Guía muy rápida para Organizar Eventos Virtuales Exitosos

Guía muy rápida para Organizar Eventos Virtuales Exitosos

En tiempos como estos de #Covid19, con miles de eventos siendo cancelados, necesitamos estar a la vanguardia con los eventos virtuales para asegurarnos de que nuestro trabajo a largo plazo pueda continuar sucediendo. Hace unos meses, se adoptaron los eventos virtuales como medio para llegar a un gran número de participantes, lo que proporcionó una excelente manera de organizar eventos de gran escala en forma digital.

¿Qué son los eventos virtuales?

Un evento virtual es aquel en el que un individuo asiste a una sesión en línea en lugar de hacerlo en persona.  Los eventos virtuales pueden ser igual de efectivos que los eventos en persona, la única diferencia es que en los primeros no hay lugar físico ni audiencia. Sin embargo, es importante señalar que ambos pueden requerir los mismos esfuerzos para hacerlos realidad.

Los eventos virtuales podrían ser conferencias en línea, seminarios web, sesiones de ejercicio, clases de cocina, juntas anuales, congresos, ferias utilizando cualquiera de las muchas herramientas de conferencia o plataformas sociales disponibles. Te recomendamos que utilices una que ofrezca garantías porque al igual que en el modelo presencial tienes una sola oportunidad de impactar a tu cliente.

A continuación, nos sumergimos en los mejores consejos rápidos de prácticas que uno podría seguir para llevar a cabo eventos virtuales exitosos.


Antes del evento

Paso 1: Elegir un canal de fácil acceso

Deje que su audiencia sepa con qué plataforma y formato va a llegar a ellos, use uno que les permita estar conectados desde el principio hasta el final. Puede que se pregunte por dónde empezar a planear su evento, con tantas plataformas disponibles. Una plataforma que permite reuniones o Webinars (Teams, Zoom, Webex) es precisamente eso, pero no es una plataforma para soportar eventos principalmente porque:

  • Se diluye el Branding
  • La realización es muy pobre
  • El engagement es básico
  • Cuando acaba la reunión no queda rastro, es efímera.

Al elegir la plataforma correcta, siempre elige aquella que funcione bien e incluya todas las características necesarias que necesites. Ejemplos de características incluyen: chat, preguntas y respuestas, encuestas en vivo, gamificación, integración con redes sociales, Networking, chat 1 a 1, la posibilidad de subir diapositivas o contenido adicional y muchas más que pueden transformar su evento.

Paso 2: Elegir el momento adecuado

De manera similar a los eventos cara a cara, uno tiene que poner mucho esfuerzo en escoger la fecha y hora correctas para un evento virtual, sin importar el tamaño o la plataforma. Antes de proceder al siguiente paso de anunciar su evento, investigue un poco y asegúrese de que no haya eventos o vacaciones que interfieran con la asistencia. Si su evento va a ser visualizado internacionalmente, calcule las diferencias horarias con sus principales fuentes de asistentes y luego tome una decisión.

Paso 3: Anuncie y comercialice su evento!

Es importante entender a su población objetivo y utilizar canales de marketing efectivos que se recomiendan puedan ser manejados desde la misma plataforma con la que se soporta el evento. Usando herramientas en línea, puede llegar a más gente a un costo menor, que la publicidad tradicional. También puede mostrar guías interactivas como tutoriales en vídeo sobre cómo inscribirse en el evento, cómo realizar pagos y cómo conectarse a la plataforma. Tenga en cuenta que puede haber muchos eventos virtuales que se produzcan simultáneamente y que compitan por su tiempo, así que asegúrese de destacar por qué el suyo es relevante.

Paso 4: Inscriba a sus participantes

Recopilar los datos de los asistentes es básico para planificar un gran evento. Utiliza plataformas integradas que funcionen con la WebApp que soporta el evento, que se puedan comunicar con el CRM del cliente que realiza el evento y que por supuesto cuenten con: lógica para realizar el registro,  un poderoso sistema de Email Marketing, que manejen Aforos, Check in automáticos, listas de espera, plataforma de pago si fuera necesaria, control se sesiones y que puedan diferenciar cada cliente en un perfil específico dependiendo de su registro.

Paso 5: Crear un contenido atractivo

Los eventos virtuales se basan en el contenido, asegúrese de curar el contenido que es consumible, preséntelo de la manera más fácil posible y asegúrese de que sea atractivo. Invierta en una excelente realización.

