La tecnología permite pasar de hablar de sostenibilidad a medirla. Integrar la captura de datos ambientales en el registro, las aplicaciones, los portales de proveedores y el reporting permite conocer dónde se genera el impacto de un evento y, sobre todo, tomar decisiones para reducirlo.
Durante años, la sostenibilidad en los eventos se ha asociado a decisiones visibles: eliminar plásticos, reducir material impreso, utilizar vasos reutilizables o incorporar opciones vegetarianas.
Son medidas positivas, pero existe una pregunta más importante:
¿Sabemos realmente qué impacto ambiental genera nuestro evento?
Y una segunda todavía más útil:
¿Sabemos qué deberíamos cambiar en la próxima edición para reducirlo?
Aquí es donde la tecnología puede marcar una diferencia importante.
No porque un nuevo dashboard haga automáticamente sostenible un evento, sino porque las plataformas que ya utilizamos para gestionar registros, asistentes, proveedores, desplazamientos, acreditaciones y comunicaciones también pueden ayudarnos a recoger información ambiental.
La clave consiste en transformar datos operativos que el evento ya genera en información que permita medir, comparar y tomar decisiones.
Del registro al cálculo de la huella
Imaginemos un congreso internacional. La plataforma de registro ya suele conocer la ciudad o el país de procedencia del participante. Con unas pocas preguntas adicionales puede recoger el medio de transporte y, cuando sea pertinente, información básica sobre el alojamiento.
Estos datos pueden combinarse con factores de emisión documentados para estimar el impacto de los desplazamientos y del alojamiento. Si la información se recoge durante el registro, la medición queda más cerca del flujo del evento y depende menos de reconstruir los datos semanas después.
Lo importante no es acumular preguntas, sino pedir la información que luego servirá para responder una pregunta de gestión.
Un ejemplo de medición integrada en el registro
En la conferencia y exposición de la European Association for International Education (EAIE) celebrada en Glasgow en septiembre de 2026, Green Circle Solutions describe la integración de su calculadora de viajes en el registro de asistentes y la solicitud de medición de huella a constructores de stands y determinados contratistas. Consulta el caso publicado por Green Circle Solutions
El elemento más interesante no es la calculadora en sí. Es dónde se incorporó la medición: en los procesos que ya utilizan asistentes y proveedores. Eso facilita reunir la información para analizarla después y utilizarla en la planificación de próximas ediciones.
EAIE también comunicó su objetivo de avanzar hacia una conferencia y exposición net zero y promover decisiones responsables de viaje en la guía oficial del evento. Fuente: Guía oficial de EAIE Glasgow 2026.
Este enfoque muestra una evolución importante.
La sostenibilidad deja de ser exclusivamente una política y empieza a convertirse en un flujo de datos.
No todo el impacto se obtiene del asistente
Un error sería intentar introducir veinte preguntas adicionales en el formulario de registro. El impacto de un evento procede de diferentes fuentes y cada dato debería capturarse allí donde se genera.
Asistentes
La plataforma de registro puede recoger procedencia, transporte y, si resulta procedente, alojamiento.
Proveedores
Un portal de proveedores o el proceso de producción pueden recoger información sobre transporte, materiales, montaje y residuos.
Recinto y catering
Sus equipos pueden aportar datos disponibles sobre energía, agua, residuos, servicios y composición de menús.
La tecnología permite reunir estas fuentes utilizando identificadores comunes y consolidarlas posteriormente en un mismo sistema de reporting. La información debe ser proporcional, útil y recogida con criterios comunes.
La arquitectura tecnológica puede ser muy sencilla
No necesariamente hace falta construir una gran plataforma específica de sostenibilidad. Una primera solución puede aprovechar el registro, la app o el portal de proveedores, junto con los datos que aporten el recinto y el catering.
Al conectar esas fuentes con una metodología común, el organizador puede conocer el impacto por categorías y conservar la procedencia de los datos. El diseño dependerá de las plataformas disponibles y del nivel de información que cada proveedor pueda aportar.
El dashboard debería responder preguntas, no solamente mostrar números
Un buen sistema no debería limitarse a mostrar una huella total. Ese dato tiene poco valor si aparece aislado. La tecnología debería permitir responder preguntas como:
- ¿Qué categorías concentran el impacto?
