La tecnología para eventos es una poderosa herramienta enfocada a mejorar todos los puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida del asistente, desde el momento de la creación del evento, su involucración, el análisis de resultados y la construcción de relaciones a largo plazo.

Según un estudio de CEIR 2016, los asistentes llevan un promedio de 1,5 dispositivos móviles (teléfonos y tabletas) a los eventos, junto con los portátiles. Forrester también predice que 2018 será el año en que el móvil se convierta en el núcleo del ecosistema digital, los dispositivos están evolucionando para funcionar juntos sin problemas y esto influirá en las demandas de los asistentes. Con esto en mente, es fundamental garantizar que el contenido de nuestro evento se encuentre disponible para todos los tipos de dispositivos.

Afortunadamente, hay muchas tecnologías móviles que debemos considerar. Echemos un vistazo a cómo se puede incorporar la tecnología para eventos en el diseño de una experiencia intuitiva, memorable y valiosa para nuestros asistentes durante los puntos de contacto importantes.

1. Crear un proceso sencillo de registro y compra de entradas

El registro es una de las primeras impresiones que tendrá un posible asistente y no hay nada más frustrante que una experiencia de registro o compra de entradas fallida. La racionalización del proceso de registro inicia el recorrido de los asistentes con una experiencia positiva y nos facilita el resto de tareas a medida que avanza el evento. La tecnología de registro y venta de entradas ayudará a aliviar las frustraciones que los asistentes pudieran haber experimentado en el pasado.

2. Datos para comprender lo que nuestros asistentes quieren

Al planear, y durante un evento, es importante considerar lo que los asistentes desean y esperan para proporcionar el contenido y la experiencia general que más se adapte a sus necesidades. Cuando nuestros eventos no cumplen con las expectativas de los asistentes, generalmente nunca regresan y para maximizar la asistencia continuada, debemos preguntarles a nuestros asistentes qué es lo que quieren y luego asegurarnos de entregarlo.

Una de las mejores maneras de descubrir qué quieren los asistentes, es preguntarles a través de una encuesta previa al evento. El uso de encuestas para preguntar a los asistentes qué es lo que quieren antes de que lleguen a nuestro evento garantizará que podamos adaptar el contenido y las actividades de acuerdo con sus intereses y proporcionarles valor. El envío de encuestas es algo fácil de hacer con las notificaciones push a través de una app para eventos o por correo electrónico.

La clave para recopilar comentarios útiles en la encuesta es asegurarse de que se están haciendo las preguntas correctas, de la manera correcta. Estas son las mejores prácticas sobre cómo estructurar tu encuesta y evitar enviar la peor encuesta de eventos jamás realizada.

3. Promover la participación a través de la gamificación

La mayoría de nosotros probablemente hayamos escuchado acerca de la gamificación de eventos, y tal vez incluso, haya participado en juegos durante un evento reciente. La idea de aplicar mecánicas de juego, como puntos, distintivos y tablas de clasificación, ha ido creciendo en popularidad con el aumento del uso de los smartphones. Piensa en ello como una táctica para guiar el comportamiento de los asistentes de una manera que mejore su experiencia en el evento. Por ejemplo, muchas personas asisten a eventos para conectarse y conocer gente nueva, por lo que las actividades de gamificación pueden ayudar a romper el hielo de una manera divertida y atractiva.

Hacer uso de una app para eventos es una manera sencilla de implementar la gamificación en los eventos. Los asistentes pueden ser recompensados ​​por interactuar con otros, visitar expositores o asistir a sesiones mientras una tabla de clasificación ayudará a fomentar la competencia amistosa y creará una experiencia divertida. Hay muchas formas creativas de llevar a cabo actividades de gamificación.

4. Uso de pantallas para comunicaciones en tiempo real

El primer paso para mantener a los asistentes comprometidos es mantenerlos informados. La tecnología para eventos de señalización digital ofrece una forma dinámica y atractiva de mostrar la información clave a través de pantallas ubicadas en tu evento. Además, se pueden ubicar y gestionar estratégicamente en función de las necesidades del evento, convirtiéndose en una herramienta útil y versátil.

Este tipo de tecnología para eventos nos permite transmitir información de gran importancia durante los eventos, como anuncios de última hora o cambios de programación. La agenda del evento y la información de la sesión también se pueden mostrar para que los asistentes sepan qué está sucediendo ahora y qué sucederá a continuación. Incluso pueden mostrarse las redes sociales y la clasificación de los retos de gamificación para mantener a los asistentes motivados e interactuando entre ellos.

5. Aumentar la participación de los asistentes durante las sesiones

Con tantas cosas sucediendo en el evento, a veces puede resultar difícil para los ponentes mantener la atención de los asistentes. La tecnología para eventos que posibilita las votaciones y encuestas durante las sesiones anima a los asistentes a actuar como participantes en lugar de espectadores. Cuantas más oportunidades proporcionamos para que los asistentes interactúen, más valor reciben.

El uso de una app para eventos que facilite las votaciones y encuestas durante las sesiones también permite a los asistentes más tímidos o dudosos realizar preguntas. Los ponentes también pueden considerar elegir una temática para sus sesiones o el nivel de profundización de las mismas a través de preguntas al público, en cualquier momento de la ponencia, o sirviéndose de ellas mantener la atención de los asistentes.

Si quieres saber más sobre tecnología para eventos o quieres comenzar a implantarla, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantando de llevar tus eventos a otro nivel!