¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente? ¿A qué hora son los talleres? ¿Qué sesiones me serán más útiles? Estas son sólo algunas de las preguntas que le surgen a tus asistentes durante un evento. La clave para crear una experiencia agradable, sin abrumar a los asistentes, es organizar el contenido del evento de una manera intuitiva y digerible. Por esta razón, crear la agenda perfecta para tu evento es esencial para el éxito de tus ferias, reuniones o congresos.

 

La agenda del evento es la columna vertebral del contenido y esto no siempre se tiene en cuenta en el momento de la planificación y el diseño. A veces las agendas no están lo suficientemente bien estructuradas, no miden con precisión el compromiso de los asistentes, no tienen en cuenta la importancia de los descansos, no ofrecen opciones para comunicarse ni permiten actualizar el programa de manera instantánea.

Esto es desalentador para los invitados que están en el proceso de toma de decisiones y frustrante para los asistentes que han acudido a tu evento Asegurarte de que toda la información esté jerarquizada, sea entendible y relevante para crear la agenda perfecta de tu evento. Ten en cuenta que una agenda sólida y actualizada es tan importante para los organizadores como para los asistentes, ya que permite medir con precisión el compromiso del evento, recibir los comentarios de los asistentes y mejorar las oportunidades de patrocinio.

Los siguientes consejos están destinados a ayudarte a crear la agenda perfecta para tu evento:

 

1) Realizar encuestas previas al evento

Antes de sumergirte en la estructura de la agenda, los organizadores deben saber qué tipo de contenido quieren encontrar los asistentes y una vez decidido, debe dividirse en varias partes que faciliten su comunicación. Una buena forma de saberlo es preguntar directamente a tus asistentes, incluyendo preguntas dentro del registro del evento como:

  • ¿Qué esperas de esta conferencia?
  • ¿Qué tipos de sesiones serán más valiosas para ti?
  • ¿Cómo esperas aumentar tu conocimiento sobre este tema?

Preguntas como estas te ayudarán a crear el contenido del evento y a conocer los tipos de ponentes, sesiones o talleres que serán más útiles para tus asistentes. Estas preguntas, además del registro, puedes hacerlas a través de campañas de correo electrónico, con una plataforma como Formularios de Google o de manera integral con una app para eventos como Eventmobi . Sondear a tus asistentes siempre es una buena manera de comprender su punto de vista, conocer sus gustos y dirigir tus esfuerzos de una manera más eficiente.

 

Creando la agenda perfecta para tu evento - Parte 1

 

2) Sincroniza la agenda con tu app para eventos

Una vez hayas establecido el contenido de tu agenda perfecta, debes decidir el modo de hacer que esta información sea accesible para los asistentes. Antes de la era digital las agendas se distribuían principalmente en papel, pero ahora, con la irrupción de las tecnologías móviles, los organizadores pueden cargar todo el programa en una app para facilitar su distribución, actualizar los posibles cambios y permitir el acceso antes, durante y después del evento.

Organizar la agenda dentro de una app para eventos proporciona una experiencia más fluida, ya que la aplicación también incluye otros aspectos del evento relacionados con la agenda, como ver la lista de ponentes o recibir avisos para los cambio de sala. Mientras más suave sea la sincronización entre la app y tu agenda, mejor será la experiencia general del evento.

 

3) Organiza sesiones por temas

Un desafío común que surge al tratar de organizar el contenido del evento es encontrar una manera de organizar toda la información para facilitar su búsqueda a los asistentes. Si tu evento tiene más de cien sesiones, navegar por todo el programa puede ser abrumador.

Para evitarlo, organiza tus sesiones por temas. Por ejemplo, si estás organizando una conferencia de redes sociales, uno de los temas puede ser el vídeo marketing. Esta sección incluirá todas las sesiones enfocadas en el vídeo marketing y los asistentes podrán realizar búsquedas de una manera más estructurada. Esto hace que la experiencia de la agenda sea mucho más intuitiva.

 

4) Crea múltiples vistas de agenda

Así como las personas aprenden de maneras distintas, también difieren en la manera de ver la información. Por este motivo la agenda perfecta para tu evento debe tener múltiples opciones de visualización, especialmente si existe una gran variedad de sesiones para elegir. Algunos ejemplos para organizar las distintas opciones de visualización pueden ser, por sala, por ponente, por hora o por tema. Los distintos tipos de vista que elija deben alinearse con la estructura general de la conferencia, así como con el lugar.

 

5) Permite añadir sesiones en sus calendarios

En algunos casos, los asistentes preferirán que la agenda del evento se pueda integrar directamente con sus calendarios personales. Esto permite a los asistentes ver cada sesión dentro del contexto de sus propios horarios, haciendo que la experiencia del evento sea más relevante personalmente. Una experiencia perfecta es siempre un factor clave para el éxito del evento, y la posibilidad de agregar sesiones rápidamente a un calendario personal lo convierte en una experiencia intuitiva.

 

6) Facilita la participación de los asistentes dentro de la agenda

La agenda del evento proporciona un valor mínimo para el asistente si simplemente sirve para mostrar los horarios de las sesiones, ya que para maximizar su valor la agenda debe ser lo más interactiva posible. Asegúrate de que cada sesión sea del agrado de tus asistentes a través de encuestas de valoración en la propia agenda, que puedan participar en las votaciones y preguntas que se realicen durante las mismas o tengan rápido acceso a la información del ponente.

 

Pronto la segunda parte…

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda del evento que impulse la interacción y analice la participación.

En 15 días os traeremos la segunda parte ¿No puedes esperar? ¡Empecemos a crear la agenda de tu evento ahora! 🚀