La automatización del registro para eventos y el envío de emails facilita tanto la promoción como la venta de entradas. Aprende a sacarle el máximo partido con esta guía rápida.

La lista de tareas pendientes de un organizador de eventos nunca termina. No importa cuál sea el tipo de evento, un congreso, una conferencia, un viaje de incentivo o una presentación de productos, se necesita mucha planificación para crear una experiencia impecable.

Uno de los pasos más importantes en la lista de tareas es el de invitar y registrar a los asistentes. Si bien parece una simple paso en la lista, lograr que los invitados asistan al evento es una parte del proceso crucial para alcanzar el éxito, y no siempre es una tarea sencilla.

Para registrar a tus asistentes mientras haces malabares con otras prioridades, como contratar a los ponentes o elegir los proveedores del catering, muchos organziadores de eventos confían en la automatización del registro y el envío de comunicaciones por email. Las invitaciones por correo electrónico no solo son más efectivas; sino que también se pueden automatizar para agilizar y disminuir la carga de trabajo de tu equipo.

Con la automatización de estos dos elementos puedes crear un flujo de correos electrónicos y enviarlos automáticamente a las bandejas de entrada de los potenciales asistentes. Puedes programar correos electrónicos para que sean enviados en una fecha y hora específicas o configurar algunos detalles para enviar estos emails en base a las características, preferencias o comportamiento de tu público. La automatización de las comunicaciones te ayudará a optimizar el proceso de registro, aumentar la venta de entradas y, en resumen, alcanzar tus objetivos para un retorno de la inversion o ROI positivo.

Para ayudarte a automatizar la creación y el envío de correos electrónicos te proporcionamos paso a paso los elementos que necesitas integrar en tu proceso de registro y así garantizar que tu evento sea bien recibido.

Ya seas organizador, colaborador o estés centrado en la venta de eventos, estos consejos te ayudarán a cumplir con las expectativas de tu próximo congreso, feria o reunión.

Registro para eventos

Preguntas que tu invitación debería responder

Antes de sumergirnos en la automatización del registro y del envío de comunicaciones, debemos revisar la forma en la que diseñamos y estructuramos nuestras invitaciones, con el objetivo de transmitir un mensaje claro y con una imagen que lo fortalezca. Un diseño con una fuerte imagen de marca y una estructura consistente es crucial para causar una buena primera impresión y establecer el tono para las siguientes comunicaciones.

Este correo electrónico inicial debe ser simple y responder a las preguntas clave que surgirán en un primer momento. Debes presentar tu evento a los invitados, explicar qué hace a tu evento diferente, ofrecer detalles importantes como la fecha, el horario, los ponentes o los temas de las sesiones, y por supuesto, animarlos a que se registren o a que confirmen su asistencia. Recuerda establecer una línea de diseño y comuncación que se mantenga en todas las comunicaciones, esto hará que tu evento gane en personalidad y en atractivo.

Para asegurarte de que esta invitación ofrece la cantidad justa y necesaria de información, aquí tienes cuatro preguntas clave que tu invitación debe responder…

¿Tu evento es uno más?

En primer lugar tienes que conseguir que tus potenciales asistentes abran el email y perciban que tu evento no es uno más. Para ello será importante que cuides el asunto del correo y, una vez dentro, aparezca en la parte superior el nombre y el logotipo del mismo.

Más adelante veremos más detalles, pero lo primero es lograr un impacto en tus invitados y conseguir que recurden el nombre de tu evento.

¿Por qué debería asistir?

Una invitación debe convencer a los invitados de que es una gran oportunidad para ellos. Necesitas más que una simple descripción del evento, tienes que decirle a tu público qué es lo que diferencia tu evento con una propuesta de valor clara y focalizada en el perfil de quienes lo están leyendo.

Recuerda que estás pidiendo a tus invitados que te cedan su tiempo y que, en algunos casos, se hagan cargo del coste del evento a través de la compra de entradas. Por tanto, asegúrate de que tu invitación contenga el listado de ponentes que intervendrán en el evento y los temas que tratarán. Recuerda que todos se preguntan “¿Qué beneficio tiene esto para mi?”.

Esta pregunta debe abordarse de manera inmediata, al igual que en las primeras líneas de la invitación, esfuérzate en explicar el por qué.

¿Cuándo y dónde?

Tu invitación debe incluir algunos detalles básicos como el cúando y el dónde, facilitando la ubicación, la fechas y la hora exacta.

Confirma que estos datos son los definitivos y verifica estos detalles antes de enviar tu invitación ya que volver a enviar un segundo correo para rectificar estos aspectos no causará una buena impresión en tus potenciales asistentes.