- ¿Qué parte de los datos procede de mediciones y cuál de estimaciones?
- ¿Qué información falta por recibir?
- ¿Qué ha cambiado respecto al evento anterior?
Del dato a la decisión
Supongamos que el análisis muestra que los desplazamientos son la principal fuente de impacto. El equipo podría evaluar medidas como mejorar la información sobre conexiones ferroviarias, coordinar transporte colectivo o revisar la ubicación. Si los datos señalan otra categoría, el esfuerzo debería centrarse allí.
Medir no es el objetivo final. Medir sirve para decidir qué cambiar y comprobar si funcionó.
También podemos medir durante el evento
La tecnología puede ayudar a seguir algunos indicadores operativos durante el evento, si las fuentes de información se actualizan con esa frecuencia. Por ejemplo, se puede registrar la utilización de lanzaderas, el porcentaje de proveedores que ya ha entregado sus datos o el volumen de residuos por categoría.
Estos indicadores no equivalen automáticamente a una reducción de emisiones. La participación en transporte colectivo, por ejemplo, describe un comportamiento; para calcular su efecto ambiental hay que definir y aplicar un método.
La inteligencia artificial puede facilitar el siguiente paso
Cuando existen diferentes proveedores, la información puede llegar en formatos distintos. Algunas herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a localizar y ordenar datos en esos documentos antes de incorporarlos al análisis. El resultado debe revisarse y contrastarse con la metodología definida: la IA facilita el trabajo, pero no valida por sí sola las cifras.
Medir, reducir y contribuir son tres cosas diferentes
Medir significa conocer el impacto. Reducir significa modificar decisiones para disminuirlo. Contribuir o financiar proyectos ambientales significa destinar recursos a actuaciones externas. Las tres acciones pueden formar parte de una estrategia, pero no son equivalentes.
Una aportación a proyectos ambientales no sustituye la medición ni demuestra por sí misma que el evento haya reducido sus emisiones. Por eso conviene mantener claras las etapas: medir, reducir y abordar el impacto residual.
Los proveedores también deben formar parte del sistema
Una parte de la información necesaria está en manos de montadores, audiovisuales, catering, logística, transporte y recintos. En lugar de solicitarla mediante correos independientes, el organizador puede acordar con cada proveedor un conjunto breve de datos relevantes para su actividad y un plazo de entrega.
Un portal común puede facilitar la recogida y el seguimiento de la información pendiente, según las herramientas disponibles. De esta forma, la sostenibilidad también puede entrar en el proceso de contratación y gestión del proveedor.
Este enfoque es coherente con ISO 20121:2024, que ofrece un marco de gestión para considerar los impactos ambientales, sociales y económicos de los eventos. La tecnología puede apoyar la captura y el seguimiento de información, pero no sustituye el sistema de gestión ni acredita por sí misma el cumplimiento de la norma. Más información sobre ISO 20121:2024
Comparar eventos exige conservar la metodología
No basta con almacenar el resultado. Para interpretar una cifra y compararla con otras ediciones, hay que conservar el dato original, su procedencia, las estimaciones y el factor de emisión utilizado.
Si en 2027 se utiliza una metodología diferente de la empleada en 2026, el cambio debe quedar documentado. De lo contrario, podríamos atribuir una mejora a las decisiones del evento cuando en realidad se debe a la forma de calcular.
El objetivo es crear un sistema de medición del evento
La oportunidad para los organizadores no consiste necesariamente en implantar otra plataforma, sino en conectar las herramientas que ya forman parte del evento y convertir sus datos en respuestas: dónde está el mayor impacto, qué puede cambiarse y qué medida funcionó.
La tecnología no hace sostenible un evento por sí sola, pero ayuda a medirlo, comparar ediciones y trasladar lo aprendido a la siguiente.
En OrquideaTech trabajamos con las tecnologías que sostienen la operativa de un evento: web, registro, app, acreditación, integraciones y reporting. Podemos revisar cómo se gestionan hoy esos procesos, identificar qué datos ambientales pueden incorporarse y definir una propuesta realista para medirlos y utilizarlos en la próxima edición de tu evento.
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