo de la plataforma para realizar un seguimiento tanto del número como de la duración de las visualizaciones. El gráfico de análisis de vídeo también ayuda a visualizar las métricas de participación para aquellos que les gusta absorber la información de un vistazo. 

La plataforma también puede identificar quién visitó la sección de documentos en el perfil de un expositor, o quién participó en una discusión de grupo específica. Esta información puede servir de base para una segmentación precisa del mercado. ¿Quién es más probable que reciba un boletín de la asociación? ¿Quién está a punto de contratar un nuevo servicio? Un análisis exhaustivo puede permitir a los planificadores de eventos averiguar las respuestas por sí mismos. 

Utilizar los datos para garantizar el éxito del evento en el futuro 

Cualquier equipo de gestión de eventos puede beneficiarse de una función de análisis bien diseñada. Con el conjunto completo de análisis que ofrece la plataformase puede medir el rendimiento de tu evento mediante el seguimiento de: 

1. Números de asistencia, tanto a nivel macro como micro

2. Tráfico a secciones específicas de la plataforma

3. Duración de la visualización del contenido

4. Acciones de los asistentes

Toda esta información puede ser aprovechada para solucionar las deficiencias y ampliar los éxitos. Además, puede proporcionar a los patrocinadores una lista de sus clientes potenciales más prometedores, junto con las cifras de participación para demostrar el ROI. Los formatos digitales exigen soluciones digitales. 

¿Está interesado en saber más sobre cómo desde Orquidea Technology Group podemos apoyar tus eventos virtuales e híbridos? Si quieres que tus eventos sean exitosos y además medir su rendimiento de cara a diseñar aún mejores experiencias en el futuro, ponte en contacto con nosotros para que te asesoremos sobre la mejor manera de usar las plataformas y sus analíticas.  

Artículo original traducido de: https://www.eventmobi.com/blog/measure-event-success/