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Guía Básica para Eventos Virtuales

El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay veces en las que ser virtual es una parte necesaria de su programa de eventos. ¿Pero cómo convertir una conferencia de varios días, llena de oportunidades para establecer contactos, sesiones educativas, y captar las diferentes percepciones de los asistentes en una virtual?  Y una vez que lo haces, ¿cómo te aseguras de que los asistentes están comprometidos durante todo el evento?

Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial. En ambos eventos, es necesario promocionar el evento de forma efectiva, involucrar a los asistentes, crear momentos memorables para los asistentes y demostrar el éxito del evento. Lo único que falta es el lugar y los asistentes en el sitio. Pero, al pensar en los eventos virtuales no como pequeñas presentaciones puntuales, sino como experiencias de valor añadido y orientadas al compromiso, se puede crear un evento impactante que se extienda más allá de la pantalla de un ordenador.

 

¿Qué es un evento virtual?

Lo más probable es que haya asistido a un seminario web en línea, haya visto una clase de ejercicios a pedido o se haya unido a una reunión mediante una herramienta de videoconferencia. Incluso puede que hayas asistido a una conferencia desde la comodidad de tu escritorio. Todos estos son ejemplos de eventos virtuales. Un evento virtual es aquel en el que los individuos experimentan el evento y su contenido en línea en lugar de reunirse en persona.

 

4 tipos principales de eventos virtuales

Cuando se trata de su programa total de eventos, los eventos virtuales pueden ser añadidos a la mezcla de eventos que usted organiza, eventos a los que asiste y sus eventos internos. Los eventos virtuales no son un sustituto de otros tipos de eventos, sino un nuevo tipo para añadir y mejorar tu programa completo. A continuación, se presentan los cuatro tipos principales de eventos virtuales:

Webinars

Los webinars suelen durar entre 45 y 80 minutos. La celebración de los seminarios virtuales permite a los asistentes de todo el mundo unirse y escuchar mientras uno o más oradores presentan el contenido. Las empresas pueden cobrar a los asistentes para que se unan a los webinars usando servicios de pago en línea o se pueden ofrecer de forma gratuita. Los seminarios web suelen utilizar herramientas de videoconferencia que permiten hacer preguntas y respuestas, la posibilidad de presentar un vídeo en directo o pregrabado, y se ofrecen a posteriori a petición. Debido a su naturaleza educativa única, los webinars han prosperado con un 100% de asistencia virtual. Estos también pueden incluir entrenamientos internos y externos.

Conferencias virtuales

Al igual que las conferencias presenciales, las conferencias virtuales se construyen en torno a una agenda compleja y en vivo que incluye discursos, sesiones, sesiones de trabajo y más. Las conferencias virtuales incluyen contenido de varias sesiones y pueden incluir herramientas de participación de la comunidad. Aunque no son tan eficaces en términos de captación de participantes y creación de redes como un evento presencial, las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver las ponencias en tiempo real, construir su propia agenda a partir de contenido relevante y a la carta, e interactuar con otros asistentes.

Eventos Híbridos Internos

Estos son kickoff de ventas, eventos de toda la compañía, entrenamientos, reuniones de departamento, y más. En el caso de las organizaciones que abarcan países, incluso continentes, los eventos híbridos internos se utilizan para compartir un mensaje a toda la empresa cuando los empleados no están todos reunidos en el mismo lugar. Aunque sería estupendo que cada empleado volara a la sede de su organización, sería increíblemente costoso, y la programación necesaria llevaría mucho tiempo. La siguiente mejor opción es organizar eventos que son parte en persona, parte virtuales.

Eventos híbridos externos

Estos eventos se celebran para aquellos que están fuera de su organización. Pueden ser conferencias de usuarios o conferencias de la industria. Estos eventos requieren niveles más altos de producción de video para que los asistentes virtuales reciban una calidad similar a la de los asistentes en persona. Estos eventos permiten que los asistentes que no pueden viajar al evento participen y aprendan. Es un reto proporcionar el mismo valor en los eventos híbridos externos, ya que los asistentes presenciales pueden conectarse a la red con mayor libertad y participar fácilmente con el contenido que los asistentes virtuales.

 

¿Por qué organizar un evento virtual?

Los eventos virtuales se celebran por las mismas razones que los eventos presenciales: para transmitir el mensaje de su empresa con el fin de impulsar a los clientes potenciales y a los ingresos, impulsar la adopción y crear valor de por vida de la lealtad. Los planificadores de reuniones y eventos han estado eligiendo entre eventos presenciales, virtuales e híbridos durante años y cada tipo de evento viene con sus propios pros y contras. Por ejemplo, un seminario web se beneficia de ser virtual, ya que está construido con el propósito de lanzar una amplia red para ofrecer liderazgo de pensamiento, capacitación o algún otro contenido, mientras que una conferencia de usuarios o un programa de capacitación regional está construido con el propósito de crear interacciones 1:1 en persona que mejora la entrega cara a cara. Al decidir si hacer o no su evento virtual, considere lo que espera obtener del evento y lo bien que se pueden alcanzar esos objetivos de forma virtual frente a los de forma presencial.

