En este artículo se van a describir los componentes principales para realizar un evento virtual. La idea es que los organizadores de eventos que no lo tengan tan claro puedan determinar los elementos de una solución que es una combinación de diferentes talentos y tecnologías, es decir se va a desglosar la arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido.

1.- Equipo de Producción

La tarea fundamental de ese equipo es adaptar los contenidos a una nueva forma de presentar la información que es muy distinta que en un evento presencial y se parece más a una producción de televisión. Deben tener un balance perfecto entre la cantidad de contenidos a ofrecer y el número de horas que una persona mantiene el interés en un evento. Es imperativo evitar la tentación de traspasar lo que se hace en un evento cara a cara, exactamente igual al evento virtual.

2.- Plataforma Integral de Manejo de Eventos Virtuales.  EventMobi es un claro ejemplo de estas plataformas.

Esta es una pieza fundamental, no es lo mismo utilizar una plataforma integral que una plataforma de Webinar o una Landing Page. Una plataforma nos permite transmitir el Branding a los asistentes para que en todo momento exista una identificación de marca y se sapa quién hace el evento, además de tener todas las funcionalidades naturalmente integradas.

Algunas funcionalidades importantes que debería tener esta plataforma:

• Web del Evento, Sistema de Registro, Pasarela de Pago.

Esto nos permitirá hacer marketing del evento: presentar la información básica y cuando se registren los posibles asistentes, dimensionar las capacidades de los equipos necesarios para realizar el Live Streaming. Igualmente, en eventos en donde enviamos catering o materiales a los domicilios de los asistentes nos permitirá saber a quién y a dónde tenemos que enviar.

Por supuesto si el evento es de pago nos permite que cada uno escoja el tipo de ticket que desea para que vea los contenidos de acuerdo con su perfil.

• Plataforma para Distribución de los Contenidos.

Equivalente a la Sede del Evento. Aquí accederán los usuarios con login y password para ver el LIVE STREAMING de acuerdo con su perfil, para interactuar entre ellos en dinámicas de networking o utilizando el chat general, chat 1:1 o video llamadas 1:1, para interactuar con los ponentes mediante Q&A, contestando votaciones en vivo o participando en dinámicas de GAMIFICACION.

• Módulo de Patrocinadores.

Con esta funcionalidad le damos visibilidad a los sponsors pudiendo definir un espacio con toda la información del Patrocinador o Expositor (enlaces a su web, vídeos, formularios, chat 1:1, chat 1: N, descarga de documentos).

• Módulo de Gamificación.

Permite crear elementos que logran incrementar la fidelización de los asistentes al evento mediante mecánicas y elementos de juego: retos, puntos, pantallas de clasificación.  Esto ha venido a convertirse en una pieza fundamental para mantener el interés constante durante todas las fases del Evento.

• Sistema de Respuesta de la Audiencia.

Permite que los asistentes respondan encuestas, pregunten a los ponentes, califiquen sesiones, intervengan en un chat y que los speakers hagan votaciones en vivo durante las sesiones, todo esto provoca un gran dinamismo en el evento.

• Distribución de Contenidos Bajo Demanda.

En algunos eventos en donde se utilizan plataformas de webinars, el contenido es efímero, se acaba el evento y no hay posibilidad de acceder nuevamente a los contenidos. Existen posibilidades de tener los eventos más tiempo accesibles para los asistentes, una buena plataforma de eventos le permitirá acceder a los eventos bajo demanda una vez que el evento se haya terminado, y este acceso puede estar condicionado al perfil del asistente tal como ocurrió durante el evento en vivo, también le permitirá monetizar el contenido bajo demanda para asistentes que no hayan podido asistir virtualmente al evento en vivo en caso de eventos de pago.

• Analíticas

Es un módulo de gran importancia en una plataforma de eventos porque nos permite obtener una radiografía de todo lo que ha pasado. Se puede determinar quién vio qué cosa y por cuánto tiempo.  Esto es de suma importancia para determinar el ROI del evento. Es fundamental tener estadísticas veraces, no basta saber cuántos están conectados sino saber quiénes están conectados, qué están viendo y por cuanto tiempo.

3.- Servicio de Producción de Streaming.

Se encargan de realizar las comunicaciones necesarias para traer a escena a los ponentes y moderadores que normalmente se encuentran en ubicaciones remotas (sus casas, oficinas o platós virtuales), producen la señal con calidad de televisión incorporando elementos innovadores como pantallas PIP, realidad virtual o realidad aumentada e incorporando otros como la traducción simultánea y trasmiten esa señal, lo ideal es que sea de manera redundante, mediante Redes Globales de Distribución de Contenidos (CDN) desde nuestra Plataforma hacia cualquier parte del mundo.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.