La automatización del registro para eventos y el envío de emails facilita tanto la promoción, como la venta de entradas. Aprende cómo sacarle el máximo partido con esta guía rápida.

La lista de tareas pendientes de un coordinador de eventos nunca termina. No importa cuál sea el evento, conferencia, seminario web, maratón o desfile de moda, se necesita mucha planificación para crear una experiencia impecable.

Uno de los pasos más importantes en la lista de tareas es el de  invitar a los asistentes. Si bien parece una simple comunicación en lista, lograr que los invitados asistan a tu evento es crucial para el éxito, y no siempre, es una tarea sencilla.

Para invitar a tu público mientras haces malabares con otras prioridades, como reservar a los ponentes y al servicios de restauración, muchos coordinadores de eventos confían en la automatización del registro para eventos y el Email Marketing. Las invitaciones por correo electrónico no solo son efectivas; sino que también se pueden automatizar para facilitar la carga de trabajo del evento.

Con la automatización, puedes crear una serie de correos electrónicos relacionados con el evento y enviarlos automáticamente a las bandejas de entrada de los suscriptores. Puedes programar correos electrónicos para una fecha u hora específica, o configurar algunos aspectos para que se entreguen correos electrónicos basados ​​en el comportamiento del suscriptor. La automatización del Email Marketing, en esta perspectiva, puede ayudarte a conducir el registro para eventos, potenciar la venta de entradas y, en última instancia, vender tu evento.

Para ayudarte a crear y enviar correos electrónicos mediante la automatización, te proporcionamos paso a paso, los elemento que necesitas para automatizar tus invitaciones electrónicas y una lista de correos electrónicos de seguimiento que puedes automatizar para garantizar que tu evento sea bien recibido.

Ya seas planificador, coordinador o vendedor de eventos, estos consejos te ayudarán a vender tu próximo congreso, feria o seminario.

El Registro para eventos automatizado

Preguntas que tu invitación debería responder

Antes de sumergirnos en la automatización del registro para eventos y del  Email Marketing, debemos revisar cómo crear una invitación para tus eventos sin distracciones. Un diseño de correo electrónico fuerte y consistente es crucial para causar una buena primera impresión y establecerá el tono para las siguientes comunicaciones.

Este correo electrónico inicial debe ser simple. Deseas presentar a los invitados tu evento, explicar por qué deberían asistir, ofrecer detalles del evento como la fecha y la hora, y alentarlos a registrarse o confirmar su asistencia. Pero también debes asegurarte de que esté en línea con la marca de tu evento.

Para asegurarte de que esta invitación ofrece la cantidad justa y necesaria de información, aquí te traemos cuatro preguntas que tu invitación electrónica debe responder….

¿Cuál es el evento?

En primer lugar, cuéntale a tus invitados potenciales cuál es el evento. El nombre del evento debe estar en la parte superior de tu correo electrónico.

Más adelante veremos más detalles, pero lo primero que debes presentar es el nombre del evento que estás organizando.

¿Por qué debería asistir?

Una invitación debe convencer a los invitados para querer ir a tu evento. Necesita más que una simple descripción de evento; tienes que decirle a tus suscriptores por qué deberían asistir. Se llama propuesta de valor.

En muchos casos, deberás convencer a los invitados no solo a que renuncien a su tiempo, sino también a parte de su dinero. Asegúrate de que tu invitación explique qué ponentes intervendrán en el evento y qué temas tratarán. Recuerda, todos quieren saber, “¿Qué hay para mí?”.

Esta pregunta debe abordarse de inmediato, al igual que en las primeras líneas de la invitación, esfuérzate en explicar el por qué.

¿Qué detalles necesito saber?

Tu invitación al evento debe incluir los detalles básicos de “dónde y cuándo”. Incluyendo la ubicación, fecha y hora.

Vuelve a verificar estos detalles antes de enviar tu invitación. No causarás una buena impresión si tienes que enviar un segundo correo con una fecha y hora corregida.

¿Cómo puedo confirmar mi asistencia?

Afortunadamente, tu público queda tremendamente intrigado por tu invitación y están listos e impacientes por confirmar su asistencia. Asegúrate de que los invitados tenga un registro para eventos sencillo y de fácil acceso a través de un Call To Action destacado.