Al igual que cuando se planifica un evento físico, hay que trabajar para atraer, comprometer y dar valor a su público. Lo que nos lleva a nuestra siguiente área;

Durante el evento

Ahora que hemos explorado las mejores prácticas para la planificación y organización de eventos, a continuación, nos sumergiremos en las mejores prácticas a seguir durante el evento virtual. En esta sección se examinarán las diversas áreas para mantener a los participantes involucrados y las diversas directrices que controlan la forma en que los eventos deben llevarse a cabo;

1.- Mantener a los participantes comprometidos

¿Sabes ese momento en el que alguien está de pie y se presenta frente a una audiencia, y miran hacia arriba y todo el mundo está en su teléfono? Vaya. La distracción cuando alguien está en su ordenador es aún mayor. Veamos cómo fomentar una atención e interacción más centradas.

Encuestas en vivo: Haga preguntas a su público de vez en cuando mientras responden. – Utilice grupos pequeños; Utilice sesiones de ruptura para grupos pequeños para intercambiar ideas y luego preséntelas.

Fomentar el debate: las discusiones intensas tienden a mantener a los participantes enganchados. Sesiones de preguntas y respuestas; Cree tiempo para que los participantes hagan preguntas a medida que usted las responde.

Presentación de contenido en vivo. Live Streaming

Video conferencia interactiva: Animar a los participantes a mantenerse en sus cámaras web en todo momento durante las sesiones de Networking que puedan tener.

Seguimiento: Haga un seguimiento de las preguntas, temas emocionantes y temas poco claros.


2.- Etiqueta y protocolo para eventos virtuales

Para ayudarle a mantener su evento virtual productivo y profesional, es necesario seguir las siguientes pautas:

Organizador

  • Comparta los recursos y directrices pertinentes con los asistentes. – Mantenga las sesiones breves, un máximo de 4 horas. – Proporcione descansos para que los participantes se estiren.


Participante (En caso de participar en sesiones de Networking)

  • Silenciar los dispositivos cuando no se habla para reducir la abstracción
  • Dar una retroalimentación reflexiva y genuina.
  • Mantenga su comentario positivo y optimista.
  • Preséntese y conozca a sus compañeros.
  • Sea genuino con sus intenciones, así obtendrá mejores resultados.
  • Evita el acoso o el comportamiento abusivo hacia otros participantes.


3.- Acerca de la Privacidad

Como organizador de un evento, debes entender las áreas de preocupación en ciberseguridad para tu evento. Siempre debe saber que pueden ocurrir infracciones y debe poner en marcha medidas para prevenirlas.

Como Organizador, considere:

  • Cifrado de la WebApp y encriptado de la información almacenada en un hosting que cumpla con la normativa 27001.
  • Sólo recopilar información relevante.
  • Plataforma en que los asistentes acepten las políticas de privacidad y condiciones de uso.

Como Participante considere:

– Si participa en sesiones de Networking evite revelar información personal.

– Si participa en sesiones de Networking no se descargue ficheros de personas que no conozca.

 

Después del evento

Cuando termines, ¿realmente terminaste? Hemos reunido algunas notas sobre cómo mantener el impulso después de que tu evento virtual termine.

  • Utiliza una WebApp que termina mantener en la nube la versión de tu evento a través del tiempo.
  • Sigue la charla de los medios sociales sobre el evento usando un hashtag y contesta donde sea necesario.
  • Realice una encuesta posterior al evento para comprender la experiencia de los participantes.
  • Comparta los resultados de la reunión con los asistentes
  • Mantenga las sesiones de Streaming  para los que no se pudieron conectar por alguna circunstancia, por ejemplo diferencia horaria.
  • Proporcione medios para el engagement continuado y la creación de redes entre los participantes.

Una encuesta posterior al evento es uno de los aspectos más importantes después del evento, ya que tiene por objeto medir la satisfacción de los asistentes. Debe ser enviada preferentemente dentro de las 12 horas siguientes al evento. Cuando se diseñe tal encuesta, considere hacer preguntas como:

  • ¿Qué tan efectivas fueron las diferentes sesiones?
  • ¿Les gustó el contenido?
  • Si tienen algún comentario adicional, estén preparados y contentos de recibir tanto comentarios positivos como negativos y utilícenlos para mejorar sus eventos.

La clave para llevar a cabo un evento virtual exitoso es empezar desde el principio. Antes de empezar a planificar su evento, pregúntese “¿Por qué estoy organizando este evento? ¿Qué quiero que se lleven mis espectadores?” “¿Quiénes son mis asistentes?” y estos deberían ayudarte a planear un evento que funcione para ti. Aunque los eventos virtuales nunca podrán reemplazar las reuniones en persona, a veces son la única opción.