¿Cómo puedo confirmar mi asistencia?

Supongamos que consigues retener la atención de tu público y están preparados para registrarse o confirmar su asistencia. Asegúrate de que el siguiente paso claro con un botón destacado y que al hacer clic les lleve a una página de registro sencilla e intuitiva.

Utiliza un proveedor especializado en el registro para eventos y el envío de comunicaciones, de modo que todo el proceso sea fluido y no surjan problemas que lo compliquen más. El diseño de esta página de registro debe estar en línea con el usado en la invitación, es muy importante que tu marca esté siempre presente.

Correos electrónicos para automatizar después de la invitación

La invitación por correo electrónico es tan solo el primer contacto con los potenciales asistentes. A medida que avance el proceso de registro y se acerque la fecha del evento, deberás enviar diferentes comunicaciones en función del objetivo a conseguir con cada uno de tus destinatarios, como confirmar su asistencia o informarle de cambios o novedades que puedan ser de su interés.

Si los asistentes tienen acceso a otro tipo de plataformas, como a una app para eventos, también deberás enviar un email a los registrados para que accedan a ellas de una manera cómoda, como podría ser una

Automatizar esta serie de correos en función del estado del registro, los intereses o el calendario te ayudará a maximizar el alcance y reducir la carga de trabajo.

Registro para eventos

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Para atraer a más personas a tu evento, puedes enviar un correo electrónico con los ponentes destacados, las sesiones magistrales o las opiniones de asistentes en años previos.

Consigue aumentar la conversión y genera un flujo de emails en base a la respuesta de tus destinatarios.

Cómo automatizar: Es importante mantener informados a los asistentes que ya se han registrado, pero en este punto será clave identificar a los que no lo han hecho aún para tratar de convencerlos.

Cambios de tarifa

Puedes generar más registros planificando cambios de tarifas y facilitando las fechas límite a tus potenciales asistentes. Avisa de que quedan pocas plazas o de que, a partir de una fecha, todas las tarifas se verán aumentadas.

Cómo automatizar: Programa el email para su envío cuando queden un determinado número de plazas o unos días antes de que cambien las tarifas, así tu público tendrá la oportunidad de escoger el mejor precio.

Última oportunidad

Cuando la fecha límite para registrarse esté cerca, envía un correo electrónico a los potenciales asistentes y avisa de la última oportunidad para realizar el registro. Fija una fecha límite para el registro y encargate de transmitir esta información de una manera clara.

El email debe recalcar el valor de tu evento e incluso podrías considerar ofrecer un descuento para aumentar la venta de entradas.

Cómo automatizar: Envía el correo a aquellos que han hecho clic en la invitación pero no se han registrado. Prográmalo para que llegue un día antes del cierre de la inscripción.

Recordatorios

A medida que el evento se aproxima deberás enviar recordatorios a tus asistentes. Aunque tu no puedas pensar en otra cosa, tus invitados tienen sus propias preocupaciones y agendas, por lo que un amable recordatorio siempre es una buena idea.

Resalta los detalles básicos una vez más y ofrece la posibilidad de contactar contigo o con un miembro de tu equipo para solventar cualquier duda.

Cómo automatizar: Programa un recordatorio para los asistentes confirmados un día o varios días antes del evento y asegurate de que toda la información es correcta.

Encuesta posterior al evento

Una vez terminado el evento anima a los asistentes a completar una encuesta de staisfacción y analiza las opiniones.

Es importante recoger un feedback de valor cuando estás tratando de mejorar o desarrollar servicios, por lo que deberías crear una encuesta con anticipación. El correo electrónico debe agradecer a los invitados la asistencia y pedirles que completen una encuesta rápida para asegurarse de que el evento del próximo año sea aún mejor.

También puedes crear encuestas específicas para los diferentes grupos. Por ejemplo, si deseas saber cómo fueron las sesiones de networking, crea una encuesta sobre este aspecto específico y envía el correo electrónico a los asistentes.

Cómo automatizar: Programa la encuesta de satisfacción una hora después de la finalización del evento.

Registro para eventos

En conclusión

Al automatizar los correos, los organizadores de eventos pueden comunicarse fácilmente y reducir la carga de trabajo de su equipo. La capacidad de gestionar los emails para su envío en función de las características o intereses de tu lista de invitados hará que ganen en personalización y efectividad para conalcanzar tus objetivos de registro.

¿Necesitas organizar una conferencia o congreso y quieres mejorar tus resultados de registro con una plataforma a la altura de tus expectativas? ¡Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a sacar el máximo partido de tu evento!