Utiliza un proveedor de registro para eventos y servicios de email que proporcione botones prefabricados, de modo que simplemente puedas arrastrar y soltar uno en tu invitación. Elige un color que destaque, uno que se usa con moderación durante la invitación. Quieres que el color capte la atención.

Correos electrónicos para automatizar después de la invitación

Tu invitación por correo electrónico es tan solo el primer contacto que tendrás con los potenciales asistentes. A medida que se acerque la fecha del evento, podrás mantener informados a los invitados registrados mientras, continúas alentando a los demás a través de un flujo automatizado de correos electrónicos.

Esta serie de correos electrónicos después de la invitación inicial, te ayudarán a maximizar tu alcance y minimizar la carga de trabajo.

El Registro para eventos automatizado

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Para atraer a más personas a tu evento, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento que destaque a algunos de los ponentes invitados, sesiones especiales o eventos principales.

Un correo electrónico con los ponentes destacados es una gran suma a tu flujo de Email Marketing automatizado.

Cómo automatizar: Pon el objetivo en aquellos que abren tu invitación inicial pero no se registran.

Cambios de frecuencia

Puedes generar más registro para eventos alertando a tus suscriptores sobre los cambios de tarifas. Tal vez estás ofreciendo una tarifa de mañana y está a punto de agotarse, o tal vez el precio de asistir a ciertas sesiones de lanzamiento esté a punto de aumentar.

Cuando estas tasas cambien, informa a tus invitados.

Cómo automatizar: Programa el correo electrónico para que llegue unos días antes de que cambien las tarifas, así los suscriptores tengan la oportunidad de aprovechar una tarifa más baja.

Última oportunidad

Cuando la fecha límite para registrarse esté llegando a su final, envía un correo electrónico a los posibles asistentes una vez más y comunica claramente un mensaje de última oportunidad para el registrarse. Concéntrate en la fecha límite en la que los suscriptores se verán obligados a actuar rápidamente y comunica

El correo electrónico también debe reiterar el valor de tu evento, e incluso podría considerar ofrecer un descuento para aumentar la venta de boletos.

Cómo automatizar: Envía el correo electrónico a aquellos que han hecho clic, pero que no se han registrado. Programa que llegue un día antes del cierre de la inscripción.

Recordatorios

A medida que la fecha del evento se acerca, recuerda a los participantes la cercanía del evento. Si bien puede ser lo único que tengas en mente, tus invitados tienen agendas apretadas y sus propios asuntos, por lo que un recordatorio amistoso siempre es una buena idea.

Resalta los detalles básicos una vez más y brinda a los solicitantes de registro para eventos la oportunidad de ponerse en contacto contigo o con un miembro de tu empresa.

La automatización del Email Marketing para los eventos funciona mejor con correos electrónicos de recordatorio.

Cómo automatizar: Programa un recordatorio para los inscritos un día antes del evento o varios días antes. Solo asegúrate de que tu copia coincida con la fecha de envío.

Encuesta posterior al evento

Una vez que el evento haya terminado, evalúa impresiones pidiendo a los participantes que completen una encuesta de satisfacción rápida.

Es importante recopilar comentarios cuando está tratando de mejorar o desarrollar servicios, por lo que querrá crear una encuesta con anticipación para que esté lista para enviarse el día en que finaliza el evento o al día siguiente. El correo electrónico debe agradecer a los invitados la asistencia y pedirles que completen una encuesta rápida para asegurarse de que el evento del próximo año sea aún mejor.

También puedes crear encuestas específicas para los diferentes grupos. Por ejemplo, si desea saber cómo fueron las sesiones de networking, crea una encuesta sobre este aspecto específico y envía el correo electrónico a los asistentes.

Cómo automatizar: Programa la encuesta de satisfacción en la hora siguiente a la finalización del evento.

El Registro para eventos automatizado

En conclusión

Al confiar en la automatización del marketing por correo electrónico, los coordinadores de eventos pueden comunicarse con los invitados sin enviar correos electrónicos individuales manualmente. Al igual que con las integraciones de software de eventos, puedes tomar parte en la planificación de los eventos y asegurar una gran lista de invitados para un evento increíble.

¿Necesitas organizar una conferencia o congreso y quieres mejorar tus invitaciones con una plataforma de registro para eventos a la altura de las expectativas? ¡Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a sacar el máximo partido de tu evento!