Una de las principales ventajas de los eventos virtuales es su capacidad para llegar a públicos de todo el mundo. El reto, sin embargo, es garantizar que los asistentes internacionales tengan la mejor experiencia posible en su evento. Las barreras lingüísticas son un problema común, que puede solucionarse ofreciendo interpretación en directo o subtítulos. Pero aunque todos los asistentes hablen el mismo idioma, no necesariamente viven en la misma zona horaria; así que en este artículo vamos a ver como gestionar las zonas horarias de los eventos virtuales para audiencias globales.

Repasaremos los principales problemas que pueden surgir de la confusión en torno a las zonas horarias de los eventos virtuales y por qué son importantes. También cubriremos cómo nuestra plataforma de eventos virtuales facilita a los planificadores evitar estos escollos, para que puedas crear una gran experiencia para los asistentes sin importar desde dónde se sintonice tu audiencia.

Zonas horarias de eventos virtuales: 3 errores a evitar

1. No mencionar la zona horaria de tu evento virtual

Para los eventos presenciales, la única zona horaria que importa es la del lugar donde se celebra el evento. Pero si es la primera vez que organizas un evento virtual o híbrido, es fácil olvidar que no todo el mundo puede participar desde la misma zona. Por eso, cuando configures el registro y la agenda, asegúrate de señalar claramente la zona horaria de tu evento virtual para evitar confusiones o frustraciones.

2. No ofrecer a los asistentes la configuración de la zona horaria en su evento virtual

Incluso si tu plataforma de eventos virtuales indica claramente en qué zona horaria se encuentra su agenda, esto no garantiza una gran experiencia para los asistentes. Tener que sumar o restar horas manualmente para entender cuándo se supone que se debe asistir a una sesión conducirá a la frustración y es probable que haga que los asistentes internacionales abandonen por completo. Por eso es importante permitir que los asistentes establezcan su zona horaria preferida y que los horarios de las sesiones se muestren de acuerdo con su selección. De este modo, te aseguras de que nadie se pierda el contenido clave por accidente.

3. Confiar sólo en el contenido a la carta

El hecho de que la mayoría de los contenidos de los eventos virtuales estén disponibles a la carta una vez finalizada la sesión suele citarse como una ventaja. Pero eso no significa que su respuesta a la confusión de zonas horarias deba ser decir a los asistentes que se limiten a ver las grabaciones de las sesiones a su antojo. En primer lugar, las sesiones en directo pueden ser mucho más atractivas gracias a herramientas interactivas como el chat de la sesión, las preguntas y respuestas y las encuestas en directo. Además, la mayor tasa de inasistencia a los eventos virtuales sugiere que si los asistentes saben que pueden ver el contenido cuando quieran, pueden dar prioridad a otros compromisos.

Gestión de las zonas horarias: Cómo puede ayudar tu plataforma de eventos virtuales

Si esperas que los asistentes se unan a tu evento desde diferentes zonas horarias, es importante elegir una plataforma de eventos virtuales que facilite el seguimiento de su agenda. El espacio para eventos virtuales de nuestra plataforma facilita a los asistentes la visualización de los horarios del evento y de las sesiones en su zona horaria, sin que los planificadores tengan que realizar ningún trabajo adicional.

Esto significa que puedes construir todo tu evento sin tener que ajustar o notificar a tus asistentes cuándo comenzarán las sesiones en su zona horaria. Todo lo que tienes que hacer es introducir la zona horaria de tu evento en la configuración y la plataforma se encargará del resto.

Para establecer la zona horaria de tu evento virtual, simplemente seleccione su ubicación principal en el menú desplegable de la configuración de su evento.

Cómo la función de zona horaria de la plataforma mejora la experiencia de los asistentes

Cuando un usuario se conecta a tu evento virtual, la plataforma detectará y ajustará automáticamente el Espacio de Eventos del usuario a la zona horaria del dispositivo que esté utilizando. Al iniciar la sesión por primera vez, los asistentes serán notificados de la zona horaria detectada de su dispositivo a la que se actualizará el Espacio de Eventos. Pueden actualizar fácilmente sus preferencias seleccionando la opción Preferencias dentro de la notificación.

Los asistentes que se conecten al Espacio Virtual de nuestra plataforma por primera vez verán un mensaje mostrando su zona horaria detectada.

Si desean volver a la zona horaria predeterminada del evento -o si están fuera de la ciudad en una zona horaria diferente y no han actualizado su dispositivo- pueden ajustarlo fácilmente en sus preferencias desde una lista de opciones de zona horaria.

En sus ajustes, los asistentes pueden seleccionar manualmente su zona horaria preferida si desean anular la zona horaria detectada.

Una vez que hayan actualizado su zona horaria y hayan hecho clic en guardar, los elementos de su agenda pasarán a serlo:

Sin embargo, tu agenda no es el único lugar en el que se mostrarán los horarios, pero la plataforma te tiene cubierto. Además de todos los horarios de las sesiones, lo siguiente también se ajustará automáticamente:

• Las discusiones de chat (chat privado, discusiones de grupo y chats de sesión como preguntas al ponente) al mostrar cuándo se ha enviado un mensaje.
• Reserva de citas de los asistentes (reuniones de networking).
• Encuestas y votaciones en directo.
• Visualización de las sesiones asociadas en los perfiles de los patrocinadores o de los ponentes.
• Y mucho más.

Nuestra función de zona horaria para los asistentes es sólo un ejemplo de cómo la plataforma garantiza que los asistentes tengan la mejor experiencia en su evento virtual.

¿Estás planeando un evento virtual o híbrido con diferentes zonas horarias? Habla con nosotros y desde Orquidea Technology Group te asesoraremos sobre cual es la mejor manera de ofrecer a tus invitados una experiencia personalizada y adaptada a sus necesidades y horarios.

Artículo: eventmobi.com