¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente?… Como vimos en la primera parte de «Creando la agenda perfecta para tu evento», la agenda tiene una gran importancia en el transcurso del evento, ejerciendo como columna vertebral y guía para tus invitados.
Hoy os traemos otros 6 consejos para diseñar la mejor experiencia posible, creando una agenda acorde a tu evento y utilizando la tecnología para aumentar la utilidad y la conexión con tu marca.
Coge papel y boli que empezamos:
7. Permitir que los asistentes contesten encuestas dentro de la agenda
Manteniéndonos en línea con el punto anterior, una forma específica de alentar la participación es mediante el envío de encuestas en vivo dentro de la agenda. Esto permite al organizador capturar los comentarios en tiempo real y compartirlos directamente con los ponentes. Las encuestas dentro de la agenda ayudan a mejorar no solo los eventos futuros, sino el evento que se está llevando a cabo actualmente. El análisis en tiempo real de las sesiones es una forma importante de controlar el ritmo de tu evento y te ayudará a realizar ciertos cambios en el programa si lo consideras necesario.
8. Ofrecer exposición a los patrocinadores
Los patrocinios son una gran oportunidad de aumentar tu presupuesto para eventos de una manera sencillas, siempre que ofrezcas oportunidades de interés para ellos. Debido a que la agenda del evento está presente continuamente a lo largo de la conferencia, es un espacio ideal para que los patrocinadores muestren sus marcas y ofertas. Las sesiones y las encuestas patrocinadas son excelentes maneras de conectar a las marcas con tus asistentes. Tener una agenda que sea capaz de proporcionar una exposición adecuada a tus patrocinadores y entender las necesidades de cada uno, son las claves para la consecución de patrocinios.
9. Enlaza la agenda perfecta para tu evento con las redes sociales
Para aumentar el interés, haz que la agenda se pueda compartir en las redes sociales antes del inicio del evento. Además del resto de estrategias de marketing, hacer que la agenda sea visible y se pueda compartir en las redes sociales permitirá que el contenido del evento hable por sí mismo y atraiga a más personas para que se registren en el evento. En la mayoría de los casos, la agenda no necesita ser secreta y en cuantos más medios sociales aparezca, más probable será que sirva como un elemento de atracción.
10. Captura el análisis de la agenda para compartir con las partes interesadas relevantes
Si bien es importante brindar oportunidades para que los asistentes interactúen con la agenda, esas acciones significan muy poco si no se pueden medir. Asegúrate de crear una agenda del evento en la que se pueda capturar y revisar toda la interacción de los asistentes después del evento.
Estas métricas serán de interés para las partes interesadas, como los patrocinadores y los responsables de las áreas de eventos, porque estas estadísticas arrojan luz sobre el ROI general del evento . Ser capaz de justificar el ROI del evento es necesario para atraer a más patrocinadores futuros, así como para persuadir a los gerentes con el poder de decisión necesario para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.
11. Mantener la estética de la marca
La agenda perfecta para tu evento no es únicamente un medio para transferir información; es una extensión de la marca del evento. Cuando los asistentes vean la agenda, deberían poder asociarla de inmediato con tu evento en particular. Contar con un gestor de contenidos que ofrezca una amplia gama de fuentes, colores y otros detalles de diseño facilitará la creación de una agenda completamente personalizada que estandarice la imagen de tu marca y fortalezca las comunicaciones.
12. Crea tu agenda dentro de una plataforma todo en uno
La mayoría de las plataformas para eventos tendrán un creador de agenda nativo, pero es importante conocer sus capacidades y discernir si estas funcionalidades se alinean con los objetivos del evento.
Por ejemplo, si el análisis posterior al evento es una prioridad, asegúrate de que la participación se pueda medir desde el back-end. Los creadores de agendas independientes no pueden ofrecer tanto valor como los que se encuentran dentro de un software de gestión de eventos, por lo que hacer una investigación al respecto es crucial para contratar una plataforma de eventos completa y sólida.
Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda que impulse la interacción y analice la participación.
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