A continuación, se presentan algunas razones para organizar un evento virtual:

Accesibilidad: Mientras el evento se realiza en persona, las opciones virtuales le permiten acomodar a los asistentes que no pueden asistir en persona.

Presupuesto: Su organización necesita reducir los costos y hacer que los eventos más pequeños y los webinars sean virtuales puede ayudar a mover el dinero al evento más grande del año que traiga el mayor número de clientes potenciales. También ayuda tener una opción virtual o híbrida cuando los presupuestos de los asistentes para viajar son una preocupación.

No hay otra opción: Ya sea debido al clima extremo, a prohibiciones de viaje o a un acto de Dios, te ves obligado a hacer tu evento en persona virtual o cancelarlo por completo.

 

En persona o virtual – Los fundamentos importan.

La planificación de eventos se reduce a lo fundamental. Todos los eventos, en persona o virtuales, son probablemente ya parte de su mezcla de marketing integrado.  ¿Está pensando en sus eventos presenciales y virtuales de forma holística? Piénselo. Sus clientes y prospectos asistirán tanto a sus eventos presenciales como a los virtuales.

Todos ellos trabajan conjuntamente con el resto de su mezcla de marketing para llegar e involucrar a sus audiencias y darle el cuadro completo de interés.  Por lo tanto, los eventos virtuales no deben ser aislados del resto de sus eventos.  Necesitan ser integrados en su programa de reuniones y eventos.

 

Fundamentos de la planificación de eventos

Los eventos virtuales, como los eventos en persona, necesitan un buen marketing. Sin una promoción dirigida y efectiva, la asistencia sufre.

  • El contenido es el rey. En un entorno virtual, su contenido es su evento. Los discursos de fondo poderosos y las sesiones atractivas adaptadas a sus asistentes son fundamentales.
  • La soledad no tiene por qué significar soledad. Mantenga a los asistentes virtuales comprometidos. Ofrezca opciones que sean relevantes para cada tipo de asistente y utilice guías de eventos en línea para los eventos virtuales.
  • Los datos son la única forma de demostrar el éxito del evento. Medir el compromiso y capturar los datos de los asistentes es la única manera de demostrar el retorno de la inversión del evento y activar el viaje del comprador.

Pero los eventos presenciales y los eventos virtuales no son exactamente lo mismo

Los eventos virtuales tienen limitaciones que los eventos en persona no tienen. Donde los eventos presenciales pueden atraer a los asistentes con un destino único y la promesa de la creación de redes, los eventos virtuales deben basarse en el contenido.

Los mercadotécnicos y planificadores necesitan comercializar el contenido a los segmentos que obtengan la mejor respuesta. Y, para los eventos virtuales, los planificadores deben decidir cómo proporcionar el contenido.

En los eventos presenciales, se celebran al mismo tiempo sesiones de análisis y múltiples opciones de contenido. ¿Está planeando un evento virtual que también necesita ofrecer múltiples opciones de contenido de forma simultánea o está ofreciendo una experiencia de contenido único múltiple? Es una decisión que debe tomarse. No sólo eso, involucrar a los asistentes a través de reuniones virtuales es más difícil y requiere de creatividad y tecnología de eventos como las aplicaciones móviles para eventos para causar un impacto.

Otra realidad es que, con los eventos virtuales, el compromiso cara a cara sufre. No hay manera de evitarlo. El networking entre asistentes no es tan viable y las reuniones de ventas deben tener lugar después del hecho, utilizando los datos recogidos virtualmente en lugar de los contactos recogidos in situ. Si está tomando su conferencia virtual, ¿puede crear esa reunión 1:1 con su representante de ventas para hablar de los detalles de la cuenta en los días siguientes? Después del evento, el seguimiento posterior al evento debe ser más rápido. Los datos son críticos y el seguimiento tiene que ser rápido y puntual. Los eventos virtuales nunca podrán ofrecer el mismo nivel de interacción cara a cara que los eventos en persona. Dicho esto, hay maneras de hacer que los eventos virtuales sean exitosos, pero se necesita una planificación cuidadosa, grandes datos y agilidad.

 

Elementos del evento virtual

Un evento virtual se construye alrededor del contenido, la participación de los asistentes y los datos. Mientras que los eventos virtuales no requieren sede, están hechos de muchos de los mismos elementos que cualquier otro tipo de evento. La calidad de la producción de video y la conectividad serán importantes, así como la App que alberga la agenda y el contenido. Aquí están los elementos que componen una plataforma para realizar un evento virtual:

Sitio web del evento

Registro del evento

Contenido de la presentación en vivo

  • Live Streaming
  • Q&A
  • Preguntas en Vivo a los Asistentes
  • Toma de notas/ diapositivas favoritas
  • Contenido grabado
  • Encuestas de retroalimentación
  • Analíticas de Participación
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